الموضوع: الادارة فى سطور.(2) كيف يدير المدير وقته(2)
الادارة فى سطور.(2) كيف يدير المدير وقته(2)
ا
تحدثنا في المقال السابق عن طبيعة الوقت وأهميته في حياة المؤسسات ونجاح المديرين، وذكرنا اللص الأول من اللصوص الست التي تُضيِّع الأوقات دون فائدة، وكان اللص الأول هو المقاطعات التي وضعناها تحت عنوان (فاصل ولا نواصل)، وفي هذا المقال نُكمل اللصوص الخمس الباقين، وهي:
اللص الثاني: المائدة المستديرة:
ونعني بها مائدة الاجتماعات، فكثيرٌ ما تضيع أوقات المدراء في تلك الاجتماعات إن لم يكن مُحضِّرًا لها بشكل جيد، فقد (قدرت بعض الدراسات والأبحاث أن المدراء يقضون في المتوسط حوالي 28% من وقتهم في اجتماعات مع السكرتارية، أو مدير آخر، أو موظف، أو رؤساء الأقسام، أو اللجان التنفيذية، ... إلخ).
ü روشتة سريعة:
سل نفسك قبل الاجتماع: ماذا سيحدث إذا لم أحضر هذا الاجتماع؟ ثم افعل الآتي:
أ*. إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا، فلا تذهب إلى ذلك الاجتماع.
ب*. إذا كانت الإجابة: لن يحدث شيئًا بل من المهم أن أعرف ماذا حدث فيه، فيمكنك أن تُرسِل شخصًا آخر لينوب عنك.
ت*. إذا كانت الإجابة: من الواجب عليَّ حضور الاجتماع، فهو اجتماع هام، فعليك أن تضع جدول أعمال واضح، وأن تُوزِّعه على المجتمعين، وأن تبدأ الاجتماع في الموعد المحدد.
اللص الثالث: سوف وأخواتها:
إنها عصابة سوف وأخواتها، عناصر تلك العصابة هم: التأجيل، والمماطلة، والتسويف، وهؤلاء هم أخطر لصوص الوقت، يأتي الواحد منهم كأنه ناصح خائف عليك، فينصحك بتأجيل عمل اليوم إلى الغد، فاحذر من تلك العصابة أن تقترب منك.
ü روشتة سريعة:
إن دعتك نفسك لتأجيل عمل ما، فاسألها: ماذا سيحدث إن لم أفعل هذا العمل؟ وما هي درجة أهميته؟
أ*. إذا أجبت بأنه أمر هام، فقم بإنجاز هذا العمل فورًا.
ب*. إذا أجبت بأنه أمر هام، ولكن يمكن أن يقوم به شخص آخر، فيمكنك أن تقوم بتفويضه.
ت*. إذاأجبت بأنه ليس بأمر هام، ولن يحدث شيئًا، فقم بإهمال هذا العمل، أو إنجازه في وقت آخر.
اللص الرابع: فيضان الأوراق:
ونعني به فيضان البريد اليومي، والأعمال المكتبية والورقية، فإن كنت من المدراء الذين يُفضِّلون فتح البريد الخاص بهم وقراءة كل ما يصل إليهم من الخطابات، فإنك تُضيِّع كثيرًا من الوقت الثمين، خاصة وأن كثيرًا من المدراء يُضيِّعون في سبيل ذلك أثمن الأوقات في أول ساعات العمل.
ويلحق بذلك الفيضان رافد آخر، وهو تلك التقارير على اختلاف أنواعها سواءً أكانت تقرير أداء الموظفين، أو تقارير يومية عن سير العمل، أو تقارير خاصة بالحسابات، وليس معنى ذلك التوقف عن كتابة التقارير، ولكن المهم كيف ومتى تقوم بأدائها.
ü روشتة سريعة:
أ*. قم بتدريب سكرتيرك على تلقي البريد والأعمال الورقية، وفرزها وعرض المهم منها عليك.
ب*. ضع البريد في ملف خاص، وقم بقراءته في نهاية يوم العمل.
ت*. قم بتفويض الرد على البريد أو إنجاز الأعمال الورقية إلى شخص آخر.
ث*. إن كانت تقارير غير هامة فقم بتفويضها إلى شخص آخر، واكتفِ بإنجاز الهام منها فقط.
اللص الخامس: عدم القدرة على قول (لا):
فقد يمر بك أحد زملائك من المدراء الآخرين، أو يتصل بك أحد أصدقائك من خارج العمل؛ ليدعوك لتناول الغذاء دون موعد سابق، فتذهب معه فورًا دون أن تسأله إذا ما كان يمكنه الانتظار حتى تنتهي مما تقوم به من عمل، ولذا؛ فعدم قدرتك على قول (لا) ستغرقك في بحر من المهام غير الضرورية، والتي تستنزف وقتك وجهدك.
ü روشتة سريعة:
سل نفسك قبل كل دعوة من أصدقائك: ماذا لو قلت لا؟ فإن كان الجواب لا شيء، إذًا ارسم ابتسامة على وجهك، واعتذر بلطف.
اللص السادس: زحام الملفات:
إنه ليس زحامًا مروريًّا، ولكنه تراكم لملفات العمل؛ نتيجة عدم وجود نظام جيد لحفظ الملفات، ومن ثم تضيع بعض الأوراق الهامة في ذلك الزحام، وتفقد الكثير من الوقت في سبيل البحث عن ملف هنا أو ورقة هناك، ثم تستشيط غضبًا وتفقد تركيزك، وتضيع مجهودك في أشياء لا طائل من ورائها.
ü روشتة سريعة:
أ*. ضع نظامًا لحفظ الملفات مرتبًا أبجديًّا، واجعل سكرتيرك يضع قائمة بكل الملفات؛ حتى تتمكن من إيجاد أي ملف بسهولة.
ب*. تخلص من الملفات غير الهامة؛ لأنها تزحم مكان العمل دون جدوى.
وماذا بعد الكلام؟
1. قم بإعداد قائمة تتضمن كل ما تريد إنجازه في اليوم، ثم رتبها وفقًا للأولويات، ومن الأفضل أن تعد هذه القائمة في المساء؛ حتى لا تُضيِّع وقتك وأنت في قمة النشاط والطاقة.
2. احرص على الخلود إلى النوم مبكرًا، والاستيقاظ 15 دقيقة مبكرًا عن المعتاد، واجعل ذلك الوقت في أول اليوم للتفكير؛ حيث يكون ذهنك أكثر تفتحًا وأعمق تركيزًا.
3. احرص على الذهاب إلى العمل قبل الآخرين؛ فبهذه الطريقة لن يقاطعك أحد، واستثمر وصولك مبكرًا في إنجاز الأعمال الهامة والتي تحتاج إلى تركيز.
4. قبل أن تشرع في إنجاز مهمة ما، جهز كل الأشياء التي قد تحتاجها، من المعدات أو الآلات والأوراق وغيرها؛ حتى لا تشتت ذهنك وتضيع وقتك.
5. قم بالانتهاء من الأعمال الورقية مرة واحدة، ولا تَعد إليها مرة أخرى إلا في نهاية ساعات العمل؛ حين تكون أقل نشاطًا وحيوية.
6. قم بتقسيم المشاريع والأهداف الكبيرة إلى مراحل صغيرة، وحدد وقتًا للانتهاء من كل مرحلة صغيرة.
أهم المراجع:
1. أسرار قادة التميز، د.إبراهيم الفقي.
2. إدارة الوقت، مطبوعات كلية هارفرد لإدارة الأعمال.
3. سيطر على حياتك، د.إبراهيم الفقي.
الادارة ......... المدير الناجح
المقدمه
ولما كانت الادارة علما عاما للعلاقات فى كل مجالات الدراسة والبحث والاستقصاء وذلك لما يتوفر فى هذا المفهوم من قدرة على الوصف والتفسير .. ولما يوفره... (مشاركات: 7)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/5688.imgcache (مشاركات: 1)
يمكن تصنيف الناس حسب نهج تعاملهم مع الوقت وترتيب الأولويات إلى أربعة، صنف مماطل وآخر إمعة وثالث متراخ في تحديد الأولويات والرابع من يرتب الأولويات "المنظم".
المماطل
هو شخص مهمل في العموم، فهو... (مشاركات: 1)
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/5690.imgcache
ا (مشاركات: 0)
الناس أجناس حسب تعاملهم مع الوقت
يمكن تصنيف الناس حسب نهج تعاملهم مع الوقت وترتيب الأولويات إلى أربعة، صنف مماطل وآخر إمعة وثالث متراخ في تحديد الأولويات والرابع من يرتب الأولويات "المنظم".
... (مشاركات: 0)
مكافحة الفساد هدف رئيسي تسعى إليه الشركات والمؤسسات أيا كان نشاطها في الوقت الحالي وذلك يعود في الأساس إلى رغبة هذه المؤسسات في القضاء على هذه الظاهرة ومحاصرة عوامل انتشارها، وبسبب ان التشريعات العالمية لمكافحة الفساد دخلت حيز التطبيق وبقوة وفي عالم مفتوح لن يكون في امكان مؤسسة ما تأجيل او التغافل عن حوكمة اجراءاتها ووضع برامج قوية لمكافحة الفساد.
برنامج تدريبي يؤهلك لفهم محتويات التقرير وأنواع التقارير واستخداماتها وخصائصها وتتعلم من خلاله خطوات كتابة التقارير والاخطاء التي يجب تجنبها عند كتابة التقارير وطرق جمع البيانات والمعلومات اللازمة لاعداد التقارير.
ستتعلم في دورة التسويق الالكتروني كافة أساسيات التسويق الرقمي بداية من تعلم مبادئ السيو SEO لإظهار موقعك في الصفحات الأولى لمحركات البحث، كما ستتعلم كيفية عمل حملات اعلانية على مواقع التواصل الاجتماعي لجذب أكبر قدر ممكن من العملاء. كما تغطي دورة التسويق الالكتروني شرح نظام تحليلات جوجل Google Analytics بشكل متكامل، وكيفية إدارة كل منصة من منصات التواصل الاجتماعي لتحقيق أفضل نتيجة. وفي نهاية هذا الكورس ستصبح قادرًا على وضع خطة تسويق إلكتروني متكاملة، وتنفيذها بشكل عملي واحترافي بما يضمن لك تحقيق النتائج المطلوبة.
برنامج تدريبي متخصص في المحاسبة البيئية يشرح مفهوم المحاسبة البيئية وأهميتها وتطبيقها والافصاح عن الاداء البيئي للشركة ومدى الالتزام البيئي للشركات والمحاسبة البيئية بالتنمية المستدامة ونظم المحاسبة البيئية ومستويات تطبيقها والتكاليف البيئية وأنواعها وطرق قياسها والمعالجة المحاسبية للقضايا البيئية وعلاقتها باتخاذ القرارات
السكرتارية التنفيذية من أهم الأدوار في المنظومة الإدارية في أي شركة، حيث تتنوع مهام السكرتير التنفيذي ما بين مهام إدارية إشرافية ومهام تنفيذية، فالأمر أكبر من مجرد تنظيم مواعيد، وتكمن أهمية وظيفة السكرتير التنفيذي في متابعة أعمال الإدارة، واجراء الاتصالات الهاتفية، وتنظيم الاجتماعات والمواعيد، وإعداد التقارير، وغيرها الكثير من المهام التي تنظم العمل بشكل كامل. وستتعلم في دبلوم السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب كافة المهارات التي يجب على السكرتير التنفيذي امتلاكها، كمهارات الاتصال، والقدرة على تعدد المهام، ومهارة إدارة الوقت، والقدرة على اتخاذ القرارات وغيرها من المهارات التي تجعل منك سكرتيرًا تنفيذيًا محترفًا.