الموضوع: انواع الاجتماعات
انواع الاجتماعات
انواع الاجتماعات
يمكن تقسيم الاجتماعات الى اكثر من نوع واكثر من تقسيمة فمن التقسيمات ما يلى
1- الاجتماعات من حيث الحجم
2- الاجتماعات من حيث الشكلية
3- الاجتماعات من حيث النظام
4- الاجتماعات من حيث الوقت
5- الاجتماعات من المكان
سنتطرق فى موضوعنا هنا الى الاجتماعات الرسمية والغير رسمية وهى من حيث الاالرسمية ، اما باقى الانواع فسنمر عليها مرورا سريعا فيما بعد
الاجتماعات من حيث الشكلية
تنقسم الاجتماعات من حيث الشكلية
1- اجتماعات غير رسمية
2- اجتماعات رسمية
اولا الاجتماعات الغير رسمية
تأخذ الاجتماعات غير الرسمية أشكالاً وأنماطاً متعددة ومتباينة وتمثل منبراً مفيداً للمناقشة, وسواء انعقدت تلك النوعية من الاجتماعات بالصدفة أو تم تنظيمها بشكل عرضي, كأن يتم ذلك بطلب مباشر, فإنه يجدر بنا استثمار تلك الفرص لحل المشكلات العارضة بأسلوب بسيط.
اعداد مكان الاجتماع
بالرغم من الطبيعة العرضية التي تقترن بالاجتماعات غير الرسمية فإنه يمكن من خلالهما أن نفيد من عناصر البيئة المحيطة إذا ما أحسنا الاختيار. إذ لا يمكن أن تكون المناقشات مثمرة إذا ما شعر المشاركون بعدم الراحة, أو إذا ما وجدوا أنفسهم مضطرين لمناقشة موضوعات سرية في مكتب عادي مفتوح. وهنا نقول إنه ينبغي اختيار العناصر البيئية المحيطة المناسبة كعامل مشجع للوصول إلى النتائج المرجوة.
يمكن تقسيم الاجتماعات غير الرسمية الى الانواع التالية
1- الاجتماعات غير المخططة
وهذة هى الاجتماعات التى لم يتم التخطيط لها مسبقا ويتم الدعوة لها بشكل عابر وعفوى وتسمى ايضا بالاجتماعات المرتجلة " وتعتبر تلك النوعية من الاجتماعات مثالية لمناقشة الموضوعات بصراحة ووضوح واتخاذ القرارات السريعة دون الحاجة إلى حضور عدد كبير من المشاركين.
ويمكن الاعتماد على تلك النوعية من الاجتماعات في إيجاد حلول للمشكلات الصغرى بشكل مؤثر وفعّال, وذلك من خلال توجيه الدعوة لثلاثة أو أربعة أفراد بحد أقصى, كذلك يمكن استغلالها لإصدار البيانات العاملة وإعلان التصريحات الهامة. وتتميز الاجتماعات المرتجلة بالأسلوب الشفهي الآلي واللغة غير المتكلفة بين الزملاء.
2- الاجتماعات غيرالرسمية المصغرة
وهو نوع مثالي للمناقشات وحل المشكلات وإبداء الانطباعات, ويتسم بالإعداد الزمني المسبق, وذلك على عكس الاجتماعات غير المخططة. ويجب أن نأخذ في اعتبارنا عند إدارة هذا الاجتماع – الذي عادة ما يتشكل من شخصين أو ثلاثة – مشاركين الغرض منه وحدود الوقت المتاح له.
ويجب التحكم في الاجتماع, وتوجيهه بشكل مناسب. الأمر الذي يترتب عليه سير الأمور وفق ما هو مخطط لها, وذلك مع السماح وتهيئة الأجواء كي تأخذ المناقشات المفتوحة طريقها بين المشاركين. ويجب تشجيع هذه النزعة من خلال الاتصال البصري مع المشاركين.
3- جلسات العصف الذهنى
يمكن الاعتماد على تلك النوعية من الجلسات غير الرسمية لتوليد أفكار جديدة واستحداثها واستنباط أفكار سريعة للمساعدة في حل المشكلات. ومن أجل الحصول على أفضل النتائج اشرح الغرض من الاجتماع, وحدد الوقت المتاح, على أن يتم ذلك الإجراء مسبقاً حتى يتمكن المشاركون من الاستعداد لذلك.
وتبلغ هذه النوعية من الجلسات أعلى معدلات تأثير لها بمشاركة مجموعة مصغرة من الأفراد المتمرسين ذوي الخبرة والمفاهيم المناسبة, لذا يتعين مطالبة كل مشارك بالإسهام والقيام بدوره, كما يجب تجنب نقد الأفكار والحكم عليها أثناء الاجتماع, حيث إن ذلك المسلك يؤدي إلى إحباط الراغبين في تقديم مقترحات.
الاجتماعات الرسمية
وهذة الاجتماعات تلك التى تتسم بالاتى
1- وجود جدول اعمال مدروس وواضح ومعد مسبقا
2- تحديد ادوار مخصصة لسير الاجتماع
ومن انواع هذة الاجتماعات
1- اجتماع اعطاء المعلومات
ويتميز هذا النوع من الاجتماعات بانه يقام من اجل اعلام بعض الافراد بالقرارات التى تم اتخاذها او التعليمات او الاجراءات الى تم اتخاذها بالفعل وعند وجود معلومات تتعرض للشك او التحدى ولابد لهذا النوع من الاجتماعات التحضير الجيد والمسبق للمعلومات
يعتمد نجاح هذا الاجتماع على مهارة قائد الاجتماع فى العرض والاقناع ومدى المصداقية
2- اجتماع طلب المعلوما ت
ومثل هذة الاجتماعات تقام عند طلب معلومات حول موضوعات مطروحة وتتميز بوجود المناقشات وتبادل الاراء وغالبا ما تحدث قبل اجتماعات اتخاذ القرار ولابد من التحضي الجيد المسبق لكل من طالب ومعطى المعلومة
3- اجتماع حل المشكال والتفكير الابداعى
سيتخدم هذا النوع من الاجتماعات للحصول على حلول للمشكلات وبتميز بالابداع والتخيل وتعدد الرؤى ويحذر من وجود الحلول المسبقة بحيث يكون قائد الاجتماع دعى له ولقد اتخذ الحلول من قبل والاجتماع مجرد اجتماع شكلى وهذا يعطى انطباع سيئ لدى الافراد المشتركة فى الاجتماع
4- الاجتماعات الخاصة بالاقناع
يتم اعتماد مثل هذا النوع من الاجتماعات فى حالة محاولة الاخرين بخطة جدية او مشروع جديد وفى هذا النوع من الاجتماعات لابد من التحضير المسبق وترتيب النقاط التى سيتم عرضها بطريقة فعالة ويعتمد نجاح هذا النوع من الاجتماعات على مهارات العرض والاقناع لقائد الاجتماع
5- اجتماعات اتخاذ القرار
ويتم فى هذا الاجتماع بناء قاعدة بيانات كبيرو من المعلومات المتعلقة باتخاذ القرار ويتسم المشاركين فى هذة الاجتماعات بالقوة اللازمة لاتخاذ القرار وليهم ايضا المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار الصائب، فى مثل هذة الاجتماعات غالبا ما تحدث نزاعات بسبب اختلاف الاراء ولذلك لابد من الاستماع لبعض وغض النظر عن النزاع لاختلاف الاراء
لابد من التحضير المسبق لمثل هذة الاجتماعات والتخطيط الدقيق لها ، ولابد من وجود ادارة حازمة للاجتماع وضرورة الفهم الكامل لجميع المعلومات المتعلقة بحل المشكلات واتخاذ القرار
6- الاجتماعات الدورية
وتلك الاجتماعات التى لها ميعاد ومكان محدد مسبقا ولا بد من وجود دعوة المشتركين واعلامهم بالتطورات الخاصة بتغيير مكان او زمان انعقاد المؤتمر وقد تكون هذة الاجتماعات سنوية، نصف سنوية، ربع سنوية ، شهرية ، اسبوعية وغالبا ما تعقد لبحث النتائج والاطلاع على التطورات
تقسيم الاجتماعات من حيث الحجم
1- اجتماعات صغيرة وتتسم بسهولة السيطرة والنقاش بها اكثر انفتاحا
2- اجتماعات كبيرة وتتسم بامكانية توليد افكار اكبر، تكون هناك حاجة لمستوى سيطرة اعلى ، الاعداد المكانى اكثر رسمية ويحتمل وجود حالات تغيب اكثر
تقسيم الاجتماعات من حيث المكان
1- اجتماعات داخلية وتلك التى تحدث داخل المنظمة بين الاقسام والادارات المختلفة فهى تناقش موضوعات موضوعات بين الاقسام والادارات
2- اجتماعات خارجية وتلك التى تحدث خارج المنظمة وتتعلق موضوعاتها بين المنظمات
تقسيم الاجتماعات من حيث الوقت
1- دورية وتعرفنا عليها فيما سبق
2- طارئة وتلك الاجتماعات لمناقشة الموضوعات الطارئة ويتم اعداد الدعوة للاعضاء للمشاركة فى الاجتماع لموضوع معين
3- مواصلة وتلك الاجتماعات تعقد لمواصلة اجتماع دور او طارئ ولكنه انتهى قبل اتخاذ قرار معين
تقسيم الاجتماعات من حيث النظام او الفوضوية
1- الاجتماعات الفوضوية يمكن التعبير عن مثل هذا النوع بان كل فرد فى وادى ويتسم بالفوضوية فى الاداء وعدم الانضباط وقد يخلوا من اداب الاجتماع وتنعدم السيطرة
2- الاجتماعات المنظمة والمعد لها مسبقا ويتسم اداء افرادها بالانضباط والالتزام واحترام الاراء ووجود سيطرة من قائد الاجتماع فالاجتماع بالنسبة لأعضائه عملية ابداعية قائمة بذاتها تضيف شيئا الى خبراتهم ويؤدون به وظيفة معينة او عملا جديدا
يوجد اجتماعات اخرى مثل
1- اجتماع الافطار
2- الاجتماع اليومى
3- اجتماع الغداء
4- اجتماع بعد الظهر
5- اجتماع اخر اليوم
6- اجتماعات التكريم والتحفيز
اجتماعات محلية واقليمية ودولية ....
بحث قيم فى ادارة الاجتماعات
الترتيب والاعداد
الادارة
التوصيات
المتابعة (مشاركات: 0)
<FONT color=#0000ff><FONT size=4>إن وجود الاجتماعات في أي مؤسسة يساعد على تبادل الخبرات بين العاملين . <BR>من خلال الاجتماعات يتم تقديم أحدث وأضح المعلومات من أو ثق المصادر للمسئولين بصورة خاصة... (مشاركات: 0)
1 - الاجتماع التنويري:
يعقد بغرض التنوير فقط بما تم إنجازه من عمل أو بموقف التنفيذ في نشاط ما أو لنقل أو تعديل في منشط أو سياسة ما.
2 - الاجتماعات الدورية (التشاور وتبادل المعلومات :
تعقد... (مشاركات: 0)
للاجتماعات غير المخطط لها حظ قليل من النجاح و هو امر واضح تماما بالنسبة للاجتماعات الكبرى الا ان الامر صحيح أيضا بالنسبة للاجتماعات الصغيرة، فبالنسبة للاجتماعات الصغيرة الغير رسمية قد تتضمن الخطة... (مشاركات: 0)
إدارة الاجتماعات:
إن الطريقة التي يتم بها التعامل مع الاجتماعات التي يتم عقدها، تحدّد بشكل أساسي مدى النجاح الذي يمكن أن تحققه هذه الاجتماعات في بلوغ أهدافها. وهذا لا يتوقف فقط على أسلوب إدارتها... (مشاركات: 0)
برنامج تدريبي متخصص يتناول مهارات ريادة الاعمال وحاضنات الاعمال الرياضية وتسويق وتمويل المشاريع الرياضية الناشئة واسكشاف الفرص وممارسات القيادة الريادية وتطوير الذات للمشاريع الناشئة والمتوسطة و يشرح نماذج عملية لحاضنات أعمال رياضية ومشاريع ريادية فى الرياضة .
برنامج تدريبي يهدف الى تأهيلك للتعرف على أهم مبادئ وطرق تحصيل المستحقات المالية والديون المتأخرة وأهمية دور التحصيل فى ضمان تدفق الايرادات بصورة منتظمة وبتوقيتات محسوبة والذى من خلاله نستطيع ضمان استمرارية ونمو رأس المال والنشاط التجارى وبالتالى الربحية وتقليل أى مخاطر مالية محتملة وبتكلفة أقل.
برنامج تدريبي متقدم يركز على الجدارات الأساسية للتخطيط الاستراتيجي والتغيير للقيادات العليا ويعتمد على التطبيق العملي ودراسة الحالات واستخدام الادوات العملية المعتمدة عالمياً في هذا المجال
برنامج يتناول موضوع التشريعات والقوانين الرياضية والنظم القانونية للرياضة والحامية الدستوية للحق في الرياضة وهرمية التشريعات الرياضية والتشريعات الرياضية العربية و لوائح النظم الاساسية والجمعيات العمومية وغير العمومية بالمؤسسات الرياضية و تسوية المنازعات والتحكيم فى المجال الرياضى و دراسة مقارنة بين القانون المصرى والفرنسى فى تسوية المنازعات فى المجال الرياضى
اذا كنت مهتم بالعمل وفقا لرؤية السعودية 2030، فإنك تعلم أن احد اهم اركان هذه الرؤية هو تحسين العمل المجتمعي، واتاحة الفرصة للمبادرة المجتمعية في شتى المجالات، وقد صممنا هذا البرنامج التدريبي الفريد لتأهيل المشاركين على تعلم كيفية تصميم وادارة المبادرات المجتمعية لمعالجة قضايا المجتمع وكيفية تحويلها الى مشاريع تنموية وذلك بهدف تعزيز حركة المجتمع بإتجاه رفع درجة الوعي بالقضايا المجتمعية وتحويل المجتمع السعودي الى مجتمع منتج عن طريق خلق بيئة داعمة لنجاح الفرد والعمل باستقلالية وتنمية مهاراته في ادارة مشروعه الصغير بما يحقق اهداف رؤية السعودية 2030 في تنويع مصادر الدخل.