أحد التحديات التي تؤثر على عملية إعداد الموازنة هي تقلبات النفقات الناتجة من استخدام الموظفين. على سبيل المثال قد ينتج عن إعادة هيكلة المنظمة زيادة استخدام خدمات خارجية بينما تجمد زيادات الرواتب والترقيات. أو أن تكلفة الخدمات والبدلات التي تقدمها المنظمة (مثل التأمين الطبي أو توفير سكن للموظفين أو هواتف) قد تزيد أو تنقص بسبب تأثيرات خارجية. إن التوثيق الجيد سيمكن ممارس الموارد البشرية من الإجابة عن أية تساؤلات تتعلق بالانحرافات الهامة عن الموازنة.
ويمكن أيضاً لممارس الموارد البشرية أن يواجه نفقات غير متوقعة لبنود لم يتم تخصيصها بشكل محدد. فمثلاً قد تحتاج لخدمات استشارية غير محسوبة، أو عمل جديد قد يتطلب استعمال متزايد من إعلانات التوظيف أو الوكالات، أو دعاوى قضائية بسبب سوء تصرف الموظفين قد تتطلب مصاريف إضافية لخدمات التحقيق والتدريب. أي عدد من الأمور يمكن أن يحدث وقد يوقع ضرراً على الموازنة وإن صممت بعناية. إن التخطيط لحالات الطوارئ هذه قد يكون صعباً. لذا قد يكون من الملائم تصميم دخل متنوع لحالات الطوارئ المتعلقة بالعمل.