يحصل خلط بين القواعد والاجراءات مع اتهما يختلفان تماماً ،فالقواعد تتطلب تنفيذ عمل معين في موقف محدد ، وهى مرتبطة بالإجراءات من حيث انها ترشد الى طريقة العمل ، ولكنها تختلف عن الاجراءات من حيث انها ترشد الى طريقة العمل ، ولكنها تختلف عن الاجراءات من حيث انها لا تتطلب ترتيباً زمنياً بالنسبة للأعمال المعينة .
وعلى كل يمكن للقاعدة ان تكون جزءا من الاجراء ولكنها عادة تشير إلى عمل معين مختلف عن الاجراء ،مثل قاعدة " ممنوع التدخين " الذي ليس له أي علاقة بأي إجراء .
ولكن الإجراء المتعلق بالأعمال الواجب القيام بها عند استلام الطلبية من العميل يمكن ان يضم القاعدة المتبعة بأن جميع الطلبيات يجب تثبيتها في نفس اليوم الذي ترد فيه .
فقاعدة كهذه لا تفسح اى مجال للاختيار ، وهى لا تتدخل في تنفيذ الاجراء المتبع في طلبيات العملاء ، كما تشبه القاعدة التي تنص على انه يتعين على ادارة التفتيش ، عد البضائع ووزنها ،ومطابقتها مع بوليصة الشحن .
وبناء عليه فإن العامل الأساسي بقاعدة ما هو انها تعكس قراراً مسبقاً يصدره المدير بأن عملاً معيناً يجب تنفيذه بطريقة معينة او في ظرف معين .
ويجب ايضاً التفريق بين القواعد والسياسات ، فإن غرض السياسات هو هداية التفكير في اتخاذ القرارات .
وبالرغم من ان القواعد تخدم ايضاً كمراكز للإرشاد ، فإنها ترشد في تنفيذ الأعمال وليس التفكير عندما تطلب مصلحة الإدارة او المؤسسة عدم الانحراف عن طريقة معينة في التصرف .
رد مع اقتباس