إن أي شئ يصنع أو يباع أو يشترى أو يستخدم؛ إنما يتم مقارنته بمعايير محددة للوقوف على مدى كفاءة عملية التصنيع أو البيع أو الشراء أو الاستخدام لهذا الشئ، والكمية هي معيار شائع الاستخدام، كذلك هناك معايير أخرى لها نفس الأهمية مثل الجودة والنوع والوقت المستخدم والتكلفة، وهذه المعايير تدخل في نطاق عديد من العمليات، ويمكن أن تكون على أساس سليم مرضي عندما يعبر عنها بتعبيرات محددة وقابلة للقياس.
وتبرز أهمية استخدام المعايير الرقابية بوقوفنا على أغراض هذه المعايير وهي:
1- وضع مواصفات محددة للعمليات ولأوجه النشاط والمنتجات، وهذه المواصفات لها أهمية بالغة في عملية الرقابة، فعلى سبيل المثال يصعب الحكم على منتج معين ما لم تكن هناك معايير موضوعة من قبل تحدد خصائص هذا المنتج من ناحية المظهر أو المتانة أو الحجم أو الوزن أو اللون أو درجة التشطيب أو غير ذلك من المعايير التي يجب أن تكون محددة بوضوح وقابلة للقياس، فالحكم على مدى كفاءة أداء عملية معينة أو على صحة وسلامة نشاط معين، يتطلب استخدام معايير تتمثل في مواصفات معينة لما هو مرغوب في العملية أو النشاط.
2- المعاونة على القياس، أي قياس الأداء الفعلى، والقياس هام وحيوي للإدارة، فالكميات التي تباع أو تشتري أو تنتج، وعدد العاملين الذين يحتاج إليهم المشروع، والآلات المطلوبة، وتقديرات التكاليف ... كلها يتم التنبؤ بها على أساس القدرة على القياس.
3- توضيح مستوى الأداء المرغوب والذي يمثل كمية العمل التي تعتبر بمثابة الأداء المتوقع، مثال ذلك في ضوء دراسة الوقت والحركة يوضع معيار إنتاجي يقدر بعشرة وحدات في الساعة للعامل، وهكذا يعبر عن معايير الأداء بمؤشرات قابلة للقياس ومتضمنة لاعتبارات السرعة والدقة والاقتصاد والكفاءة.
4- توفر المعايير أساسًا سليمًا لمعالجة المسائل الجدلية، ففي غياب هذه المعايير يصعب الإتفاق على كون عينة معينة أو نموذج محدد سليمًا أو خاطئًا، إن المعايير تحدد خط السير الذي يتبع أثناء البحث أو الفحص أو الاستقصاء أو الحكم على النتائج.