العطاء

هناك خطوات تعتبر المنهج التقليدى لإختيار المتقدمين للعطاءات وتقييم هذه العطاءات وهى تساعد الجهة المستفيدة أو المهندس الممثل لها للحصول على عطاءات جيدة بأقل جهد وتكلفة , كما أنها تساعد المتقدمين للعطاءات للإستجابة بسهولة للعطاء كما تضمن لهم عدالة الفرص لتقديم العروض .

وسوف نتناول هذه الخطوات بالشرح بواسطة الأشكال المبينة على الصفحات التالية ثم نتعرض لها بإستضافة أكبر فى الجزء الذى يلى هذه الأشكال التوضيحية .

1- الدعوى لتقديم سابقة الأعمال :

تقوم الجهة الطالبة للتعاقد أو المستفيدة من المشروع أو المهندس الإستشارى الذى يمثلها بنشر إعلان فى الصحف يدعو من له رغبة فى تقديم سابقة الخبرات ويفيد بأن مستندات العطاء لن ترسل إلا إلى المجموعة التى سوف يتم إختيارها بواسطة المهندس الإستشارى من واقع المفاضلة بين سابقة الخبرات .

ويجب أن يكون الإعلان مختصراً لدرجة معينة بحيث يحتوى على النقاط الأساسية التالية :

1- إسم الشركة الطالبة للتعاقد .
2- إسم المهندس الإستشـارى .
3- الخطوط العريضة للمشروع .
4- موقع العمل .
5- المخطط الزمنى للـمشروع .
6- تعليمات لملء إستمارات سابقة الخبرات .
7- الإرتباطات المالية .
العطاء و العقود في المشروعاتالعطاء و العقود في المشروعاتالعطاء و العقود في المشروعاتالعطاء و العقود في المشروعاتالعطاء و العقود في المشروعات


ويجب ألا تقل الفترة من نشر الإعلان حتى تلقى إستمارات سابقة الخبرات عن ستة أسابيع.
ويتم عمل قائمة حسب أفضليات المتقدمين من حيث الخبرات والمقصورة على التنفيذ .
ويفضل ألا تحتوى هذه القائمة على أكثر من سبع مرشحين .

2- إصدار مستندات سابقة الخبرات
عند تلقى طلبات الحصول على مستندات سابقة الخبرات من الشركات التى ترغب فى التعاقد للتنفيذ فإنه يجب على الشركة الطالبة للتعاقد أو المهندس الإستشارى بأن يرسل لهم مستندات سابقة الخبرات وتحتوى على 3 بنود أساسية .
معلومات عن المشروع
• النماذج الخاصة بسابقة الأعمال
• تعليمات خاصة بملء وإتمام وإرجاع الإستمارات
ولإعطاء راغبى التقدم للمشروع معلومات وافية يجب أن تتضمن هذه المعلومات الأتى :
1- إسم وعنوان الشركة
2- إسم وعنوان المهندس الإستشارى والسلطة المفوضة له
3- الخطوط العامة للمشروع مع بعض الرسومات الهندسية الهامة أو الإستكشافات
4- موقع العمل
5- المواعيد المحددة للمراحل المختلفة للمشروع من تصميم وتنفيذ وإستلام وتجارب...إلخ
6- مستويات الأداء المراد التوصل إليها
7- مصادر تمويل المشروع
8- لغة العقد والقانون التابع له

وبالنسبة للنماذج الخاصة بسابقة الأعمال فإن وجود هذه المعلومات على صورة نماذج موحدة يجعل من السهل تحريرها بالنسبة لراغبى التقدم كما يسهل عملية المقارنة والمفاضلة بالنسبة للمهندس الإستشارى القادم على عملية المفاضلة .

ويجب أن تتميز الأسئلة الموجودة بإستمارات سابقة الأعمال بالنواحى الآتية :

1- أن تكون سهلة نسبياً حتى تسنى دخول الشركات الجديدة ذات الخبرات المحدودة.
2- يجب أن تأخذ فى الإعتبار الجانبين (الفنى والمالى).
3- تحليل سابقة الأعمال وإختيار وتحديد قائمة المرشحين للتعاقد.

يجب على المهندس الإستشارى المسئول القيام بتحليل سابقة الأعمال لكل من أرسلها من راغبى التعاقد ويجب عليه إستبعاد كافة الجهات والتى لا يتوسم فيها المقدرة على تنفيذ و إستكمال العمل المطلوب ويجب أن يخلص فى النهاية إلى قائمة تضم حوالى سبعة مرشحين ويجب أن تخضع عملية المفاضلة للبنود الموضوعية التالية :
1) نوع الشركة المتقدمة والهيكل التنظيمي لها
2) خبرة الشركة فى تنفيذ مشروعات مماثلة ثم خبراتها فى تنفيذ مشروعات أخرى.

3) الموارد والإمكانات :

• الإمكانات الإدارية
• الإمكانات الفنية والمقدرة على التصنيع
• لأى مدى أو لأى درجة من درجات العمل ترغب الجهة فى إسناده لمقاولين من الباطن
• المقدرة المالية ومصادر التمويل والسيولة
• القدرة العامة على تنفيذ المشروع.

وعند التوصل لقائمة المرشحين يتم إخطارهم ويطلب منهم كتابة رغباتهم فى تقديم العروض عند طرح العطاء .

وتضمن هذه العملية وجود عدد كاف من المتنافسين الأقوياء وفى حالة رغبة أحدهم فى ترك الميدان والإنسحاب يتم إخطار أول مرشح من الإحتياطى بعد المجموعة الأولى .

4- مستندات العطاء

يجب أن تتضمن المستندات الأتى :

• خطاب الدعوة
• تعليمات للمتعاقدين
• شروط التعاقد
• المواصفات
• قائمة الكميات
• الرسومات الفنية
• معلومات وبيانات
• معلومات إضافية

5- إصدار مستندات العطاء

يجب إرسال مستندات العطاء لقائمة المرشحين المختارين للتعاقد ويجب أن يكون الإرسال مقابل إستلام إيصال بدفع المبلغ المستحق مقابل المستندات , ويجب أن تحتوى المجموعة على فهرس أو قائمة بالمستندات ويجب على المرشح توقيع هذه الفهرس و الإرسال للشركة أو المهندس الإستشارى كدليل على الإستلام .

ويمكن تسليم المستندات بأن يحضر المرشحون إلى مقر الشركة أو مكتب المهندس الإستشارى فى وقت معين للإستلام .

6- زيارة المتقدمين للموقع

الهدف الأساسى من زيارة المتقدمين للموقع هو أن تتاح الفرصة لهم لإختبار موقع العمل والحصول على المعلومات المطلوبة فى حضور المهندس الإستشارى المسئول عن العقد .
وفى الأساس يجب أن تقتصر الزيارة على التحقق من المعلومات الموجودة فى مستندات العطاء وفى حالة ظهور أية معلومات هامة وغير موجودة فى المستندات فيجب على المسئول أو المهندس ضمها فى مستندات إضافية للعطاء .

ويجب على طارح العطاء أن يخبر المتقدمين ما إذا كانت الزيارة سوف تتم لكل المتقدمين مرة واحدة أم تتم الزيارة لكل متقدم على حدة وهذه يعتمد أساساً على الموقع ونوعية العطاء .

ويجب على صاحب العطاء تحديد المدة القصوى للزيارة الميدانية وأكبر عدد مسموح به لكل متقدم وما إذا كانت هناك إمكانية لتكرار الزيارة .

ويجب أن تكفل الزيارات العدالة لكل المتقدمين فى الحصول على المعلومات كما يجب عدم تحديد عدد الزيارات بزيارة واحدة إلا إذا كانت هناك أسباب معقولة لذلك وفى مثل هذه الحالة فيفضل أن يكون موعد هذه الزيارة فى النصف الأول فى فترة تقديم العقد وقبل مؤتمر المتنافسين إذا كان هناك النية لعقد مثل هذا المؤتمر .

وفى العادة فإن المتنافسين يتحملون مصاريف الذهاب والعودة للموقع وكذلك الإقامة ويجب إعلانهم بذلك .

7- الملاحق المضافة للعطاء

أى ملحق للعطاء يجب أن يكون مكتوباً ويصدر إلى المتنافسين فى صورة معينة وكل ملحق يحمل إيصال إستلام يقوم المتعاقد بالتوقيع عليه بالإستلام وإرجاعه للشركة .

وتصبح هذه الملاحق جزءاً لا يتجزء من العطاء وبالتالى يشار إليها فى العقد . كما يجب الإشارة فى العطاء أنه معرض لأية تغيرات أو إضافات أو حذف أو مراجعة طوال فترة سريان العطاء .

وكذلك يجب على الشركة أو مهندسها الإستشارى تجنب إصدار ملاحق أو إضافات بقدر الإمكان فى الفترات الأخيرة لتقديم العطاء , فى حالة التغيرات أو الإضافات الجذرية يجب إعطاء المتقدمين فرصة لتعديل العطاءات , وتعتمد هذه الفترة على مقدار التغير فى العرض وينصح بإعطاء فترة ثلاثون يوماً للتغيرات الجذرية فى العطاء .

وفى حالة طلب بعض المتقدمين مد فترة العطاء يجب أن ينظر لذلك الموضوع من الزوايا الآية :
- هل هناك سبب مقنع لمد الفترة ؟
- هل رفض مد الفترة سوف يؤثر على عدد المتقدمين ؟
- هل مد الفترة سوف يعطى فرصة أكبر لعدد معين من المتقدمين ؟
- هل سوف يؤثر مد الفترة على البرنامج الزمنى لتنفيذ المشروع ؟

8- إستفسارات المتقدمين

هناك طريقتان أساسيان للحصول على إستفسارات المتقدمين للعطاء – طريقة المراسلة وطريقة مؤتمر المتقدمين للعطاء .

8-1 طريقة المراسلة

وفى هذه الحالة يجب على أى متقدم للعطاء يحتاج إلى إيضاحات لمستندات العطاء أن يرسل إستفساراته مكتوبة إلى الشركة أو المهندس الإستشارى المسئول عن العطاء .

وفى هذه الحالة يقوم المهندس الإستشارى بالرد على إستفسارات هذا المتقدم كتابة وإرسالها لكافة المتقدمين فى صورة ملحق للعقد دون ذكر مصدر هذه الإستفسارات .

ويجب أن ينبه على المتقدمين بأن قبول الإستفسارات يجب أن يتم فى فترة لا تزيد عن 30 يوم قبل موعد تقديم العطاءات .
ويمكن فى حالة أن تكون الأسئلة خاصة بعميل واحد فقط ولا تهم الباقين فيمكن إرسال الإجابة له فقط .
8-2 طريقة مؤتمر المتقدين
يقوم كل من المتقدمين بإرسال إستفساراته للشركة أو المهندس الإستشارى كتابة يقوم المهندس بدوره بإعداد الردود .


ويتضمن مؤتمر المتعاقدين ثلاثة مراحل :

المرحلة الأولى : يتم فيها قراءة الأسئلة و الأجوبة على المتواجدين قبل إعطائهم كتيب الإستفسارات .

فى المرحلة الثانية : يتم إعطاء الفرصة لاأى من المتقدمين بإعداد إستفسارات إضافية مكتوبة سواء كانت هذه الإستفسارات الأولى أو جديدة .

8/2/2 فى المرحلة الثالثة : يقوم المهندس المسئول عن المؤتمر بقراءة الأسئلة أمام الجميع و الرد عليها .
ويتبع المرحلة الثالثة أن يقوم المهندس الإستشارى أو الشركة بطبع كتيب المؤتمر والذى يحتوى على كافة الأسئلة الرئيسية و الإضافية و الردود عليها وإرسال هذه الكتيب لكافة المتقدمين مع إيصال إستلام يقوم المتقدم بالتوقيع عليه وإرجاعه للشركة .

ويجب أن تحتوى مستندات العطاء الأساسية ميعاد المؤتمر وأخر موعد لقبول الأسئلة , أما الإجابة عن الأسئلة التى بعد هذا الموعد ذلك يرجع إلى قرار الشركة أو مهندسها الإستشارى .

ويتم عقد هذا المؤتمر عادة فى منتصف فترة العقد وتكون فترة الأسئلة أسبوعين قبل هذا الموعد .
ومن المفضل أن يتم تحديد الحاضرين بحيث لا يزيد عن إثنين أو ثلاثة لكل جهة من الجهات المتقدمة للعطاء .
ويجب أن يسمح وقت المؤتمر بإعداد الأسئلة الإضافية وفى بعض المشروعات يتم عقد المؤتمر بحيث يخصص يوم لكل مرحلة وفى ثلاث أيام متتالية , كما يجب على الشركة أو المهندس التأكد من الرد على كافة الأسئلة .

9- تسليم العطاءات

تقع المسئولية فى تقديم العطاءات على المتقدمين أنفسهم حيث يجب عليهم التأكد من تسليم عطاءاتهم فى المواعيد المحددة وموقعه من المسئولين بهذه الجهات .

ويقوم المهندس الإستشارى بتوقيع تاريخ وساعة إستلام العطاء وتقع عليه مسئولية الحفاظ على هذه العطاءات مقفلة حتى ساعة فتح العطاءات .

وفى حالة التسليم باليد يجب على المتقدمين الحصول على إيصال إستلام مسجل عليه الساعة والتاريخ وفى حالة التسليم بالبريد يقوم المهندس الإستشارى بإرسال الإيصال موقعاً عليه التاريخ والساعة .

والعطاءات التى تصل بعد الميعاد المحدد يجب إرجاعها فوراً مقفلة إلى جهاتها مع مذكرة توضح التاريخ والساعة المحددين للإستلام ومن المفضل إنذار المتقدمين الذين لم يتقدموا بعطاءاتهم بثلاثة أيام قبل ميعاد الإغلاق بواسطة التلكس أو الفاكس .

10- فتح المظاريف "العطاءات"

فى اليوم المحدد لفتح المظاريف "العطاءات" وفى الساعة المحددة لذلك يقوم المسئول بالشركة أو المهندس الإستشارى للمشروع بفتح كل مظروف ويعلن الآتى :

• إسم مقدم العطاء
• ساعة وتاريخ الإستلام
• سعر العرض
• أسعار المرادفات الأخرى للبعض "إن وجدت"


ويتبع ذلك إعلان أسماء العطاءات المرفوضة نظراً لتأخير إستلام العطاءات أو عدم وصولها .

وتسجيل المعلومات السابقة على وثيقة خاصة وتوقيع بواسطة المسئول عن فتح المظاريف والشهود .

وعملية فتح المظاريف تتم عن طريق ثلاث أوحه كالآتى :

• طريقة عامة : إعلان ميعاد وساعة فتح المظاريف فى الجرائد الرسمية بالإضافة إلى إحضار المتقدمين .
• طريقة محدودة : وتتم فى حضور المتقدمين الراغبين فى الحضور فقط بعد إخطارهم بالميعاد .
• طريقة خاصة : وذلك فى حضور المهندس الإستشارى فقط .
وبالإضافة إلى ذلك فإنه يمكن دعوة أى مسئول حكومى لحضور فتح المظاريف أو مسئول من أى سلطة حسب اللوائح .

ويفضل أن يكون الشهود من طبقة الإدارة العليا بالشركة ويمكن الإكتفاء بتوقيع إثنين على محضر فتح المظاريف .