سيكون هناك دائمًا ما نسميه "فجوات المهارات" - في أي مكان، في أي صناعة. ومع ذلك، فبالنسبة للشركات القائمة على النتائج - حيث تتسم الاستفادة من أداء الموظفين بأهمية قصوى - تشكل الفجوات في المهارات أكبر ضرر على تحقيق أهداف الأعمال. و عندما يتعلق الأمر بتدريب الموظفين و تنميتهم، فإن الشاغل الأكثر أهمية هو كيفية تحديد الفجوات في المهارات بشكل صحيح، و الوصول إلى تدخلات لمعالجة تلك الفجوات.
ما هي فجوات المهاررات (What are skill gaps
لا يوجد في الواقع تعريف محدد لفجوة المهارات، ولكن الإجماع العام على أن هذه أوجه قصور في الأداء ناجمة عن الافتقار إلى المهارات اللازمة لمكان العمل أو الافتقار إلى التطوير. يمكن أن يكون هناك تعريف آخر يتمثل في التباين الواضح بين الأداء المثالي والأداء الفعلي للموظفين.
أمَّا فيما يتعلق بالاستراتيجية قصيرة المدى، فهدف المنظمة هو سد هذه الفجوات من خلال تدخلات مختلفه (التدريب والتطوير والتنظيم، الخ). ويتمثل الهدف الفوري في تخفيف التأثير على مقاييس الأعمال في أقرب وقت ممكن.
ومن ناحية أخرى، فإن هدف الأعمال على المدى الطويل هو معالجة هذه الفجوات في المهارات من خلال تحسين بعض العمليات ومعالجة الأسباب الجذرية. فالنتيجة المرغوبة هي تجنب حدوث هذه الحالات من فجوات الكفاءة مرة أخرى.
كيفية تحديد فجوات المهارة في مكان العمل (How to Identify Skill Gaps in the Workplace
تتمثل الخطوة الأولى في إلقاء نظرة عن كثب على أداء الموظفين من أجل تحديد الفجوات في المهارات. ويشمل ذلك جمع البيانات من أجل تحديد فجوات الكفاءة وإيجاد الأسباب الجذرية التي تحتاج إلى معالجة. ومن الناحية الجانبية، فإن هذه العملية حاسمة و ضرورية أيضًا في تحديد الاحتياجات التدريبية للموظفين.
بالنظر إلى البيانات الخاطئة أو إدارة النهج الخطأ يمكن أن تكون له عواقب وخيمة عندما يتعلق الأمر بتدريب شركتك وتطويرها وحتى العمليات التشغيلية والتدخلات. ولهذا السبب، نود التركيز على منهجيات جمع البيانات فيما يتعلق بتحديد الثغرات للمهارات الأساسية بمكان العمل.
هناك العديد من المنهجيات التي يمكنك إستخدامها في جمع البيانات. ولكن النهج الأفضل يتلخص في إستخدام ثلاثة على الأقل. فإنه لن يعطيك فقط وجهات نظر مختلفة حول هذه القضية، ولكن أيضًا سوف يوفر لك رؤية أكثر عن القضايا الحقيقية والأسباب الجذرية.
والأهم من ذلك، يمكن إستخدام مصادر بيانات متعددة للتحقق من صحة البيانات، والتأكيد على نتائج التحليل، وفي نهاية المطاف، التصديق على الفجوات في المهارات وتحديدها.
بالنسبة لمتخصصي التدريب، يعد تحديد فجوات الكفاءة أحد أكثر الأساليب فعالية لتحديد الاحتياجات التدريبية. ليس هذا فقط، فهو لا يحدد فقط المهارات التي يجب تدريبها أو تطويرها على المدى القصير، ولكنه يؤثر أيضًا على استراتيجية التدريب و التطوير على المدى الطويل.
إليك خمسة طرق يمكنك إستخدامها لجمع البيانات وتقييم موظفيك:

  1. مؤشرات الأداء الرئيسية (Key Performance Indicators)

في أي عمل، تحدد مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) كيف يساهم الشخص في العمل كموظف. وليس هذا فحسب، بل إنها تحدد أيضًا التقدم الوظيفي، والتعويض، والمكافآت، والمزايا، بل وحتى الاستبقاء. وتعد مؤشرات الأداء الرئيسية أيضًا مؤشرات دقيقة للغاية عن فجوات الكفاءة في مكان العمل.
تعتبر مؤشرات الأداء الرئيسية أفضل المصادر التي يمكن إستخدامها من أجل تحديد فجوات المهارات. قد يواجه الموظفون الأفراد بعض المشاكل مع مؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بهم.
يمكن معالجة و اصلاح هذه الحالات المعزولة على الفور بالتدخلات المناسبة. و أهم المؤشرات التي يجب الانتباه إليها هي اتجاهات الأداء العامة. فعادًة ما تكون المؤشرات علامات على وجود خطأ في العملية وقد تتطلب المزيد من العمل مقارنًة بالتدخلات لمرة واحدة.

  1. تقييمات الموظفين (Employee Assessments)

تعد التقييمات طرق ممتازة لتحديد الفجوات في المهارات. وكيف يمكنك تقييم موظفيك؟ هذا أمر سهل: فالاختبارات و الامتحان الموجزهي شيء ولكن الطرق الأخرى تشمل أيضًا التقييمات العملية أو لعب الأدوار.
وتتمثل إحدى النقاط الرئيسية هنا في وضع التقييمات على سيناريوهات عمل حقيقية، لتحديد الثغرات الفعلية في المهارات. أما كيف يمكن تنفيذ ذلك بسرعة وفعالية؟ فحتى بوابة التعلم الذكي الخاصة بك LMS يمكن أن تساعد: يمكن أن يساعدك المحرك القوي لفجوة المهارات، مثل الذي يظهر في eFrontPro، على تحديد الفجوات في المهارات والمعرفة في مكان العمل.

  1. مراجعات ردود الفعل الأداء 360درجة (360-Degree Reviews)

هناك نهج جيد آخر لتحديد الفجوات في المهارات من خلال التغذية الراجعة. هناك طريقة تقييم تسمى مراجعة 360 درجة. حيث يُطلب من زملاء الموظف ومديريه وموظفي التقارير المباشرة له ابداء التعليقات على أداء الموظف. و في بعض الأحيان تشمل أيضًا العملاء و الزبائن والموردين أيضًا.
يمكن تكييف نهج التقييم هذا كطريقة لجمع البيانات أيضًا. فبدلاً من الحصول على ملاحظات حول موظف معين ، يمكنك الحصول على ملاحظات بشأن بعض مشكلات الأداء للموظفين ككل. ولا تنسى الحصول على تعليقات من الموظفين أنفسهم أيضًا. سيكونوا أفضل الأشخاص للسؤال عن المهارات التي يعتقدون أنهم بحاجة إلى المزيد من العمل عليها.
يمكنك استخدام أنشطة مختلفة للقيام بذلك. و الأكثر فاعلية هو من خلال استخدام استطلاعات الموظفين لأنها سهلة الإنشاء وسريعة النشر. لكن الاستطلاعات يمكن أن تكون مقيدة تمامًا أو محدودة.
وتشمل النهج الأخرى إجراء مناقشات ومقابلات جماعية. وفي حين أن هذه الأمور قد تستغرق وقتا أطول، فإن التفاعل المباشر يسمح للمحاور بطرح أسئلة المتابعة أو أن يجيب المشاركون على ملاحظاتهم.
والأهم من ذلك، يعد منهج المراجعة بزاوية 360 درجة طريقة جيدة للحصول على بيانات نوعية. فنحن نعلم جميعًا أن الأرقام لا تخبر القصة بأكملها. و أحد أفضل الطرق لمعرفة ما يحدث حقًا هو سؤال أولئك الذين يشاركون في العمليات التجارية مباشرةً.

  1. الملاحظة/ المراقبة (Observations)

هناك مفهوم إداري يفترض أنه من أجل فهم أكثر القضايا شيوعًا في مكان العمل، ستحتاج لقضاء الوقت على الخطوط الأمامية. هذه الممارسة مفيدة جدًا بالتأكيد لأنها تعطي شخص - جامع البيانات على سبيل المثال - تجربة مباشرة لما يحدث في بيئة عمل الموظف.
إن مراقبة الموظفين في العمل هي الفرصة المثالية لمعرفة كيفية تأثير العوامل المختلفة عندما تكون هناك فجوات واضحة في المهارات. فلقد ذُكر مُسبقًا أن الأرقام لا تروي القصة بالكامل.
تساعدك المراقبة المباشرة على العثور على "الأجزاء المفقودة" - المعلومات التي لا توجد عادًة في مؤشرات الأداء الرئيسية KPIs وتعليقات الموظفين - لمساعدتك على تجميع لغز فجوة المهارات معًا.
كما تمنحك الملاحظات (أو تمنح الإدارة) نظرة أكثر عن الوضع الحقيقي. وهناك بعض الحالات التي قد تكتشف فيها بعض المعلومات أو الأسباب الجذرية التي لا يمكن رؤيتها بسهولة للموظفين.

  1. معايير تقييم الأداء (Benchmarking Performance)

هناك نهج آخر لتحديد الفجوات في المهارات في مكان العمل عن طريق وضع قياس أداء أفضل العمال ذوي الأداء الممتاز في المؤسسة. هذا يحدد نقطة مرجعية حول ما هي المهارات اللازمة للنجاح في مكان العمل.
عادًة ما تكون الملاحظة/ المراقبة هي النشاط الرئيسي المستخدم عند قياس ذوي الأداء الأفضل. تستخلص هذه العملية أفضل الممارسات من "أبرز موظفيك". بالإضافة إلى ذلك، فإنها تقدم أيضًا دليلًا على الكفاءات المثالية في العمل. و هذه بدورها يمكن استخدامها كنماذج للمهارات - ملف تعريف الموظف للمهارات الشخصية في مكان العمل - على سبيل المثال.
كجزء من استراتيجية قصيرة المدى، يمكنك مقارنة مهارات الموظفين الذين تم تحديدهم على أنهم يعانون من فجوات في المهارات مع مهارات هذا النموذج. يمكنك بعد ذلك أن تؤسس التدخلات المناسبة من هناك.
و كجزء من استراتيجية طويلة الأجل، يمكنك أن تبني دورة الموظفين بأكملها على ذلك النموذج المثبت. يمكنك التركيز على التوظيف بناءًا على ذلك التحليل المعياري. يمكنك أيضًا تدريب وتطوير المهارات كما تمليها قواعد التقييم. ثم يمكنك تقييم الأداء باستخدام النموذج ومكافأة الموظفين الذين يمثلون المهارات المعيارية.
الاحتفاظ بتغطية جميع القواعد (Keep All Bases Covered)
ستتفاجأ كثيرًا بوجود الكثير من الحالات عندما يكون السبب الجذري لفجوة المهارة هو شيء لا يمكن تمثيله بالأرقام. وفيما يلي بعض الأمثلة على هذه الأسباب الجذرية: ولا تزال القائمة مستمرة بسبب الافتقار إلى الحافز، أو المدير العاجز عن العمل، أو الافتقار إلى المعدات.
من الأفضل دائمًا التأكد من أن جميع القواعد مغطاة بجمع البيانات السليمة والتحليل الشامل. ومعظم الوقت إن لم يكن كله، فإن إستخدام مصادر بيانات متعددة من شأنه أن يلفت انتباهك إلى فجوة المهارات وأسبابها الجذرية من دون الحاجة إلى الإفراط في التفكير في البيانات.
لذا، تأكد دائمًا من الحفاظ على تغطية جميع القواعد وتنفيذ التدخل المناسب بناءً على تحليلك.