سلسلة مقالات حول مهارات المديرين ( من واقع ورش عمل تدريبية للمديرين ) أهداف هذه الدراسةبعد دراسة هذه المعلومات وتطبيق المهارات المذكورة في هذه الدراسة عمليافي مجال عملك كمدير تكون قادرا علي الأتي :
1- الهدف العام :

صقل وتطوير المهارات التخطيطية للمديرين في جهات العمل الحكومية وغيرالحكومية

2- الأهداف المرحلية :

بنهايةهذه الدراسة يكون المشاركقادرا علي أن :

·يحد المقصود بالتخطيط
·يستنتج أهمية التخطيط في مجال عمله
·يحدد أنواع التخطيط
·يشترك مع زملائه في تحديد مستويات التخطيط
·يحدد مراحل / خطوات وضع الخطط بطريقة علمية صحيحة
·أن يحدد أهم المهارات التخطيطية الواجب توافرها في المديرين )
·يضع خطة للمرحلة القادمة في مجال عملة بالاشتراك مع زملائهمحتويات موضوعات ورشة العمل
الجزء الأول :
‎مفهوم التخطيط وأهميته
الجزء الثاني :

‎أنواع التخطيط ومستوياته
الجزء الثالث :
‎مراحل وضع الخطة
الجزء الربع :
‎المهارات التخطيطية للمدير
الجزء الخامس:
‎مباديء التخطيط الجيد
‎الإرشادات الواجب مراعاتها في التخطيط
الجزء الأول

مفهوم وأهمية التخطيط


1- مقدمة :

غالبا ما يعدّ التخطيط الوظيفة الأولى من وظائف الإدارة، فهي القاعدة التيتقوم عليها الوظائف الإدارية الأخرى. والتخطيط عملية مستمرة تتضمن تحديدطريقة سير الأمور للإجابة عن الأسئلة مثل ماذا يجب أن نفعل، ومن يقوم به،وأين، ومتى، وكيف. بواسطة التخطيط سيمكنك إلى حد كبير كمدير من تحديدالأنشطة التنظيمية اللازمة لتحقيق الأهداف. مفهوم التخطيط العام يجيب على أربعةأسئلة هي:
1. ماذا نريد أن نفعل؟
2. أين نحن من ذلك الهدف الآن؟
3. ما هي العوامل التي ستساعدنا أو ستعيقنا عن تحقيق الهدف؟
4. ما هي البدائل المتاحة لدينا لتحقيق الهدف؟ وما هو البديل الأفضل؟من خلال التخطيط ستحدد طرق سير الأمور التي سيقوم بها الأفراد، والإدارات،والمنظمة ككل لمدة أيام، وشهور، وحتى سنوات قادمة.
2- ما هو التخطيط؟

التخطيط هو عملية تحديد واقع جهة العمل ، والأهداف التي تسعى إلى تحقيقها،والوسائل التي ستستخدمها لتحقيق تلك الأهداف. فالتخطيط عملية تأخذبالاعتبار نقاط قوّة وضعف جهة العمل ، والفرص والمخاطر التي تحيط بها.
تعريفات أخري :
·التخطيط : هو وضع أهدافك في برنامج عملي قابل للتنفيذ ، ورسم صورة واضحةللمستقبل وتحديد الخطوات الفاعلة للوصول إلى هذه الصورة ، وكيف تتعامل معالزمن وتختار الأوليات 0وهو أمر لا يفعله إلا القليل ، والذي نفعله دائما أن عندنا مجموعة منالنوايا والأفكار التي نرى أهميتها ومتابعتها وإنجازها 0 وقد نصل إلى تحقيقهاوقد تصرفنا مشاغل الحياة التافهة عن إدراكها 0 فنعيش على هامش الحياةبأهداف وطموحات لا تجد طريقها إلى التحقيق والإنجاز فما نتحدث عنههو عمليةمنظمة من الإمساك بزمام الذات 0 وتطويعها وتربيتها على التنظيم والدقةوالمتابعة لتحقيق ما تصبوا إليه 0 *التخطيط : هو أسلوب أو منهج يهدف إلي حصر الإمكانيات و الموارد المتوفرةودراستها و تحديد إجراءات استغلالها لتحقيق أهداف مرجوة خلال فترة زمنيةمعينة
·التخطيط هو الاتجاه لشيء ما ... لنظام ما ...، ومن ثم العمل من أجل سيرهذا النظام وإتباعه لذلك الاتجاه. والأنظمة لها مدخلات وعمليات ومخرجاتونتائج. ولنوضح أكثر، المدخلات للنظام تشمل المصادر كالمواد الأولية،والأموال، والتكنولوجيا، والجمهور وتمر هذه المدخلات في عملية يتم فيها ترتيبهاوتنظيمها بدقة في اتجاه معين لكي يتم تحقيق الأهداف الموضوعة لهذا النظام،أما المخرجات فهي النتائج الملموسة الناتجة عن العمليات في النظام مثلالمنتجات والخدمات المقدمة للزبائن، ويوجد نوع أخر نطلق عليه ( نواتج،محصلات) فعلى سبيل المثال: توفير العمل للعمال، وتحسين مستوى حياة الفقراء،وهكذا الأنظمة قد تشمل المنظمة ككل أو أقسامها أو قد تكون الأنظمة علىمستوى المجموعات أو العمليات وهكذا.
3- أهمية التخطيط

q يساعدك على تحديد الاتجاه لأنه مبني على أهداف سبق لك أن حددتها ،فالأهدافالواضحة المتناغمة تقود إلى اتجاه ،و التخطيط يزيد الاتجاه وضوحا.
q تحديد الأهداف وطرق تحقيقها
q تحقيق التوازن بين الموارد والاحتياجات
q يعمل علي زيادة الكفاءة والفاعلية
q ضمان وجود الرقابة والمتابعة المستمرة
q تحديد الوقت والتكلفة لكل عملية
q تطوير قاعدة البيئة التنظيمية حسب الأعمال التي يجب أن تنجز (الهيكلالتنظيمي). qتحديد المستويات القياسية في كل مرحلة وبالتالي يمكن قياس مدى تحقيقناللأهداف مما يمكننا من إجراء التعديلات اللازمة في الوقت المناسب
q التخطيط يكشف لك الحقائق ويوضح لك الأمور فوجود برنامج زمني وأولوياتمرتبة وخطوات محددة بتواريخ معينة يكشف لك كامل الحقائق عن أهدافك
q التخطيط يجعلك مستعداً للخطوات القادمة
q يجعلك تتخذ قرارات أفضل

الأسباب التي تجعلنا لا نخطط

1- الجهل بالتخطيط وعدم معرفة أهميته في الحياة فتجد بعضالقرارات مبنية على إحساس فطري بتلبية حاجات إنسانية معينةيقول العالم المفكر (( ماسلو)) أن حياة الإنسان مبنية على الاستجابةلمجموعة من الحاجات وهي في الأهمية والترتيب كالتالي :
·الحاجات الفسيولوجيةعام – جنس – نوم
·الحاجة إلى الأمن
·الحاجة إلى الحب والانتماء
·الحاجة إلى الاحترام والتقدير
·الحاجة إلى التعبير الكامل عن الذات
ولاشك أن التخطيط جزء من الحاجات المقدمة في أعلى الهرم

2- عدم معرفة كيفية التخطيط 0 أي عدم توفر المهارات اللازمةلعمل ذلك
3- من الأسباب 0 عدم القناعة به والشعور بأنه مضيعة للوقتوانه عديم الفائدة وقيود تضعها على نفسك 0 ومشكلة هؤلاء عدم نظرتهمالمتوازنة للتخطيط ، فهم أما يدخلون التخطيط بحماس مفرط أو بفتور مميت 0 عندماتضع الأهداف الكثيرة وتريد إنجازها في وقت قصير ثم تجد نفسك غير قادر علىتحقيقها فيعود ذلك إلى الإحباط ، أما الفتور : يضع أهداف جيدة ولايتابع
4- عدم توفر الطموح وعدم التطلع الحثيث للأفضل والقناعةبالوضع الحالي أو الحالة الراهنة ، ومن يتهيب صعود الجبال. فهو داب الشخصيةالطموحة الفاعلة التي لا تقبل إلا بالأفضل 0
5- الشعور بالضياعفهناك الملايين من البشر يعيشون في هذهالحياة بلا أهداف واضحة وليس لهم اتجاه يضبط إيقاع تصرفاتهم ، فتجدهميدورون في حلقات مفرغةويقعون ضحايا للأهواء والمصالح الآنية وغبش الرؤية .
6- الاستسلام للأمور العاجلة والغرق في تفاصيلها وجعلها كلشئ في الحياة وعدم التفريق بين المهم والاهم ، وعندما نبني حياتنا علىالعمل من اجل المهم والاهم نستطيع أن نخطط ونحقق ما نصبوا إليه والجهدالمصروف للأمور العاجلة والطارئة تجعلك دائماً تحت مبادرة الآخرينوتحت أولياتهم فلا تكن حياتنا كلها استجابة للطواري ونسيان المهم والاهم
7- الخوف من المجهول والركون إلى المعلوم ، فعملية التخطيطتحتاج إلى التخيل والتصور واستشراف المستقبل وصورته وما يجب أن يكون ،والحقيقة أن التخطيط لا يخلو من عنصر المخاطرة ، ولكن ليس هناك بديلاً عنهذلك أن النجاح مرتبط بالخطوة التالية إلى الأمام ، وإذا لم تأخذ هذه الخطوة بما فيها من غموض أحيانا فانك لا تستطيع أن تتقدم في الالجزء الثاني
أنواع التخطيط ومستوياته
أولا : يمكن تصنيف أنواع التخطيط إلي عدة أنواع مختلفة طبقا لما يلي :


1- من حيث الفترة الزمنية

‎تخطيط قصير الأجل ( لمدة عام )
‎تخطيط متوسط الأجل ( حتى خمس سنوات )
‎تخطيط طويل الأجل ( أكثر من خمس سنوات )
2- من حيث منهجية وأسلوب التخطيط
‎تخطيط تشغيلي ( تنفيذي ) يستخدم المدير التخطيط التنفيذي لإنجاز مهام ومسؤوليات عمله. ويمكن أنتستخدم مرة واحدة أو عدة مرات. الخطط ذات الاستخدام الواحد تطبق على الأنشطةالتي تتكرر. كمثال على الخطط ذات الاستخدام الواحد خطة الموازنة. أماأمثلة الخطط مستمرة الاستخدام فهي خطط السياسات والإجراءات. تخطيط تكتيكييركز التخطيط التكتيكي على تنفيذ الأنشطة المحددة في الخطط الاستراتيجية. هذه الخطط تهتم بما يجب أن تقوم به كل وحدة من المستوى الأدنى، وكيفيةالقيام به، ومن سيكون مسئولا عن إنجازه. التخطيط التكتيكي ضروري جدا لتحقيقالتخطيط الاستراتيجي. المدى الزمني لهذه الخطط أقصر من مدى الخططالاستراتيجية، كما أنها تركز على الأنشطة القريبة التي يجب إنجازها لتحقيقالاستراتيجيات العامة للمنظمة.
‎تخطيط استراتيجييهتمالتخطيط الاستراتيجي بالشؤون العامة للمنظمة ككل. ويبدأ التخطيطالإستراتيجي ويوجّه من قبل المستوى الإداري الأعلى ولكن جميع المستوياتالإدارة يجب أن تشارك فيها لكي تعمل. وغاية التخطيط الاستراتيجي هي:
1. إيجاد خطة عامة طويلة المدى تبين المهام والمسؤوليات للمنظمة ككل.
2. إيجاد مشاركة متعددة المستويات في العملية التخطيطية.
3. تطوير المنظمة من حيث تآلف خطط الوحدات الفرعية مع بعضها البعض.
3- من حيث طبيعة العمل والانشطة التي تقوم بها جهة العمل
‎تخطيط مالي
‎تخطيط إداري
‎تخطيط فني
‎تخطيط التدريبات
‎تخطيط القوي العاملة والوظائف

ثانيا : مستويات التخطيط

1- علي المستوي العام

علي المستوي القومي
علي المستوي الإقليمي
علي المستوي المحلي
2- في نطاق العمل

علي مستوي الوزارة
علي مستوي المديرية
علي مستوي الإدارة
علي مستوي مصلحة العمل
التخطيط بالمشاركةمفهوم التخطيط بالمشاركة :
أسلوب التخطيط بالمشاركة هو أسلوب يضمن مشاركة ومساعدة وتعاون كل

المنفذين والمرتبطين بالخطة ويكون لديهم دراية ومعلومات عن كل محتويات الخطةوأهدافها بما يسهل ذلك عملية تنفيذ الخطة بنجاح دون عقبات . علي عكس أن يقومشخص بوضع خطة دون أن يعلم او يشارك الأفراد المسئولين عن تنفيذها فيالأعداد والتخطيط حيث يسبب ذلك مشكلات واعتراضات كثيرة علي تنفيذ الخطة .
أهمية التخطيط بالمشاركة :

طإنها وسيلة للحصول علي المعلومات حول الاحتياجات والاتجاهات المطلوبةللعمل
طالناس أكثر قابلية للاتزان نحو خطة أو برنامج اومشروع شاركوا في إعداده
حيث سيكونون أكثر قابلية للارتباط به والنظر إليها علي أنها خطتهم ومن
الضروري الحصول علي هذا الالتزام من اجل ضمان قبول الخطة والاخذبها وتنفيذها
طالمشاركة الشعبية من المبادي والحقوق الأساسية لضمان نجاح أي مبادرات
طالمشاركة في التخطيط تضمن التنوع والابتكار في محتويات الخطة
طالمشاركة في التخطيط تجعل القرارات أفضل
طأخري
الجزء الثالث

مراحل التخطيط

1- تحديد ووضع الأهداف


وتبدأ عملية التخطيط بتحديد الأهداف تحديدا واضحا خلال فترة زمنية محددة
مع وضع مؤشرات لقياس هذه الأهداف ووضع خطوات تنفيذ هذه الأهداف والمسئول
عنها كذلك العقبات المتوقعة وخطط مواجهتها
صياغة الأهداف

أولا : الهدف العام ( الهدف النهائي )
هو الغاية المراد تحقيقها أو الحالة الايجابية المراد الوصول إليها فيالنهاية
‎مواصفات الهدف العام :

ü يمكن قياسه ( قابل للقياس )
ü محدد وواضح
ü قابل للتنفيذ والتطبيق
ü أن يكون مرتبطا بأهداف المؤسسة أو الجهة العمل ولا يتعارض معها
ü أن يكون واقعيا وعمليا ويمكن الوصول إليه من خلال الموارد المتاحة
ü محدد بوقت
ü مناسب وملائم
مثال:

تخفيض نسبة أمية الفتيات بمحافظة المنيالعدد3000فتاة من الفتيات

المتسربات من التعليم في الفئة العمرية من 8 – 14 سنة في محافظة سوذلك بنهاية عام 2005ثانيا: الأهداف الخاصة ( المحددة أو الفرعية ) تعريف الأهداف المحددةهي نتائج مستهدفة قصيرة المدى وضعت لتحقيق الهدف العام وللتحرك نحو هذاالهدف وهي مستويات أداء محددة قصيرة المدى يتم الوصول إليها من خلال سلسلةمن الأنشطة أو المهام لذلك فان الأهداف المحددة فهي نتيجة محددة أو ناتجيتم الحصول عليها خلال فترة زمنية .
·وتعتبر الأهداف المحددة هي التي تساهم في الوصول للهدف النهائي أي تحقيقالأهداف المحددة سوف يساهم في تحقيق الهدف النهائي أو العامصياغة الأهداف الخاصة أو المحددةتصاغ الأهداف المحددة بنفس طريقة وصياغة الهدف العام بناء علي مقومات كلهدف محدد
1- يصاغ الهدف المحدد كنتيجة : ويجب أن نصف النتيجة التي نريد أن نصل

إليها وليس أسلوب تحقيق هذه النتيجة

2- يكتب الهدف في صورة قابلة للقياس : بمعني أن يوضح الهدف( من – أين – متي – كم- إلي أي درجة يمكن بها التغيير )

3- وضوح الهدف يجب أن يفهمه كل من يقراه

4- أن يكون واقعي بمعني أن يكون حسب إمكانيات المؤسسة أو جهة العمل التي

نعمل بها

5- يجب أن يركز الهدف علي النقاط المراد تغييرها

تذكر أن صياغة الهدف المحدد لابد أن يشتمل علي :
1- من : الفئة المستهدفة
2- أين مكان حدوث المشكلة / الاحتياج
3- متي : الزمن المحدد لإنجاز هذهالمهمة
4- كم : عدد المتأثرين بالمشكلة / الاحتياجات
5- التغيير : المراد الوصول إليه ( الحالة السلبية أو الاحتياج المرادتغييره أو تلبيته ) الهدف المحدد يركز علي السلوك المراد تغييرهأمثلة للأهداف المحددة :
·إلحاق عدد 1000 فتاة من الفتيات من سن 8- 14 سنة بمدارس الفصل الواحدبمحافظة س وذلك بنهاية أكتوبر 2004
·أن يجتاز بنجاحعدد 1000 فتاة من الفتيات من سن 8- 14 سنة بمدارس الفصلالواحد بمحافظة سامتحانات أخر العام وذلك بنهاية شهر يونيه 2005
2- وضع الاستراتيجيات للوصول إلي الأهداف
مفهوم الاستراتيجية
ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــ
إن كلمة الاستراتيجية تشير إلي الطرق المختارة للتحرك نحو تحقيق الهدف لونظرنا إلي خطة عمل المنظمة لتحقيق مهمتها علي إنها رحلة فان الاستراتيجيةتكون هي الطريق الذي تسير فيه للوصول لتلك المحطة وعلي هذا فانالاستراتيجية هي الطريق أو الطرق التي سنستخدمها للوصول إلي حيث نريد .أو بمعني أخر هي الاتجاهات العامةالتي نسير فيها والتي تساعد علي تحقيقالأهداف الموضوعة
·زيادة المشاركة المجتمعية من أعضاء المجتمع
·تفعيل دور المراة في تبني قضية تعليم الفتيات بالمجتمعات
3- وضع خطة العمل ( الأنشطة وخطوات العمل / التدخلات )
خطة العمل :
*هي جملة التدابير التي تم صياغتها والاتفاق عليها من اجل تحقيق وتنفيذ
مشروع

ما في المجتمع

q ويتم وضع الخطة بعد تحديد الاهداف العامة والاهداف المحددةوالاستراتيجيات والخطة توضح وتبين الأنشطة التي سيتم القيام بها والزمن الذي ستستغرقهوالمسئول عن تنفيذ الانشطة والمؤشرات الدالة علي تنفيذهاأهمية خطة العمل: تضع الخطوات الإجرائية والنشاطات في إطار زمني واضح وبالتالي يمكن التعرفعليها بسهولة, كما أنها تساعد على متابعة المشروع أثناء التحضير والتنفيذ. يجب أنت تكون خطة العمل مرنة وقابلة للتكيف مع التغيرات التي قد تطرأ عندتنفيذ المشروع.
خطوات وضع الخطة :

1- الهدف
2- الانشطة او خطوات العمل
3- المسئول
4- تاريخ التنفيذ
5- المؤشرات
6- ملاحظات
نموذج لخطة عمل :

ملاحظاتالمسئولتاريخ التنفيذالأنشطة أو خطوات العملالأهداف المحددة
تعريف النشاط : هو عبارة عن فعل معين او مجموعة من الافعال ومدخل معين او مجموعة منالمدخلات سوف يتم تنفيذها للوصول الي الهداف الموضوعةارشادات عند وضع خطة العمل :
q حدد ماهي الانشة المطلوبة والتي تساعد علي تحقيق الهدف
q قم بصياغة الانشطة في شكل ترتيب منطقي وبصورة اجرائية او تنفيذية
q حدد اطار زمني لتنفيذ كل نشاط
q قم بتحديد ما هو الشخص المسئول عن تنفيذ كل نشاط
q حدد ما هي الادوات والخامات والتسهيلات المطلوبة من اجل انجاز النشاط
q قرر الميزانية اللازمة لتنفيذ كل نشا


الجزء الربع

أهم المهارات التخطيطية للمدير

****************
وتتمثل أهم هذه المهارات في الآتي :-

1- مهارة التخطيط للمعلومات .
2- مهارات التخطيط الاستراتيجي .
3- مهارة التخطيط للإثراء الوظيفي .
4- مهارة تخطيط الوقت .
5- مهارة التخطيط للتفاوض .
6- مهارة التخطيط للتفويض .
7- مهارة التخطيط للاجتماعات .
8- مهارة التخطيط للتغيير .
9- مهارة التخطيط لمواجهة الضغوط .
10- مهارة التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع .
·هناك مجموعة من المهارات التخطيطية الأساسية اللازم توافرها في المديرالفعال , وقد يبدو من الصعب توافر مثل هذه المهارات جميعا في شخص واحد ولكنالواقع العملي اثبت انه يمكن اكتساب هذه المهارات إذا كان هناك دافعا قويالدي الشخص
( المدير ) علي اكتسابها وظروف بيئية مواتية لاكتسابها وخطة واضحة وجدولزمني وطرق وأساليب مناسبة لصقلها وتطويرها .
تمرينللمناقشة والحوار :
وضحطبيعة كل مهارة من المهارات السابقة ثم حدد مدي أهمية كل منها . حتىيصبح المدير فعالا ؟
وفيما يلي أهم المهارات التخطيطية التي يجب أن تتوافر في مدير القسمأو المسئول فيقسم ما في جهة العمل :
أولا: مهارة التخطيط للمعلومات :-
حيث يعتبر تدفق المعلومات هو أساس نشأة وبقاء المنظمات المعاصرة , شانهافي ذلك شان تدفق الدم في جسم الإنسان كضرورة للحياة .
ولما كانت حاجة المدير إلى معلومات تعد أمرا حتميا لا خلاف علية وذلكلاستخدامها في عملية اتخاذ القرارات , فان هذا يتطلب تصميم نظام متقدم لجمعوتشغيل وتجهيز وإنتاج المعلومات لكافة المستويات الإدارية .وهذا يدعو إلى تنمية قدراته في المجالات التالية :_
·تحديد نوعية القرارات اللازم اتخاذها ويشكل دقيق .
·تحديد نوعية المعلومات اللازم توافرها لاتخاذ القرارات السابق تحديدها.
·تحديد الشكل والطريقة التي يفضلها في عرض المعلومات المطلوبة .
·كيفية توظيف المعلومات بأقصى كفاءة ممكنة , بما يحقق الهدف من الحصولعليهاأيهما افضل : معلومات وفيرة في ظل مهارة تخطيطية منخفضة . أم معلوماتمحدودة نسبيا قي ظل مهارة تخطيطية عالية ولماذاثانيا : مهارة التخطيط للإثراء الوظيفي : حيث يسهم الإثراء الوظيفي في تغيير تصميم الوظيفة بما يقضي علي رتابةوروتينية العمل وبالتالي إمكانية زيادة الإنتاجية ورضاء العاملين وذلك من خلالالآتي :-
·أحداث نوع من التحدي في الأنشطة الداخلة في نطاق الوظيفة .
·توفير نوع من التحدي والصعوبة وتحمل المسئولية المباشرة عن النتائج
المحققة في العمل .

·إتاحة الفرصة للعامل لان يؤدي جانبا من العمل باكملة بهدف الوصول إلىنتائج ملموسة في العمل . وهذا يتطلب من المدير مهارات وقدرات تخطيطية عالية في المجالات التالية # التحديد الدقيق للهدف من برنامج الإثراء الوظيفي والذي يتبلور أساسا فيتحقيق المصلحة المشتركة لكل من جهة العملوالعاملين ( تحقيق الأهدافونتائج العمل بالجودة والنتيجة المطلوبةورضاء العاملين ) . # الفحص الدقيق لطبيعة الوظائف التي توجد علي الهيكل التنظيمي .
# دراسة قدرات العاملين ودوافعهم ومستويات طموحهم .
# قياس درجة استعداد العاملين وقدرة كل منهم علي التعلم .
# التقييم الشامل للعوامل المكملة للإثراء الوظيفي مثل الحوافز
والاتصالات وظروف العمل اللامان والسلامة المهنية . أن توافر مثل هذه المهارات التخطيطية لدي المدير يفيد إلى حد كبير في وضعخطة متكاملة للإثراء الوظيفي . ثالثا : مهارات التخطيط الاستراتيجي : حيث يساعد التخطيط الاستراتيجي المنظمات المعاصرة في تحقيق نمو مؤسسي ،ويجعل القسم أو جهة العمل متطورة سواء في الأنظمة أو السياسات والتعليمات أوالطرق التي تستخدمها المؤسسة في العمل . وذلك إذا ما توافرتلديمديرما المهارات المناسبة لتصميم وتشغيل ومتابعة نظام التخطيط الاستراتيجي ،نظراً لأن هذا النوع من التخطيط يمثل أحد الأركان الأساسية في الفكرالإداري الحديث ، والذي يوفر القاعدة الصلبة لإقامة البناء الإداري المناسبلجهات العمل أو المؤسساتفي عالم اليوم . كيفية وضع الخطط الاستراتيجيةفي جهات العمل :

·قد يجادل البعض أن المؤسسات غير ربحية الحديثة كان يجب عليها أن تخططقبل أن نبدأ, ولكن الكثير من المؤسسات لا تفعل ذلك – على الأقل ليس علىالورق إن اتخاذ القرار لبدء عمل غير ربحي يشمل الكثير من الاعتبارات الضروريةلعمل خطة رسمية ونقل هذه الأفكار من رأسك إلى الورق ضروري جداً .
·أما جهات وأقسام العمل , يلزمها خطة استراتيجية تشمل خريطة للمدى البعيدحول كيفية الانتقال من الوضع الحالي إلى الوضع الذي تريد أن تصل إليه. ولأن الخطة الاستراتيجية تشمل الفعاليات على مدى عدة سنوات, فيجب أن يتمتعديلها مع مرور الوقت لأنه قد يكون فيها افتراضات تجعل من المستحيل تحقيقها .
·الخطة الإستراتيجية يجب أن تكون لمدة 3 سنوات أو أكثر ويجب أيضا أنتحتوي العناصر التالية:
1. بيان الرسالة, وهي السبب الذي لأجله أنشأت مؤسسة غير الربحية وهي تصفأيضاً ما الأعمال التي تقوم بها.
2. بيان الرؤية, وهي تمثل ما تأمل أن تكونه في المستقبل, وهذا البيانيمثل الحافز لهيئة المشرفين وللطاقم والمتطوعين والمتبرعين .
3. القيم التي على أساسها ستنفذ المؤسسة عملياتها ومع أنه قد يكون هدفكنبيل ورؤيتك أصلية إلا أنه كيف تحقق ذلك أمر مهم أيضاً لأنه عادة ما يكشفنوعيه مؤسستك.
4. تقييم ووصف للحاجات التي تأمل أن تسددها من خلال عملك الغير ربحيفعملية تحديد الحاجات والمشاكـل التي سوف تحلها يساعدك في ترقيه عملك وجعلهجذاباً للمتبرعين الذين يرغبون بالمساعدة.
5. أهدافك . فعندما تحاول أن تسدد حاجات المجتمع أو حل مشاكله يجب أن تعينما هو الحد الذي تأمل أن تصل إليه في عملك.
6. وصف لحالة المؤسسة وما هي عليه (تقيم مؤسسي) فلكي تعرف أين أنت ذاهبيجب عليك أن تعرف أين أنت الآن. فالتقييم يكشف نقاط القوة ونقاط الضعف فيمؤسستك وبالتالي تستطيع التركيز على مجلات معينة لتحسينها.
7. الاستراتيجيات التي ستستخدمها لتحقيق الأهداف الموصفة أعلاه لتحقيقالرؤية التي تريد المؤسسة أن تصل إليها فهذه الاستراتيجية تعبر عن الوسائلالتي ستستخدمها مع الأخذ بعين الاعتبار الالتزام بالقيم التي تملكها.
·وعلى الرغم من أن الخطة الاستراتيجية طويلة المدى مهمة, إلا أنها يجب أنتنقسم إلى أقسام محددة وقابلة للتحقيق والقياس وذلك من أجل الفعاليةوالتوفير فمن السهل أن تحلم (وعادة ما يكون هنا هو أساس الخطة الاستراتيجية) إلا أنه أصعب بكثير أن تواجه الحقيقة (التي تنفذ عادة من خلال خطة سنوية.
الخطة السنوية.

·لماذا الخطة السنوية؟ الأشياء تتغير مع الزمن, والسنة هي فترة زمنيةمعقولة لا يجب أن يكون فيها تغيرات مهمة مفاجئة تؤثر على المؤسسة. الخطةالسنوية تكون صعبة لأنها تطرق أهداف محددة وهذه الأهداف يتم تحقيقها من خلالأعمال تتوجب وضع مسؤولية محددة على أعضاء القسم .
·يجب أن يكون التخطيط عملية شاملة تستمد مدخلاتها من كل شخص شارك داخل أوخارج جهة العمل . كلما زاد انخراط الناس في العمل، يزداد لديهم حسالمسؤولية ويصبحون أكثر قابلية للتغير. وعلى الرغم من أن التغيير قد يسبب الخوفإلا أنه يمكن أن يخلق روحا جديدة وحماس للعمل . كثيراً ما يكتشف الناس أنحماسهم للعمل يجعلهم يشعرون بإشباع وإرضاء أكبر في عملهم لذلك ابدأ مباشرةبخطتك الجديدة أو نفض الغبار عن تلك الموجودة على الرف. واطلب من الناس أنينغمسوا وينخرطوا في عملهم ووزع عليهم المسؤوليات ومن ثم استمتع بإحياءقسمك أو إدارة عملكمرة أخرى وبالتقدم والتطور أيضا في مهامها.
·وهذا بدوره يفرض علي المدير العصري الفعال ، أن يكون ذو مهارات وقدراتمتزايدة في المجالات الآتية :-تحليل الموقف الخارجي والداخليلإدارة أو جهة العمل :-
·التحليل الاقتصادي العام ( الدولي / القومي / الإقليمي)
·تحليل الاتجاهات الحالية والمستقبلية .
·تحليل الإمكانيات والوسائل المتاحة وكيفية استغلالها الاستغلال الامثل
·تحليل هيكل القوي البشرية وكفاءتها ومدي كفايتها للعمل
رابعا : مهارة تخطيط الوقت :

·حيث يشكو الغالبية العظمي من المديرين من عدم توفر الوقت الكافيأمامهم لإنجاز أعمالهم علي النحو الذي يرتضونه . ويرجع ذلك أساسا إلي من جانببعضهم إلي الوقت علي انه قيد دون النظر إليه انه مورد . كما يرجع إلي قصورفي تحقيق التنمية الذاتية لدي البعض الأخر منهم , وأخيرا يرجع إلي سوءالتخطيط للوقت من جانب البعض الأخر منهم . ولما كان تخطيطالوقت كمورد يعتبر أكثر عناصر الإشراف التي يكثر التحدثعنها , ويقل العمل بها , فانه يجب علي المدير تنمية مهارة تخطيط الوقت لديهفي المجالات الآتية :
·التحديد الدقيق للأنشطة الواجب تأديتها في سبيل تحقيق الأهداف
·التحديد الدقيق للوقت الذي يستغرقه كل نشاط من الأنشطة السابقة
·التحديد الدقيق للاولويات من الأنشطة السابقة , في حالة التغيير الطاري
في خطة العمل

·وضع موازنة دقيقة للوقت والإعداد الكافي لضمان الالتزام بها وهي الجدولةالدقيقة والمرنة للأنشطة ومجالات العمل
المبادئ المتعلقة بتخطيط الوقت:

التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرديتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامهالمناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتينلمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظالوقت ويدون نشاطات العمل.
1- مبدأ تحليل الوقت:

تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليلالاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدةأسبوعين متتاليين.
·إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بينالطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حالياوذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطةالبيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمىمبدأ تحليل الوقت.
·إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليوميةوتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا علىمعرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعمليةالتحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أولم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سببآخر.
2- مبدأ التخطيط اليومي:

من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداءالعمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات،وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي. إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيطالفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاًمختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألفمن قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطةاليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه\" حدد الأولوياتواتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك\".
3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:

يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذاتأولوية عالية. المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلكبعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسبأولويتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.
·إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحواتصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمدطريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.
·والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسبإلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من \" ملح جدا\" ألي \" غير ملح\" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من \" مهم جدا\" إلى \" مهم\". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضهاللغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن أكثر الأعمال أولوية هيتلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.
4- مبدأ المرونة:

·يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عنداختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراطأو التقليل من الوقت المطلوب.
·وعند إعداد الخطة اليومية ينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يومالعمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة منيوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا علىإتباعه.
·إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة أكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزماتوالطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.
·ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجازفي خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانتهناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل مننصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليومالمتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت. ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجدفترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخططتنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح. اعداداشرف انور جرجسمشرف مكون التعليم المجتمعيهيئة كير االدولية – مصرالجزء الخامسخامسا : مهارة التخطيط للتفاوض
·حيث يعتبر التخطيط للنشاط التفاوضي هو العمود الفقري لضمان فاعليةعملية التفاوض ذاتها , وتحقق الهدف منها علي أحسن وجه ممكن , وبما يضمن في نفسالوقت التقريب بين وجهات النظر بين كافة أطراف العملية التفاوضية . ولذلكفان هناك عدة مهارات أساسية لازمة للمدير أو رئيس القسم في مجال التخطيطالتفاوضي واهم هذه المهارات هي :
·التحديد الدقيق لموضوع التفاوض
·التحديد الدقيق للهدف من عملية التفاوض
·دراسة الفرص المواتية والقيود الحالية وتلك المتوقعة
·وضع جدول زمني مناسب لعملية التفاوض
** إذا توافر الذكاء واللباقة لدي المدير والقدرة علي التصرف أثناء ممارسة
عملية التفاوض فانه لاغني أبدا عن مهارة التخطيط للتفاوض

سادسا : مهارة التخطيط للاجتماعات

·حيث يعتمد نجاح الاجتماعات أو فشلها قبل أن تبدأ غالبا بوقت طويل , فهناك اجتماعات كثيرة لم تكن الحاجة إلي عقدها قائمة علي الإطلاق نتيجة لعدمالتخطيط الدقيق لها أو نقص المهارة التخطيطية اللازم توافرها في المدير أورئيس القسم في هذا الشأن كما أن هناك الكثير من الوقت الضائع فيالاجتماعات , الذي يمكن التقليل منه كلما توافرت لدي المدير مهارة التخطيطللاجتماعات .
·الأمور أو الخطواتاللازمة عند تخطيط الاجتماعات :
وتلك الأمور أو الخطوات هي :
1- تحديد الهدف من الاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقد الاجتماع )

·إن الاجتماعات تستغرق وقتا وجهدا كبيرا ، ولكن مع \"ذلك يدعو البعضإلى عقد اجتماع لأنهم لم يفكروا في البدائل المناسبة التي يمكن أن تعطيالنتائج ذاتها\" أو لأنهم يرون إن جمع الأشخاص معا يمكن أن يكون عنصر راحةنفسية وأسلوبا معتادا في معالجة الأمور وتجنب تحمل المسؤولية الشخصية .
·وجود عدة أهداف للاجتماعات مثل : طرح بعض المعلومات أو تبادلالأفكار والآراء بشأن موضوعات محددة أو العمل على القيام ببعض التغييرات في طرقوأساليب العمل أو مناقشة بعض السياسات أو إعداد بعض التقارير حول موضوعمعين أو توضيح بعض الأمور المرتبطة بالعمل أو الأفراد ، أو الحصول علىتأييدبعض الأفراد لبعض الأفكار والمقترحات …. الخ ،
·وتؤكد النقطتينالسابقتينعلى أهمية أن يفكر المدير مسبقا قبل
الاجتماع ويسأل نفسه عن الغرض أو الهدف منه ؟ هل هو أنسب وسيلة لتحقيق الهدف ؟

·تحديد من الذي سوف يدعى للاجتماع : ( المدير المسئول عن أمر عقدالاجتماع أو من ينيبه)
·يجب على المدير المسئول أن يفكر في تحديد ما إذا كان سوف يرأسالاجتماع بنفسه أم سوف ينيب شخصاً آخر عنه ، وفي كلا الحالتين يجب عليهأنيتذكر أنه كلما قل عدد المشاركين كلما كان أفضل ، وان يتأكد كمامن توافرعدة شروط في الأعضاء المزمع دعوتهم لحضور الاجتماع أهمهما يلي :
أ) أن يكون ذا صلة بالموضوعات المطروحة للنقاش في الاجتماع
ب) أن تتوافر لديه الخبرة والإلمام بالموضوع .
ج) أن تتوافر لديه الرغبة والحافز للمشاركة في الاجتماع .
د) أن يكون قادرا على العمل الجماعي .
ه) ألا يكون من النوع الذي يفرض رأيه على الآخرين .
و) ألا يكون من النوع الذي لا يستطيع التحدث أمام الآخرين
( خجول وغير منفتح اجتماعيا ) .
ويضاف إلى الشروط السابقة بالنسبة للمدير المسئول عن أمر عقد الاجتماعأو من يكلفه برئاسة الاجتماع ،أن يلم بخطوات ومبادئ إدارة الاجتماعاتوأنيكون فعالاً ،

وتفيد هذه الخطوة السابقة : إرسال الدعوات والمعلومات للمدعوينللاجتماع قبل عقده بوقت كافي وبذلك يتمكنون من التحضير للاجتماع بشكل جيد ،واختيار وترتيب مكان الاجتماع .

1- إعداد جدول أعمال الاجتماع : ( رئيس الاجتماع والسكرتير)
·لجدول أعمال الاجتماع دور كبير جدا في إنجاح الاجتماع ،على ألايكون عبارة عن ورقة توزع على المشاركين قبل الاجتماع مثل البيانات التي توزعفي الشوارع ، بل يجب أن يكون عبارة عن وثيقة عمل تعمل كدليل يبقي الجميعفي مسار معين وتمنع استغراق اقل المواضيع أهمية بمعظم وقت الاجتماع ، كمايبين أن نقاط جدول الأعمال المثالي هي : الهدف من الاجتماع وتاريخه ومدتهومكان حدوثه ، وأسماء المشاركين فيه ، ومواضيع المناقشة الروتينية ،ومواضيع النقاش الصعبة أو القابلة للجدل ، وأي أعمال أخرى تستجد .
·كما أن أهمية ترتيب الموضوعات في تناولها وفقا لأهميتها النسبية ،وتحديد وقت مناقشة كل موضوع ( إن أمكن ذلك ) ، وعلى مراعاة القواعد التاليةعند إعداد جدول أعمال الاجتماع :
أ) الاقتصار على الموضوعات ذات الصلة بالهدف من الاجتماع .
ب) مراعاة ما يعرفه الأفراد المشاركين عن الموضوعات المطروحة للنقاش . ج) العمل على عدم إطالة زمن الاجتماع قدر الامكان ( تشير الدراسات إلى أنانتباه الأفراد وتركيزهم يمكن الحفاظ عليه إذا لم تزد المدة في المتوسط عنساعتين ) . د) اختيار الوقت الملائم لعقد الاجتماع ( تشير الدراسات إلى أن الأفراديكونون في حالة يقظة ذهنية بين الساعة التاسعة والنصف صباحا والساعة الثانيةعشرة ظهرا أو – إذا تناولوا غذاء خفيفا – بين الساعة الثانية بعد الظهروالخامسة مساء ) .
2- اختيار وتنظيم قاعة الاجتماع : ( سكرتير الاجتماع تحت إشراف الرئيس)يتطلب نجاح الاجتماعات توفر عدد من العوامل المهمة في مكان الاجتماع ،ومن تلك العواملوتلك العوامل هي : مناسبة حجم القاعة لعدد المشاركين ،
مناسبة ترتيب مائدة ومقاعد الاجتماعات ، توافر كافة الأجهزة والأدواتاللازمة لعرض الموضوعات ، توافر درجة الإضاءة والتهوية والحرارة الملائمة ، خطةوبطاقات تحدد أماكن جلوس المشاركين .وبخصوص شكل الاجتماعذلك يعتمد إلى حد كبير على الهدف من الاجتماع ،وان انسب شكلين هما الشكل الدائري والبيضاوي حيث يتيحان اكبر قدر منالتفاعل بين المجتمعين .
3- إعداد وإرسال الدعوة والمعلومات اللازمة للاجتماع : ( سكرتير الاجتماعتحت إشراف الرئيس) ويراعي أن يكون ذلك قبل موعد عقد الاجتماع بوقت كاف ، وان يرفق بها جدولأعمال الاجتماع . سابعا : مهارة التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع لدي العاملين
·لاشك أن المدير العصري هو القادر علي جعل العاملين معه يؤدون متطلباتالعمل بروح الالتزام وبفكر واع وعقل متفتح ومستعد للتطوير , وهذا يتطلبتوافر مهارة عالية لديه في مجال التخطيط لتنمية روح الالتزام والإبداع وذلك منخلال الأتي :
‎العمل علي تحقيق التجاوب والاقتناع من جانب العاملين بأهداف جهة العملكأساس للالتزام بها
‎العمل علي زيادة درجة مشاركة العاملين بما يضمن تنمية روح الالتزام
‎تهيئة المناخ المناسب للأفكار الجديدة من خلال إتاحة الفرص للعاملينللتعبير عن اقتراحاتهم ودراستها. إذا كانتأنظمة وسياسات جهة العمل تتيحذلك
بناء الاتصالات في جهة العمل علي أساس من الثقة والاحترام والاهتمامبالعلاقات
أن يكون المدير قدوة لمرؤوسيه في التفكير المتجدد ويشجع العاملين معهعلي التفكير والإبداع ‎تشجيع المنافسة الايجابية بين العاملين .
·مبادي التخطيط الجيد
·الإرشادات الواجب مرعاتها في التخط
1- مبادي التخطيط الجيد
الواقعية
الاستمرارية
الشمول
المرونة
التنسيق

المشاركة
2- الإرشادات التي تضمن تطبيق التخطيط الناجح

مشاركة الأشخاص المناسبين في عملية التخطيط
توثيق معلومات التخطيط
أن تكون الخطة واضحة ومعرفة بشكل دقيق للجميع
يجب أن يأخذ التخطيط في الاعتبار أراء ومشاكل المشاركين في التخطيط
المسئولية التامة والمسبقة عن التخطيط
مراجعة تقييم عملية التخطيط والخطة قبل التنفيذ