دور مدير (ة) المؤسسة
1- التأكد من أن المراسلات مستوفية للشروط والبيانات المذكورة في ثنايا الفقرات السابقة من هذه المذكرة، من مثل : رقم التأجير، الإطار، المهمة، الموضوع الواحد، إلى غير ذلك من التوجيهات المتعلقة بالمراسلات الإدارية.
2- التأكد من أن المراسلة موقعة من قبل المعني (ة) بالأمر ومسلمة من قبله شخصيا.
3- التعليق علىموضوع المراسلة، وإبداء الرأي حول مضمونها، كما تمت الإشارة إلى ذلك سلفا، مساهمة في إيجاد الحل المناسب، والرد السليم في أسرع وقت ممكن.
4- الحرص على بعث المراسلات إلى النيابة، في أسرع الآجال، حفاظا على السير العادي للأعمال الإدارية ومصالح الموظفين، ولو كان بالمراسلات ما يمس رئيس(ة) المؤسسة، أو يطعن في تسييره الإداري، وفي هذه الحالة يصبح التعليق وإبداء الرأي أكثر فاعلية، بل سيكون دفاعا طبيعيا عن رئيس (ة) المؤسسة.
5- تسجيل المراسلة وضبط تاريخ إرسالها مع رقم الإرسال، وعدم بعثها بدون ذلك، لما لهذه البيانات من أهمية مرجعية في التراسل الإداري.
6- عدم استعمال ورقة إرسال واحدة لعدة مواضيع تفاديا لكل تأخير في الإنجاز.