أشارت الدراسة التي أجرتها ARMA International إلى أن هناك انفصالا كبيرا وواضحا بين موضوعات إدارة المعلومات والتي تعتبر هامة للغاية للمنظمات، والتي تتضح من خلال السياسة الموضوعة للمنظمة أو ثقافة الشركة، وبين عمليات التدريب ومراقبة تطبيق وتنفيذ تلك السياسات.

وأوضحت الدراسة أن 73% من رؤساء مجالس الإدارات أو الفرق التنفيذية ذات المستوى المرتفع، قد وافقت على إعداد سجلات و بيان بسياسة إدارة المعلومات، والذي يلزم كافة الموظفين بإنشاء سجلات و المحافظة عليها بطريقة تتلائم مع متطلبات المنظمة الموضوعة مسبقا.

كما وجدت الدراسة أن عمليات التدريب لاتزال تمثل نقطة ضعف بالنسبة للمنظمات، حيث أن المعلومات التي تتوافر للشركات تعتبر من أهم الأسهم التي تملكها، وإدارة و صيانة هذه المعلومات يعتبر جزءا أساسيا من نجاح الأعمال، حيث يساعد على تقليل التكاليف و المخاطر، هذا إلى جانب الإبقاء على التنافسية والالتزام كضرورة قصوى.

وأكدت الدراسة كذلك على أن كل موظف يلعب دورا في حماية المنظمة التي يعمل بها، وهذا من خلال إدارة البيانات الحساسة الخاصة بالمنظمة. ورغم ذلك فإن واجب كل منظمة هو توفير التدريب المناسب لضمان توعية الموظفين بالسياسات و الإجراءات المرتبطة بالأبحاث المستمرة.

ولكن على الرغم مما سبق، فإن التدريب لايزال أمرا لا يتم الاهتمام به أثناء هذه العملية، حيث أظهرت نتائج الدراسة أن 25% من المنظمات تهتم بتدريب موظفيها على الأدوار والمسؤوليات الفردية لإدارة السجلات و المعلومات، كما أن المنظمات التي تقوم بالفعل بتقديم تدريبات لموظفيها لا تغطي أجزاء كبيرة من الموضوعات الهامة و القانونية. أيضا فإن 22% من المنظمات لا تقوم بتدريب موظفيها على كيفية حماية البيانات أو حماية البيانات الحساسة، هذا على الرغم من أن 87% من المنظمات ترى أن التعامل مع هذه البيانات يعتبر أمرا هاما للغاية.