إن إدارة الأعمال من الأمور التي تحتاج دراسة جيدة، إذا تم اختيارك لتتولى إدارة عمل في شركتك أو مؤسستك، ونحن هنا نساعدك وندعمك ونضع قدمك على منطلق الطريق ننحو تولي إدارة الأعمال.
إن كل منا حينما يعمل عملًا جديدًا يريد أن يتعرف على دوره ومسئوليته، وأنت كمدير قد عقدت عقد بينك وبين الموظفين الجدد، فإن فكرة "مسئولية الأداء: تقع في صميم هذا العقد.
وباختصار، إن مسئوليتك عن الأداء تعرف قوتك الحقيقية وتقرر المدى الذي يمكنك أن تجعل أمورًا تحدث في نطاقه، وفي حدودها تمارس سلطتك واستقلالك، ومن خلال هذه القوة لا يتعدى الآخرون حدود سلطتك إلا بإذن منك.
وبداية دعنا نعرف الوظيفة...
ما هي الوظيفة؟
(تعريف مسئوليات أداء شخص ما تمرين صعب ولكنه ضروريًا، ابدأ بالجلوس مع الأشخاص الذين تتولى إدارتهم لمناقشة وظيفتك باختصار واسألهم عما يعرفونه عن مسئوليات أدائك وأكمل أي نقص، إن المشكلة في مثل هذه المعلومات هو تحضير جيد للعكوف على دراسة وظائفهم.
انتقل بعد ذلك مباشرة إلى المرحلة التالية، واقترح أن يدرسوا عملهم دراسة خاصة بالطريقة نفسها، وفي هذه المرحلة الثانية، وجه أسئلة: ما الذي تفعلونه في العمل؟ ما الذي تفعلونه لتأمين العمل؟ أو التحكم فيه أو إدارته؟
يمكن أن تبدأ بمسح ثلاثة مجالات رئيسية للمسئولية التي يعمل الشخص في نطاقها:
المسئولية الفنية.
المسئولية الإدارية.
المسئولية الشخصية.
وقد تكون هناك هياكل لتعريف مجالات المسئولية هذه، وقد تسمى: مجالات نتيجة رئيسية أو مقاييس رئيسية أو قيم رئيسية، وقد تختلف التسميات في المنظمات المختلفة.
مجالات نتيجة رئيسية:
مجالات النتيجة الرئيسية هي المجالات العريضة التي تؤدى فيها مسئولياتنا الإدارية، وهي أيضًا المجالات التي يمكن أن نعرف أهدافنا داخلها، وأسماء مجالات نتيجة رئيسية لأي وظيفة تتحدد بأغراضها العامة ـ السبب لوجودها ـ والأنشطة الأعرض للمنظمة.
تدريب عملي:
الآن قم بتحديد المسئوليات التي ينبغي أن يقوم بها الشخص في كل مجال من المجالات، ومن المهم أن تناقش النقاط التي تختلف فيها وجهة نظرك عن وجهة نظرهم، وينبغي أن يهدف هذا النقاش إلى اتفاق يتضمن:
1. إدراك كل موظف لمسئولياته الإدارية.
2. ترتيب أولويات الشخص والطريقة التي ينبغي أن تؤدى بها.
معايير الأداء:
وهنا ننتقل لقضية مهمة جدًا لتتأكد من مسار العمل يسير في الطريق الصحيح، وتتأكد من مدى مطابقة العمل للمطلوب، وذلك من خلال تحديد معايير الأداء للأعمال المختلفة، والتي بانطباقها على العمل نستطيع أن نقول: إن العمل يحدث عند مستوى مقبل.
ملحوظة!
لا تخلط بين معايير الأداء وبين الغايات التي يُسعى إليها، (فالأهداف تتعلق بفرد وتنزع لأن تكون قصيرة الأمد، أما معايير الأداء تتعلق بالوظيفة وهي ذات أمد أطول، وإذا لم تحدد أنت معايير أداء، فإن شاغل الوظيفة سيجد من الصعب أن يعرف ما هو المتوقع من الوظيفة أو كيف تعمل، كل منكما يحتاج لأن يتفق على ما تكونه هذه المعايير) [فن الإدارة].
وضع المعايير:
يمكنك أن تضع المعايير في عدة مجالات:
1. عددية: أرقام المبيعات أو الإنتاج، مستويات المعيب، تدفق المستندات الورقية، معدلات الزوار.
2. توقيتات مقررة: إتمام المشروع، الرد على المكاتبات، حدود الأوقات القانونية، تواريخ الاجتماعات المنتظمة، وقت الرد على الهاتف.
3. مالية: العمل بالميزانية، تحقيق تنبؤات الربح، مستويات المخزون، خفض التكاليف.
الآن كيف نصف الوظيفة؟
إن نتائج جميع التحليلات السابقة هي وصف الوظيفة (أو مواصفات الوظيفة) ومعظم أوصاف الوظيفة تحتوي على عدد قليل من العناصر الشائعة:
عنوان الوظيفة: المكان، محاسب أمام، مسئول عن.
الغرض العام: سبب وجود الوظيفة.
مجالات النتيجة الرئيسية.
معايير الأداء.
مساعدتك لأعضاء فريقك لكتابة وصف الوظيفة يشكل وسيلة قوية لمساعدتهم لتوضيح الوظائف لأنفسهم، ونظرًا لأن الوظائف تتطور بسرعة ينبغي تحديثها بانتظام.
وأخيرًا..
مجموعة من النصائح الإدارية الهامة أيها المدير الجديد، حتى تثبت قدمك على الطريق:
(الإصلاح الإداري عملية تراكمية متواصلة: كل إداري يتلقى شيئا ممن سبقه ويبقي شيئا لمن يخلفه.
السلطة، بلا حزم، تؤدي إلى تسيب خطر. وإن الحزم، بلا رحمة، يؤدي إلى طغيان أشد خطورة.
تقتضي النظرة العلمية أن نعطي المؤسسة -بأبعد معانيها- دورها الكامل كما تقتضي ألا نقلل من دور الفرد الذي يقف على رأس هذه المؤسسة.
التحرق إلى جمع ثروة طائلة، هو الذي يحرك كل تاجر ناجح.
الإصلاح الإداري الفعال يستطيع أن يقضي على التسيب والتعقيد وكثير من الفساد ولكنه في غياب التجهيزات الأساسية الضرورية لا يستطيع تقديم خدمات عامة تذكر.
المقصود بالقوة: محاولة إخضاع الآخرين لسلطة المرء.
وأن تجعلهم ينفذون ما تريده أن ينفذوه ويمتنعوا عما تريد أن يمتنعوا عنه، إلا عن طريق ثلاثة دوافع، الرغبة في الثواب، أو الخوف من العقاب، أو الحب والاحترام.
الذين لا يعملون، يؤذي نفوسهم أن يعمل الناس.
الذين يعرفون فرحة الوصول إلى أعلى السلم هم الذين بدءوا من أسفله. والذين يبدءون بأعلى السلم لن يكون أمامهم إلا النزول.
على صانع القرار ألا يتخذ أي قرار إلا إذا اكتملت أمامه المعلومات.
لا يمكن للمادة أن تكون مفيدة ما لم تكن مشوقة، ولا يمكن أن تكون مشوقة ما لم تكن مبسطة.
المدرس الذي يستطيع تبسيط المنهج يفتح أمام الطالب آفاقا جديدة من المعرفة ويحثه على الاستزادة منها.
هذا العالم، يتسع لكل الناجحين بالغا ما بلغ عددهم، وأي نجاح لا يتحقق إلا بفشل الآخرين، هو في حقيقته، هزيمة ترتدي ثياب النصر.
إذا كان ثمن الفشل باهظا، فللنجاح بدوره ثمنه المرتفع
لا تتعامل مع أي موقف دون أن تكون لديك الصلاحيات الضرورية للتعامل معه) [حياة في الإدارة، د. غازي عبد الرحمن القصيبي].