الموضوع: الرقابة والتحليل

الرقابة والتحليل
ان التخطيط بلا تنفيذ ضرب من الآمال الحالمة وتضييع الوقت والتنفيذ بلا متابعة لا جدوى منه فلا تستقيم اي عملية ادارية او اي عملية اخرى مثل العمليات والانشطة التي نقوم بها خلال ايامنا العادية وخلال أشهر السنة دون اي متابعة أو رقابة.
وتتصف الرقابة بالآتي :
1- مراقبة فورية : وهي المراقبة التي لا بد منها فور تنفيذ الخطة.
2- مراقبة دورية : وهي المراقبة التي قد تكون اسبوعية شهرية او سنوية
3- مراقبة اقتصادية : وهي المراقبة التي تهتم بمبدا الوقت المستهلك وتعمل على ان لا تستهلك وقتا يفوق الوقت المطلوب.
4- مراقبة اصلاحية : تكون المراقبة الاصلاحية بهدف العلاج لا بهدف كشف الاخطاء
والرقابة نوعان,النوع الاول هو الرقابة الذاتية واما الثاني فهو الرقابة الادارية,ويعمل مبدأ الرقابة ,على اعادة النظر بالخطة المرسومة والتدقيق بها من حيث النجاح والفشل,فيأتي المراقب (طبعا المراقب يكون صاحب الخطة عادة) ويراقب ما تم انجازه في فترة ثلاثة اشهر او اقل او ستة اشهر او اكثر.فينظر الى الامور الايجابية التي تم التعامل معها ويحاول ان يطورها اكثر,وينظر الى الامور التي لم يتم انجازها ويحاول كشف السبب والتعامل الجيد معها وهنا تنقسم الامور التي لم يتم انجازه الى ثلاثة اقسام :
القسم الاول:
هي امور لم يتم التعامل معها وفق الخطة المطلوبة وهذا بسبب بعض الاهمال الناتج عن تصرفات صاحب الخطة او المعنيين بها كالموظفين وغيرهم.
القسم الثاني:
هي الامور التي تم التعامل معها وفق الخطة ولكن الخطة لم تكن صحيحة,اي كانت وجهتها تؤدي الى نتائج غير التي متوقع حصولها.
القسم الثالث:
هي الامور المخطط لها جيدا والمعنيين لتنفيذها اشخاص ذات ثقة عالية ولكن حصلت امور طارئة غيرت مسار الخطة,كتعطل بعض الاجهزة او تأخر بعض المعاملات,او مرض احد الموظفين,وضع امني طارئ حصل فجأة مما أدى الى توقف العمل,طقس عاصف منع الموظفين من الوصول الى عملهم,وغير هذا من الامور الطارئة التي قد تحصل للمنفذين والمخططين.

الاهداف ومبدأ المتابعة
لقد عرفت سابقا اهمية المتابعة والتحليل وبينت بعض الامور التي قد تغير مسار الخطة او تفشلها ولكن في هذا الفرع سأتكلم عن امرين, الامر الاول هو اهداف الرقابة والامر الثاني هو مبدأ الرقابة والمتابعة وتحليل الوقت.
أهداف الرقابة:
إن فكرة الرقابة من خلال الخطط والجداول أساس للإدارة السليمة، وهي تحقق المقاصد الآتية:
1. تزيد فاعلية النشاط.
2. تعين على تحقيق الهدف كما خطط له.
3. يتم من خلالها مقارنة الإنفاق الحقيقي للموارد بالخطة وبالجدول.
4. يسمح له التباين بأن يصنع قرارات تتعلق بالخطة وبالجدول وبالأداء.
5. يسمح له أن يعدل من تلك الأمور السابقة.

وسأشرح هنا مبدأ الرقابة والمتابعة :
الرقابة : الرقابة وهي كالناظر في المدرسة,بنتبه للتلاميذ ويهتم لأمرهم ويعاقب المخطئ ويحفز الناجح,وكذلك الامر في الرقابة فهي ان تكون ناظرا مراقبا منتبها لخطتك عاملا على عدم الانحياز لفشل.وان تكون حازما بالتعاطي مع الامور التي قد تغير مسارها,فهي باختصار ان تراقب مسار خطتك.
المتابعة : هي متباعة الخطة,بحيث تتابع الامور التي تم التقصير بها او التي تم النجاح بها,فإذا فشلت مثلا في التحضير لحفلة او اجتماع عمل,فإنك ستتابع الامور التي أدت لفشل التخطيط والتحضير,وستعمل على معالجة الامور بسرعة حتى لا تتفاقم الامور.واما عن الامور التي تنجح بها فعليك متابعتها ايضا وهنا اقسم متابعة النجاح الى قسمين :
1-متابعة الامور الناجحة كي لا تتحول الى امور غير ناجحة,كالذي يخطط الى ان ينام في وقت كذا فنجح بذلك,فعليه متابعة هذا الامر حتى يتعود الجسم على هذا الوقت من النوم.
2-متابعة الامور الناجحة بالتحفيز : اي التحفيز الذاتي وسأسرد لك ايها القارئ ستة اقاويل مشهورة عن التحفيز الذاتي :
- يمكن لقلم رصاص وحلم أن يأخذاك إلى أي مكان. جويس مايرز
- لا تحكم على يومك بكم حصدت فيه، بل بكم زرعت فيه. روبرت ستيفنسون
- هناك طريقتان لتنشر بهما النور: أن تكون شمعة، أو المرآة التي تعكسه. إيدث وارتو
- لقد وجدت أنه حين تحب الحياة، فإن الحياة تحبك بدورها. ارثر روبينستون
- تذكر أنه مهما فعلنا في هذه الحياة، فنحن لا ننهزم حتى نيأس وننسحب
- لا يستطيع أحد أن يعود بالزمن للوراء ليبدأ من جديد، لكن أي شخص قادر على أن يبدأ اليوم ويصنع نهاية جديدة. مارية روبنسون
ما هو التحفيز الذاتي؟
يُقصد به شحن وتقوية مشاعرك وأحاسيسك الداخلية التي تقودك إلى تحقيق أهدافك أو تسهل عليك القيام بها
من يساعدك في التحفيز الذاتي؟
كما يوحي لفظ ( تحفيز ذاتي ) فإنك أنت الذي تقوم بعملية التحفيز ولا يُساعدك أحد ، وعملية التحفيز الذاتي هي من أقوى عمليات التشجيع لنفسك وتدخل في دائرة برمجة عقلك الباطن على أمور بمقدورها أن تجعلك الشخص الأكثر نشاطاً وإنتاجية ومعرفة ، كما أنها ترفع من فهمك لذاتك وتقديرك لها .
ينبغي إعادة تحليل استخدام الوقت على الأقل مرة كل ستة أشهر لتفادي العودة للعادات السيئة في إدارة الوقت؛ لأنه قد وجد أن صعوبات تنفيذ الخطة اليومية تجعل المدراء يعودون لممارستهم القديمة؛ ولتفادي هذا ينبغي تكرار التحليل هذا من وقت لآخر.

بقلم عمر الفاكهاني

التنمية البشرية,عمر الفاكهاني,السعادة,

شكرا على هذا الموضوع
...وفقكم الله لكل خير...