اسئلة نمطية منطقية لتحليل وظيفي فعال يخدم وضع توصيف وظيفي دقيق وجديد
عبد الرحمن تيشوري المنطق الذي يكمن وراء فكرة الهيكلية التي تعتمد على أساس وظيفي هو أن حقيقة الوظائف المختلفة تتطلب مجموعة من المعارف والمهارات والسلوكيات المختلفة، وهو ما يصب في مصلحة التخصص وإتاحة الفرص لتطور أكبر في الاختصاصات المتمايزة ضمن توزيع السلطات، وخاصة عندما تكون المهارات والمعارف المتخصصة قليلة. إن التحليل الوظيفي وفقاً للخطوط المقترحة يرقى إلى وضع تقييم منطقي معلل مبني على مجموعة الأسئلة الواردة في الجدول التالي.
الجدول - أسئلة نمطية للتحليل الوظيفي الفعال الذي يخدم وضع توصيف دقيق: أي المهام تناط بالوزارة/ الجهة/ الدائرة؟ وهل يتم إنجاز هذه الوظائف؟ أم أن الوظائف والمهام الموكلة ضمن ميدان ما لا تجد جهة تنجزها بشكل فعلي؟ وإذا ما تم تبني هذه الوظائف، فما هي النتائج التي ستنبثق (ما هي المهام المحددة التي يتم إنجازها وما هي النتائج المحددة)؟ ما عدد النتائج المرافقة لكل مهمة أساسية (ضمن كل وظيفة)؛ هل تنجز هذه المهام وفق معيار (الفعالية أو جودة الخدمة) تعتبره من قبل إدارة الوزارة الرئيسية كافياً؟ وإذا كان تنفيذ المهام غير فعال أو كان يقدم خدمات متدنية الجودة، فما هي الاستجابة أو التغيرات المطلوبة. وما عدد التغيرات المحتملة؛ هل تعتبر الوظائف والمهام الحالية ملائمة بالنظر إلى صلاحيات الوزارة؟ هل يجب أن تنفذ وزارة أو جهة أو دائرة مختلفة وظائف أو مهام محددة؟ أورد حججاً تدعم هذه التقييمات؛ هل يتم أخذ أي من هذه المهام أو النشاطات الداعمة على عاتق أكثر من دائرة ضمن وزارة أو أكثر ضمن الحكومة؟ إذا كان الأمر كذلك، عدد تلك المهام والنشاطات والوزارات المعنية؛ وعند وجود ازدواجية في المهام، فأية وزارة أو دائرة هي الأنسب لتنفذ تلك المهام والنشاطات؟ هل هناك وظيفة أو مهمة لا تنفذ، ولكن يجب تنفيذها وفقاً لتوزيع المهام؟ إذا كان الأمكر كذلك فعدد تلك المهام؟ ما هي الجهة الأفضل استعداداً لتنفيذ كل مهمة؟ هل توجد مهام أو قوانين تتعلق بمهام لا تتوفر موارد لها؟ إذا كان الأمر كذلك فعدد هذه المهام هل يتم تنظيم المهام والنشاطات بشكل فعال؟ وهل الموظفون المعنيون مستخدمون بشكل مثمر؟ ارسم جدولاً يبين عدد الموظفين المستخدمين في كل دائرة والمهام المنجزة من قبلهم هل توجد مهام يكون فرض رسوم على المستقيدين منها أمراً معقولاً؟
تكون النتيجة النهائية للمراجعة الوظيفية (في كل وزارة) مخططاً تنظيمياً يكون فيه لكل وحدة مكونة مهام واضحة الصياغة وصلاحيات تكافئها شمولاً تستمد من صلاحيات الوزارة نفسها. وبناءً على ذلك يمكن للمرء وضع توصيف لجميع الوظائف ضمن هذه الهيكلية.