انطلاقة المشروع:

اطلب عقد اجتماع تمهيدي مع راعي المشروع وأعضاء الفريق لتتأكد من أن لديك فهما واضحا للغرض من المشروع وكيفية تطابقه مع الاحتياجات الاستراتيجية. وغالبا ما تكون بداية المشروع مرتكبة "وغير واضحة" لأنه قد يكون لديك:
- اتجاه غير واضح.
- شكوك بشأن ما يطلبه فعلا كل من له اهتمام بالنتائج.
- ارتباك لأن الأفراد لا يستطيعون أن يبتعدوا ويلقوا نظرة شاملة على الوضع.
- أشياء مجهولة بخصوص كيفية الحصول على بعض النتائج.
- فكرة غير واضحة عن الفوائد التي يمكن تحديدها.
- معلومات غير واضحة عن المصادر المتوافرة.
- فكرة غير واضحة عن الفترة التي سيستغرقها المشروع.

وعلى الرغم من أنك وفريقك متحمسون ومهتمون بالبدء بالمشروع إلا أنه من الحكمة ان تراجع المعلومات التي يمكنك أن تجمعها الآن لتضمن عدم انطلاق المشروع بالاتجاه الخاطئ. وإذا لم تكن لديك مثل هذه المعلومات إعمل على جمعها وتحليلها بطريقة علمية صحيحة.
ولذلك تأكد بأن لديك فكرة واضحة عن:
- عميلك والطرف الرئيسي الذي ستتصل به حيث يتعين عليك أن تبدأ ببناء علاقة عمل مع هذا الطرف – ممثل العميل.

- من هم المستخدمون النهائيون لمنتاجات المشروع؟

يريد العميل الحصول على نتائج المشروع غير أن المستخدمون النهائيين هم مجموعة الأفراد الذين يستخدمون النتائج بشكل يومي في حقيقة الأمر. ولذا فإنك تحتاج لأن تقيم اتصالات مع المستخدمين النهائيين أو مع ممثل عنهم لتتأكد من فهمك لاحتياجاتهم واهتماماتهم بشأن الكيفية التي ستستخدم بها النتائج.

- كيف ترضي العميل؟

حاول ان تدرك بأن توقعات العميل ترتبط بشكل مباشر برضاه. وللأسف فإن هناك درجات للرضا ترتبط بالحد الذي يرى فيه العميل بأنك فهمت توقعاته والأهم من ذلك أن تحقق تلك التوقعات في النتائج التي تتوصل إليها. ولكنك إذا كنت دون مستوى توقعات العميل فإنك ستواجه عميلا ساخطا غير راض. وإذا كنت أيضا دون مستوى الجودة أو معايير الأداء المتوقعة فإنك ستحصل على عميل متذمر ولا سيما إذا:
- لم تسلم المنتج في الوقت المحدد طبقا لجدول التسليم.
- رفعت تكلفة المشروع.

وهنا فإنك تجازف بفقدان احترام العميل إضافة إلى أنك ستواجه مشكلة أخرى تتمثل في تحصيل التكلفة الإضافية من عميل ساخط بينما يتوقع العملاء منك ومن الفريق العامل على مشروعك أن:
- تخدمهم بكفاية مهنية.
- تتصرف معهم بطريقة تعاونية وودية.
- تتفهم بيئتهم ووضعهم.
- تتفهم الصعوبات والقيود المفروضة عليهم.
- لا تضيف مشاكل إلى مشاكلهم.
- تتجنب المفاجآت غير المتوقعة.
- تقدم نتائج إيجابية لا أعذار تبرر الأداء الضعيف.
- إعرف ما هي احتياجات العميل؟

إن معرفتك لاحتياجات العميل يسمح لك بتحديد تعريف للمشروع لكي تحقق التوقعات التي يتطلع إليها. وهذه تعتبر مطالب العميل التي تقود عملية التخطيط بمعنى أن ذلك يشكل الأساس الصلب الذي يرتكز عليه مشروعك. وإذا ما فشلت في إعطاء هذه المطالب والتوقعات الوقت والجهد المناسبين فإن ذلك سيؤثر على أعمال المشروع بشكل مستمر في جميع مراحله. ولذا اطرح أسئلة من أجل:
- معرفة عميلك.
- معرفة بيئة عمله.
- استخدام المهارات وفن التعامل – فليس كل العملاء متساوين وبعض الاحتياجات لا يمكن تلبيتها.
- بيان معرفتك باحتياجاتهم الفنية (التقنية).
- ضمان توافق وانسجام احتياجات العميل والمستخدمين.
- تحليل الإشارات المتضاربة التي تتلقاها من خلال التأثيرات الشخصية على الاحتياجات.
- كشف أية توقعات خفية أو غير ظاهرة.

إن المعلومات التي تجمعها أنت وفريقك في هذه المرحلة تزودك بالمعطيات اللازمة لتعريف المشروع. ولا تنسى أن تحذر المصائد المحتملة التالية:
- تجنب السعي إلى الكمال التقني بتجاوز القدرات الحالية أو الأصول المعروفة لعلم ما – فالبساطة غالبا ما تكون أكثر فاعلية.
- تأكد بأن العميل يعرف مخاطر الذهاب إلى حلول حافة الهاوية.
- احذر التحيز فمن السهل بالنسبة لك أن تطرح الاحتياجات التي لا تستطيع أن تجد حلا سهلا لها لأنها خارجة عن نطاق خبرتك أو معرفتك.
- لابد أن تشرك العميل معك في وضع قائمة الاحتياجات. فأحيانا سوف تحتاج إلى استخدام جميع ما لديك من مهارات اتصال لإقامة علاقة قائمة على الصراحة والوضوح. وهذا ما يفرض واجبا على عميلك ليدخل في الشركة بعزم جاد للإسهام بصراحة وبوضوح لا أن يحتفظ بأهداف ونوايا خفية.

- ما هي القيود المفروضة على المشروع؟
تعمل القيود على الحد من جميع انشطة المشروع طوال دورة حياته، فمن غير المحتمل أن يكون لديك مصادر تمويل ووقت غير محدودة لإنجاز العمل. فمثلا ربما تنخفض أهمية الفوائد التي يحققها المشروع إلى حد كبير إذا تأخرت في تقديم النتائج حيث تكون مطالب أو احتياجات السوق قد تغيرت كثيرا؟
فإذا كنت تنوي من خلال مشروعك أن تطورا منتجا جديدا، فإن موعد توافره لدى فريق المبيعات يعتبر حاسما في الحصول على حصة كبيرة من السوق والتغلب على الشركات المنافسة. فإذا لم يستطع فريق المبيعات أن يحضوا عملاءهم وأخلوا بوعودهم، فإنهم يجازفون بخسارة أرصدة مهمة مما يؤثر على مصداقية الشركة وسمعتها. ومن الصعب دائما أن تقنع عميلا محبطا بعدم تكرار مثل هذا الشيء. إن احتياجات العميل تتغير باستمرار. وحتى في حالة المشروع الداخلي الذي سوف لا يؤثر على العملاء الخارجيين فإن التأخر في إنجازه ربما يجعل الآخرين يقولون بأن المشروع كان خسارة للوقت نظرا لبروز مطالب واحتياجات جديدة.
- تأكد منذ البداية من تحديد جميع القيود المعروفة، وهذه تندرج عادة تحت ثلاث فئات هي:
- قيود مالية – تكلفة المشروع، رأس المال، المواد، العوائد وتكلفة المصادر.
- قيود زمنية – وقت تسليم النتائج، الموعد الحاسم الذي نحتاج فيه للنتائج.
- القيود المتعلقة بالمواصفات والمعايير التي يجب تحقيقها.
ناقش كل قيد من هذه القيود مع العميل لتجمع المعلومات اللازمة لضمان النجاح.



- ما هو التوثيق المطلوب؟
ينتج عن عمل المشروع قدرا كبيرا من المعلومات ومن المهم أن نسجل المعلومات الأساسية. ولذا ابدأ مشروعك بأن تتجنب الوصفة القائلة "سأفهمها بطريقتي الخاصة" وعليه أكد على أعضاء الفريق بأن يحتفظوا بسجلات المشروع الأساسية في نماذج أو استثمارات معيارية تم تصميمها لتسجيل المعلومات التي تحتاج إليها وذلك لأغراض المتابعة والمراقبة.

الجدول التنظيمي
جدول المشروع
سجل المخاطر
خطوات القيود
جدول المسؤولية
تقديرات الأنشطة
خطط العمل
بيانات بالميزانية والتكاليف
محاضر الاجتماعات
عقود وبيانات الموردين
خطط العمل
تقرير التقدم
ملف المشروع
ملف المشروع
قائمة المستفيدين
بيان الأهداف

















المراسلات مع الفريق، راعي المشروع، المستفيدين، المتعهدين الفرعيين والموردين






إحرص على ذلك فانه يضمن لك بأن كل مشارك في المشروع يسجل المعلومات بطريقة منسقة ومنضبطة دون إعادة اختراع نماذج جديدة كل أسبوع. وإضافة إلى ذلك فإنك ستحصل على تسجيل للمعلومات المناسبة (وفي العدد المناسب) لملف المشروع لتدعيم نظام مراقبتك ولمساعدتك في تقييم المشروع عند إنجازه.

توقع استجابة سلبية بخصوص هذا الإجراء من جانب أعضاء الفريق حيث ينظر إلى ذلك كمهمة روتينية ومجرد ملء استثمارات. وكذلك أكد على أهمية إحاطة الجميع علما بما يحدث في المشروع وأنه من المفيد لهم أن يعتادوا على الاحتفاظ بسجلات صحيحة. فليس هناك شخص يستطيع أن يتذكر جميع الخطط والمعلومات! إن جميع الاستثمارات المعيارية المقترحة في الشكل السابق يمكن أن تصمم باستخدام المحاسب الآلي من نسخ فارغة ثم تشبك معا لتسهيل تعبئتها. هذا ويجب أن تحتوي هذه الاستثمارات على بعض المعلومات الأساسية المعروفة مثل:
- اسم المشروع، استخدم اسما مختصرا للدلالة عليه.
- اسم راعي المشروع.
- اسم مدير المشروع.
- رقم المشروع.

- من يتحمل مسؤولية المشروع؟
كمدير للمشروع تتحمل مسؤولية إعداد ملف للمشروع إما ورقي أو آلي بحيث يشمل كل الوثائق والمستندات المتعلقة بالمشروع، ويعتبر هذا الملف هو السجل الدائم للمشروع ولذا يتطلب طريقة منظمة لإدارته والتعامل معه. الأمر الذي يجعل توزيع المعلومات والوصول إليها واسترجاعها عملية سهلة نسبيا. وبالطبع هناك صعوبة محتملة في استخدام الحاسب الآلي لتخزين جميع المعلومات المتصلة بالمشروع. حيث أنه إذا لم تقيد حرية الوصول إلى معلوماتك فقد يحدث الأفراد تغيرات فيها دون إعلامك مما يسبب لك الفوضى والارتباك. ولذا إذا كان لديك قلق بشأن الصدقية أو الموثوقية فاحتفظ دائما بنسخة أصلية مطبوعة من ملف المشروع حيث أنك لا تستطيع دائما أن تصحب الحاسب الآلي معك إلى اجتماعات خارج الموقع.

- نظم ملف المشروع إلى أقسام تضم مراحل المشروع المختلفة، فمثلا تخصص قسما لكل من:
- المعلومات الخلفية (القبلية)
- تعريف المشروع.
- خطط وجداول المشروع.
- تنفيذ المشروع.
- غلق المشروع أو إنهائه.

وإذا لزم الأمر فقسم ملف المشروع إلى أقسام أكثر تفصيلا. وبما أنك تتحمل مسؤولية تحديث هذا الملف فإنه من المستحسن أن تعود نفسك على إجراء هذا التحديث مرة واحدة كل أسبوع، ولا تنسى أن تحيط الآخرين علما بمكان وجود الملف حيث أنه من المثير للإحباط حقا أن يبحث المرء عن ملف أخفي بعيدا.

- لماذا تستخدم مفكرة المشروع؟
إنه لإجراء مفيد أن تفتح مفكرة لمشروعك في بداية العمل على المشروع. وتحتوي هذه الفكرة على جميع الأحداث والإجراءات المتفق عليها إضافة إلى أفكار تخطيطية.

- وتكون المفكرة من الحجم الصغير وورقها مسطر ومثبت بأحكام:
-
مفكرة المشروع


المشروع:


التاريخ:


المدير:


 بسجل جميع الأحداث:
التاريخ، الوقت، الأشخاص المعنيون، النقاط الرئيسية، المضمون، ملاحظات للتذكير، مسائل تتعلق بالأداء، ملاحظات مردية، محاضر الاجتماعات.

مفكرة المشروع
المشاكل التي واجهتها ومتى.
- البريد – المرسل والمستقبل
- الاتصالات الهاتفية من وإلى
- القرارات المتخذة
- مذكرات- مراسلة/ مستقبلية
- المواضيع البارزة.
- الفاكسات القادمة/ المراسلة
- الرسائل، المرسلة/ المستقبلة.
- طلبات الشراء الصادرة
- خطط العمل
- الإشعارات السريعة
- حلول وضعت
- التقارير الصادرة
- العقود الموقعة
- الاجتماعات

- ليست المفكرة وثيقة شخصية بل إنها ملحقة بملف المشروع. وعند استخدامك للمفكرة تأكد من أنك:
- تستخدم كل صفحة وترقمها بشكل تسلسلي.
- لا تنزع أية صفحات مطلقا
- تبدأ كل يوم بصفحة جديدة.
- تكتب بقلم حبر جاف أو سائل ولا تكتب بقلم رصاص أبدا.
- تكتب على جميع السطور.
- تشطب الأسطر المستخدمة في نهاية كل يوم وتوقع في أٍسفل الصفحة.
- لا تسمح لأي شخص بأن يكتب في مفكرتك بمن فيهم راعي المشروع.

تعتبر المفكرة مهمة بشكل خاص عند تسجيل أحداث ووقائع معينة مع طرف ثالث مثل المتعهدين والموردين، وعندما تحدث منازعات أو خلافات فإن المفكرة تزودك بسجل من الأحداث مما يخفف من حرارة النقاش. كما قد تأخذ المعلومات المسجلة في المفكرة صفة قانونية إذا انتهى نزاع ما إلى أيدي المحامين والقضاء.