الموضوع: السفر في مهام عمل رسمية

السلام عليكم ..

إليكم السفر في مهام عمل رسمية

1– يمكن أن يُطلَب من الموظف السفر إلى خارج مقر عمله لإنجاز مهام معيَّنة تقتضي سفره إما ليُتابِع شخصياً الأنشطة الميدانيَّة أو ليحُلَّ مشاكل طارئة أو للقيام بزيارات تفتيشيَّة أو لحضور دورة أو ندوة تعود بالمصلحة العامَّة على العمل، أو لأي غرض آخر تُمليه مصلحة الشركة.

2– قبل تكليف أيّ موظف بالسفر في مهمة عمل تحديد المهمَّة المكلَّف بإنجازها، وتاريخ بدئها وتاريخ انتهائها والنتائج المتوقَّعة منها.

3– أن يقوم الموظف بتقديم تقرير إلى رئيسه المباشر عن نتائج مهمة العمل التي قام بها.

4- تتحمَّل الشركة نفقات السفر والسكن والمأكل والمواصلات طيلة مدة مهمة العمل الرسميَّة وفقاً للبرنامج الموضَّح أدناه:

4/1 يُدفع مبلغٌ مقطوعٌ وفق الجدول التالي نظير السفر الداخليِّ في مهام عمل رسميَّة:

المستوى الوظيفي

المبلغ المقطوع الذي يتم اصرفه

4/1/1 مدير عام تنفيذي/مدير تنفيذي.

800 ريال في الليلة.

4/1/2 مدير عام/مراقب مالي.

700 ريال في الليلة.

4/1/3 مدير.

500 ريال في الليلة.

4/1/4 الموظفون الآخرون.

400 ريال في الليلة.

4/1/5 العودة في نفس اليوم الذي تم السفر فيه.

ما يعادل 50% من المبلغ المقطوع الموضح أعلاه لكل مستوى إداري.

4/1/6 إذا وفرت الشركة السكن للموظف المنتدب في مهمة عمل رسمية.

ما يعادل 50% من المبلغ المقطوع الموضح أعلاه لكل مستوى إداري.

4/1/7 إذا وفرت الشركة السكن للموظف المكلَّف بحضور دورات تدريبية.

ما يعادل 25% من المبلغ المقطوع الموضح أعلاه لكل مستوى إداري.

4/1/8 لا تشمل المبالغ أعلاه تكلفة تذاكر السفر التي يتم تكبّدها.

4/2 يُدفع مبلغ مقطوع يومياً وفق الجدول التالي نظير السفر إلى الخارج في مهام عمل رسمية:

المستوى الوظيفي

السفر الداخلي

الشرق الأقصى

جنوب أفريقيا

الشرق الأوسط

اليابان/المملكة المتحدة/فرنسا

أوروبا/أمريكا الشمالية وأمريكا الجنوبية

مدير عام تنفيذي/مدير تنفيذي.

800 ريال

500ر1 ريال

200ر1 ريال

000ر2 ريال

500ر1 ريال

مدير عام/مراقب مالي.

700 ريال

000ر1 ريال

000ر1 ريال

500ر1 ريال

000ر1 ريال

مدير.

500 ريال

800 ريال

800 ريال

000ر1 ريال

800 ريال

الموظفون الآخرون.

400 ريال

600 ريال

600 ريال

000ر1 ريال

600 ريال

* لا تشمل المبالغ أعلاه النفقات التي يتم تكبدها لشراء تذاكر السفر ودفع ضريبة المطار.

* إذا ما وفَّرت الشركة المضيفة للموظف المنتدب السكن، يكون مبلغ الانتداب المستحق مبنياً على الفاتورة الفعلية للنفقات.

ملاحظات: تمثل المبالغ في الجدولين السابقين الحد الأقصى المسموح به كبدل انتداب. أما المبالغ التي تدفع للموظف فعلاً فستكون مبنية على النفقات الفعلية المدعومة بإيصالات، أيهما أقل.

بالنسبة للموظفين المكلفين بمرافقة وفود من شركة تويوتا للسيارات والزائرين الآخرين، فإنه يُسمح لهم بترقية درجات تذاكر سفرهم لتصبح مطابقة لدرجات تذاكر سفر الوفود أو الزائرين الذين يقومون بمرافقتهم.

6- يحق للمدير العام الذي يسافر برفقة مدير تنفيذي أن يقوم بترقية درجة تذكرة سفره لتصبح من نفس فئة تذكرة سفر المدير التنفيذي.

7- إرشادات عامة

7-1 أن يقدِّم الموظف بعد عودته من مهمته الرسمية فواتير بجميع المصاريف التي تكبَّدها خلال مهمة العمل الرسميَّة، على أن لا تتعدَّى في

مُجْمَلِها الحدَّ الأعلى للمصاريف المعتمدة وفق ما هو مبيَّن في الجدولين السابقين.

7-2 أن يقدِّم الموظف كعبَ التذكرةِ التي استخدمَهَا خلال السفر وبطاقة صعود الطائرة كدليل على أنَّه قد قام بالسفر في مهمَّة عملٍ رسميَّة.

7-3 إذا تكبَّد الموظف أثناء مهمته الرسمية مصاريف لم يقدِّم بها فواتير، فإنه عليه الحصول على موافقةٍ بتعويضه عنها من المدير التنفيذيِّ أو

نائب الرئيس أو رئيس الشركة حسب مرجعيَّة الموظف.

7-4 إذا تنقَّل الموظف أثناء مهمته الرسمية من مكان إلى آخر براً أو بحراً فإنه يُعوَّض عن تكاليف تنقُّله على النحو التالي:

7/4/1 يتعيَّن على الموظَّف تقديم فواتير تدعم مثل هذه النفقات التي تكبَّدها.

7/4/2 يتعيَّن ألاَّ تزيد قيمة فواتير التنقُّل براً أو بحراً عن تكاليف السفر جواً، إذا كانت هناك خدماتٌ للنقل الجويِّ إلى الجهة المقصودة.

7/5 إذا رغب الموظف في تحمُّل كافة تكاليف السفر، فيجوز صرف بدل انتداب له يعادل 50% من إجمالي المبلغ المقرر كانتدابق ما هو موضح في الجدولين المذكورين سابقاً، شاملاً تكاليف السفر والإعاشة والتنقلات والإقامة.

إذا وفرت الشركة مجاناً أي بند من بنود مصروفات السفر في مهمة عمل رسمية،فإنه يتعين على الموظف التنازل عن التعويض أو البدل الخاص بذاك البند، سواء أكان ما وفرته الشركة مجاناً الإقامة أو وسيلة التنقل أو الإعاشة.

7/7 إذا ما استخدم الموظف سيارته الخاصة للسفر في مهمة عمل رسمية فإنه يُعوَّض على النحو التالي:

7/7/1 يدفع له 50ر0 ريال عن كل كيلو متر واحد يقطعه بسيارته.

7/7/2 لن يتم تعويضه ولا يحق له المطالبة بتعويض عن ثمن الوقود المُسْتَخْدَم في الرحلة ولا عن صيانة السيارة.

8- الانتداب في مهام عمل طويلة

8/1 يستحق الموظف الذي يُنتدب في مهام عمل طويلة لا تقل عن 15 يوماً ولا تزيد على 60 يوماً بدلاً يومياً مقداره 50 ريالا إذا وفَّرت له الشركة السكن و 150 ريالاً إذا لم توفر له السكن.

8/2 يمكن أن يُكلَّف الموظف بمهام عمل طويلة لواحدٍ أو أكثر من الأسباب التالية:

8/2/1 للقيام بمهام ومسؤوليات وظيفة استقال شاغِلُها أو أُنهِيَتْ خدماته أو أصبح – بسبب مرضه المفاجئ – غير قادر على العمل، أو لمجرد أن يحلَّ محلَّ موظف مُجَاز.

8/2/2 للإشراف على تأسيس نشاطٍ معيَّن.

8/2/3 لحضور دوراتٍ تدريبيَّةٍ طويلة الأجل.

8/2/4 لشغل مهام وظيفة مُسْتَحْدَثَةٍ بصفة مؤقتة حتى يتم تعيين موظف دائم فيها. وفي هذه الحالة يُعوَّض الموظف المؤقَّت على النحو التالي:

أ – تذاكــر الســفر جواً أو تكاليف التنقُّل إذا كان التنقُّل برَّاً (ذهاباً وإياباً لمرة واحدة) كل عام.

ب – إذا كانت مدة الانتداب أكثر من ستة أشهر فيجوز صرف تذاكر سفر لأفراد أسرة الموظَّف ذهاباً وإياباً بالدرجة السياحيَّة لمرَّةٍ واحدة. أما إذا كانت مدة الإنتداب لمدة 12 شهراً فأكثر، يُمنح الموظف وأفراد عائلته تذاكر سفر بالطائرة سنويَّة مرجَّعة (ذهاباً وإياباً)، إذا كان عقد عمله عقد متزوج.

لتقدير حجم تكاليف المعيشة والسكن والمواصلات في البلد الذي سيُسافر إليه الموظف، فإنه الحصول على مثل هذا التقدير من إحدى الجهات العاملة في البلد الذي سيُنتَدَبُ إليه الموظف أو من فرع الشركة فيه، إن وُجِد.

د– إذا كان حجم التعويضات التي يستلمها الموظف في مقر عمله الأصليِّ يساوي أو يزيد عن إجمالي التكاليف المقدَّرة مُسْبَقاً، التي يحتاجهاموظف في بلد الانتداب، ُيصرَف له ما يتقاضاه في مقر عمله الأصليِّ كاملا.

هـ- إذا كان حجم التعويضات التي يستلمها الموظف في مقر عمله الأصلي يقل عن التقديرات المعتمدة مسبقاً من الشركة لتكاليف إقامته وإعاشته وتنقلاته في بلد الانتداب، ُيعوَّض عن الفرق.

و – إذا كان للموظف المنتدب أبناء يدرسون في المدارس وكانت مدة انتدابه تزيد عن العام الدراسي، فإن الشركة تصرف تكاليف تعليم أبنائه بموجب فواتير رسمية من المدرسة التي يدرسون فيها.

ز- إذا كانت الجهة التي سينتدب إليها الموظف ستُسْهِمُ في تغطية تكاليف الإقامة أو الإعاشة أو التنقلات أو تعليم الأبناء، ُيدفع له الفرق

بين ما تقدِّمُه الجهة المنتدب إليها وما يحتاجه الموظف وفقاً للتقديرات المسبقة لتكاليف المعيشة في البلد المنتدب إليه، بما لا يتناقض مع

مضمون الفقرة (ج) والفقرة (د) أعلاه.

ح- إذا اضطر الموظف لإبقاء أسرته في مقر عمله الأصلي، تصرف له الشركة بدل السكن المعتمد لمقر عمله الأصلي.

ط*- تتحمل الشركة تكاليف علاج الموظف وأفراد أسرته.

9- الإنابة أثناء الغياب عن موقع العمل عند سفر أي مسؤول من المسؤولين في الشركة، سواء في مهمة عمل رسمية خــارج البلد الذي

يعمل فيه، أو عند تمتُّعه بإجازة سنويَّة أو طارئة أو مَرَضِيَّة أو عند غيابه لأي سببٍ آخر من الأسباب، فإنه عليه أن يُنيبَ عنه من يقوم

بعمله على النحو التالي:

9/1 يَصدُر قرار الإنابة من المشرف على الموظف.

9/2 أن يتم اختيار شخص ليقوم بمسؤوليات وواجبات الموظف العازم على الغياب عن موقع عمله قبل شروعه فعلاً في الغياب. و أن يكون

من يقع عليه الاختيار للحلول محلَّ الموظف الأصيل من نفس مرتبة الموظف الأصيل أو من مرتبةٍ أعلى منه.

9/3 يُمارِسُ الموظَّف المُنتَدَب مهامَّ ومسئوليات وصلاحيات الموظَّف المسافر، ويتمتَّع بصلاحيَّاته أيضاً.

شكرا على الافادة.....موضوع مصاريف مهمات العمل موضوع واسع و متشعب يستدعي لوائح و قوانين لظبطه ...