إذا ما كان أصحاب الأعمال يلاحظون انخفاض معدلات الإنتاجية، ولايعلمون الأسباب وراء هذا الانخفاض، ويرون أن هناك أسبابا وراء عدم رضاء الموظفين بأعمالهم، فإن أصحاب الأعمال حينها يجب أن يقوموا ببعض أعمال التحري عن هذه الأوضاع، ويعرفوا الأسباب وراء ذلك.

فلقد ذكر المقال الذي نشر على موقع businessknowledgesource.com أن الإنتاجية تحتاج إلى وجود هدف أو غرض محدد، وهذا لدفع الموظفين حتى يزيدوا من إنتاجيتهم. فالموظفين في حاجة لأن يتأكدوا من أنهم يساهمون في النجاح الكلي للمنظمة، وأن أصحاب الأعمال يسعون للبحث عن طرق لتقوية الشركات، وأن الأمر ليس ملقى بالكامل على عاتقهم لكي يجعلوا الشركات أقوى وأفضل.

فالشخصيات المختلفة تميل لأن تشكل جزءا كبيرا من الإنتاجية، فهناك بعض الأفراد الفعالين وهؤلاء يسهل عليهم أن يكونوا منتجين، في حين أن هناك آخرون يحتاجون لدفعة بسيطة من أصحاب الأعمال، أو يحتاجون للكثير من الضغط، وهذا حتى يصبحوا ناجحين. ولهذا فإن هناك بعض الأمور التي يحتاج أصحاب الأعمال لأن يوجهوا لأنفسهم وأيضا لموظفيهم اسئلة تتعلق بها، عندما يحاولون التركيز على معدلات الإنتاجية، وهي: الهدف من العمل، وما هو متوقع من الموظفين وأصحاب الأعمال تحقيقه، ومقدار الوقت الذي يقضوه في أعمالهم، ومقدار الوقت الذي من المفترض أن يقضوه في الأعمال، وما الذي يمكن أن يحدث إذا ما توقف الموظفون أو أصحاب الأعمال عن تنفيذ بعض المهام.

فتوجيه هذه الاسئلة، والإجابة عليها، والنظر إلى قواعد الأعمال يمكن أن يساعد بشكل كبير على تحديد بعض المشكلات الموجودة داخل المنظمة والتي يتم تنفيذ الأمور بها في الوقت الحالي.

وذكر المقال أنه من الضروري ألا ينظر أصحاب الأعمال لهذه الاسئلة بوصفها سيئة، لأنها في حقيقة الأمر تساعد أصحاب الأعمال كثيرا على وضع الأمور في أولويات بشكل أفضل، وتساعد الموظفين على النظر إلى الطريقة التي كانوا يعملون بها، وتحديد إذا ما كانوا هم السبب وراء تباطؤ معدلات الإنتاجية، أو أن السبب يرجع إلى فشل كامل في النظام الموجود داخل الشركات.

وأكد المقال على أن ما يحتاج أصحاب الأعمال لفعله هو وضع قائمة بالموظفين، وترتيب الأولويات للمهام المتنوعة التي يحتاج أصحاب الأعمال من موظفيهم تنفيذها. وبناء على وجود هذه الأولويات، يمكن لأصحاب الأعمال تحديد مقدار الوقت الذي تحتاجه كل مهمة. وهذا يساعد على القضاء على أي نوع من أنواع الإلهاءات، وبالتالي توفير الوقت للمهام التي تحتاج إلى تركيز كبير، والتخلص من المهام التي لاتحتاج إلى الكثير من الاهتمام والوقت الذي يتم تكريسه لها.

من الهام أيضا البدء في العمل في بعض المشروعات التي من المقرر الانتهاء منها في الغد أو الأسبوع المقبل، حيث يجب على أصحاب الأعمال والموظفين أن يحاولوا استغلال أوقات الفراغ لديهم بملئها بمهام هامة عوضا عن تضييع هذا الوقت.

قد يكون من المفيد أيضا وجود روتين مختلف كل يوم داخل مكاتب الأعمال، حيث أن تكرار نفس الأمور يوما بعد يوم يؤدي إلى الملل، وأيضا للمعاناة عند تنفيذ المهام الهامة.

وأخيرا من الأساسي وجود بعض الوقت للراحة والتمرين لأن الجلوس طوال اليوم وعدم التحرك إلا نادرا يتسبب في عدم وجود أفكار جيدة، وقد يعاني الأفراد بسبب هذا من عدم وجود النوع المناسب من النتائج التي ترغب بها الأعمال.