الموضوع: كيف تضع سياسة شبكات التواصل الإجتماعى ؟

[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] 11 نقطة من التعليمات الو اجب اتباعها عند وضع سياسة شبكات التواصل الإجتماعى سياسة [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] قد تشكل مطباً فى طريق قسم الموارد البشرية حيث يظهر تساؤل حول طبيعة هذة السياسة وما إن كانت جزءاً من دليل الموظف أم أنها سياسة قائمة بذاتها يخصص لها وثيقة منفردة. العديد من خبراء الموارد البشرية يوصون بالخيار الأخير حتى يسهل إدارتها لكونها وثيقة منفصلة. و غالباً سيتبادر إلى ذهنك السؤال الثانى ألا وهو " و ما الذى يجب و أن تتضمنه سياسة التواصل الإجتماعى ؟ و كم عدد الصفحات الكافية لها؟ " عموماً هناك نوعان من سياسة التواصل الإجتماعى دعنا نرجع خطوة إلى الخلف للحظة ... معظم الشركات تهدف إلى كتابة نوعين من سياسات التواصل الإجتماعى : خطوط استرشادية تقدم أعلى مستوى من التوجيه و لكنها فى الحقيقة لا تقدم أى نصائح تفاعلية أو وثيقة سياسة تقدم تعليمات مفصلة وبذلك يعرف الموظفون ماذا يفعلون بالضبط على مواقع التواصل الإجتماعى ، على سبيل المثال ( كيف يرد الموظف على تعليق سلبى أو هجومى ) و الأفضل طبعاً هو أن يتم إعداد وثيقة عملية يستقاد منها الموظفون حق الإستفادة و كذلك استثماراً للوقت و المال. صفحة واحدة من سياسة التواصل الإجتماعى كافية و لكن لا يجب بحال من الأحوال أن تضم هذة السياسة أى شئ لا تجده فى دليل الموظف. [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] 1- حدد الغرض الغرض من سياسة التواصل الإجتماعى هو مساعدة الموظفين على القيام بعملهم على نحو أفضل . سوف تحصل الوثيقة على اهتمام أكبر من الموظفين ما إن أوضحت أنها تساعدهم و تصب فى مصلحتهم بدلاً من أن تبرز أنها وثيقة إجبارية فحسب. أفضل طريقة لكى تفعل ذلك هو بتقديم: 1- أمثلة 2- تحليل لبعض المواقف 3- وضع نص نموذجى وما إلى ذلك من نقاط يمكن أن يعتمدوا عليها فعلياً عند التعامل مع العملاء 2- تحمل المسؤولية يجب تذكير الموظفين بأن أى ما يقولونه [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] يؤثر على حياتهم المهنية و أن التصرف السليم من الأمور التى سيتم عليها المحاسبة و أخذها فى الإعتبار أثناء عمل التقييم السنوى . الحرب المستعرة التى يتورط فيها الموظف مع أحد العملاء و حتى خارج مواعيد العمل الرسمية قد تشكل إحراجاً كبيراً للإدارة. يجدر بكل العاملين تحمل المسؤولية و أن يعرفوا أن تفاعلاتهم عبر شبكة الانترنت و أن حديثهم المباشر عبر الشبكة يمثل الشركة و لا يجوز بحال من الأحوال أن يتعامل الموظف بطريقة سلبية مع العملاء لمجرد أنه يمر بيوم سيئ. 3- الشفافية لا أحد يحب التعامل أو الشراء من غرباء و عند التفاعل مع الأخرين أونلاين يجب أن يستخدم الموظف : · الأسم · المسمى الوظيفى · اسم الشركة هذا يزيد من ثقة العملاء فى الشركة التى يتعاملون معها ، وكما أن ذلك تذكرة جيدة للموظفين أنهم يتعاملون بالنيابة عن الشركة. ومع ذلك يجب أن يكون الموظف متنبهاً وحريصاً فيما يتعق بمشاركة بيانات شخصية. 4- فكر عالمياً قد تكون شركتك قائمة فى أفريقيا و لكن عملاءك فى آسيا ... تذكر أن تفكر بشكل موسع و عالمى إلا إن كان عملك يعتمد 100% على السوق المحلى ، فافترض أن أخرين من أنحاء شتى تقرأ المدونة و تساعد التغريدات و هكذا ... و هذا الإفتراض ما سيجعلك تتنبه إلى اختلاف الثقافات و أن ما تجده فى ثقافتك مضحكاً قد يكون مهيناً لأخرين و هذا ما يجب توعية الموظفين بشأنه لكى يكونوا حذرين. 5- ضبط النفس مع الأسف عبر [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] قد يأتى رد الفعل سريع ما إن تعرض أحد الموظفين لأى نوع من الإستفزاز و هذا ما يترتب عليه عواقب قد تودى بسمعة الشركة و لذلك يلزم التنويه على الموظفين بضرورة ضبط النفس و تدريبهم على كيفة التعامل مع الردود الإستقزازية أو المهينة أو العنصرية أو الغير مفهومة . و كما يلزم التنويه أن اكتشاف الشركة لسوء تصرف الموظف و تعديه الخطوط الحمراء أمر من شأنه مثول الموظف لإجراء عقابى قد يصل لإنهاء خدمته. 6- المجتمع الأساس للشبكات الإجتماعية هو المجتمع و هذا يعنى أن تجد طريقة ل : · زيادة الإلتزام · تشجيع الحوار · تطوير الثقة سياسة التواصل الإجتماعى معنية بوضع أمثلة عن كيفية جذب الناس إلى الحوار بمختلف مستواياتهم و هذة هى مهمة تدريبية تقع على عاتق الشركة تجاه موظفيها. أمثلة كيفية زيادة الإلتزام المجتمعى يجب وأن يتم تضمينها فى سياسة التواصل الإجتماعى ، وكما ذكرنا سالفاً أن هذا النوع من المعلومات سوف يساعد الموظفين على الإحساس بقيمة الوثيقة مما يؤدى إلى التزامهم بها و اللجوء لها كمرجع. اقرأ أيضاً .... [مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ] 7- حقوق الطبع و النشر النسخ و النشر من مصادر أخرى دون الإشارة لذلك أو دون أخذ تصريح من الأمور التى تضع الشركة فى موقف حرج ، بيئة الإنترنت سهلة للغاية فيما يتعلق بمشاركة المعلومات ولكنك تحتاج إلى ذكر المصادر إن كنت تنوى النسخ من مواد أخرى . و يجب تدريب الموظفين على ذلك و على كيفية الإقتباس من مصدر دون أن يعرضهم ذلك إلى المسائلة القانونية أو إلى المثول فى مواقف حرجة. 8- الخصوصية من الجيد أن تشارك بعض المعلومات و البيانات أون لاين و لكن ليس من الجيد مشاركة كل شئ فأنت إذا بحاجة للتنبيه على ما يمكن ومالايمكن مشاركته مثل : · البيانات السرية · مناقشة الأمور الشخصية للموظفين · المشروعات الداخلية وتطوير الإنتاج قد تقول أن ذلك بديهى ولكن بإلقائك نظرة سريعة على الفيس بوك ستعى ضرورة التنبيه على الخصوصية. الشفافية لا تعنى الإفصاح عن كل شئ بل تعنى التعامل بإحترافية . 9- إضافة قيمة واحدة من أهم مزايا التواصل الإجتماعى هى قدرتك على الوصول إلى العميل و لكن هذا وليكن فى معلومك سلاح ذو حدين ...كيف؟ عندما يسعد عملاؤك بخدماتك فسوف تجدهم يشاركونها و يعيدوا تغريدها مرة و تحصل على دعاية مجانية ، ولكن إذا ما حدث عطل فى تقديم هذة الخدمات لأى سبب من الأسباب ووردتك تساؤلات و شكاوى و لم تقم بالرد سريعاً و بطريقة مناسبة ، فاستعد للنتيجة و هى حرب حقيقية على شبكات التواصل الإجتماعى لن يسهل عليك صدها. و لذلك يجب أن توضح السياسة بعض الحالات العملية التى تنشأ على مواقع التواصل و كيفية التعامل مع مواقف مشابهة للعمل على الحفاظ على علامتك التجارية و سمعة الشركة. 10- زيادة الإنتاجية هل شبكات التواصل الإجتماعى تزيد من إنتاجية الموظفين أم أنها تلهيهم عن العمل؟ لكى تعرف ذلك ادرس النقاط التالية : · هل تحتاج فعلاً إلى التواصل مع عملائك عبر شبكات التواصل الإجتماعى؟ · كم هى النسبة المئوية لعدد العملاء على شبكات التواصل ؟ · ما هو موقف منافسيك من شبكات التواصل الإجتماعى؟ فمثلاً إن كنت شركة تعمل فى المجال القانونى فقد لا تحتاج إلى شبكات التواصل أما إن كنت شركة تبحث عن قدم لها فى السوق فأنت بحاجة إلى سياسة التوصل الإجتماعى و أن تلتزم بما ورد و مايلى من نقاط. و بعد أن تعد سياسة التواصل الإجتماعى درب موظفيك على مناطق العمل بشبكة التواصل الإجتماعى بحيث تساعدهم على العمل بشكل أكثر كفاءة و أسرع . 11- مراقبة النتائج فى الواقع سوف تحتاج إلى الإستناد للنقاط التالية للتعرف على مدى فاعلية سياسة شبكات التواصل الإجتماعى؟ · هل الموظفين يستخدمون السياسة بشكل صحيح؟ · ما هوالجزء فى السياسة الذى يعمل كعقبة فيها؟ · ما هى أكثر مواقع التواصل الإجتماعى الأكثر جلباً للمشكلات من بين الجميع؟ · ما رأى العملاء فى سياسة التعامل عبر شبكات التواصل الإجتماعى ؟ · ما هى المناطق التى تريد تحديثها فى السياسة؟ كتابة سياسة شبكات التواصل الإجتماعى أمر صعب و لكن مراقبة أدائها هوة الأمر الأصعب ... الخلاصة : عندما تضع سياسة شبكات التواصل الإجتماعى فأنت تنظر إلى : 1- الموظفين 2- العملاء الهدف من سياسة التواصل الإجتماعى هو تسهيل عمل الموظفين و جعلهم يشعرون بالراحة ، ولجذب العملاء و التفاعل معهم على مستوى عال من الإحترافية و الشفافية. هل يمكنك إضافة المزيد من النقاط المتعلقة بكتابة أو مراقبة فاعلية سياسة شبكات التواصل الإجتماعية ؟؟؟ إن كان لديك المزيد فبرجاء مشاركته اقرأ أيضاً...[مشاهدة الروابط متاحة فقط لأعضاء المنتدى .. ]