تابع ( 9 ) حل المشكلات الإدارية بطريقة إبداعية - الإستراتيجية الثامنة بدء التنفيذ


تحدثنا سابعاً عن ....... الخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات .
وتعرفنا على الخطوة الأولى إيجــاد المشكلـــــة والخطوة الثانية إيجـاد الحقيقــــــة والخطوة الثالثة تعريف وتحديد المشكلة والخطوة الرابعة إيجاد الأفكار والخطوة الخامسة التقييم والانتقاء والخطوة السادسة خـطـط العمـــل ، والخطوة السابعة القبول والآن سوف يتم شرح الخطوة الثامنة والأخيرة من استراتيجيات حل المشكلات بطريقة إبداعية وهي :

(8) بـــدء التنفيـــــــــذ ( الفعــل )

وتعني تنفيذ الخطوات الواردة في الخطة وتطويرها وفقاً للمتغيرات الحادثة لضمان التنفيذ الناجح .
فالموظف المبدع في تنفيذ الخطط يتجنب الخوض في تفاصيل غير هامة والطرق المليئة بالمعوقات ، وهو لا يغشى الحلول غير المكتملة لأنه مؤمن بأنه حتى الحلول المكتملة تحتاج دائما للمراجعة والتطوير المستمر .

أخر الاستراتيجيات والخطوات العملية للتنفيذ من حل المشاكل بطريقة ابتكارية لقد اكتشفنا حتى الآن مشكلة كبـيرة ، ورفعنا الغطاء عن حقائق هامة ، وقمنا بصياغة تحدي متعمق ، ثم قمنا بوضع حل رائع ، ووضعنا خطة تنفيذ مضمونة النتائج ، وحصلنا على التأييد اللازم ، ولكن إذا لم نأخذ المبادرة ونبدأ في التنفيذ سيكون كل ما فعلناه في الخطوات والاستراتيجيات السابقة لا يتعدى مضيعة للوقت.
والابتكار والإبداع هنا مهم جدا كما هو في الخطوات السابعة ...........

إذا وجدت صعوبة في بدء التنفيذ فأنت لست وحدك ، الكثير منا يجد صعوبة في تشجيع أنفسنا لأخذ الخطوات اللازمة للتنفيذ ، حتى عندما نعرف بالضبط ما ينبغي عملة ، كما نجد صعوبة اكبر إذا كانت الخطوات اللازمة للتنفيذ مشوشة أو غير واضحة المعالم تماماً .
يلي حصولك على الموافقة والتأييد أن تضع فكرتك المكتوبة إلى حيز التنفيذ ، ويمكنك التغلب على خوفك من المجهول والخوف من الفشل والخوف من عدم الكمال ، وهنا يأتي السؤال التالي :

كيف يمكنني أن أتغلب على المخاوف والتحول من مفكر في التنفيذ إلى منفذ .
والجواب يكون .......

إذا تعلمت استخدام حل المشكلات بطريقة إبداعية وتسلسل الخطوات السابقة بمهارة فسوف تجد طرقا كثيرة لحل هذه المشكلة بالذات كما تحل أي نوع أخر من المشاكل التي تقابلك في العمل ............ أبدا بتحديد اكبر عائق من عوائق التنفيذ ، ضع قائمة بعشرة طرق أو أكثر محددة للتغلب على هذا العائق ، ولأي حل من الحلول التي تحاول تنفيذها ، فكر في الأفكار التي يمكن أن تحفزك للبدء في التنفيذ ، وسوف اقترح عليك قائمة للوسائل المحددة التي يمكن لها دفعك إلى التنفيذ وسوف نسميها طرق تحفيز نفسك للتنفيذ .

طرق تحفيز نفسك للتنفيذ

ü اكتب في قائمة أسوأ ما يمكن أن يحدث عند التنفيذ .
ü شارك الموظفين في الخطة مع إستراتيجية للوصول بشعور بعدم الراحة
إلى الحد الأدنى ، وطريقة لتحويل فشلك إلى نجاح .
ü أسأل نفسك إذا انتظرت : هل يمكن أن احصل على حل أفضل للمشكلة ؟
ü استخدم مبدأ الإغلاق ( Closure ) .
ü قسم المهام الكبير إلى مجموعات من المهام الصغيرة .
ü تعلم أن تقول لا ( الأولويات المعكوسة ) .
ü ضع مواعيد محدد للانتهاء ( لنفسك ) .
ü شارك موعد الانتهاء المحدد مع الآخرين .
ü ضع في نفسك جائزة ضخمة إذا انتهيت في الموعد المحدد .
ü أبدا في تنفيذ الجزء الذي تكره بشدة أولا وتخلص منه بأسرع ما يمكنك .

ولا بد هنا أن نشرح بالتفصيل هذه النقاط العشرة من اجل توضيح الصورة كل أكثر وممكن تستفيد منها كلها وتستعملها أو تستعمل بعضها أو حتى ممكن أن تزيد .

كيف تحفز نفسك للبدء في التنفيذ
النقاط الثلاثة الأولى تعوق التنفيذ وهي الخوف من المجهول والخوف من الفشل والخوف من الحل الغير مثالي ...

(1) التخوف من المجهول

من وسائل التغلب على المخاوف من المجهول هي كتابة قائمة باسوا ما يمكن أن يحدث فالسيئ في عقلك قد لا يكون بهذا السوء عندما تراه مكتوباً على الورق ، ضع إستراتيجية للتعامل مع أسوا ما يمكن أن يحدث ، سوف يساعدك على التخلص من خوفك .

(2) التخوف من الفشل

وللتغلب على الخوف من الفشل لما لا تشرك الآخرين في خطتك ؟ فقد تحصل منهم على أفكار جديدة لتحسين فرص النجاح ويساعد هذا الأسلوب أيضا على إعداد إستراتيجية لتحجيم المشاكل المصاحبة للفشل في حالة حدوثه ، وفي يبعض الأحيان قد تنجح في تحويل الفشل إلى فرصة ، وان الخوف من الفشل هو ثمن المخاطرة التي تأخذها على طريف النجاح .

كما أن الفشل في تحقيق الأهداف الصغيرة قد يكون طريقة لتحقيق النجاح لأهداف اكبر ، عموماً ستجد أن الحل الذي اخترته لم يحقق النجاح الكامل كما لم يصبح فشل ذريع ، ولكن شيئا ما بينهما ، ثم اعتبرها الخطوة الأولى التي يمكن البناء عليها في اتجاه النجاح الحقيقي .

(3) التخوف من الحل الغير مثالي

الخوف من الحل الغير مثالي ، فكر في الامتحانات الدراسية للأسئلة التي تحتوي إجابتها على الاختيار بين البديلين ( حقيقي أو غير حقيقي ) وأيضا الأسئلة المتعددة الإجابات وتلك التي تحتمل الإجابات ( صح و خطأ ) واضعين هذا في الاعتبار نجد انه عادة ما نركز على قصور في حل المشكلة بدلاً من النظر إلى الحل بنظرة شاملة ككل ، وللتغلب على هذا الخوف أسأل نفسك ببساطة : إذا انتظرت هل يظهر حل جديد أفضل من السابق ؟ والإجابة انك تلاحظ انه لن تصل إلى الحل المثالي مهما انتظرت من الوقت ، والحقيقة إذا انتظرت لوقت طويل قد تفقد فرصتك في إحداث تغيير ذو قيمة .

(4) الإغلاق Closure

استخدم ظاهرة نفسية تدعى الإغلاق ، لدى كل منا إحساسا طبيعياً بالإغلاق أو بإنهاء ما بدأنا ، مثلا ........ نحن نحقق عنصر الإغلاق عندما نكتب قائمة ما ينبغي عمله اليوم ، بنهاية اليوم إذا لم تنتهي من كل عمل موجود في القائمة سينتابك شعور بعدم الانجاز ويحفزك هذا الشعور لاتخاذ خطوات إضافية لتصحيح الوضع . والكثير من الكتاب يستخدمون هذا المبدأ للكتابة ، حيث يبدءون عادة في كتاب أي شيء لا علاقة له بالموضوع في المعتاد مما يعطيهم إحساس ودافع للاستمرار عندما تبدأ شاشة الكمبيوتر في الامتلاء ويستمرون في ذلك حتى تبدأ الفكرة في التبلور والاكتمال ، ويمكن استخدام هذا المبدأ في تنفيذ خطة العمل وذلك بالبداية من أي نقطة مع ملاحظة إن لا تخلط هذا الأسلوب بأسلوب التأجيل أو الإرجاء وهي خدعة البدء بأسهل الأمور في قائمة الإعمال التي ينبغي عملها وذلك لتأجيل المهام المهمة لوقت لاحق .

(5) قسم المهام الكبيرة إلى مهام صغيرة

يعمل في نفس المبدأ لا يستطيع الكثيرون في اغلب الأحيان البدء في خطوة معينة في خطة العمل بسبب رؤيتهم للخطة كمهمة واحدة كبيرة لا يمكن انجازها ، فقسم المهام الكبيرة إلى مجموعات من المهام الصغيرة ، للتركيز على المهام الأكبر اجعل مبدأ الإغلاق يعمل لصالحك ، حدد مساحة زمنية ملائمة للبدء والانتهاء من مهمة ما بدون أي مقاطعات .

(6) عكس الأولويات ( القائمة )

ليس المقصود هنا أن تبدأ من الأخير إلى الأول .. ولكن تتبع الأولويات وفكرة هذا الأسلوب كالبدء من أخر قائمة الأعمال المرتبة حسب الأهمية من اعلي لأسفل ، قرر ما هي الأمور التي تبدوا غير هامة إلى حد ما ولا تبدأ فيها فأبدأ في تنفيذ الخطوات التي ستقود في النهاية إلى تحسن حقيقي وانجاز فعلي ، وهذه المهارة وحدها هي ما يمكنها أن تميزك عن غيرك في المنظمة أكثر من أي مهارة أخرى تمت أو سيتم مناقشتها ، الموظفين عادة ما يحاولون تجنب أداء الأعمال الهامة عن طريق ربط أنفسهم في أمور وأنشطة تافهة .

(7) ضع مواعيد محددة للانتهاء ( لنفسك .. واكتبها إن أمكن )
(8) شارك موعد الانتهاء المحدد مع الآخرين

هذان الأســـلوبان يجمعـــانبداخلهمـــا مبـــدأ ( الإغلاق ) و ( وضع الأهداف ) و ( تخيل النجاح في تحقيقها ) والأسلوب الأخير وصفه "ماكسويل مالتز في كتابه " علم الضبط السيكولوجي " Psycho cybernetics بقوله .......
عندما نتخيل بوضوح النجاح في تنفيذ مهمة ما ، فإننا بالتبعية نفجر طاقات كامنة بداخلنا تحركنا أو توجهنا إلى النجاح . وفي قصة أخرى ....... في كتابه ( صعوداً في المنظمة ) Up The Organization للكاتب روبرت تاونسند والذي كان يشغل منصب رئيس شركة ( أفيز Avis ) لتأجير السيارات في أمريكا والتي كان لها أكثر من 30000 فرع ، يقول انه كان يحتفظ بسؤال مكتوب على الحائط في مواجهة مكتبه " هل الذي أفعله أو الذي أوشك على البدء فيه يقربنا من تحقيق أهدافنا ؟ " وفائدة هذه المقولة :
v التذكير في اجتماعات غير هامة .
v مضيعة للوقت ومهدرة للجهود .
v وتساعد على عكس الأولويات لتقوده في النهاية إلى العمل فقط في الأمور الهامة والمنتجة .

وتحديد ميعاد محدد لنهاية المهمة يجعل هذه المهمة أكثر وضوحاً ويحولها إلى شيء ملموس وهدف واضح .

(9) عد نفسك بحوافز إذا انتهيت في الموعد المحدد

وعد نفسك بمكافأة إذا انتهيت في الميعاد الذي حددته ، يستخدم هذا الأسلوب في التحفيز وتعديل أو تغيير الأسلوب والفكرة .. والمكافأة هنا سلوك معين للطريق إلى تثبيته وجعله حقيقة واقعية . مثلا ........
أن تعد نفسك بغداء شهي في مطعم راقي ، أو شراء باقة زهور وترسلها لنفسك على العمل أو البيت إذا انتهيت من خطة العمل في الوقت المحدد لذلك ، سوف يساعدك ويحفزك بالتأكيد على تحقيق هذا الموعد .

(10) أبدا في تنفيذ الجزء الذي تكره بشدة أولا وتخلص منه بأسرع ما يمكنك

الانتهاء من أسوء المهام أولاً قد يجعل المهام الأخرى المتبقية تبدو سهلة ، وإثناء إحداث التغييرات الإبداعية تكون المهام الأولى عادة هي أصعب وأسوأ المهام ولكن هذا متوقع ، وبعد الانتهاء من هذه الخطوات ستلاحظ أن حلك الإبداعي بدأ في التشكل .


وبعد أن تجد الطرق التي ستقودك من التفكير في التنفيذ إلى التنفيذ الفعلي لابد أن تبدأ في تنفيذ هذه الخطوات ، وتذكر دائما انه لن يرغب احد في نجاح خطتك بنفس القدر الذي ترعبه أنت ، فقد ينشغل الموظفين بمهام أخرى خاصة بهم على نفس القدر من الأهمية والإصرار هام جداً في هذه المرحلة .

تذكر مقولة " توماس إديسون " العبقرية تتكون من 1% إلهام و 99% عرق وجهود .
والخطوة الأخيرة في عملية الحل الإبداعي للمشكلات هي الخطوة إلي تستوجب القبض على زمام الأمور بنفسك حتى لا تنفلت الأمور .
في المواضيع السابقة لحل المشكلات بطريقة إبداعية ناقشنا العملية الإبداعية والتي أطلقنا عليها الخطوات الثمانية الإستراتيجية لحل المشكلات والتي صممت للمبدع العادي والتي تساعد على إحداث تحسين كبير في أدائك الوظيفي والشخصي ، وأنت تستخدم الخطوات المكونة لهذه العملة واحدة تلو الأخرى للعثور على المشاكل الهامة وحلها لتنفيذ الحل المقترح ، والتغيير الذي تحدثه سيوجهك حتماً إلى فرص جديدة للتحسين والإبداع .

النتائج والخلاصة مما ذكر أعلاه :

v تنفيذ حل جديد يعتبر في نفس أهمية العثور على المشكلة ، وتحديدها ، وحلها ، والتنفيذ الناتج للحل يتطلب
وضع خطة عمل ، والحصول على الموافقة عليها ، وتنفيذها فعلياً في النهاية .

v هناك مجموعة من العوائق النفسية تقف دائماً في طريق التنفيذ ، تشمل هذه العوائق الخوف من الفشل ،
والخوف من المجهول ، والخوف من عدم الكمال ، وعدم القدرة على أن نقول لا .

v التخطيط الإبداعي للتنفيذ يتطلب تحفيز الآخرين على العمل ، ولتحقيق ذلك ضع قائمة بالعوائق المحتملة وكيفية
تجنبهم ، ثم حدد بوضوح أول مجموعة من الخطوات التي ستتخذها في سبيل التنفيذ .

v حيازة قبول ومساعدة وتشجيع الموظفين المناسبين تتطلب تحجيم حجم القلق الذي قد يشعرون به عند اتخاذ أي
قرارات للتغيير تقترحها ، ولتفعل هذا قدم لهم أفكارك في صورة بسيطة ، وجهز إجابات لأي أسئلة أو مخاوف
أو اعتراضات قد يبدونها ، ووضح لهم كيف أن الحلول التي تطرحها سوف تساعد في حل ليس فقط مشكلاتك
ولكن مشكلاتهم أيضا .

v اتخاذ الخطوات العملية لتنفيذ الحلول هو الخطوة الأخيرة والهامة والأساليب التي يمكن أن تساعدك على اتخاذ
هذه الخطوة تشمل تجهيز قائمة بأسوأ ما يمكن أن يحدث إثناء التنفيذ أو بسببه ، واشتراك الموظفين في الخطة
، وعكس الأولويات ووضع مواعيد للالتزام بها ، ووعد نفسك والآخرين بمكافآت عند تنفيذ أي من الخطوات
في موعدها المحدد .


الاستراتيجيات الثمانية انتهت ولكن لم ينتهي الموضوع وسوف نتحدث لاحقا إن شاء الله عن ...........
ليس فقط ماذا نفعل .. ولكن كيف ؟ - التعبيرات القاتلـــة


الله من وراء القصد والفائدة للجميع .. وتقبلوا تحياتي .