بسم الله الرحمن الرحيم
أما بعد ،،
فهذا الكتابيعد من أفضل الكتب التي قرأتها في باب إدارة الوقت .
اسم الكتاب / ابدأبالأهم ولو كان صعبا
موضوع الكتاب / يحوي الكتاب 21 طريقة ناجحة للقضاء علىالتسويف وإنجاز الأعمال في أقصر وقت
مؤلف الكتاب / برايان تريسي . وهو خبيرأعمال لم يكمل مرحلته الثانوية ، و عمل في أعمال شاقة عديدة ، كغسيل الصحون و تكويمجذوع الأشجار و حفر الجدران وتحزيم أكوام الحشيش في الحقول ، و عمل كذلك في المصانع .
استطاع وهو في الخامسة و العشرين من عمره أن يصبح نائبا لرئيس في شركة ، علىجماعة من البائعين يتراوحون من 59 شخصا في ستة بلدان ، بعد أن كان مديرا للمبيعات .
في الثلاثينات من عمره نال درجة البكالوريوس في التجارة من جامعة البرتا ، ثمنال درجة رئيسة في الإدارة الحكومية و إدارة الأعمال من جامعة كولومبيا باسفيك .
نظرية الكتاب / تقوم نظرية الكتاب على أن الشخص العادي ( أو الأكثر حتى منعادي ) لديه كما هائلا من الطاقات التي لم تستغل بعد ، و أنه في الإمكان استغلالهذه الطاقات في المضي قدما لو تعلمنا وتدربنا على المفاتيح و الطرق و الاستراتيجياتالتي يستخدمها الناجحون المتقدمون .
و تقوم كذلك على أن لواجب هو البدءبالأهم دائما ، يقول : " إذا كان عليك أكل ضفدعتين فابدأ بالأبشع "
ويقول : " وهناك قول آخر بأنه إذا كان لديك واجبان مهمان ، فابدأ بالأكبر و الأصعب و الأهمأولا . واضبط نفسك بأن تبدأ مباشرة وتتابع المهمة إلى أن تنهيها قبل أن تبدأبالأخرى . "
ملخص رؤوس وتفصيل عناصر الكتاب :
1 ـ هيئ الطاولة .
فلابد أولا أن تكون مقررا ماذا تريد أن تكون ، و تكون في ذلك على قدر منالصراحة و الوضوح ، فاكتب هذه الأهداف على الورق قبل أن تبدأ .
2 ـ خطط لكليوم مسبقا .
فلابد لك من التفكير على الورق ، ولابد لك من تجهيز برنامج كليوم منذ ليلة اليوم السابق .
واحفظ هذه القاعدة : " كل دقيقة تمضيها في التخطيطيمكن أن توفر من 5 إلى 10 دقائق عند التنفيذ " .
3 ـ طبق قاعدة 20% ـ 80% في كل شيء .
و تنص هذه القاعدة على أن 80% من إنجازاتك و ثمار عملك هيناتجة عن 20% فقط من أنواع نشاطاتك .
فركز على هذه الـ 20% من النشاطات .
4 ـ ضع بعين الاعتبار نتائج الأمور .
فأهم مهامك و أولاها هي التيلها نتائج حقيقية جدية . فركز عليها قبل كل شيء
5 ـ مارس طريقة ( أ ـ ب ـجـ ـ د )
وذلك حينما تقوم بوضع الجدول اليومي في الليلة السابقة ، فعليكبترتيب أولويات مواد هذا الجدول حسب الأهمية تنازليا ، فبدأ جدولك بالأهم فالمهم .
6 ـ ركز على المواقع ذات النتائج الأساسية .
فتعرف و حدد النتائجالتي تنجز فيها عمليك على أكمل وجه ، ثم قم بالعمل على ما يوصل إليها طوال النهار .
7 ـ اتبع قانون الكفاية المفروضة .
والذي ينص على أنه لا يوجد أبداالوقت الكافي لفعل كل شيء . لكن هناك دائما وقت كافي لفعل الشيء المهم .
فأنتواجبك أن تتعرف على هذه الأعمال المهمة بالنسبة لك و تنطلق فيها دون توقف .
8 ـ استعد تماما قبل البدء .
هيئ مكتبك . اجعل مراجعك وكذلك حاسبكالشخصي قريبا منك . نظف المكتب . قم بكل ما يعد تهييئا قبل البدء في العمل اليومي .
9 ـ أدّ واجباتك المنزلية
قرر أن تكون الأفضل في كل ما تفعله ،دائما لبّ ما هو أكثر مما هو متوقع منك .
10 ـ ابحث عن قدراتك الخاصة ونمها .
فحدد جيدا الأشياء التي تؤديها بشكل جيد ، أو من الممكن أن تكون فيهاجيدا جدا ، وأد هذه الأشياء من كل قلبك .
11 ـ حدد مواطن اختناقك و خففمنها .
عليك أن تحدد أعناق الزجاجات لديك ، و التي تحد من سرعتك في تنجيزأهدافك و تمثل عائقا أمامك ، و من ثمّ قم بالتخفيف منها .
12 ـ اقطع برميلاواحدا في كل مرة .
فيمكنك أن تنجز أكبر و أصعب الأعمال ، إذا أنهيت خطوةواحدة في كل مرة .
إن هذه النظرية قريبة من نظرية الإدارة بالأهداف و التي تحوينظرية تقسيم الأهداف الكبير إلى أهداف صغيرة فأصغر ، و التفرد بكل هدف وإنجازه حتىتتجمع الأهداف المحققة مكونة الهدف الأكبر .
13 ـ اضغط على نفسك .
فاجعل يومك مشحونا بصورة كبيرة ، كأن أعمالك محدودة بوقت معين ضيق جدا لايمكن أن تنجزه فيها لو مشيت حسب تمهلك الطبيعي ، فلا تستحضر انفتاح الوقت أمامك . تخيل أنك ستغادر المدينة بعد شهر و اعمل وكأنك يجب عليك أن تنهي كل مهامك الرئيسيةقبل أن تغادر .
14 ـ نم قدراتك بنوع من الراحة .
خذ قسطا وافرا منالراحة بحيث تستطيع أن تنجز أعمالك بكل ما أوتيت من جهد ، ومن ثمّ تعرف على الأوقاتالتي تكون فيها طاقتك العقلية و الجسدية في أوجها من كل يوم و استعد لهذه الأوقات .
15 ـ حفز نفسك للعمل
ضع لنفسك شعارات تتخيلها و تسير عليها .
انظر للجيد و لما أنجزته من كل موقف .
ركز على الحل و لا تركز على المشكلة .
كن دائما متفائلا .
16 ـ ماطل دائما .
استخدم المماطلة التييحذر منها هذا الكتاب ، و لكن في المهام قليلة الفائدة ، فكلما رأيت من نفسك ميلالعمل لا يعد من أعمالك الرئيسة أو المهمة أو التي تبغي ثمرتها ، فماطل فيه قدرالمستطاع ، بحيث يكون لديك وقت كاف لأداء الأشياء القليلة التي لها شأن حقيقي لك .
17 ـ أد المهمة الأكثر صعوبة أولا .
فابدأ كل يوم بأصعب مهامك ،بالمهمة التي تخلق أعظم إسهام لك و لعملك ، و قرر أن تستمر على أدائها و لا تفكر فيغيرها حتى تنهيها بنسبة110% .
18 ـ قطع و جزئ المهمة .
مبدأالإدارة بالأهداف
19 ـ كيف مهامك على الفترات الطويلة .
نظّم ايامكمن خلال كميات كبيرة من الوقت بحيث تستطيع التركيز على أهم مهامك من خلال فتراتطويلة . كأن تجعل مكالمتين هاتفيتين كل يوم للحصول على عملاء جدد ، قطعا على المدىالطويل ستجني ثمرة ذلك . وكأن تججعل لنفسك نصف ساعو فقط يومية قبل النوم لقراءةالكتب ، لو التزمت ذلك ، ستجد نفسك علىالمدى البعيد قرأت كمّا هائلا جدا من الكتب . هذه هي نظرية تكون الجبل من حصوات تجمع الواحدة تلو الأخرى .
20 ـ طورإحساسك بالطوارئ .
فكن دائما سريعا في عملك تخشى أن يتفلت منك ، و عود نفسكعلى ذلك ، و كن شخصا معروفا بأداء الأشياء بسرعة و إتقان .
21 ـ استفردبأداء كل مهمة على حدة .
إن هذا المبدأ يشبه المبدأ رقم 18 و الذي يشبهمفهوم الإدارة بالأهداف . إلا أن الاستفراد هنا يكون بالمهمة بأكملها لا بتجزيئها ،فكما أنك تقسم المهمة الواحدة إلى أجزاء تعتبر كل جزء منها مهمة منفردة ، فكذلك لاتخلط المهام بعضها البعض ، بل ركز على كل مهمة بانفراد قدر المستطاع ، و عش جوها وبيئتها حتى تنهيها كاملة بنسبة 100% دون الالتفات الذهني لمهمة أخرى .
ـــــــــــــــــــــــــ ــــــــــــ
أقول ـmego
وهذهكلمات رائعات استوقفتني خلال قراءتي في الكتاب تستحق الاستلال و الإفراد بالذكر ،أضعها هنا بنص المؤلف بين يدي متعلمي الموقع ليفيدوا منها ؛ فهي بمثابة الراياتالتي تقودك إلى النجاح .
" الشخص العادي الذي ينمي عادته بالبدء بالأولوياتوإنجاز المهام الكثيرة بسرعة يمكن أن يتفوق على الشخص النابغة الذي يتكلم كثيرا ولديه خطط رائعة ، لكنه لا ينفذ سوى القليل . "
" إذا كان عليك أكلضفدعتين فابدأ بالأبشع "
" وهناك قول آخر بأنه إذا كان لديك واجبانمهمان ، فابدأ بالأكبر و الأصعب و الأهم أولا . واضبط نفسك بأن تبدأ مباشرة وتتابعالمهمة إلى أن تنهيها قبل أن تبدأ بالأخرى . "
" إذا كان عليك أن تأكلضفدعة حية ، لن يجدي نفعا أن تجلس و تنظر إليها طويلا "
" الخوف من التنفيذهو من أكبر المشكلات في منظماتنا في هذه الأيام ، و يخلط الكثير بين النشاط والإنجاز . فهم يتكلمون باستمرار و يعقدون اجتماعات لا نهائية ، ويخططون خططا رائعة، و لكن في التحليل النهائي ، لا أحد يؤدي العمل الذي يقود إلى النتائج المطلوبة "
" إن 95 % من نجاحك في الحياة و العمل يسيطر عليه نوع العادات التي تمارسهاطوال الوقت "
" إن الصورة العقلية تجاه نفسك لها تأثير قوي على سلوكك "
" كما قال المتحدث المحترف جيم كاثكارت : الشخص الذي تراه هو الشخص الذيستكونه . "
" حقيقة : أحد أسوأ استخدامات الوقت هو أن تفعل شيئا ما لاتحتاج إلى فعله على الإطلاق بشكل جيد جدا "
" يقول ستيفن كوفي : قبل أنتبدأ صعود سلم النجاح تأكد بأنه يتكئ على بناء سليم "
" كل دقيقية تمضيهابالتخطيط توفر عليك عشر دقائق عند التنفيذ "
" اعمل دائما من خلال قائمة ،و عندما يطرأ شيء ما أضفه إلى القائمة قبل الشروع بالعمل "
" 10 % من أولالوقت الذي تمضيه وأنت خطط وتنظّم عملك قبل أن تبدأ به سوف يوفر عليك على الأغلب 90 % من الوقت الذي ستمضيه وأنت حال البدء في العمل "
" قاعدة : إن التفكيرالمطول يحسّن من صنع قرار قصير المدى . "
" قاعدة : إن النية المستقبليةتؤثر و تحدد على الأغلب أفعالك الحاضرة . "
" والناس الناجحون هم الذينيرغبون بتأجيل الفائدة ويقدمون تضحيات على المدى القصير مما يجعلهم يستمتعون أكثرويحصلون على جوائز أعظم على المدى الطويل . والفاشلون على النقيض ، يفكرون أقصربالمتع قصيرة الأمد . "
" يقول وينس وتيلي ، وهو من أنصار النشاط : الفاشلون يفعلون ما يريح أعصابهم بينما يقوم الناجحون بإنجازأهدافهم "
" عندما تركز على كل مصدر جسديا كان أم عقليا فإن قوة الشخص لحل المشكلة تتضاعف بشدة . نورمان فينسنت بيل "
" كما يقول غوته : إن الأشياء التي تهمك يجب ألاتكون تحت رحمة الأشياء ذات القيمة الأقل "
" لا يهم مستوى مقدرتك ، فلديكطاقات كامنة أكثر مما تستطيع أن تنميه في دورة الزمن . ( جيمس ز مكاي ) "
" إن الوسيلة الوحيدة للنجاح هي أن تؤدي خدمات أكثر وأفضل مما هو متوقع منك ، ومهماكانت المهمة . ( أوغ ماندينو ) "
" قاعدة : إن التعلم المستمر هو المطلبالأول للنجاح في أي مجال كان "
" ركز كل أفكارك على المهمة التي بين يديك . فأشعة الشمس لا تحرق إلا إذا اجتمعت في البؤرة . ( الكسندر غراهام بل ) "
" مثل قديم يقول : إذا قسنا بالقدم سيكون الأمر صعبا ، لكن ‘ذا قسناه بوصة بوصة ، فكلشيء سيتم ّ. "
" في المتعة المفروضة للمغامرة وإحراز النصر ، و في العملالمبدع ، يجد الإنسان أقصى المتع . ( انطوني دو سانت ـ اكسبري ) "
" ما منشيء يمكن أن يضيف قوة أكبر إلى حياتك من تركيز طاقاتك على مجموعة محددة من المهمات . ( نيدو كوبين ) "
خمسون طريقة فعالة لإدارة الوقت
كثير منا يشتكيطوال العام من ضيق الوقت ومن أنه لا يجد وقتا حتى لقراءة ربع حزب من القرآن الكريميوميا، بينما إدارة الوقت جزء من ديننا وتراثنا وثقافتنا. كثيرة هي الآياتوالأحاديث والآثار التي تحثنا على الاهتمام بالوقت وحسن إدارته ومن ذلك قوله تعالى "والعصر إن الإنسان لفي خسر إلا الذين آمنوا وعملوا الصالحات وتواصوا بالحق وتواصوابالصبر" سورة العصر، وفي الحديث "نعمتان مغبون فيهما كثير من الناس الصحة والفراغ" رواه الشيخان.
وفي الأثر أن ما كتبه ابن جرير من مؤلفات طوال حياته يعادل 14صفحة يوميا (كتابة وليس قراءة) بمعنى أنه لو قسمنا عدد صفحات ما ألفه ابن جرير علىعدد أيام حياته لكانت بمعدل 14 صفحة يوميا.
نعود للموضوع لنسرد هذه الطرقالكفيلة بأن تحفظ الوقت وتزيده بركة وإنتاجيه:
1ـ الإدارة الجيدة للوقت لاتعني العمل المتواصل المرهق فلقد ولى زمن التعب والإرهاق في العمل،
2ـ لابد منتوزيع الوقت بين العمل والمنزل والصحة والنفس والعائلة "فأعط كل ذي حق حقه"،
3ـالوقت كالسيف إن لم تقطعه قطعك،
4ـ يجب أن يكون لديك قائمة للمهام المكتوبةيوميا على الأقل ويحبذ أسبوعيا وشهريا وسنويا،
5ـ تذكر أن 70% من الوقت يهدرفيما لا فائدة فيه،
6ـ وأن 15% من الوقت يهدر في المجاملات،
7ـ لابد منتفويض مهامك لغيرك،
8ـ ابدأ بالمهم والمستعجل من أعمالك،
9ـ انتبه لمايطلبه منك مديرك،
10ـ ساعد موظفيك مباشرة ولا تقل لهم أعطوني مهامكم لإنجازهانيابة عنكم،
11ـ حاول أن تبدأ بالأعمال الهامة وغير المستعجلة أولا بأول،
12ـ إذا أخرت أعمالك لآخر لحظة فسوف تعيش سياسة إطفاء الحرائق أو ما يسمىبإدارة الأزمات من أزمة إلى أخرى،
13ـ إذا بقيت دون خطة اجتثك الآخرون وبقيتتخدم أهدافهم وأولوياتهم وتعيش في فلكهم،
14ـ وزع وقتك بالنسب المناسبة لكلأهدافك في الحياة ابتداء من الدار الآخرة ومرورا بالعائلة والوظيفة وانتهاءبالتسلية والاسترخاء،
15ـ أهدافك يجب أن تكون مقاسة ومحددة ويمكن تحقيقهاومناسبة ولها وقت محدد لتنفيذها،
16ـ إذا لم تخطط لوقتك ستندم يوما ما ،
17ـ يجب أن تكتب أهم عشرة أهداف لك في الحياة وتضعها قبل أن تأوي على فراشكاليوم،
18ـ قائمة الأعمال اليومية يجب ألا تقل عن 7 مهام عملية لتنفيذها غيرفطرية إذاً لا تكتب الأكل وخلافه،
19ـ جدول إجازاتك الفصلية والسنوية وتحدثعنها كثيرا فالجسم يتوق للراحة والاستجمام ويبدع إذا ما عرف أن هناك إجازة فيانتظاره،
20ـ تحسس مواهبك واستثمرها بشكل أفضل ونقاط ضعفك وقوها وعالجها،
21ـ عش في المربع الثاني في مصفوفة الزمن أي ابدأ بالأهم فالأهم قبل أن يصبحمستعجلا،
22ـ تعرف على ساعات الأصيل في يومك وعلى ساعات الاسترخاء كذلك، ساعاتالأصيل هي الساعات التي تبدع فيها وتكون ذا حيوية ونشاط وساعات الاسترخاء هي تلكالتي تقل حركتك ونشاطك فيها، وعادة ما تكون ساعات الأصيل في الصباح الباكر باستثناءبعض الفنانين والأدباء والشعراء الذين تكون ساعات الأصيل لديهم بعد الظهر أو فيالمساء،
23ـ افعل أهم وأفضل شيء من أعمالك اليومية في ساعات الأصيل في يومك ولاتضيعها في النت أو قراءة الجريدة،
24ـ جمع مواعيدك لا تدعها مبعثرة بحيث لاتضيع وقتك في التنقل بينها، اجعل موعد طبيب الأسنان بعد موعد الحلاق حتى لا تتكبدمشوارين،
25ـ حاول أن تحسب كيف تقضي وقتك ولو يوما واحدا في السنة بحيث تسجلالوقت المستغرق في كل عمل تعمله لمدة يوم وستنتهي بنتائج مذهلة قد تغير مجرى حياتكللأفضل،
26ـ ركز على الهام في حياتك ولا تنشغل ببنيات الطريق،
27ـ استفد منالوقت الضائع كوقت انتظار الطائرة أو طبيب الأسنان ولا تتعامل مع الطبيب الذي لايعطيك موعدا مسبقا محددا،
28ـ استخدم جداول التخطيط اليومي والأسبوعي والشهريالدفترية منها أو الرقمية وفي الجوال والحاسب الكفي كم هائل منها،
29ـ يقولونفي الغرب Time is Money ونحن نقول الوقت أغلى من الذهب،
30ـ حل المشاكلالمحتملة أولا بأول ولا تكون فضوليا فيما لا فائدة منه،
31ـ الحياة قصيرة لاتنغصها بكثرة الأعداء والمشاكل والمنغصات،
32ـ صفح تتبعه راحة بال أفضل لك منعداوة تنتصر فيها على خصمك ولكن على حساب صحتك ووقتك،
33ـ قلل بالتجربة ساعاتنومك وبالتدريج،
34ـ اجعل الاجتماعات أقصر ما يمكن،
35ـ لا تزعج نفسك بكثرةالورق والملفات والملزمات من حولك رتب ما تحتاج وألق بالباقي في سلة المهملات،
36ـ فرق بين التميز في العمل والمثابرة لحد الوسواس،
37ـ فوض فوض فوض،
38ـ تعلم كيف تعمل شيئين معا كالرد على الهاتف وقراءة بريدك الإلكتروني،
39ـ تعلم أن تقول لا لمن يضيع وقتك،
40ـ رتب مكتبك حتى يمكن أن تصل للأشياءدون أن تقوم من مقامك،
41ـ احتفظ في مكتبك بمخزون جيد من المستهلكات التي لاتتلف مثل الورق والحبر والقرطاسيات فما أسوأ أن تخرج ليلا تبحث عن سوبر ماركتلتشتري ثوب ورق تطبع عليه تقريرا مستعجلا،
42ـ كون لك شبكة من العلاقاتوالمعارف والأصدقاء تسهل أمورك بطرق مشروعة وصحيحة خاصة في مجتمعنا، حيث تعود بعضالموظفين أن يعطيك المعلومة بالقطارة،
43ـ ليكن مكتبك في العمل معاكسا لحركةالمرور في الشركة ولا تواجه الباب لأنك لست شرطي مرور وسيأتيك الكثيرون يسألون أينهذا الموظف أو ذلك المكتب وحتى دورة المياه،
44ـ دع من يزورك ويضيع وقتك أن يرىالساعة بوضعها خلفك لا أنت تراها خلفه وتتلظى لضياع وقتك معه،
45ـ لا توفرمقاعد مخملية وفخمة في مكتبك تغري الزائر بالبقاء أطول مدة ممكنة عليها، تذكر أنمطاعم الوجبات السريعة توفر مقاعد صلبة بعض الشيء يملها الزبون بعد 15 دقيقة وهيوقت تناول الوجبة،
46ـ كن حازما مع من يضيع وقتك،
47ـ زر من يضيع وقتك ولاتدعه يزورك لأنك تكون صاحب مبادرة المغادرة بينما لا تستطيع أن تطلبه بمغادرةمكتبك،
48ـ استخدم الإشارات ليعرف الجميع أنك مشغول ولا وقت لك لتضييعه كأنتعمل بدون غترة أو تقفل باب مكتبك، 70% من الناس يحترمون إشارات من هذا النوع،
49ـ اسكن قريبا من عملك توفيرا للوقت،
50ـ لا تتحدث في الهاتف أكثر من 5دقائق متصلة.
أخيرا، يذكر لي طبيب أسنان مشهور أن معظم أعذار مرضاه قلةالوقت حتى إنهم لا ينظفون أسنانهم بشكل جيد رغم أن الواحد منا يقضي ما يصل إلى 12ساعة أسبوعيا في المناسبات الاجتماعية، ويضيف لو نظم الناس أوقاتهم لأقفل الكثيرمنا عيادات طب الأسنان