ايه هو دليل سياسات واجراءات الموارد البشرية؟
ده ياسيدى عبارة عن مجلد كبير كده بيوصل لـ 250 صفحة مثلا بيتم فيه وضع سياسات وتعليمات مجلس الادارة الشركة فى ادارة شئون الموارد البشرية.
يمعنى اصح.. تعالى معايا اقولك على مثال قولناه اكتر من مرة هنا على النت وفى الوورك شوب الحالية.. لله المثل الاعلى ورسوله، (القرآن).. فيه بعض الايات غير واضحة التفاصيل امرنا فيها الله سبحانه ببعض الامور العامة مثل الصلاة [وأقيموا الصلاة وآتوا الزكاة]، لم يخبرنا الله بكيفية الصلاة هنا.. (ولكن السنة النبوية الشريفة) هى اللى وضحتلنا معانى القرآن فى تلك الاية حينما اخبرنا صل الله عليه وسلم بان الصلاة تكون 5 فروض يومية منها الفرض ذو الركعتين "الفجر" والفرض ذو الثلاث ركعات "المغرب" والفروض ذات الاربع ركعات "ظهر/عصر/عشاء".
تفهم من المثال ده ان ‫#‏السياسة‬ شبيهة الى حد كبير بالاية القرآنية (ولله المثل الاعلى) الاية القرانية هنا (المجملة)، والسياسة اصلا مجملة.
مثال على السياسة:
يتم منح العاملين بالشركة البرامج التدريبية المتعلقة بمهام عملهم والمهارات المطلوبة منهم اثناء قيامهم بالاعمال المسندة اليهم فى حال قصورهم بنسبة 20% فاقل من تنفيذ تلك المهارات والمهام المطلوبة خلال فترة التقييم السابقة، وذلك طبقاً لنتائج تقييم الاداء النهائية بعد البت فيها حال وجود تظلمات وشكاوى من العاملين من نتيجة التقييم.
هنا السياسة بتقول:
ان العاملين فى الشركة لازم يتم تدريبهم على البرامج التدريبية اللى هاتنمى مهاراتهم وتعرفهم بمهام عملهم فى حالة لو حد فيهم ماحققش غير 80% او اكثر بقليل من المهام والمهارات دى اللى تم اسنادها اليهم خلال السنة الماضية.
طيب السياسة هنا بتتكلم عن مفهوم التدريب.. ياترى قالت هايتم التدريب ده ازاى ومين اللى هايقوم بيه وامتى وازاى وتكلفته ايه والكلام ده؟
طبعا لا.. وعشان كده كان لازم يكون فى حاجة اسمها اجراءات توضح اننا ازاى نقوم بتنفيذ تلك السياسات.. وصلت ياشباب؟.. على بركة الله نكمل.
-)) يعنى ايه بقى سياسة؟؟ وهى السياسة دى ممكن تتفرع لاجراءات على طول ولا فى حاجة او شئ بين السياسة والاجراء؟.. طيب يعنى ايه اجراء؟.. ويعنى ايه اصلا دليل؟؟
بص ياسيدى..
#السياسة: هى تلك التعليمات الصادرة عن مجلس الادارة التى يجب ان يتلزم بها جميع العاملين بالشركة ولا يحيدوا عنها بخصوص عملية معينة..
اه ممكن السياسة تتفرع لعمليات.. وكل عملية من العمليات دى ممكن تتفرع لعمليات اخرى..، مثال (سياسة التدريب.. تتفرع لعمليات مثل.. عملية تحديد الاحتياجات التدريبية.. عملية التدريب.. عملية التوجيه.. عملية تقييم عملية التدريب.. عملية تطوير العاملين.. الخ).
يبقى السياسة (اللى هى اصلا تعليمات مجلس الادارة واللى جاية من معايير الموارد البشرية وقانون العمل بالنسبة للموارد البشرية) بتتفرع لعمليات والعمليات بتتفرع لعمليات فرعية والعمليات الفرعية بيتم شرحها وتفسيرها بالاجراءات..
اما ‫#‏الاجراء‬: هو الشرح التفصيلي لقيامنا بتنفيذ العمليات الخاصة بالسياسة او السياسات المعتمدة من مجلس الادارة.
وخلى بالك.. الاجراءات ليها ضوابط فى كتابتها، بمعنى ان الاجراء لازم يكون:
- جملة قصيرة غير مطولة.
- يبدأ بمستند او شخص يستقبل المستند.
-)) ايه هى فائدة الدليل ده بالنسبة للشركة.
بص.. الدليل ده مهم جدا جدا جدا للشركة ككل لانه بيؤدى الى:
- تنفيذ رؤية وسالة وأهداف الشركة العامة والفرعية.
- تحقيق التناسق بين أهداف الشركة الاستراتيجية وادارة الموارد البشرية.
- تأمين استخدام نظم العمل ولوائحه بعدالة وشفافية حتى لا تكون عرضة للمسائلة القانونية اما الجهات الرقابية فى الدولة.
- توفير بيئة عمل تحقق أهداف العاملين وموائمتها مع أهداف الشركة نتيجة معرفة كل موظف لجميع مهام عمله والادوار الموكلة اليه.
- زيادة فاعلية أداء العاملين بالشركة نتيجة التخصص وتقسيم العمل.
-)) طيب ايه هى فايدة الدليل بالنسبة لادارة الموارد البشرية ومديرها.
- طبعا الدليل ده بيشرح ويوضح جميع العمليات والمهام المتعلقة بإدارة الموارد البشرية من حيث الاستقطاب والاختيار والتعيين وشئون العاملين والتطوير والتدريب وتقييم الاداء والترقيات وانهاء خدمة العاملين... الخ.
- يعتبر مرشدً تفصيلياً لجميع العاملين بادارة الموارد البشرية والشركة إلى كيفية القيام بهذه العمليات بسهولة وفاعلية وبكفاءة عالية مما يؤدي الى توفير الجهد والوقت اللازم لتنفيذ العمليات "اللى هى تفصيل السياسة".. خلى بالك من الالفاظ.
- بيحقق توثيق دليل السياسات والإجراءات الفاعلية الكاملة والكفاءة لنظام الموارد البشرية وشئون العاملين والتدريب والتطوير المطبق في الشركة مما يساعد على تطوير ورفع كفاءة العاملين بها.
-)) ايه هى علاقة الدليل ده باهداف الشركة؟
اكيد زى ماقولنا ان الدليل ده بالمنهجية السليمة وتخصيص العمل اللى فيه وتقسيم العمل بين العاملين بالادارة بيحقق اهداف ورؤية الشركة كمان.
-)) طيب ياناصر ايه هى مكونات الدليل ده ايه؟
بص ياسيدى..
الدليل ده ليه شكل عام.. او محاور لازم يتكون منها زى ماشرحناها امبارح فى الوورك شوب للناس هانشرحهالكم هنا.. بمعنى اصح اى دليل سياسات واجراءات موارد بشرية لازم يتكون من النقاط العامة التالية:
1. مقدمة عن الشركة وطبيعة نشاطها ونظامها الاساسي.
2. رؤية ورسالة وقيم واهداف الشركة.
3. مهام واختصاصات الادارات العامة بالشركة.
4. تعريف الكلمات المستخدمة فى الدليل.
5. السياسات:
- تعريف السياسة:
(اتكلم عنها وعرف معناها وبتهتم بايه مش تعملها كوبى وبست).
- السياسة
(اكتب رقم السياسة المعتمدة من مجلس الادارة).
- المرجعية القانونية
(ودى تجيب رقم القانون اللى خدت منه السياسة نفسها)
- الشروط والضوابط
(ودى بتكون عبارة عن قرارات مجلس الادارة المكملة للسياسة، زى مثلا لو كانت سياسة خاصة بالاجازات بيكتب فيها مثلا ان يجب تقديم الاجازة قبلها ميعاد استحقاقها بيومين على الاقل، لو كانت سياسة خاصة بالتدريب تكون مثلا الضوابط بتاعتها ان لا يتم التدريب الا بقاعات الشركة فى حالات التدريب على مهارات التواصل او شرح مفهوم الموارد البشرية او قانون العمل.. الخ)، وتذكرهم تحت بعض.
- مجالات عمل القسم
(القسم اللى فى ادارة الموارد البشرية اللى هايقوم بتنفيذ العمليات والاجراءات الخاصة بتلك السياسة) وتذكرهم تحت بعض.
- ادوار فريق العمل المشارك.
ودى تكتب فيها دور كل واحد تم ذكر اسمه فى الاجراء سواء كان مدير او موظف او حتى رئيس مجلس الادارة. (بص على النموذج المرفق).
- الاجراءات.
ودى بقى تكتب فيها الاجراءات من اول العملية لاخرها وراعى شروط كتابة الاجراء اللى قولنا عليه فوق.
- مصفوفة الصلاحيـات الخاصة بعملية الاجازات الاعتيادية:
ودى اعملها زى ماهى واضحة كده فى الجدول المرفق (بتكتب الاجراء اللى عملته فى خانة النشاط او الاجراء.. وتعمل عمود لكل عامل او موظف شارك فى الاجراء ده سواء هو اللى نفذه او تم اخطاره بيه او تم استشارته فيه وتحط العلامة المناسبة تحت اسمه طبقاً للجدول المرفق).
- خريطة المسار التدفقى الخاصة بعملية الاجازات الاعتيادية:
ودى بقى خريطة التدفق اللى بتعملها وبتوضح بيها سير الاجراء نفسه بداية من Input ثم الـ Processing نهاية بالـ Output بتاعة العملية نفسها.
6. إقرار السياسات:
اكتب فيها مثلا..
ان أى تغييرات أو تعديلات قد تطرأ على هذا الدليل من سياسات و/أو إجراءات يجب أن يتم تدوينها بطلب كتابي ثم عرضها على رئيس مجلس الادارة، على أن لا يتم اتخاذ اى تعديل بسياسات و/أو اجراءات فى الحسبان قد تطرأ على هذا الدليل الا بعد اعتمادها من رئيس مجلس الادارة والمديرين التنفيذيون.
7. تنفيذ والرقابة على السياسات والإجراءات الواردة بالدليل:
ودى برضه تكتب فيها:
يتم تنفيذ السياسات والإجراءات الواردة بهذا الدليل أو تلك التى يمكن اضافتها مستقبلاً بعد الموافقة عليها من رئيس مجلس الادارة من قبل ادارة الموارد البشرية، أيضاً ويتم الرقابة على ضمان تنفيذ تلك السياسات والإجراءات من قبل جهة المراجعة والرقابة الوحيدة بالشركة وهي إدارة رقابة الجودة التى تتبع رئيس مجلس الادارة مباشرة.
8. الإصدار والتاريخ:
ودى تحط فيها تاريخ انشاء الدليل واعتماده وكمان رقم اصداره لو كان فى دليل تانى قبله وده الجديد.
مثلا تقول:
الاصدار الثالث
نوفمبر 2015
-)) اعمله ازاى وابدأ منين؟
اعمله زى ماشرحتلك فوق كده.
-)) اعمل ايه بعد ما اخلص الدليل ده واستخدمه ازاى..؟
اعتمده من مجلس الادارة وابدأ نفذ اللى قولته وكتبته فيه بالحرف الواحد انت وفريق عملك بالادارة.