- تطبيق قواعد الاداره العلميه وهى التخطيط – التنظيم – التوجيه – التقييم. كلاتى:-
التخطيط :-
1. الرؤية المستقبلية للمكتب Vision.
2. الغاية الاستراتيجية للعمل بالاداره المركزيه Mission.
3. الإنجازات الرئيسية المطلوبة Strategic Achievement.
4. معايير قياس الإنجازات Measurement Criteria.
5. الأنشطة الرئيسية الضرورية Activities / processes.
6. الاحتياجات الأساسية لتنفيذ الأنشطة وتحقيق الإنجازات Requirements.

 التنظيم:-

  • تتقسم أنماط التنظيم إلى نمطين أساسيين هما :
    • الأنماط الميكانيكية للتنظيم :

والتي تعتمد على تخصص كل وحدة إدارية في مهام محددة وكذلك تخصص كل موظف داخل كل وحدة تنظيمية في مجموعة مهام محددة ولا يجوز للوحدات التنظيمية والإدارية أو للموظفين في هذه الوحدات أن يقوموا بمهام مخالفة أو تتجاوز حدود مهامهم المحددة .

    • الأنماط العضوية للتنظيم :

والتي تعتمد على فرق العلم، وكسر حدود التخصص الدقيق إلى التخصص في مجموعة مهام متكاملة، يجوز تجاوز حدود المهام ما دامت في صالح تحقيق الهدف الكلي للمنظمة أو الوحدة التنظيمية
التوجيه:-
تنفرد خاصيه التوجيه بانها تعمل على العنصر البشرى وتوجيه سلوكه بما يسمح بتطور العمل فى الاتجاه الصحيح ويتم ذلك من خلال عده اساليب:-
[IMG]file:///C:\Users\LAPTOP~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\ 01\clip_image001.png[/IMG] اصدار التعليمات والتوجيهات لتصحيح مسار العمل.
[IMG]file:///C:\Users\LAPTOP~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\ 01\clip_image001.png[/IMG] الاتصال الفعال مع المرؤسين.
[IMG]file:///C:\Users\LAPTOP~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\ 01\clip_image001.png[/IMG] تحقيق الرضا الوظيفى.
[IMG]file:///C:\Users\LAPTOP~1\AppData\Local\Temp\msohtmlclip1\ 01\clip_image001.png[/IMG] قياده المرؤسين من خلال القدوه الحسنه فى القياده.
التقييم :-
يعتبر موضوع التقييم من اهم الموضوعات التى تختلف فيها مدارس الاداره الحديثه والقديمه ويعتبر اسلوب التقييم الحديث يعتمد على اكتمال منظومه العمل اساسا حيث ان العمل الادارى الناجح لابد ان يعتمد على وضع المعايير المناسبه للعمل ثم وضع ادوات و نظام القياس المناسب فاصبح العمل كله يعتمد على عنصرين وهم المعايير والقياس (measurements – criteria) ومن هنا اصبح التقييم على الفعل وليس على ادوات التقييم المبنى على معايير غير متاح قياسها ولابد من اعتماد التقييم على تقييم الفعل والاداء (evaluation) ومنها يتم تقييم الافراد (appraisal)فلا يمكن تقييم الفرد بدون تقييم اعماله وكذلك لا يمكن تقييم العمل بدون وجود معايير يمكن قياسها.

تطبيق الادوات السبعه لتطوير الاداء:-
Histogram
احد ادوات تحديد وتقييم الاداء
امكانيه امداد الاداره العليا بالبيانات الحقيقيه - تقييم الاداء – تقييم العيوب – تقييم العمل – هل الاداء يقابل احتياجات العمل؟ - هل هناك تغير ينتج عن الوقت/المكان/القائم على العمل الخ؟ - قياس هل ناتج العمليات موزع توزيع طبيعى ام لا؟
نموذج جمع بيانات
القسم : المرحله:
العمل المراد قياسه: عدد الوحدات المقاسه القائم بالفحص:
القسم:
68 65 72 64 70 66 63 61 60 72
67
74
66
73
66
74
66
66
63

- نقوم بتجميع الارقام من العمليات العشره عباره عن عشر عينات من كل عمليه وقيس اداءهم اذن لدينا 100 عينه.
- نقوم بعمل جدول التوزيع التكرارى للعينات التى تم قياسها مع مراعاه وضع الوضع القياسى او المنوذجى (66-68) .
التوزيع - العدد - ملاحظات
- 60-62 - 5 -
- 63- 65 - 18 -
- 66-68 - 42 -
- 69-71 - 27 -
- 72-74 - 8 -
- المجموع 5 - العدد 100 -
- نقوم برسم المنحنى الخاص بالبيانات:-

الان نستطيع تحليل البيانات و معرفه العمليات المختلفه بالقيم الحقيقيه ونستنتج منها الاتى:-
- الاداء الفعلى.
- طبيعه جوده العمليات من خلال المعلومات الحقيقيه.
- امكانيه معرفه كيفيه اتخاذ الاجراءات التصحيحيه.
- المام الاداره العليا بالبيانات الحقيقيه بعد اختيار العينات بقواعد (sampling).
- وهكذا نكون قد قمنا بتقييم الانتاج.
Fish bone diagram
هى احد اهم الادوات لتجميع المعلومات التى تحدد المصدر الذى يمكن ان يؤدى الى النتيجه أو يتم احصاء جميع الاسباب التى يمكن ان تؤدى الى تلك النتيجه وتسمى خريطه السبب والنتيجه.
اهميه تطبيق هذه الطريقه هى انها تجعل من التقارير المرسله من الاداره التنفيذيه الى الاداره العليا تقرير لها معنى ولها دلالات واقعيه وليست مجرد سرد للاحداث والاهم من ذلك انها تطور طريقه اداء العاملين للاعمال بصوره كبيره جدا حيث ان المستوى التنفيذى لا يقوم باى اجراء هو غير قادر على تحليله او غير مدرك لجذوره وابعاده وبالتالى هذه الطريقه تطور من اداء المستوى التنفيذى وتجعل عملالاداره العليا اكثر اختصارا للوقت واكثر درايه بالمعلومات الحقيقيه وليس السرد الغير مطابق للواقع او للمنطق.
Scatter diagram

احد ادوات تصحيح الافعال وتحليل البيانات وهى اداه خاصه بربط العلاقه بين المتغيرات ومعرفه ما اذا كان السبب المراد اختباره هو ناتج من الفعل ام لا؟ علاقه المتغير التابع بالمتغير المستقل.
مثال : هل هناك علاقه بين نسبه مكون(أ) معين فى الاجمالى بمدى التحول فى النسب النهائيه(ب) ؟
هل هناك علاقه بين (أ) و(ب)؟
اذن لو افترضنا ان (أ) هى المتغير المستقل وبالتالى (ب) سيكون المتغير التابع.
سوف ناخذ عينات مختلفه مع الوضع فى الاعتبار تغيير نسب المتغير المستقل واخذ العينات وعمل المقارنه ( ليس بالضرورى ان اقوم بعمل التجربه فى الواقع وتغيير النسب ولكن سيتم اخد (العينات من الواقع الذى تم بالفعل ففى وقت معين تم العمل بالنسب الاتيه وفى وقت اخر تم تغيير النسب او فى موقع اخر او فى ورديه مختلفه وهكذا)


يكون المتغير المستقل على المحور س والتابع على المحور ص ثم نطبق العينات وننظر ما هى نوع العلاقه بين المتغيرات كما فى الشكل


وبهذا نستطيع ان نحدد ما اذا كان هذا السبب قد ادى الى هذه النتيجه ام لا.
هذه الطريقه تفيد الاداره العليا فى عمليات تحليل الاساب للوقوف على الاسباب الحقيقيه من خلال المنفذ نفسه وبالتالى لا يمكن ان يقرر المستوى التنفيذى شئ ثم يقر العكس لان المفروض ان البيانات جاءت بناءا على ارقام تم تجميعها من خلال عمليات واقعيه وفى حاله اقرار العكس هذا يعتبر مؤشر لعدم انتظام العمليات من الاساس وبالتالى سيكون مؤشر الى ضروره المراجعه على الاعمال.
(flow chart)

بدايه
العمليه
اتخاذ القرار
ممم لوصل خرائط التدفق


اتجاه التدفق




النهايه
تستخدم خرائط التدفق لوصف العمليات الحالية و تتابعها قصد توضيح العمليات الرئيسية المطلوبة لأداء عملية معينة. تستعمل بصفة خاصة لاقتراح التعديلات و المراجعات الضرورية في العمليات الإنتاجية و الأنشطة الخدماتية. تستعمل هذه التقنية كذلك كمخطط لتمثيل خطوات العملية و تحديد نقاط اتخاذ القرارات و الإجراءات التصحيحية المناسبة.
التطبيق:-
1- لابد من تقسيم العمل الى مجموعه من العمليات لها مدخلات و عمليه ثم مخرجات .
2- لابد من ان تكون هذه العمليات مرسومه بطريقه صحيحه موضح فيها جميع العمليات التى تتم واماكن اتخاذ القرار وكيفيه الاستمرار او التوقف مع شرح التفاصيل.
3- تحديد المسؤليات ومتخذ القرار.

خريطه باريتو pareto map))
تستخدم خريطه باريتو للفصل بين المشاكل قليله العدد او التكرار ولكنها كثيره الاهميه عن المشاكل التى لها تكرار اعلى ولكنها اقل اهميه.
اى انه 80% من الحلول المتعلقه بالانتاج قد تنتج من 20% من المشاكل لذلك تسمى قاعده ال 20% و 80%.



هنا نعمل على ترتيب الاولويات من اليسار الى اليمين والاولويات هى المشاكل التى بحلها يتم انجاز اكبر قدر من المشاكل .
مثال:-




لكى يتم التعامل بخريطه باريتو لابد من التسجيل الاحصائى وهو يضمن بالتالى صحه البيانات وصدقها ويجبر المستوى المنفذ على التسجيل الدقيق للتحليل.
قائمه التحقق check list

تستخدم قوائم التحقق اساسا لتحقيق العمليات الاحصائيه السابق ذكرها وهى اهم الوسائل التى يستخدمها مسؤلى الجوده للتحقق من جوده البيانات ومطابقتها والمفروض ان تتم جميع الاعمال التى تحتاج الى تتميم او احصاء او مراجعه باستخدام قوائم الاحصاء وايضا لابد من ذكر البيانات للقائم بالتسجيل والورديه والبنود التى المغترض احصائها ويمكن ان يتم العمل على القائمه بالورديه او اليوم او الاسبوع طبقا للغرض من العمليه الاحصائيه المطلوبه.



قوائم التحكم control chart
هى وسيله احصائيه للتحكم فى العمليات ذات الطبيعه المتكرره وندرس استقرار العمليه وهل العمليه تحت التحكم ام لا. وتحدد خرائط التحكم المواصفات القياسيه ومدى جوده العمليه طبقا للمواصفات القياسيه وتقوم بتحديد ما هو خارج المواصفات ويتم البحث عن السبب وفى حاله اكتشاف ان الخروج عن الحدود له سبب معروف اذن يتم تصحيح السبب (corrective action) ويعتبر هذا معروف السبب . ويتم رسم الجراف بعد استبعاد القيم المعروفه الاسباب حتى يتم الحكم على العمليه الانتاجيه ما اذا كانت تحت التحكم او السيطره ام لا.
يمكن ايضا بنفس المعادلات معرفه والتحكم الاحصائى فى عدد العيوب فى المنتج الواحد ونسبه المعيب فى الانتاج.




 مثال تطبيقى منواقع العمل:-
مشكله البناء على ارض زراعيه:-
اسباب المشكله:-
1- عدم وجود كردون مبانى كافى لاستيعاب الزياده السكانيه.
2- تغير الاوضاع السياسيه يؤدى الى زياده نسبه البناء على الاراضى الزراعيه.
3- توفيق الاوضاع بعد البناء المخالف.
4- نسبه الربح العاليه فى الاستثمار العقارى.
5- عدم وجود قانون رادع يمنع النباء المخالف بشكل مباشر.
6- عدم وجود ثقافه الحفاظ على المستقبل لدى الشعب .
7- عدم ادراك مدى التاثير السلبى للبناء على الاراضى الزراعيه فى ازمه الغذاء.
8- نسبه الفقر فى الريف تصل الى 78% طبقا لتقديرات البنك الدولى.
9- الغياب الامنى وعدم قيام الامن بدوره بشكل لائق.
10- قيام كبار رجال الدوله بالبناء المخالف مستغلين الحصانات المختلفه وبالتالى قيام غيرهم بالبناء بالمثل.
كيفيه تطبيق قواعد الاداره العلميه على المشكله :-
اولا يتم عمل احصاء من مركز او مدينه شامل البيانات خلال فتره زمنيه معينه:-
بيان بالتعديات على الاراضى الزراعيه وما تم ازالته بمركز طنطا
خلال الفتره من 25/ 1 الى 11/11/2013

م
التعديات
ماتم ازالته
الباقى من التعديات
1
11044
943
10101
100%
9%
91%

نقوم اولا بعمل (scatter diagram) كما فى الشكل يتضح لنا التوزيع ليمكن مقارنته بباقى المراكز وايضا طبقا لنسبه تواجد الاسباب السابق ذكرها (فرضى)

 يتم عمل (sampling) عينات عشوائيه لاسباب البناء المخالف للتعرف على السبب الحقيقى للبناء على ارض زراعيه.
وكانت النتائج (فرضيا) كالاتى:-
م
السبب
العدد
النسبه المئويه
1
عدم وجود اراضى كردون كافيه
25
25%
2
الاستثمار العقارى
35
35%
3
الاستثمار الصناعى والانتاجى
15
15%
4
البناء بالمثل
25
25%
الاجمالى
100
100%

يتم استخدام الاسلوب التحليلى للوصول الى الاسباب السابق ذكرها:-
Fish bone diagram (cause and effect)
عدم وجود اراضى كردون الاستثمار العقارى
عدم توزيع الكثافه السكانيه ارتفاع ربح الاستثمار العقارى
عدم وجود فرص عمل كافيه بالمدن الجديده سرعه دوران راس المال



خلق فرص عمل محليه قيام مسؤلين كبار بالمخالفه

صعوبه تراخيص المشاريع احتراف بعض المقاولين

الاستثمار الصناعى البناء بالمثل



كيفيه تاكيد من تلك الاسباب؟
باستخدام (scatter diagram) للتأكد من ان هذا الاسباب حقيقيه وذلك بعمل منحنى لنفس العينات وبيان اتجاه المنحنى وبذلك نكون اكدنا البيانات النظريه بصوره رياضيه.

هذا يؤكد انه هناك ارتباط موجب بين العلاقه بين السبب والنتيجه
كما تم ذكره فى تحليل الاسباب.




هكذا نكون قد تأكدنا من الاسباب باستخدام ادوات الاداره العلميه.
حل المشكله
1- يتم حصر الاسباب المؤديه للمشكله.
2- يتم البحث فى جذور المشاكل والتفكير فة كيفيه القضاء عليها.
3- يتم اتباع اساليب التخطيطي العلمى.
4- عمل خطه زمنيه للقضاء على جذور الاسباب.
5- تنظيم العمل من خلال الامكانيات المتاحه لحل المشكله.
6- وضع معايير لتقييم الاداء.
7- الوصول لادوات قياس للمعايير المحدده.
8- تقييم العمل من خلال قياس المعايير المحدده.
9- تقييم القائمين على العمل من خلال التقييم الشامل للعمل.