(قدم للموظفين قليلي الخبرة التوجيه الثابت، والإرشاد الكامل)
بريان تراسي
هناك مجموعة من القواعد، التي يجب أن يتبعها أي رئيس عند إدارته لمقابلات تقييم الأداء، وأهم هذه القواعد هي: 1. الصراحة في تقديم المعلومات عن المرؤوس، أو عدم إخفاء المعلومات عن المرؤوس. 2. تقديم أكبر قدر ممكن من المعلومات إلى المرؤوس؛ كوسيلة لكي يعلم مدى تقدمه في الإنجاز. 3. إقناع المرؤوس بالنتيجة؛ وذلك من خلال الأدلة والبراهين الخاصة بالعمل، والحسم في إدارة المقابلة. 4. الديموقراطية، وذلك من خلال إعطاء الفرصة للمرؤوس؛ لكي يعبر عن رأيه، أي أن يقوم الرئيس المباشر بالاستماع إلى مرؤوسيه. 5. المقابلة هي وسيلة لحل المشاكل، وتطوير وتحسين الأداء، وهي وسيلة أيضًا إلى تنمية المرؤوس في عمله. ولزيادة فعالية مقابلات التقييم، من خلال استخدام المباديء السابقة، فإننا نقترح الخطوات التالية للمقابلات: 1. يفضل أن تكون مدة المقابلة في حدود 15- 20 دقيقة. 2. تبدأ المقابلة بتحية قصيرة وغير رسمية؛ وذلك لامتصاص أي مشاعر سيئة، أو توتر. 3. يتم عرض الجوانب الحسنة أولًا، ويخصص وقت أطول للمدح كلما ارتفعت الكفاءة. 4. يلي ذلك عرض لجوانب الأداء الضعيفة، والتي تحتاج إلى تطوير، ويتم ذلك باستخدام أكبر قدر ممكن من الأدلة، وعدم استخدام النقد. 5. يجب إعطاء فرصة للمرؤوس أن يشرح وجهة نظره، وعلى الرئيس أن يستمع له.
6. يتم التركيز على تصحيح الأخطاء، وذلك بتبادل وجهة النظر فيما يجب أن يحدث مستقبلًا، وعلى الرئيس أن يحصل على تعهد من المرؤوس بأنه سيحسن أداءه بشكل معين، وأن الرئيس سيساعد المرؤوس على تحقيق ذلك. 7. يتم تلخيص المقابلة في شكل خطة مستقبلية، أو اتفاق به خطوات لتحسين الأداء وأزمنة يتحقق فيها هذا التحسين.