تعد الأوصاف الوظيفية المفصلة من أكثر الوسائل المساعدة في إعطاء الموظف فكرة واضحة جدا عن وظيفيته و واجباته. لخص لكم بيت.كوم في هذا المقال الضروريات التي يجب إتباعه عند كتابة وصف وظيفي بطريقة فاعلة.
لدى كل شركة منهجيتها الخاصة تجاه كتابة الوصف الوظيفي حيث يتجه بعضها نحو جعله عام و غامض بعض الشئ لترك المجال الكافي لحرية التصرف الفردية المعطاة للموظف، بينما تفضل بعضها كتابته بطريقة مفصلة جدا إذ تذكر فيها كافة الواجبات المسندة إلى كل وظيفة و حتى الأهداف و الواجبات الشهرية، الأسبوعية و اليومية. بعض النظر عن درجة التفصيل المتبعة في كتابته، يلعب الوصف الوظيفي دور أساسي في أهم جوانب المسيرة المهنية مثل الجانب التوظيفي و تقاييم الآداء العام و الجوانب التي تتعلق بتحديد الأجور و الزيادات و الأمور القانونية كما تلعب أيضا دورا أساسيا في عملية تحديد مسلك النمو و التطور المهني. قام خبراء التوظيف في بيت.كوم، أكبر موقع للتوظيف في الشرق الأوسط، بإعطائكم بضعة نصائح تساعدكم على كتابة وصف وظيفي فعال و جيد.
بضعة نصائح أساسية:
مهما كان النسق الذي رغبت في إتباعه في كتابة نص الأوصاف الوظيفية الخاصة بشركتك، لا بد لك من إتباع هذه الإرشادات:
البداية:
- الوضوح في التعابير المستخدمة و الإيجاز في الكتابة
- شمولية النص و عدم نسيان ذكر أي نقطة أساسية
- مفهموم من قبل الأشخاص المخصص لهم
- التناسق بينها في كافة أنحاء الشركة
- كتابتها بعد إجراء الكثير من الدراسات حول الوظيفة و واجباتها
قبل الشروع بكتابة وصف وظيفي ما، يجب القيام بعدد من الدراسات حتى يصبح كاتب الوصف على معرفة تامة بالوظيفة ذاتها و لا سيما المهنة التي تتبع لها و أفضل ممارساتها حيث يجب قضاء الوقت الكافي في جمع الإجابات عن الأسئلة التي تدور حول كافة جوانب الوظيفة التي يكتب الوصف من شأنها. إلقي نظرة على السجل الخاص بواجبات تلك الوظيفة الموجود في شركتك و أدرس موقعها في البنيان التنظيمي للشركة و إستفسر عما إذا كان هناك أية تغيرات يجب إدخالها. يجب على الأوصاف الوظيفية التطور لتشمل المواد التدريبية و إقتراحات المسؤولين في الشركة و متطلبات العمل الحديثة إلى جانب التغيرات في أولوياتها و التغيرات في البنيان التنظيمي للشركة و تلك التي تطرأ على تعلميات آداء الوظيفة بفاعلية. أيضا، يعد أخذ المعايير التي تجعل الوظيفة أكثر جاذبية و منافسة و مكافأة و إنتاجية من ضرورات تصميم وظيفة ما.
بعد أن أصبحت على معرفة تامة بكافة جوانب الوظيفة، إقضي بعض الوقت بقراءة بعض الأوصاف الوظيفية المعدة من قبل شركات و أطراف آخرى حتى تضاعف من جاهزيتك للواجب التالي. طالع المجلات المهنية و تلك المتخصصة بالموارد البشرية، قم بزيارة مواقع التوظيف الإلكترونية المتميزة كما عليك قراءة صفحات الإعلانات في الجرائد و الأدلة الصادرة عن الحكومة الخاصة بكتابة الأوصاف الوظيفية و الكتب المتخصصة في هذا النوع من المواضيع حتى تحصل على مخزون من جيد من الأفكار و النماذج التي تناسب شركتك و الوظيفة التي يكتب من شأنها.
المحتويات:
تحتوي الأوصاف الوظيفية على العناصر التالية كحد أدنى:
المسمى الوظيفي
- المسمى الوظيفي
- ملخص الوظيفة
- مسؤوليات الوظيفة
- قنوات التبعية
- المتطلبات/ المؤهلات الدنيا للوظيفة
- موقع الوظيفة
- الأجر و المميزات
يعكس المسمى الوظيفي متطلبات الوظيفة بدقة و إيجاز. فعليه بيان كل من طبيعة الوظيفية و مستواها أو مرتبتها في الهرم الوظيفي في الشركة مثل كبير المحاسبين، كبير المهندسين، مراقب مساعد، مدير مبيعات. إنتبه إلى المسميات التي تختارها بسب إختلاف المتطلبات لكل مسمى؛ فمثلا لا تعد واجبات كل من مدير المكتب، السكرتاريا، المساعد الخاص، المساعد التنفيذي للمدير مشابهة. أيضا، كن متنبها إلى إنسجام المسميات مع ثقافة العمل في الشركة و البنيان التنظيمي فيها إلى جانب تماشيها مع الوظائف ذاتها الموجودة في مهنة معينة.
ملخص الوظيفة
يعبتر هذا الملخص بمثابة وصف موجز للوظيفة و جوانبها كما عليه آلا يتجاوز الثلاثة أو أربعة جمل تذكر بإيجاز الأهداف و الطبعية العامة و دورالوظيفة في الشركة إلى جانب مستوى العمل المسند إليها. يمكنك التعامل معها على أنها مجوز لمهمة وظيفة معينة.
مسؤوليات الوظيفة
تقدم هذه المسؤوليات وصف لصاحب الوظيفة عن الواجبات المسندة إليه و التي يحاسب عليها. يجب ذكرها في قائمة واضحة و وافية مخصصة للواجبات الرئيسية و المسؤوليات المصاحبة للوظيفة التي تعد عناصر هامة جدا للنجاح فيها. بالإضافة إلى ذكر المسؤوليات الرئيسية للوظيفة، يعد ذكر المسؤوليات و الواجبات الثانوية التي لا تستغرق الوقت الطويل في تنفيذها بينما تعد في نفس الوقت عنصر مكملا للوظيفة من التصرفات الحكيمة التي يجب إتباعها عند كتابة وصف لوظيفة معينة. كن وافيا و محددا في قدر الإمكان في وصفك للواجبات الوظيفية لتجنب الغموض و إلتباسات قد تطرأ عبر إستخدام مثل هذه التراكيب "المشاركة في المشاريع الآخرى التي تساهم في تلبية أهداف الشركة العامة" أو "تنفيذ الوجبات الآخرى الغير ضرورية" لضمان مرونة الوظيفة في حال ظهور الحاجة لذلك.
قنوات التبعية
تذكر قنوات التبعية الجهات التي تتبع لها هذه الوظيفة و أية واجبات إشراف آخرى تسند للوظيفة و غيرها من علاقات.
المؤهلات/ المتطلبات الدنيا للوظيفة
يذكر هذا القسم المتطلبات الدنيا التي يجب توافرها لآداء الوظيفة حيث يندرج تحتها كل من التعليم و الخبرة و التدريب و المهارات و المؤهلات و الرخص. يذكر هذا القسم كذلك الخواص و القدرات الخاصة الضرورية للنجاح في هذه الوظيفة مثل الخواص التالية: المبادرة العالية، التمتع بالدافعية العالية، إمتلاك رغبة قوية بالنجاح، التمتع بمعدل نزاهة مرتفع، إمتلاك أخلاقيات عمل مرتفعة، القابلية على العمل الجماعي، القابلية على العمل تحت الضغط ، القابلية على السفر بالإضافة إلى القدرة على قيادة فريق جيد و القابلية على تغير المواقع.
موقع الوظيفة
يجب ذكر الموقع الذي ستتمركز فيه الوظيفة بوضوح كما يعد ذكر أي مخططات مستقبلية لتغير موقع الوظيفة أمر مرحب به.
الراتب و المميزات
يعد تحديد قيمة الوظيفة أمر ضروري يجب التطرق إليه عند وضع الراتب و المميزات المخصصة لهذه الوظيفة. فيجب على تحليلات الحقل المهني المعيارية مصاحبة عملية وضع المقايس و المعايير الداخلية في الوقت الذي تقرر فيه أهمية الوظيفة و كيفية تعويض العامل فيها عن أتعابه؛ تعتبر إستبيانات و دراسات الأجور كالتي يجريها بيت.كوم مصدرا مفيدا في هذا النشاط. تفضل العديد من الشركات عدم إدخال أرقام فعلية في الأوصاف الوظيفة التي تعدها حيث تعمد على ذكر أن "الراتب يحدد وفق لمؤهلات الشخص" أو "يناقش موضوع تحديد الراتب في المقابلة. قد يؤدي عدم ذكر الراتب إلى الإخفاق في تصفية الأشخاص المتقدمين للوظيفة الذين تختلف توقعاتهم بشكل كبير عن معايير الوظيفة.
في الختام
لا يساعد الوصف الوظيفي الدقيق و الواضح و المبني على دراسات جيدة في مرحلة التوظيف فقط بل يعمل على ضمان كفاءة و تناسب الموظفين مع الوظيفة بالإضافة إلى المساعدة في عملية الإدارة اليومية و في مرحلة التقييم الوظيفي. يساهم ذكر و تحديد الواجبات الوظيفية بوضوح و دقة في تخطي الإرتباك و الغموض الذي يكتنف الوصف الوظيفي كما يساهم أيضا في تجنب التكرارات الغير ضرورية. فضلا عن ذلك، تتطلب الإعتبارات التنظيمية لبعض المهن ضرورة إلتزام الوضوح في ذكر خطوط المسؤولية.
رد مع اقتباس
