يشهد اتجاه العمل من بعيد دفعة كبيرة مع تحول الشركات إلى القنوات الرقمية وتجنب المزيد من الأشخاص التجمعات المادية. و فيما يلي الأساليب والأدوات الرئيسية لتحقيق أقصى استفادة من العمل عن بُعد.
في حين يأمل كل منا أن لا يصبح فيروس كورونا حدثًا صحيًا كبيرًا في الجزء الخاص به من العالم، إلا أن الواقع هو أن الشركات تدرس بالفعل كل خطة طوارئ مع التركيز على تجنب عرقلة عملياتها بشكل خطير.
تزداد شعبية العمل عن بعد، أو ممارسة العمل لفترة طويلة خارج المكتب الرسمي، بشكل مطرد، بفضل مجموعة كاملة من الأدوات الرقمية التي لها كل وصف تقريبا، من مؤتمرات الويب والبريد الإلكتروني إلى تطبيقات التعاون المتنقل ومنصات الأحداث الافتراضية.
في تجربتي الطويلة مع الإنتاجية الرقمية واتجاهات التعاون، عندما يتعلق الأمر بالعمل عن بعد، أجد أن معظم المنظمات لا تزال إما في المراحل الأولى إلى حد ما أو لم تلتزم بعد بما يكفي للاستثمار في الاستراتيجيات المتكاملة والتمكين. وبناء على ذلك، فبغض النظر عمن تكون، يكون هناك عادة مجال كبير لتحسين تجربة الموظفين الرقميين عند العمل خارج المكتب.
لذا، لمساعدة المنظمات أثناء تحضيرها لزيادة عدد العاملين البعيدين مع تطور قصة فيروس كورونا حول العالم، قمت بوضع دليل بداية سريع شامل إلى حد ما أدناه. سيساعد هذا الدليل هذه المنظمات التي تبدأ للتو وكذلك تلك التي قد يكون لديها بالفعل برامج عمل قائمة عن بعد ولكنها ترغب في ترقية فعاليتها بشكل كبير من أجل تقليل التأثير على عملائها والعاملين والموردين.
وفي كلتا الحالتين، ستقدم الاستراتيجيات والأدوات الواردة أدناه تحسينات ملحوظة على الفور لتجربة العمل عن بعد، وتقدم نتائج محسنة في نهاية المطاف، مثل زيادة الإنتاجية، وزيادة المشاركة، وتحسين التوازن بين العمل والحياة، وزيادة جودة العمل ككل.
بشكل عام، عندما كان علي الاختيار بين تقديم إستراتيجية أو أداة أساسية، أو أفضل حل شامل أدناه، سأحدد ما هي الخيارات الأساسية ولكن أوصي بأفضل نهج عملي يمكنه أن يقف في إختبار الزمن بشكل أفضل أو أن ينتج نتائج شاملة محسنة لجهد معقول. تذكر فقط أن النهج الأفضل قد يكون أكثر تعقيدًا واستهلاكًا للوقت لتحقيقه.
نصيحة احترافية: رغم أن عالم التكنولوجيا الاستهلاكية عرف هذا منذ فترة طويلة، فإن أغلب الشركات لا تقدر أهمية البساطة وسهولة الاستخدام. إننا نميل إلى تفضيل الاختيار الذي يحدد كل الصناديق التقنية و هو الأكثر ثقة/فعالية من حيث التكلفة. ومع ذلك، إذا كنت تريد أن تؤتي ثروتك في العمل عن بعد ثمارها، فعليك أن تولي اهتمامًا خاصًا لمعرفة ما إذا كان العامل العادي سيكون قادرًا بسهولة على إستخدام الحل الخاص بك، لأن أدوات الوصول الرقمي تمتد عبر مدى التعقيد وتجربة المستخدم. كلمَّا كان ذلك مُمكنًا، ركزوا بقوة على الأدوات البسيطة، والمباشرة، و"العمل العادل". والمخاطرة في عدم القيام بذلك هي أن تكاليف الدعم الخاصة بالعمل عن بعد سوف تكون ببساطة أعلى، مع الإظهار بأقل منها فيما يتصل بالحفاظ على الإنتاجية، حيث يقضي العمال المزيد من وقتهم في الحصول على الحل للعمل.
أربع استراتيجيات للعمل عن بُعد (Four Strategies for Remote Work)
وهناك أربعة مستويات من الاستراتيجية عندما يتعلق الأمر بتمكين العمل عن بعد، ولابد من التعامل معها عمومًا بهذا الترتيب:
الاستراتيجية الأولى: إنشاء أساس آمن وفعَّال للوصول الرقمي عن بُعد.
وهذا يعني أولًا وقبل كل شيء توفير إمكانية الوصول الآمن إلى موارد تقنية المعلومات داخل الشركة وكذلك إلى الإنترنت نفسه، عادًة من خلال مزود للإنترنت وشبكة خاصة افتراضية. وهذا يتطلب الاهتمام بكل جزء من الحزمة التقنية المتصلة، من الوصول إلى الإنترنت في حد ذاته إلى توفير وسائل آمنة للوصول والتفاعل مع شبكات الشركات والبيانات وقنوات الاتصال والتطبيقات. وهذا أيضًا هو الجانب العام لإدارة ودعم العملية برمتها.

  • خدمة الإنترنت. لا تفترض أن العمال لديهم وصول كافي عبر الإنترنت في المنزل أو في أي مكان آخر. على الرغم من أن الكثيرين سيفعلون ذلك، إلا أن بعضهم لن يكون لديه خدمة موثوقة أو سريعة بما فيه الكفاية أو فقط جهاز محمول. قم بمسح أو جمع البيانات بسرعة من العمال المدرجين في استراتيجية عملك عن بعد وتحديد مكان الثغرات. بالنسبة لبعض العمال، كن على استعداد للاستثمار في النقاط الساخنة المتنقلة وخطط البيانات المرتبطة بها ، بالإضافة إلى توفير رواتب لإنشاء خطط الوصول إلى الإنترنت المنزلي أو ترقيات للوصول الحالي ، والتي يمكن أن تكون مهمة بشكل خاص للعمال الذين يعيشون في مناطق ريفية أكثر.
  • إن واحدًا من أكبر البقع العمياء هو معرفة كم النطاق الترددي العريض الذي سوف يحتاج إليه العمال لكي يكونوا منتجين على النحو الأمثل، وسوف يؤتي تقييم هذا في وقت مبكر ثماره. غالبًا ما يكون على العاملين عن بُعد، وخصوصًا في البداية، مزامنة ملفاتهم وبياناتهم. بالنسبة لبعض الصناعات، قد يكون هذا الكثير من الوسائط والبيانات الغنية التي يجب أن تتحرك ذهابًا وإيابًا بانتظام. مدى سرعة سير العمل سيحدد إنتاجية العمل عن بعد. والأهم من ذلك، يمكن أن تحدد أنواع التطبيقات التي تُستخدم بانتظام، وخاصة مؤتمرات الويب والفيديو، احتياجات النطاق الترددي أيضًا.

وأخيرًا، تأكد من أن لديك سياسة عمل واضحة المعالم عن بُعد إلى جانب خطة وبرنامج إتصالات وميزانية وتدريب ودعم لضمان الوصول الكافي إلى الإنترنت في أي مكان سيعمل فيه العامل عن بُعد. والواقع أن إعداد أدلة بدء العمل السريع، كتلك المستخدمة مع تكنولوجيات المستهلك، يشكل مساعدة كبيرة في حلق منحنى التعلم الأولي من أي أدوات أو تكنولوجيات جديدة. كما أن تنظيم مستخدمي الطاقة لدعم العمال البعيدين الجدد، والإجابة على الأسئلة، وتبادل التقنيات يعد أيضا من المساعدات الكبيرة. عادة ما يكون كل هذا جزءا من برنامج عمل شامل عن بعد، ولكن قد يكون منفصلا اعتمادا على المسئول عن تقديم خدمات مختلفة داخل مؤسستك.

  • أجهزة العمل عن بُعد. هناك فرعان رئيسيان في الطريق عندما يتعلق الأمر بالأجهزة. فإما أ) يستطيع العُمال أن يستخدموا الأجهزة الخاصة بهم، وهو ما يُشكل خطرًا أمنيًا أكبر، ولكن أرخص قليلًا وأسرع في النشر إذا كانت أجهزتهم في مستوى المهمة، أو (ب) تستطيع الشركة أن توفر الأجهزة المطلوبة. نظرا لأن انتشار تقنية معلومات الظل (العمال الذين يستخدمون تطبيقات غير معتمدة وغير رسمية لإنجاز أعمالهم) هو عادة أعلى من معظم أقسام تقنية المعلومات في المؤسسات التي ترغب في الاعتراف - بمعنى أن بيانات الشركة موجودة بالفعل على العديد من الأجهزة الشخصية على أي حال - أنصح الشركات بأن تفكر جديا في تقييم أجهزة الكمبيوتر الموجودة لدى العمال لمعرفة ما إذا كانت قادرة، حيث أنها أقل تكلفة وأسرع خيار قادر على تعطيل برنامج عمل عن بعد. يمكن للمنظمات تأجير أو استئجار أو شراء الأجهزة المناسبة لمن ليس لديهم أو غير الملائمين.

ما هي الأجهزة المطلوبة؟ من المفترض أن يكون هناك هاتف ذكي واحد وجهاز كمبيوتر واحد أو كمبيوتر لوحي، بالإضافة إلى أي جهاز للوصول إلى الإنترنت. ولكن متطلبات شركتك الخاصة سوف تفرض ما هو مطلوب. بالإضافة إلى ذلك، عند توفير إستراتيجية عمل فائقة عن بعد، يوجد عدد من الملحقات التي يمكنها تحسين التجربة بدرجة كبيرة، و بأقل التكلفة. وتشمل هذه ما يلي:
- كاميرا ويب لعقد مؤتمرات الويب، إذا لم يكن لدى جهاز الكمبيوتر الأساسي للعامل واحدة.فإن ٧٢٠P هو الحد الأدنى المقبول من الدقة للحصول على نتائج عالية الجودة، ولكن هذا عادًة ما يكون متوافقًا الآن في معظم كاميرات الويب.
- سماعة رأس عالية الجودة أو سماعة رأس مزودة بميكروفون. على الرغم من أن العمال دائمًا ما يكون لديهم سماعات رأس، إلا أنك ستفاجأ من العدد الذي ليس لديه ما يكفي من الميكروفونات في سماعات الرأس الخاصة بهم لعقد مؤتمرات الهاتف أو الويب.
- لافتة "على الهواء" "On the Air". يتعرض العُمال الموجودون في المنزل أو المواقع المشتركة لخطر الانزعاج أثناء الاجتماعات البعيدة من قبل من حولهم. يمكن شراء هذه اللافتات بأقل تكلفة مع أجهزة تحكم عن بُعد في أمازون وإحداث فرق حقيقي في الجودة الإجمالية لتجربة العمل عن بعد أثناء الاجتماعات وفي أي وقت. للوعي بالميزانية، تتوفر أيضًا لافتات على الهواء للتعليق على الأبواب (On the Air door hangers). والواقع أن التأثير الإيجابي المترتب على إستخدام هذه العلامات لضمان سلاسة الاتصالات والتعاون مرتفع إلى حد مدهش.

  • تأمين الوصول عن بعد إلى أصول الأعمال والخدمات عبر الإنترنت. عادةً ما يتم توفير ذلك من خلال حل شبكة افتراضية خاصة (VPN) ، والذي يتم تثبيته على جهاز الكمبيوتر أو الكمبيوتر المحمول أو الجهاز المحمول وإنشاء اتصال شبكة مشفر يجعل من الآمن للعامل الوصول إلى موارد تكنولوجيا المعلومات داخل المؤسسة وأماكن أخرى على الإنترنت أو شبكات أخرى. تأتي حلول الشبكة الافتراضية الخاصة في مجموعة متنوعة من النكهات، وبعض البائعين المعروفين ليسوا دائمًا الأفضل، و حلول التهرب في الواقع حلول يجب تجنبها في هذه الفئة بشكل خاص، لأسباب تتعلق بالأمان والموثوقية والدعم. كما هو مذكور أعلاه، فإن سهولة الاستخدام هي المفتاح هنا، وكذلك الموثوقية، لأن كل جزء آخر تقريبًا من حل العمل عن بُعد المُقدم سيستخدم الشبكة الافتراضية الخاصة كأساس أساسي يستخدمه للوصول الآمن إلى الإنترنت.

وبشكل عام، لا ينبغي للعامل أن يقوم بأي عمل للمؤسسة دون تشغيل الشبكة الخاصة الإفتراضية (VPN) على أجهزته. ويشمل ذلك الخدمات على الإنترنت. وذلك لأن الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) تضمن مستوى أعلى من الأمان والسلامة بين العامل عن بعد والخدمة في الواقع، ستختلف المسافة المقطوعة الخاصة بك عندما يمكن للعمال استخدام الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN)، لأسباب سأذكرها. لذا يجب أن تكون سياسة إستخدام الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) واضحة وتنبض بالحياة فيما يسمح للعاملين به من خلال تشغيل الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) ومن ثم إيقاف تشغيلها.
من المهم ملاحظة أن الشبكة الخاصة الافتراضية (VPN) ستكون الرابط الوحيد الأكثر أهمية في سلسلة عملك البعيدة، لذا تأكد من أن الحل الخاص بك يعمل على معظم الأجهزة المستهدفة، ويعمل بشكل موثوق به (هناك مجموعة واسعة من الفعالية بشكل مدهش، ويتوقف ذلك على مكان وجود العاملين، والذي يمكن أن يصبح معقدا مع المنظمات العالمية التي تستخدم خدمات الإنترنت المحلية، مع حجب العديد من عناوين بروتوكول الإنترنت لأسباب متنوعة). تأكد من إختبار جميع مزودي الخدمات والأجهزة والمواقع التي سيتم إستخدامها على الأقل، والتأكد من أن الأداء كاف. وتمضي بعض الشبكات الافتراضية الخاصة في المرور عبر المراكز المركزية الموجودة في جميع أنحاء العالم، وغالبا ما تزيد الضرائب المفروضة عليها خلال ساعات العمل. بالإضافة إلى ذلك، فكر بقوة في المصادقة ثنائية العوامل (٢FA)، بدلا من مجرد هويات المستخدم وكلمات المرور، لزيادة الأمان بشكل كبير. و تعتبر 2FA fobs (الأجهزة التي توفر أرقام التعريف الشخصية لمزيد من المصادقة على المستخدمين) غير مكلفة الآن. يمكن للعمال أيضًا استخدام أجهزتهم المحمولة كمصدق 2FA.
الحقيقة هي أنه كان ينبغي لقسم تكنولوجيا المعلومات لديك أن يعمل من خلال عدد من هذه المشكلات ومن المرجح أن يكون لديه حل وصول بعيد يعمل باستخدام الأجهزة الخاصة الافتراضية، بما في ذلك السياسة والدعم. ولكن عندما تصعد إلى مجموعة أكبر من العمال وتزيد أعداد العاملين من بعيد بشكل كبير ، سيتعين عليك التأكد من أن أساس عملك عن بعد الأساسي يصل بالفعل إلى المهمة، بما في ذلك الحصول على تراخيص كافية لجميع العمال المستهدفين. هناك العديد من الفروق الدقيقة في ضمان تجربة وصول عن بُعد عالية الجودة، وحتى معظم المؤسسات لن تنشر جميع العناصر المذكورة أعلاه بالكامل وبطريقة سهلة بما يكفي وسريعة بما يكفي وقوية بما فيه الكفاية، خاصة مع التفاصيل الصغيرة المختلفة التي تجعل تجربة عمل عن بعد عالية الجودة. كن مستعدًا لتحسين التدريب والدعم، وتأكد من أن النهج لا يقتصر على تحديد المربعات فقط.
أخيرا، سأكون مقصرة جدا في ملاحظة أن الشبكات الافتراضية الخاصة ليست بالضرورة الحل الوحيد لتوفير الوصول عن بعد، كما أنها غالبا لا تكون كافية، على الرغم من أنها الأكثر شهرة. من بين المشاكل التي تواجهها الشبكة الخاصة الظاهرية (VPN) في نهاية المطاف أن تتحول في نهاية المطاف إلى حل صعب التنفيذ والإدارة. هناك العديد من البدائل، ولكن يمكن لأجهزة الكمبيوتر المكتبية الآمنة القيام بالمهمة في كثير من الأحيان إذا لم تكن تمتلك موارد تقنية المعلومات أو مهاراتها أو ميزانيتها لتشغيل شبكة افتراضية خاصة في كل مكان تحتاج إلى العمل فيه. توفر حلول مثل Citrix Virtual Apps وأجهزة الكمبيوتر المكتبية أو Blackberry Digital Workplace أو TeamViewer للمؤسسات الأصغر حجما التي تحظى بشعبية كبيرة، مع ذلك، توفر حلولا لتوفير أمان فائق مع سهولة إستخدام قصوى تأخذ جهدا أقل بكثير من جانب المؤسسة، بخلاف بعض عمليات الإمداد الأولية والتمهيد والتدريب. مرة أخرى، قم باختبار كل شيء مقدما، بما في ذلك سهولة الاستخدام، وتأكد من أنك تقوم بذلك من خلال وضع العمال الفعليين أمام حل (حلول) الوصول إلى العمل عن بعد الخاص بك لمعرفة مدى نجاحه في العمل، أو المخاطرة بانخفاض معدل التبني/الفعالية وارتفاع تكاليف الدعم.
الاستراتيجية الثانية: توفير الوصول إلى الإنتاجية وخط تطبيقات الأعمال وأدوات الاتصال / التعاون.
تدور الأعمال اليوم حول العمل الجماعي باستخدام أصول المعرفة المشتركة بما في ذلك المستندات والملفات والتقارير وجداول البيانات والوسائط الغنية والبيانات المنظمة وغير المنظمة. يتم إنشاء هذه الأصول واستخدامها مع التطبيقات التي تشمل مجموعات الإنتاجية المكتبية المعتادة مثل Microsoft Office365 و Google G Suite ، وأنظمة إدارة المحتوى / المستندات المحلية ، وإنترانت الشركة، وأنظمة الموارد البشرية، و إدارة علاقات العملاء، و تخطيط موارد المؤسسة، وأنظمة أخرى لا حصر لها.
لدى المنظمة التي يبلغ عددها 100000 شخص ما بين 1500 و 3000 تطبيق في جميع الأعمال التي تدير الأعمال. يتغير هذا العدد من التطبيقات ببطء مفاجئ. حتى منظمة من 100 شخص سيكون لديها 100-200 تطبيق يعتمدون عليه على الأقل ، وكثير منها سيحتاج إلى استخدامه في العمل عن بعد. يمكن حل كل هذه الأعمال بشكل جيد عبر الوصول عن بُعد جزئيًا باستخدام أجهزة سطح المكتب البعيدة ، كما هو موضح أعلاه. بشكل عام ، تفضل بشدة الحلول السحابية لجهود عملك عن بعد ، حيث قد يكون تثبيت التطبيقات الأصلية على الأجهزة المتوافقة صعبًا بشكل مدهش ، في حين أن الحلول السحابية ستعمل مع معظم المتصفحات الشائعة وتمكن بشكل خاص الوصول إلى تطبيقات الهاتف المحمول.
عامل النجاح الرئيسي: انطلق إلى الأمام مع التعاون عن بُعد
بشكل عام، يمكنك الاعتماد على استخدام تطبيقات الأعمال عن بُعد لتكون تقريبًا كما كانت عندما كان العامل في المكتب. هذا في تناقض صارخ مع الجانب الآخر من المعادلة: أدوات الاتصال والتعاون.
نظرًا لطبيعته المعزولة، يعتمد العمل عن بُعد بشكل أكبر على الاتصالات الرقمية وخاصة أدوات التعاون الحديثة للقوى العاملة مثل الدردشة الجماعية (Slack و Microsoft Teams و Workplace by Facebook وما إلى ذلك) والشبكات الاجتماعية للمؤسسات (Igloo و LumApps و SAP Jam، إلخ.)، وحلول الاتصالات / المراسلة الفورية الموحدة، بالإضافة إلى الأعمال الأساسية مثل البريد الإلكتروني والهاتف وأدوات عقد المؤتمرات / الاجتماعات عبر الإنترنت مثل GoToMeeting و Zoom.
يمكن أن يكون العمل عن بُعد بحد ذاته تحديًا كبيرًا للأشخاص الذين لم يعتادوا عليه أو حيث لا يناسبهم شخصيًا جيدًا. وبالتالي ، عادة ما يكون الأمر يستحق الجهد الإضافي لجعل العمل عن بُعد أسهل وأكثر جذبًا لهذه المجموعة، وكذلك جميع الآخرين. مع احتمال أن يدفع فيروس كورونا الأشخاص الذين لا يميلون إلى العمل عن بُعد للقيام بذلك، فمن المستحسن التفكير في العديد من الحلول خارج الصندوق والتي تجعل التعاون عن بعد يبدو أقرب إلى المكتب أو جعله أكثر انغماسًا في الواقع الإفتراضي. بعض الحلول المبتكرة المحتملة التي ينبغي أن تضع في الاعتبار:
- Sococo - يوفر مكان العمل هذا عبر الإنترنت الدردشة والصوت والفيديو الذي يوفر تراكبًا افتراضيًا للمكتب وجدته فعالًا بشكل خاص في جعل الأشخاص يشعرون أنهم لا يزالون في المكتب. يمكن للعمال زيارة بعضهم البعض في مكاتب مخصصة افتراضية لغرف الاجتماعات الخاصة بهم والمشتركة من خلال العمل كما لو كانوا في مساحة مادية.
- Mural - وهي أداة تعاون بصري تزود العمال بقطع أثرية مشتركة تشبه السبورة البيضاء، وتمنح جدارية الأشخاص عرض نطاق ترددي أعلى واتصالًا أكثر مباشرة بعملهم الجماعي. يمكن للفرق التنظيم على لوحة على الإنترنت باستخدام القوائم والمخططات الانسيابية والرسوم البيانية والأطر والأساليب والرسومات لمساعدتها على البقاء متناسقة ومنسقة بشكل جيد.
- Status Hero - كيف حال الجميع وماذا يفعلون؟ هذه هي الأسئلة التي تجيب عليها هذه الأداة من خلال تركيز وضع العمال بحيث تظهر صورة الفريق المتماسك تلقائيا. يتم سحب الحالة من قبل التطبيق سواء من خلال الاستعلام عن العمال أحيانا أو سحب النشاط من أنظمة أخرى. ثم تقوم ببث الأحداث الكبرى وتحقق الأهداف تلقائيًا حتى يكون الناس على وعي بما يجري مع زملائهم.
في طليعة التعاون الرقمي ، هناك روبوتات التواجد عن بعد مثل Double Robotics التي كانت موجودة منذ بضع سنوات، ورغم أنها مكلفة بعض الشيء، فإنها قادرة على مساعدة العمال في الاحتفاظ ببعض الفوائد المترتبة على التواجد المادي من خلال تمكينهم من تولي مهام الانتقال إلى المكتب فعليًا حتى يتسنى لهم زيارة أو مقابلة زملاء لا يزالون هناك.
على المسار الصحيح لتصبح أكثر انتشارًا من أي وقت مضى في عام 2020 ، أصبح الواقع الافتراضي المعزز وغير مكلف للغاية ، خاصة على جانب الواقع الافتراضي مع نظارات مثل Oculus Go (149 دولارًا حاليًا لوحدة كاملة.) لقد استخدمت Go في سياق الأعمال ووجدت أنه فعال للغاية في التجارب الالتفافية التي تبدو وكأنها مكتب. ما يزال مفقودًا هو برنامج الاجتماعات الفعال والمستخدم على نطاق واسع لمنصات الواقع الافتراضي، على الرغم من أن تطبيقات مثل Rumii و MeetinVR بدأت أخيرًا في تغيير هذا.
ولكن التكنولوجيا ليست سوى جزء من معادلة العمل عن بعد. الجانب الآخر هو مهارات العمال. ولابد من تطوير هذه القدرات على جانب العمال أيضا للاستفادة من القدرات الرقمية القوية والمدهشة في بعض الأحيان والتي يمكن توفيرها اليوم. ومن الممكن أن تساعد برامج بناء المهارات مع الفئة الناشئة بسرعة من منصات التبني الرقمي في معالجة هذا النقص إلى حد ما، برغم أن التعلم المنظم من الممكن أن يساعد أيضًا.
الاستراتيجية ٣: تطوير مهارات العمل عن بعد.
والحقيقة هي أن العمل عن بعد يختلف إختلافا جوهرًيا. هناك فقدان لحديث الأروقة، الصداقة الحميمة، والخبرات الخلابة مع الزملاء الآخرين. الجميع أقل وضوحا بكثير، ويؤثر ذلك على التعاون لأنه من الصعب التواصل مع زملاء العمل ، حتى مع جميع الأدوات الرقمية المتاحة.
على مر السنين، نشأ شعور بالمهارات الرئيسية التي يحتاج إليها العمال البعيدين بشكل خاص في الفضاء الرقمي. فيما يلي بعض ما يجب تعليمه في البداية مع زيادة عدد العمال عن بُعد:

  • العمل بصوت مسموع - في هذه العملية، التي يروج لها كتاب يحمل نفس الاسم، يروي العمال عملهم في أدوات رقمية. وهذا يساعدنا على دعم بعضنا البعض، والحفاظ على الاتصال، والتحاذي والتعاون في عملية شبيهة بالمرونة مع زيادة الرؤية بشكل كبير ووضع المعلومات الضمنية على الشبكة للعمل على مدار ٢٤ ساعة طوال أيام الأسبوع. ولقد أطلقت على هذا واحدا من أهم المهارات في التعاون الرقمي الحديث وهو مهم بشكل خاص للعاملين البعيدين بحيث يبقى زملاء العمل على اتصال والتواصل مع بعضهم البعض، عن طريق إعادة بعض الجوانب الإيجابية لمكان العمل المادي من خلال الجداول المنتظمة للنشاط التحاوري.
  • تنسيق العمل - تعد العديد من أدوات التعاون عامة تماما ولا يتم تكييفها للمساعدة في ضمان تنسيق عملية الأعمال بين فريق كبير موزعين. تستخدم عملية تنسيق العمل محورا مركزيا هذه الأيام استنادا إلى أدوات برمجية مخصصة (آخر قائمة خاصة بي هنا)، لضمان التسويق والمبيعات والعمليات والمساعي الإبداعية بشكل فعال، ويتم تتبعها وتحليلها وتحسينها ودفعها إلى الإكمال الفعال. لكنها عملية العمل في مثل هذه اللامركزية، ولكن الطريقة المنسقة جدا هي طريقة جديدة للعمل. سوف يطور العمال المهارة لتحديد فرص هيكلة العمل بهذه الطريقة ويعرفون كيفية خلق عمليات أكثر تنسيقًا ودعمًا رقميًا باستخدام الأدوات والتكنولوجيات المتاحة.
  • إستخدام الأسلوب الصحيح للتعاون. الآن بعد أن أصبح لدينا حرفيًا عشرات الأنواع من الأدوات التعاونية، ينتقل العمال إلى موقع بعيد ويسلمون مجموعة كبيرة من الخيارات غالبا إما أن يصابوا بالشلل التحويلي أو يستخدمون خيارًا أقل فعالية لموقف معين مما ينبغي. و غالبًا ما يكون البريد الإلكتروني أسوأ أداة للتعاون، على سبيل المثال، ولكن غالبًا ما يكون أول أداة يمكن الوصول إليها. أو يمكن للعامل أن يستخدم Slack لموقف أكثر ملائمة لمنصات التعاون الجماعي مثل شبكة المؤسسة الاجتماعية أو أداة تنسيق العمل. يتمثل عنصر العمل لتمكين العاملين عن بُعد في توفير ورقة استباقية لهم بشكل استباقي حول الأدوات التي يتم استخدامها بشكل أفضل في المهام المختلفة، وخاصًة السبب، حتى يتمكنوا من تطبيق المعرفة في المواقف التي لا يتوفر فيها أي توجيه.

الاستراتيجية الرابعة: غرس ثقافة وعقلية العمل عن بُعد.
وبتجاوز الفرد، فإنه يساعد على إعداد المؤسسة الأوسع لخلق بيئة أكثر فعالية للعمل عن بُعد. خصوصًا وأن الأدوات الرقمية هي الأساس لتمكين العمل عن بُعد، فمن المهم أن نفهم إلى أي مدى تقوم بتغيير فن الممكن، ليس فقط على المهارات والعادات الرقمية الفردية، ولكن كيف تتغير هذه الأدوات الرقمية وتحسن ثقافة المنظمة نفسها. أو بشكل أكثر دقة، ما هو الممكن رقميا وكيف أن المنظمات تفكر بطريقة غير تقليدية وتعمل معا.
ولكن عندما يحدث تغير سريع، مثل الانتقال إلى العمل عن بعد في فترة قصيرة بسبب فيروس الكورونا، فإن التحول الثقافي يحتاج إلى عملية تسارع أو أن التكنولوجيا قد تتقدم كثيرا على ما هو جاهز للعمل. إليك بعض التغيرات الثقافية والعقلية التي توفرها الطبيعة الأكثر انفتاحًا وتشاركًا للأدوات الرقمية، وخاصًة في بيئة العمل عن بُعد:

  • المشاركة المفتوحة والإدماج و الشمول. العمليات الرقمية وأنشطة الأعمال في أحدث جيل من الأدوات الرقمية أكثر شمولية بكثير، أكثر مما أسميه نموذج "أي شخص يمكنه المشاركة". ومن المهم أن نتقبل هذا عندما يشعر العُمال بأنهم منعزلون عن المكاتب المنزلية وغير متأكدين من المكان الذي ينتمون إليه. ومع ذلك، ليس الجميع على إستعداد لظهور أصحاب المصلحة رقميًا وليس فقط المشاهدة بل المشاركة في الواقع. لقد أصبحت البرمجيات مفتوحة المصدر والمصدر الجماعي من بين العوامل السائدة، ولقد أظهرت هذه النماذج، إنها قوية إلى حد مذهل. ورغم هذا فإن المنظمات ليست مُستعدة دومًا لهذا النوع من الانغماس في التسلسل الهرمي. وينبغي لمؤيدي العمل عن بعد أن يهيئوا الأساس لهذا الأمر وأن يخرجوا هذه الأفكار إلى المنظمة لكي يكونوا مستعدين لأنماط العمل الجديدة القوية التي يميل العمال البعيدون إلى زيادتها إلى العمل الإضافي. ويشمل ذلك التعاون الجماعي، والتنظيم الذاتي للمشاكل/الاستثناءات/الفرص، والتأثير على الشبكة على نطاق واسع. كما أنه من المستحسن جدا إنشاء مجتمع عمل بعيد أو مجموعة إبتكارات رقمية ضمن أحد منصات التعاون في المنظمة لإجراء هذه المحادثة. ضع كبار القادة على متن السفينة وانخرطوا في ما هو أساسا تحول رقمي في مكان العمل باستخدام مجتمعات ممثلي التغيير ومجموعات الدعم الرقمي.
  • التعلم الرقمي وصنع الاستشعار. يجب منح العُمال وقتًا إضافيًا للدراسة وتعلم أدوات ومهارات العمل عن بُعد. من الناحية الثقافية، يجب توفير توقع بأن التعلم للمضي قدمًا سيكون مستمرًا ومتكررًا. قم بدعم هذه الرسالة الثقافية بالفرص التعليمية والأدوات الجديدة والمحتوى ذي الصلة بالعمل عن بُعد بانتظام. بعض المنظمات لديها أيضًا فريق دعم العمل عن بُعد الذي يتفاعل مع العاملين عن بُعد، ويقدم المساعدة عند الطلب، ويستخدم التحليلات للعثور على العُمال الذين يحتاجون إلى المساعدة والتوجيه. يجب أن يكون إنشاء بيئة داعمة وإثباتها للاستمرار في العمل عن بُعد أحد أهم الأهداف قصيرة المدى والاستثمار متوسط الأجل. وهذا يشمل صنع الحس أو تخصيص وقت لتنظيم حياتهم وأفكارهم ومعرفتهم حول الحقائق التشغيلية الجديدة المشاركة في العمل عن بعد.
  • قيادة الشبكة. أصبح من الأسهل والأكثر فعالية الآن أن تقود وتتشارك مع منظمة كقائد (أي نوع من القادة، مثل المدير التنفيذي، أو خبير الموضوع، أو مالك العملية، إلى آخره) في القنوات الرقمية أكثر من أي طريقة أخرى. في حين أن القيادة الشخصية ستبقى مهمة، إلا أن ما هو ممكن الآن من خلال القنوات الرقمية الحديثة هو تفوق على القيادة. وبوسع القادة أن يمارسوا قدرًا عظيمصا من النفوذ والظهور داخل المؤسسة وأن يؤسسوا النبرة والثقافة والتواصل على نطاق واسع بكفاءة عظيمة من أجل دفع الأهداف التنظيمية إلى الأمام. وقد أشار المجلس التنفيذي للشركات في تقرير تاريخي إلى أن قائد الشبكة يعد واحدا من أهم المهارات الجديدة التي يتعين على المسؤولين التنفيذيين في العصر الحديث اعتمادها، ولكنه أيضا الأقل علما أو دعما. إن تدريس هذه التقنيات ليس فقط من أجل جعل العمل عن بعد ناجحا بالنسبة للتنفيذيين البعيدين، بل أيضًا من أجل خلق ثقافة رقمية أكثر تطورًا تمكن وتدعم العمل عن بعد بشكل مناسب والإمكانية الجديدة التي تمكنه.

ملخص: كيفية الانتقال عن بُعد رقميًا أثناء الفيروس التاجي (فيروس كورونا المستجد)
كما أشرت مؤخرًا في تحليلي الأخير عن سبب تحدي تجربة الموظفين الرقميين اليوم، لا يمكنك تغيير التقنيات التي يستخدمها الناس، دون مساعدتهم أيضا على تغيير مهاراتهم وعاداتهم في هذه العملية. ورغم أن العديد من المنظمات سوف تستسلم لإغراء تمهيد الطريق بالعمل عن بعد، فتكتفي بتكرار ما كان في المكتب في المنزل أو الاستوديو المحلي المشارك في العمل، فإن هذا يشكل خطأ وفرصة ضائعة بالنسبة للعديد من المنظمات.
بدلًا من ذلك، حيث أن فيروس كورونا قد ينتهي بنا الأمر إلى جعلنا — على الأقل بشكل مؤقت — أكثر عزلة من معظمنا على الإطلاق في العمل، ربما لدينا فرصة رئيسية لخلق بيئة عمل رقمية بعيدة جذابة أكثر انخراطا، تشاركية، وممتلئة مع التواصل الإنساني، السياق، والاتصال الذي كان لدينا من قبل. أحثكم على تجربة أدوات جديدة مبتكرة، وإنشاء مهارات إخبارية مهمة، وتحويل ثقافتكم رقميًا، والاستعداد لما هو أبعد من فيروس الكورونا وما يسببه من تشوهات حاليًا. دعنّا نستخدم جهودنا الجديدة في العمل عن بُعد للبدء في بناء منظمة أفضل وأكثر فعالية حقًا.