لكي تحقق الحوافز الأهداف المتوقعة منها، فيجب أن تراعي الإدارة الشروط العامة الآتية. كما أن القيادة الفعالة و استخدام المدير للحوافز المتاحة يعد إحدى الركائز الهامة لنظام الحوافز.

و لنجاح نظام الحوافز يجب من توفّر شروط، ونذكر من بينها ما يلي:

1- اتفاق أهداف العمل وأهداف الأفراد.

2- توافق الوظيفة مع ميول الفرد وقدراته.

3- الجمع بين الجانبين المادي والمعنوي

4- تناسب الحافز مع الجهد المطلوب.

5- مراعاة عنصر التكاليف.

6- ارتباط الحافز بالسلوك المطلوب وفورية التطبيق.

7- عدالة الحافز وشعور العاملين.

8- وضوح الحوافز وأسسها وشروط الحصول عليها.

9- توجيه الحوافز للأداء الجيد وتنمية السلوك المرغوب.

10-إشراك الأفراد في وضع خطة الحافز.

11- تناسق الحوافز والتغلب على تناقص أجزائها (الحافز المادي والاجتماعي، الجودة، الكم).

12- تجديد فعالية الحوافز بإعلانها وتأكيد أهدافها وشرح أسسها.

13- توفير القدرة الحسنة، إذ أنها أساس نجاح نظام الحوافز.

14- التعرف على رد الفعل الأفراد، واستطلاع أرائهم تجاه الحوافز.

15- اعتبار الحوافز جزاءا من إدارة الأفراد يجب أن يتناسق مع بقية الأجزاء.

16- تقويم نظام الحوافز وتطويره.