تعتبر قدرة المدير على حفز مرؤوسيه من أهم مقومات الإدارة الفعالة لأنها تمثل الطاقة بالنسبة للفرد وتدفعه للعمل، وفي حالة تدني الحوافز لدى الفرد سيتأثر بشكل سلبي وستتأثر قدرة الفرد على تحقيق أهداف المنظمة. القدرة على حفز المرؤوسين تتطلب من المدير مهارات وقدرات ومعارف أهمها:

معرفة الفروق الفردية بين المرؤوسين:
الفروق الفردية بين المرؤوسين تحدد طبيعة ونوع وأساليب الحفز التي يمكن استخدامها لحفزهم. ما قد يكون حافزاً مهماً لفرد من الأفراد قد لا يحفز الآخرين للعمل بنفس المستوى، لذلك يجب على المدير أن يكون قادراً على تحديد الفروق الفردية بين مرؤوسيه وتحديد الأسلوب المناسب لكل منهم.

التمييز بين الحاجات والدوافع والسلوك والحوافز:
سلوك الإنسان ليس عشوائياً بل هو نتيجة مباشرة لوجود حاجة يسعى الفرد لإشباعها، والرغبة في إشباع هذه الحاجة تمثل الدافع الذي يقود لسلوك معين. أن الدافع هو نتيجة مباشرة ومؤشر قوي لوجود حاجة يسعى الفرد لإشباعها، وبذلك يتوجه سلوك الفرد لإشباع هذه الحاجة. أما الحافز فهو ذلك الأسلوب أو الأداة أو الوسيلة أو المادة التي يحصل عليها الفرد لإشباع حاجته.
المدير يلعب دوراً رئيسياً وهاماً في هذا المنظومة. فالمدير الفعال هو ذلك الشخص القادر على معرفة حاجات ودوافع مرؤوسيه، وقادراً على ملاحظة سلوكهم وتحديد الحوافز المناسبة لإشباع حاجاتهم؛ ليتمكن من رفع أدائهم وإنتاجيتهم ليتمكن بذلك من تحقيق أهداف المنظمة، كذلك من المهم أن يدرك المدير أن إشباع حاجة الموظف من خلال تقديم الحافز المناسب يعني أن أداء الموظف سيتحسن أو يبقى كما هو دون تحسين، وذلك لأن هناك أسباب أخرى لتدني مستوى الأداء، يجب على المدير أن يعرفها تماماً ويحددها. كما أن إشباع حاجة ما عند الإنسان لا يعني عدم ظهور حاجات أخرى يبدأ بالسعي لإشباعها.