تعريفات وظائف إدارة المعلومات

الأستاذ مفتاح الجندلي
ماجستير نظم معلومات الأعمال

تعريفات وظائف إدارة المعلومات
الوظيفة الوصف
تحقيق الأهداف تسهم إدارة المعلومات في تحقيق أهداف المؤسسات من خلال توفير المعلومات الدقيقة وذات الصلة، وفي الوقت المناسب للمديرين لاستخدامها في اتخاذ القرارات.
توفير المعدات هي الأجهزة الملموسة من أجهزة حاسوب وما يتعلق بها (الشاشات، لوحة المفاتيح، الفأرة، والطابعات)، ومعدات الاتصال والشبكات.
الدعم الفني تتمثل في نظم التشغيل، والبرامج الجاهزة، وقواعد البيانات.
إعداد النمذجة يقصد بها عملية بناء النماذج التي تصف النظام الذي يجرى دراسته، وتستخدم عمليا النماذج خلال مرحلتي التحليل والتصميم، باعتبارها طريقة منظمة تساعد في التوصل إلى نموذج النظام الجديد المقترح انطلاقا من النظام الحالي.
تحليل النظم في هذه المرحلة يجب تحديد ما العمل المنوط بالمنظومة وهذا يعنى الوظائف (المتطلبات الوظيفية) التي ستؤديها المنظومة المقترحة.
تصميم النظم في هذه المرحلة يتم ترجمة وتحويل متطلبات النظام المقترح إلى واجهة المستخدم وهياكل البيانات والتصميم الخوارزمي. ويجب أن يكون التصميم كاملا بما يكفي لتنفيذه.
إعداد قواعد البيانات بأنها مجموعة بيانات مخزنه ومنظمة بطريقة تخدم العديد من التطبيقات وتفي بمتطلبات المستخدم بطريقة فعالة من خلال مركزية البيانات وتقليل التكرار في البيانات.
بناء شبكة المعلومات هي مجموعة حواسيب مربوطة معا بواسطة خطوط اتصال لتتشارك في المعدات والبرمجيات، وهي إما أن تكون شبكة محلية داخلية الانترانيت أو شبكة عالمية الانترنت.
الفلترة للمعلومات تعني عملية غربلة مفردات البيانات بهدف استبعاد وعزل مفردات البيانات غير المفيدة أو التي ليست لها علاقة بالحالة أو الموقف المطلوب صنع القرار بصدده، والاقتصار على ما هو ضروري ومفيد فقط.
حفظ المعلومات هدف عملية التخزين هو الاحتفاظ بالبيانات لحين الحاجة إليها.
أمن المعلومات توفير الحماية للحواسيب والمعدات من حسن الاستخدام وحماية البرمجيات والبيانات المخزنة في الجهاز الرئيسي بوسائل حماية.
التشغيل تتمثل في تشغيل الأجهزة وتجهيز البيانات وضبط العمليات.
إتاحة المعلومات تهدف هذه العملية إلى توسيع قاعدة المستفيدين من هذه البيانات وذلك من خلال نقلها من مكان إلى آخر أو نقلها إلى حاسب مركزي يستفيد منه عديد من الوحدات
الطرفية.
الصيانة الغرض من صيانة النظام هو اكتشاف وتصحيح الانحرافات في النظام ويشمل هذا النشاط الصيانة الطارئة والدورية والوقائية مثل تصحيح الأخطاء المنطقية في برامج الحاسوب أو إضافة وظائف جديدة يتم التعامل معها بالنظام، واستخدام برامج حماية للبيانات مع صيانة كافة المعدات.
التوثيق بأنه مجموعة أوصاف وشروح المنتج البرمجي وما يتعلق به.
النسخ الاحتياطي هي نُسخ من البرمجيات والملفات والبيانات يتم الاحتفاظ بها للاستفادة منها في حالة خراب النُسخ الأصلية بسبب وجود فشل أو عطل في جهاز الحاسوب أو أخطاء المستخدم أو الحوادث الطبيعية أو بسبب الإهمال.
إنتاج التقارير تحويل البيانات إلى معلومات بعد استكمال عملية المعالجة، ويتم عرض هذه المعلومات في صورة تقارير تأخذ صيغاً وإشكالاً مختلفة (جداول، مخططات، خرائط، وصف، معادلات...الخ) تبعاً لاحتياجات المستفيدين. ويمكن أخرجها مطبوعة أو عرضها على الشاشة الطرفية.
تطوير الجودة من خلال خلق نظم تقوم بإنتاج معلومات ذات جودة مرتفعة.
الرقابة على العمليات هي العمليات والإجراءات سواء يدوية أو آلية للتأكد من أن نظم المعلومات تؤدي ما هو مطلوب منها.
تصميم مواقع الكترونية تصميم الصفحات الإلكترونية التي تحتويها موقع المؤسسة على شبكة الانترنت مع تحديثها دورياً.
إعداد البحوث والدراسات بهدف حل بعض المشاكل ووضع الحلول لها بعد التنقيب الدقيق عن طريق جميع الحقائق المتعلقة بمشكلة البحث.
التدريب والتوجيه أن عمليات التدريب الجيد والتخصص في المجال التكنولوجي تتيح تقاسم المعرفة بين إطراف القوي العاملة في المؤسسة(الصاوي،2007،ص92).