الرقابة بنظام الـ 3 ورقات

لقد قمنا بالتخطيط الاستراتيجي ووضع الاهداف بكل دقة للمؤسسة ولازال التقدم بطيء ولانشعر بأي نتائج.
هكذا يكون المشهد لدى العديد من المدراء والمشرفين في مؤسسات الاعمال.

بإختصار شديد جدا إن مثل هذه الحالة تكون نتيجة لسببين:

الاول: ان الاهداف والخطط الموضوعة بها خلل وفي تلك الحالة يجب إعادة صياغتها.

الثانية: سوء الرقابة، فكل عمل ناجح يحتاج دوما للتأكد من انه يسير وفق الاهداف الموضوعة وهو ما يسمى بالرقابة.

وحتى تكون الرقابة فعالة احضر ثلاث ورقات:
الورقة الاولى: مكتوب بها ماهي الاهداف والخطط التي تسعى لتحقيقها في إدارتك أو قسمك.
الورقة الثانية: كيف كان الاداء الفعلي لتحقيق هذه الاهداف.
الورقة الثالثة: نكتب بها ما هي الاختلافات الموجودة بالورقة الثانية عن الورقة الاولى.

يعني مثلا مكتوب في الورقة الاولى ان الهدف ان يبيع رجل المبيعات 50 وحدة شهريا.
ومكتوب في الورقة الثانية انه باع بالفعل 40 قطعة.
نكتب في الورقة الثالثة هناك نقص في 10 قطع

الان اصبح لديك نظام رقابي ما عليك الان إلا ان تقوم بعملية "تصحيح Correction" حتى تتجنب حدوث مثل هذا النقص "10 قطع" في المرات التالية.

ولاحظ أنك عند التطبيق ستجد ان الورقة الواحدة قد تكون أكثر من ورقة أو ملف أو دوسية، لإن الاداء الفعلي سيكون به مرفقات مثل الشكاوى أو التحفيقات أو الاقتراحات أو شهادات أو ...الخ.

لا تقلق
ثم لا تقلق
كل ما عليك هو ايجاد الفارق بين الورقة الاولى والثانية، ثم القيام بعملية التصحيح.

والان اوصيك بالاتي لفاعلية عملية التصحيح:

  • لابد وان تكون متيقنا ان الورقة الاولى سليمة تماما بمعنى ان وضع الهدف البيعي لخمسون وحدة هو هدف طبيعي وليس مبالغا فيه.



  • ان تكون البيانات بالورقة الاولى كمية ومحددة ما استطعت، فلا تكون ان نحقق اعلى نسبة مبيعات ,وإنما تكون أن نحقق بيع 50 وحدة في الشهر.



  • ان البيانات بالورقة الثانية من مصادر موثوقة ومصدقة.



  • لابد ان تتمتع بقدرة على تقصي الحقائق ومعرفة من أين يأتي الخلل، ويعمل جنبا إلى جنب هنا الاستعانة بالمتخصصين والاستشاريين والخبراء إذا تطلب الامر.



  • إشرك الموظفين القائمين بتنفيذ الاهداف في وضع المعايير الخاصة بالورقة الاولى كلما كان ذلك ممكنا.



  • كثير من عمليات التصحيح تحتاج لمهارتي الاتصال والتحفيز.


سامر عوض/ استشاري ومحاضر إدارة اعمال
لمزيد من الفيديوهات والمقالات https://www.facebook.com/sameraalawad