يضع محدد الاحتياج ما تم جمعه من معلومات في تقرير شامل. ويتكون شكل التقرير على العناصر التالية وهي: العنوان - المحتوى - جسم التقرير - النتائج التي تم التوصل إليها - التوصيات المقدمة من قبل المحدد - إرفاق جميع الملاحق من نماذج واستبيانات وغيرها.

فإذا كان التحديد على مستوى المنظمة يتم التالي:

• يتم تحديد موقع مشكلة الأداء.

• وصف مختصر لمشكلة الأداء الرئيسة والفرعية وأهميتها.

• ربط الاحتياج التدريبي بأهداف المنظمة واختصاصاتها.

أما إذا كان التحديد على مستوى الوظيفة فيتم التالي:

• حصر الوظائف الموجودة في المنظمة.

• حصر الوظائف المستهدفة للتدريب.

• تحديد المهام الحيوية المشتركة بين الوظائف (مثال: مهمة الاتصال يقوم بها الكثير من الموظفين).

• تحديد قدرات المهام الحيوية المشتركة.

• تحديد المهارات اللازمة لتلك القدرات.

وإذا كان التحديد على مستوى الموظف فيتم تحديد التالي:

• يتم حصر الفئات المستهدفة من الموظفين الذي يحتاجون إلى التدريب.

• تحديد الفرق بين المهارات اللازمة لأداء المهمة الوظيفية والمهارات المتوفرة لدى كل موظف.

• القائمة النهائية للمهارات المشتركة التي يوجد بها نقص وفقًا لأولوياتها.

• نوع الاحتياج التدريبي المطلوب للموظف.

• عدد مرات تنفيذ البرامج التدريبية المقترحة خلال العام.

• التاريخ المقترح لتنفيذ البرامج المقترحة.

وبناءًا على التقرير المكتوب سيتم الشروع في خطوات تصميم البرنامج التدريبي المطلوب التدريب عليه.