النتائج 1 إلى 2 من 2

الموضوع: المبادىء العشر لادارة الوقت بفاعلية

#1
نبذه عن الكاتب
 
البلد
مصر
مجال العمل
مدير عام مركز صياغة الذهب والمجوهرات
المشاركات
498

المبادىء العشر لادارة الوقت بفاعلية

لقد اصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار والمديرين على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات جديدة، بدلاً من النظر إلى مدى العائد من استثمار هذا الوقت. إن عمل المدير أساساً مجزأ، ولهذا فان وقته ينبغي أن يكون مجزأ بين إنجاز عمل اليوم والتفكير في نشاطات وأعمال الغد. ولهذا فان الفائدة من وراء إدارة وقت المدير لا يمكن أن يبخس حقها.إن الوقت مورد فريد في نوعه إذ أن كل شخص يملك منه نفس المقدار، كل عمل يحتاج إلى وقت لا يمكن شراؤه، وإنما الحل الحقيقي الوحيد هو استخدام افضل للوقت المتاح وعلى هذا ينبغي على الإداريين والمديرين أن يتعلموا كيف يديرون عملية استخدام وقتهم، إن إحدى العادات الخمس المشتركة بين كل المديرين الفعالين هي معرفة كيف يذهب وقتهم وكيف ينبغي أن يذهب. إن ممارسة إدارة الوقت عادة يمكن تعلمها.يحدث التعلم بطرق متعددة، إحداها التجربة والخطأ والكثير من المديرين الناجحين تعلموا أن يحلوا مشكلات وقتهم بهذه الطريقة.الحاجة إلى مفاهيم إدارة الوقت:إن العملية الإدارية تتكون من مهام التخطيط والتنظيم والتنفيذ والرقابة، وهذه الأخيرة تحتوي على مهمة إدارة الوقت.هناك عشرة مبادئ لإدارة الوقت تم تطويرها نتيجة للمراجعة الشاملة للكتابات والمقالات في مجال إدارة الوقت وإذا ما استعرضنا كل عملية إدارة الوقت نجد أن هذه المبادئ لا تعتبر شاملة وإنما تعتبر مبدئية وتخضع لاختبار وصقل اكثر.أولاً: المبادئ المتعلقة بالتخطيط: التخطيط هو اختيار من بين البدائل المتاحة. وتخطيط استخدام وقت الفرد يتضمن أن يعرف كيف يستخدم حالياً، ثم يقرر كيف يجب استخدامه، ويحدد استخدامه المناسب بالطريقة التي يرغبها، لكن كيف يستخدم الوقت حاليا؟إن معظم الناس لا يعرفون ما الذي يشغل وقتهم، واقترح بعض المفكرين طريقتين لمعرفة أين يذهب وقتهم: احتفظ بمذكرة مواعيد أو اطلب من شخص آخر أن يلاحظ الوقت ويدون نشاطات العمل.1- مبدأ تحليل الوقت: تحليل الوقت من متطلبات إدارة الوقت. من الضروري، كأساس لهذا التحليل الاحتفاظ بجدول يومي للنشاطات لتسجيلها عبر فترات من 15 إلى 30 دقيقة ولمدة أسبوعين متتاليين.إذا لم يفهم المدير كيف يصرف وقته عادة فلن يتمكن من الاختيار من بين الطرق البديلة لاستخدامه. ينبغي عليه أولاً أن يحدد كيف يصرف وقته حاليا وذلك باستخدام الإجراء الشائع والمقبول وهو تحليل استخدام الفرد للوقت بواسطة البيانات التي تجمع عبر فترة من الوقت. هذا هو أول مبدأ في التخطيط ويسمى مبدأ تحليل الوقت.إن أساس تحلي الوقت يتخذ عادة شكل جدول يكتب فيه الفرد نشاطاته اليومية وتسجل مع أوقاتها. ينبغي تقسيم وقت المدير اليومي إلى فترات كل فترة 15 دقيقة حتى تستوعب كل الوقت المستخدم. بعد تسجيل كاف يجعل المدير قادرا على معرفة إن كان هناك أي اتجاه أو نمط في نشاطاته اليومية، يمكن القيام بعملية التحليل. عند القيام بالتحليل يجد المدير أن وقتاً كبيراً قد ضاع منه أو لم يحسب حسابه أصلاً بسبب التأجيل أو المقاطعات أو عدم وجود خطة أو أي سبب آخر. 2- مبدأ التخطيط اليومي:من الضروري القيام بالتخطيط اليومي بعد انتهاء عمل اليوم أو قبل ابتداء العمل في اليوم التالي، بحيث يتلاءم مع الأهداف القصيرة الأجل ومع المهمات، وذلك من اجل الاستفادة الفعالة من الوقت الشخصي.إن التخطيط غير الملائم هو السبب الأساسي للإدارة السيئة للوقت. فالتخطيط الفعال سيقضي على مشكلة تضييع الوقت، والتوصيات لإعداد الخطط تأخذ أشكالاً مختلفة. فمعظم الكتاب يتفقون على أن الخطط ينبغي أن تعد يوميا، وان تتألف من قائمة من الأعمال وجدول زمني لإنجازها، ويبدو أن عند تحديد الخطة اليومية يجب ترتيب الأولويات للقيام بالعمل المقرر. وعليه" حدد الأولويات واتبع قراراتك التي اتخذتها في ذلك".3- مبدأ تخصيص الوقت حسب الأولوية:يجب تخصيص الوقت المتوافر في يوم العمل لإنجاز تلك الأعمال التي تعتبر ذات أولوية عالية.المبدأ الثالث من مبادئ التخطيط فهو تخصيص الوقت حسب الأولوية. ونقوم بذلك بعد أن نكتب الأعمال المطلوب القيام بها في الخطة اليومية، وذلك حسب أولوياتها وتخصيص الوقت المتاح لإنجازها.إن طريقة تحديد الأولويات قد درست بشمول بواسطة المفكرين الذين اقترحوا تصنيف مهمات العمل بثلاث طرق تساعد في الوصول إلى تحديد الأولويات. تعتمد طريقته على ظاهرة إن الأشياء التي نعتبرها ملحة ليست دائما مهمة.والأشياء المهمة ليست دائما ملحة. وقد أوصى بان تصنف الأعمال حسب إلحاحها وضرورتها وذلك باستخدام مقياس يتدرج من " ملح جدا" ألي " غير ملح" ومن ثم يعاد تصنيفها حسب أهميتها على مقياس يتدرج من " مهم جدا" إلى " مهم". أما التصنيف الثالث فقد أوصى بتحديد الأعمال التي يمكن تفويضها للغير وتلك التي لا يمكن تفويضها. من الواضح إذن إن اكثر الأعمال أولوية هي تلك التي لا يمكن تفويضها وملحة وفي نفس الوقت على درجة عالية من الأهمية.4- مبدأ المرونة:يجب أن تكون المرونة من الأمور الرئيسية التي تؤخذ في الاعتبار عند اختيار الخطط فيما يتعلق باستخدام الوقت الشخصي، أي انه يجب إلا يتم الإفراط أو التقليل من الوقت المطلوب.وعند إعداد الخطة اليوميةينبغي أن يدرك الفرد حدود مقدار الوقت في يوم العمل الذي يمكن أن تجدول فيه المهام. فالمدير الذي يخطط لملء كل دقيقة من يوم العمل سيجد أن عدم المرونة في الجدول لا يمكن أن يجعله قادرا على اتباعه.إن أي شخص في موقع إداري مهم يقوم بجدولة اكثر من نصف يومه يكون مغاليا. فعلى الأقل يمكن أن نتوقع أن نصف وقت المدير سيقضيه في معالجة الأزمات والطوارئ وضغوط العمل اليومي في منظمة كبيرة.ينبغي أن ندرك أن 50% من يوم العمل يمكن جدولته بأعمال مختارة للإنجاز في خلال نصف اليوم، وفي نفس الوقت المخصص لها. فعلى سبيل المثال: إذا كانت هناك مهام مجدولة في خلال فترة ركود أو هدوء من اليوم وتأخذ وقتا اقل من نصف اليوم فان الذي يحدث هو إننا نمدد العمل ونتراخى حتى نملأ نصف اليوم المتاح لنا، هذا هو ما يؤدي بنا إلى اكتساب عادات سيئة في إدارة الوقت. ينبغي الحفاظ على نفس الانضباط الحازم بالنسبة لاستخدام الوقت عندما توجد فترات ركود أو هدوء في سير العمل. هذه الإجراءات الوقائية ينبغي على المخطط تنفيذها حتى يمنع التجاوز في تمديد العمل والإبطاء فيه لملء الوقت المتاح.ثانيا: المبادئ المتعلقة بالتنظيم:تهتم وظيفة التنظيم بكيفية تنظيم المدير لوقته وبيئته حتى يصبح اكثر فعالية في استخدام وقته. وأول مبدأ للتنظيم هو:1- مبدأ التفويض: إن تفويض كل الأعمال الممكنة بما يتناسب مع حدود عمل المدير أمر ضروري لتوفير الوقت المطلوب للقيام بالمهام الإدارية.تبدأ عملية تحديد أولويات الأعمال وترتيبها في الخطة اليومية بان يتم أولاً تحديد أي من هذه الأعمال يمكن تفويضها. كل الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي أن تعطي المدير وقتاً حراً يستطيع في خلاله أن يقوم بأعمال أخرى لا يمكن لغيره القيام بها. ولكي يتم تحديد الأعمال التي يمكن تفويضها ينبغي على المدير أن يتبع مبادئ التفويض المعروفة والراسخة.2- مبدأ تقسيم النشاط ( العمل):كل الأعمال المتشابهة بطبيعتها والتي تتطلب بيئة وموارد مماثلة لإنجازها ينبغي أن تجمع معا في أقسام من خطة العمل اليومية.3- مبدأ التحكم في المعوقات: من الضروري جدا لإدارة الوقت أن يكون هناك نوع من التحكم في النشاطات وترتيبها بحيث تقل عدد ومدة المقاطعات غير الضرورية.الفوائد من تنفيذ هذين المبدأين واضحة، إذ يجب التقليل من المقاطعات وذلك بتقسيم النشاطات وتجميعها حسب التشابه الموجود بينها، فإذا تم تقسيم النشاطات بحيث يلتقي المرؤوسون مع مديرهم في وقت معين، والاتصالات الهاتفية يرد عليها في وقت محدد، وتم تحديد موعد للاجتماعات وفي وقت معين، كما حدد وقت "الهدوء" للتفكير الخاص بالمدير يوميا، عندها تتحسن فعالية استخدام الوقت كلما خفت المقاطعات، وسيقل أيضاً عدد المرات الابتداء والتوقف ( المعوقات أو المعترضات) في إنجاز الأعمال، فالمحافظة على عدد مرات الابتداء والتوقف إلى حد بسيط سوف يؤدي إلى تحسين فعالية إنجاز المهام الذي سيؤدي إلى توفير الوقت.4- مبدأ الإقلال من الأعمال الروتينية: إن الأعمال اليومية ذات الطبيعة الروتينية والتي تشكل قيمة بسيطة لتحقيق الأهداف العامة ينبغي الإقلال منها كثيراً.إن تنظيم العمل والعاملين بحيث نقلل من كمية العمل الروتيني سيؤدي إلى استخدام اكثر فعالية للوقت. لن يستطيع أي مدير أن يخلص نفسه من الأعمال الروتينية تماما، لكن ينبغي الإقلال منها. تعرف الأعمال الروتينية بأنها إجراءات صغيرة كثيرة الحدوث في المنظمة، ويقدر الوقت الذي يمضيه المديرون في الأعمال الروتينية بين 30% و 65% من الوقت المتاح أمامهم.ثالثا: المبادئ المتعلقة بالرقابة:بعد تخطيط وتنظيم العمل بما يتفق والمبادئ ذات العلاقة يبقى فقط تنفيذ الخطة والمتابعة اليومية. إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة ولزيادة الفاعلية.... لكي يحقق الهدف كما خطط له.... يقارن الإنفاق الحقيقي للمورد بالخطة وبالجدول. يسمح له التباين بان يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء، ويسمح له بتعديل هذه الأشياء الثلاثة لتتلاءم مع الهدف ومع الظروف التي يواجهها.يتطلب الأمر استخدام المبادئ التالية:1- مبدأ تنفيذ الخطة اليومية والمتابعة اليومية ضروريان لإدارة الوقت. إن تنفيذ الخطة أمر ضروري لوظيفة الرقابة، إذ لا يمكن إنجاز هذه الوظيفة إلا إذا هناك خطة أو معيار تتم مقارنة النتائج المتوقعة به. فمتابعة تعديل الخطة والجدول والأداء بما يتلاءم مع الأهداف والظروف المحيطة هي الرقابة بذاتها.2- مبدأ إعادة التحليل:3- ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة اشهر والعودة للعادات السيئة في إدارة الوقت.ويجب إعادة تحليل الوقت مرة كل ستة اشهر على الأقل. فقد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل معظم المديرين يعودون لممارساتهم القديمة. ولتفادي هذا ينبغي تكرار تحليل استخدام الوقت من وقت لآخر


#2
الصورة الرمزية احمد عصمت متولي
احمد عصمت متولي غير متواجد حالياً تحت التمرين
نبذه عن الكاتب
 
البلد
ارتيريا
مجال العمل
أعمال ادارية
المشاركات
2

رد: المبادىء العشر لادارة الوقت بفاعلية

شكرا جزيلا
سوف أحاول أن أطبق هذه المفاهيم

إقرأ أيضا...
عشرة خطوات للتخطيط لادارة الوقت

10 خطوات قم بإعداد قائمة بالمهام التي يجب إنجازها. أدرج بها كل الأفكار التي ترد لذهنك. تكمن الفكرة فى أن تدون كل شئ على الورق . لا تتوقف لصياغة أسلوبك أو للتفكير فىأحد النقاط . كل ما عليك هو... (مشاركات: 6)


المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية

المبادئ العشرة لإدارة الوقت بفاعلية لقد اصبح الوقت المتاح أمام الإداريين الكبار والمديرين على درجة عالية من الأهمية حتى إن كثيراً من المنظمات اليوم تعتبر وقت الإدارة معياراً حاسماً للدخول في مشروعات... (مشاركات: 3)


الوصايا العشر لاستغلال الوقت

عشر وصايا سريعة قد تساعدنا في إدارة ذواتنا .. وتوجيه دفة حياتنا نحو الأفضل ... يرجى تحميل الملف المرفق ... مع وافر تحيتي ... (مشاركات: 0)


دورات تدريبية نرشحها لك

دورة تدريبية متخصصة في اعداد القادة

برنامج اعداد القادة هو برنامج تدريبي يساعدك على أن تطوّر أسلوبك في القيادة وتكتسب المهارات اللازمة لإتقان فن القيادة والإدارة بنجاح مثل تحفيز الاخرين وإلهامهم وتوجيههم، تعلم كيف تصبح قائداً مميزاً لفريقك أو لأبناءك أو لموظفيك من خلال تطبيق عدد من المهارات والطرق الناجحة التي يستخدمها افضل القادة في العالم.


دبلومة اساليب التعافي النفسي الحديثة بدون أدوية

يوجد حاليًا توجه عالمي للتوعية بأهمية الصحة النفسية والأدوية النفسية، لكن هناك من يحتاج بالفعل علاج نفسي يتناسب مع حالته التي لا تتطلب الالتزام بأدوية، ويجد نفسه حائرًا بين حاجته للعلاج النفسي وبين رفضه للدواء، إذا كنت من هؤلاء فمرحبًا بك هنا في أول دبلومة متخصصة في التعافي النفسي بدون ادوية. وستمكنك هذه الدبلومة من معالجة نفسك أو الآخرين بأساليب تعافي مثبتة علميًا بعيدة كل البعد عن الأدوية النفسية.


كورس دراسات الجدوى الاقتصادية لإنشاء المستشفيات والمراكز الصحية

اذا كنت بصدد انشاء مستشفى او مركز صحي او مؤسسة طبية خاصة او عامة فأنت بحاجة الى تعلم كيفية اعداد دراسة جدوى اقتصادية لمشروع انشاء مستشفى او مركز طبي، لذلك فقد تم تصميم هذا البرنامج التدريبي الاول عربيا، ليؤهلك بشكل علمي وعملي ويساعدك على تعلم كيفية اعداد دراسة جدوى متكاملة لمشروع إنشاء مستشفى او مركز طبي خاص او عام


دبلوم تخطيط وادارة برامج السياحة الرياضية

برنامج تدريبي يتناول موضوع السياحة الرياضية وأنماطها وعوامل الجذب السياحي في مجال الرياضة وخطط واستراتيجيات بناء برامج السياحة الرياضية و ادارة الاحداث الرياضية والضيافة وادارة المخاطر والازمات فى مجال السياحة الرياضية


كورس استخدام تطبيقات الأوفيس والإنترنت في إدارة الأعمال

يؤهلك هذا البرنامج على استخدام تطبيقات الاوفيس والانترنت في ادارة الاعمال فيبدأ باستخدامات برنامج الوورد في كتابة التقارير والمراسلات ويشرح كائنات البرنامج ودمج المراسلات ومخرجات الحفظ والطباعة قم ينتقل الى استخدامات برنامج الإكسيل فيغطي تصميم الجداول والمعادلات النصية وتطبيقاتها وجمع وطرح عدد الساعات للموظفين وربط أوراق العمل وشرح القائمة المنسدلة والقوائم المخصصة وشرح دالة VLOOKUPوالتنسيق الشرطي وإخفاء وإظهار المعادلات من ورقة العمل وحماية ورقة العمل والخلايا من التعديل وحماية كامل ملف الاكسل ثم ينتقل الى تطبيقات الإنترنت واستخداماتها مثل تطبيقات جوجل مواقع التواصل الإجتماعي إدارة الوقت الإلكترونية


أحدث الملفات والنماذج