الموضوع: مفهوم الإدارة المدرسية

التقديم
الحمد لله رب العالمين ، والصلاة والسلام على النبي الأمين ، وعلى آله وصحبه ومن سار على نهجه إلى يوم الدين :-
تعد رسالة التربية والتعليم من أسمى الرسالات التي تعنى بتربية الفرد أولا ثم تعليمه ثانيا كم أنها من أفضل الرسالات التي ترتقي بها الأمم من هذا المنطلق تهتم مؤسسات التربية والتعليم بكل ما من شأنه تطوير التربية والتعليم ليخدم المجتمع ويزد في نمائه وتقدمه نحو الأفضل .
وإدارة الروضة من ضمن منظومة وزارة التربية والتعليم في مملكتنا الغالية هذه الإدارة التي أولتها حكومتنا الرشيدة جل الاهتمام من تطوير لمناهجها ( المنهج المطور – التعلم الذاتي ) إلى اهتمام بتطوير الكوادر البشرية العاملة بها واهتمام بتوفير الوسائل المعينة على تربية الطفل وتنميته من جميع جوانب شخصيته النفسية والعقلية والاجتماعية ولا يزال الاهتمام مستمراً والتطوير جاري بها .
ولقناعة إدارة رياض الأطفال بأهمية دور القيادة التربوية داخل الروضة في تحقيق الأهداف التربوية والتعليمية والوطنية المنشودة، من خلال الوعي بالمسؤوليات المنوطة بالإداريات في كافة المهام الإدارية، ولأهمية السجلات الإدارية التي تعد جانب من الجوانب المهمة التي لا يمكن إغفالها لما لها من أهداف في تنظيم وتوثيق العمل الإداري .
لذا كان من الضروري تزويد مديرات رياض الأطفال بالخبرات اللازمة لتفعيل السجلات الإدارية اللازمة، مما حذا بنا لإعداد المرشد في السجلات الإدارية برياض الأطفال الذي يشمل على كافة الخبرات المتعلقة بالسجلات الإدارية من حيث أنواعها وطريقة تنظيمها والعمل بها، وقد تم إعداد هذا السجل على ضوء مهام مديرة الروضة وبالاستعانة بالمراجع العلمية والخبرات الإدارية في مجال السجلات الإدارية .
آملين أن يسهم هذا السجل في تسهيل وتطوير عمل مديرة الروضة وتلبية الكثير من حاجاتها ويمدها بالخبرات المطلوبة .
سائلين المولى عز وجل إن يحقق هذا السجل الأهداف المرجوة وأن يكتب لجميع من أسهم في تنفيذه وإخراجه الأجر والمثوبة .
والله الموفق،،،



مفهوم الإدارة المدرسية
الإدارة المدرسية هي جزء من الإدارة التعليمية والتـي تعد جزء من الإدارة العامة وتشترك الإدارة المدرسية مع الإدارة التعليمية العامة في العناصر التالية :-
التخطيط , التنظيم , التنسيق , التوجيه , المتابعة , التقويم .
وجميع هذه العناصر تتطلب توثيق لها، وتعد السجلات الإدارية من أهم مصادر التوثيق لتلك العناصر على مختلف أنواعها فهي تثبت الأعمال وتعد مرجعاً مهماَ عند تقييم العمل الإداري وتحدد الصعوبات والمشكلات التي يمكن لمديرة الروضة تلافيها مستقبلاً أو الرفع للجهات المسئولة عنها .
وقبل عرض السجلات الإدارية نتعرض لبعض المصطلحات التي قد ترد في بنود السجلات الإدارية أو الأوراق الرسمية التي قد ترد لإدارة الروضة لتوضيح معناها، حتى يكون العمل بالسجلات مبني على تفهم لبنودها .
وهي مصطلحات عامة متعارف عليها في مجال التعليم عامة، ومن بعض تفسيراتها ما يرتبط برياض الأطفال .










المصطلحات العامة والخاصة
تدل المصطلحات التالية حيثما وردت في بنود السجلات الإدارية أو في الأوراق الرسمية التي تثبت محتويتها في السجلات الإدارية على المعاني التالية :-
سياسة التعليم في المملكة :هي الخطوط العامة التي تقوم عليها عملية التربية والتعليم في المملكة العربية السعودية المعتمدة بقرار مجـلس الوزراء رقم : 779 في (16-17) 1389هـ ومـا يلحق بها من قرارات .
الجهة المختصة: هي وزارة التربية والتعليم أو إدارة التربية والتعليم ، أو إدارة رياض الأطفال
ولي أمر الطفل : والده أو وليه شرعاً.
العام الدراسي : هو المدة الواقعة بين عودة الإداريات والمعلمات وبداية إجازاتهن .
العاملات والعاملين في الروضة : هن جميع شاغلات الوظائف التعليمية والوظائف الإدارية والوظائف التنفيذية والمساندة بالروضة ( حاضنات ، مستخدمات ، مستخدمين ، سائق ، حارس ، مراسل ، مشرفة تغذية ، مشرفة صحية ، مشرفة باص ) .
منسوبون الروضة :هم جميع الأطفال والعاملين بالروضة .
مصادر التعلم : هي جميع المواد التعليمية المطبوعة منها والسمعية والبصرية مثل : الأشرطة والأفلام والشفافيات والمجسمات وبرامج الحاسب المعتمدة والألعاب التعليمية .
الخطة الإستراتيجية لمديرة الروضة : هي الخطة التي تستند إلى رؤية ورسالة المنشأة، وتلتزم بها وتعمل على تحقيق ما تتضمنه من طموحات بشأن المستقبل الذي يشمل :-
- توظيف ، وتشخيص البيئة الحاضنة له لفرز مجموعة العوامل الفاعلة فيها .
- يؤكد على التميز والجدارة ويسعى إلى تحقيقها من خلال الإنجاز الراقي والأداء المتميز .


- ينشد البساطة والوضوح
هي : إطار فكري متكامل يقوم على صياغة رسالة وأهداف المنشأة بعد تشخيص واقعها، وتحديد أهداف عامة وخاصة، ووضع عمل وموازنات قادرة على تحقيق أهدافها ورسالتها.
العهدة المستديمة : هي كل صنف مستديم يصرف لتحقيق أو تأدية خدمة معينة - لا تستهلك ولكن لها عمر افتراضي وتعاد بقاياها إلى المستودع بعد انتهاء صلاحيتها أو الاستغناء عنها وتقسم إلى أصناف متعددة منها: -
1. الأصناف التي توفر من الجهات الحكومية ( المكيفات، مولدات الكهرباء، طفايات الحريق وأجهزة ومقسمات الهاتف والمصاعد، أو تلك التي تستخدم بها كالأثاث والآلات المكتبية وما يماثلها...
2. كل ما ورد للروضة من أصناف عن طريق سند صرف مواد .
العهدة المستهلكة : هي التي تستهلك بالاستعمال المباشر ولا يتخلف عنها بقايا من نوعها، وتقسم إلى مجموعات منها: الأدوات الكتابية، اللوازم التعليمية الاستهلاكية
{ أدوات ركن الفني المستهلكة وأدوات التنظيف والفرش، البساط، السجاد، الألعاب الإدراكية، كتب المكتبة، أدوات التنظيف... وغيرها ).
العهد الداخلية ومن أنواعها التالي :-
العهدة الداخلية: هي التي تسلم من قبل مديرة الروضة للموظفات وتعاد نهاية العام الدراسي أو عند انتهاء المهمة وتكون أصلاً من ضمن عهدة المديرة .
الأوراق ذات القيمة:هي أوراق ذات قيم مالية مثل نموذج طلب صرف مواد .
محضر استلام : يستعمل هذا النموذج لإثبات استلام الأصناف التي تدعو الضرورة لاستخدامها مباشرة كالأختام وملفات الأطفال ... وغيرها .
سجلات الروضة الرسمية: هي السجلات التي صدر بها تعميم أو خطاب أو قواعد ولوائح من قبل الجهات المختصة أو التي توزع عن طريق إدارة التعليم أو التي تلتزم مديرة الروضة بتوفيرها.

سجلات الروضة التنظيمية: هي السجلات غير الرسمية الضرورية لتنظيم وتسهيل العمل التربوي والتعليمي مثل (سجل حصر الغياب، سجل البلاغات الداخلية ... وغيرها ).
الاتصالات الكتابية: هي نقل بيانات ومعلومات محددة مكتوبة من طرف إلى آخر أو من شخص إلى شخص آخر بشكل ميسر وواضح ومفهوم من قبل الطرفين لتحقيق هدف معين، وهي تعتمد على بعض المهارات الفردية التي يحتاجها الشخص في إعدادها وتحرير أنواعها كمهارة القراءة ومهارة الكتابة .
الرسالة الحكومية الرسمية الخارجية:هي الرسالة التي ترسل من جهاز حكومي إلى جهاز حكومي آخر مثل الرسالة من الإدارة التعليمية إلى الإمارة أو البلدية، أو من جهاز حكومي إلى مؤسسة خاصة أو إلى فرد، ويتبع في تنسيق المكاتبات الرسمية كل ما يرد من تعاميم بهذا الخصوص .
مذكرة داخلية: هي وسيلة اتصال داخلية لنقل المعلومات والبيانات وتبادلها بين إدارات الجهة الحكومية الواحدة وأقسامها وقطاعاتها.
القرارات الإدارية الحكومية: هي أمر نظامي يصدره المسئول بعد دراسة لموضوع معين ويلزم تنفيذه ولابد أن يستند القرار عند اتخاذه إلى الصلاحيات الممنوحة للمسئول واللوائح المنظمة للقرار.
التعاميم الإدارية الحكومية :هي رسالة من مسئول تحمل معلومات وتوجيهات وتوصيات وتنظيمات لإبلاغها لعدد كبير من الموظفات .
التقرير :هو عرض للحقائق الخاصة بموضوع أو مشكلة عرضاً تحليليّا بطريقة مسلسلة مبسطة وقد يحتوي على التوصيات والمقترحات التي تتمشى مع النتائج التي تم التوصل إليها بالبحث والتحليل.
النموذج: هو عبارة عن ورقة أو أكثر تحتوي على بيانات ثابتة محددة، وأمامها وأسفلها حقل فارغ لتعبئته بمعلومات وبيانات أخرى تختلف باختلاف الحالات والأشخاص ويطلق عليها البيانات أو المعلومات المتغيرة.

تسديد قيد المعاملة :تدوين رقم وتاريخ الخطاب الذي أرسل إجابة للخطاب الوارد أمام قيده في سجل الوارد، أو تدوين رقم وتاريخ الخطاب الوارد إجابة للخطاب الصادر من الروضة أمام قيده في سجل الصادر.
بطاقة التقويم لمستوى تحصيل الطفل اليومي: استمارة المتابعة اليومية للطفل والتي تثبت تحقيق الهدف من النشاط المطبق خلال أنشطة البرنامج اليومي .
التقويم المستمر :بطاقة تقويم الطفل نهاية كل وحدة تعليمية توضح نوع مستوى المهارات التي حصل عليها الطفل خلال أنشطة الوحدة المنفذة .
التقويم النهائي : بطاقة تقويم الطفل نهاية كل فصل دراسي توضح من خلالها للأهالي المهارة التي توصل إليها الطفل خلال الفصلين الدراسيين ( تراكمية ) – كما توضح للمعلمة في السنوات التالية (في حالة انتقال الطفل من مستوى لمستوى آخر في مرحلة رياض الأطفال أو في حالة انتقاله لروضة أخرى) مستوى مهارة الطفل لتكمل منها وتوصل الطفل بحول الله لتحقيق المهارات المطلوبة .
الإجراءات :وهي الخطوات التفصيلية المتتابعة زمنياً يتم بوساطتها تنفيذ الأعمال .
السياسات :هي الطرق والوسائل التي تحقق الهدف . في الإطار الذي تعمل الإدارة في نطاقه من خلال الإجراءات والتعليمات والأوامر، لتوجيه سلوك الموظفات وأعمالهن وفق ما تراه لمصلحة العمل .
فترة التجربة ( سنة التجربة ) : هي الفترة ( السنة الأولى من الخدمة ) التي تشمل كل من يشغل عمل أو يرشح له لأول سنة ( المشرفة التربوية ، المديرة ، المساعدة ، المعلمة المستجدة ، المستخدمة ...وغيرها ) يتم خلالها تهيئة الموظفة عمليّا لممارسة مهامها الوظيفة المعينة عليها تدريجيّا ،والتحقق من مدى صلاحيتها في ممارسة مهامها الوظيفة قبل تثبيتها عليها وحددت هذه الفترة بسنة كاملة.
الموظف :هي أو هو الشخص الذي يشغل إحدى الوظائف العامة الخاضعة لنظام الخدمة

المدنية أو أحد الأنظمة الوظيفية الخاصة كلائحة الوظائف التعليمية، أو لائحة المستخدمين، أو لائحة توظيف غير السعوديين ،أو لائحة المعينين على بند الأجور، وغيرها من الأنظمة التي تحكم الموظفين.
الموظفة الجديدة : هي الشخص الذي يعين على وظيفة من وظائف الخدمة المدنية لأول مرة أو تكون عائدة للخدمة، ويكون ذلك التعيين بأداة نظامية من جهة مختصة وفق شروط نظام محدد لتقوم بواجبات ومسؤوليات وظيفية معينة، وتعطى مقابل ذلك راتباً محدداً إضافة إلى ما يقرره النظام من حقوق ومزايا.
الموظفة المنقطعة عن العمل:هي من تغيب عن عملها لمدة خمسة عشر يوماً فأكثر متصلة دون أن يكون لدى رئيستها علم بأسباب الغياب.
بطاقة تقويم الأداء :هي أداة قياس مستوى أداء المعلمة أم الموظفة للعمل المكلفة بأدائه وتحتوي على مجموعة من عناصر تقويم الكفايات ،الشخصية ،والمهنية ،والعلاقات مع الآخرين .
مواطن القوة :هي تلك الصفات الإيجابية التي تتصف بها الموظفة وتؤثر على عملها مع وجوب ألا تكون تكراراً لعناصر التقييم الأساسية المحددة في بطاقة تقويم الأداء الوظيفي ( عناصر الأداء الوظيفي، الصفات الشخصية، العلاقات مع الآخرين ).
مواطن الضعف: هي تلك الصفات السلبية التي تتصف بها الموظفة وتؤثر على عملها مع وجوب ألا تكون تكراراً لعناصر التقويم الأساسية المحددة في بطاقة تقويم الأداء الوظيفي ( عناصر الأداء الوظيفي، الصفات الشخصية، العلاقات مع الآخرين)
المستوى ( الصف ) : هو السنة الدراسية في الروضة وتسمى بحسب المستوى (مستوى أول، مستوى ثاني، مستوى ثالث).
الطفل المستجد : هو الملتحق جديد بالروضة ( لا يشترط مروره بالمستويات السابقة للمستوى الذي سجل فيه حسب لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال ) تدون هذه المعلومة في سجل القيد حسب برنامج معارف .

الفصل : غرفة الأنشطة التعليمية .
الطفل المرفع : هو من أنتقل من مستوى لمستوى آخر بالروضة وتسجل هذه المعلومة في سجل القيد حسب برنامج معارف .
البرنامج اليومي : هو برنامج الأنشطة اليومية للروضة .
الأنشطة : هي فقرات البرنامج اليومي (الحلقة، العمل في الأركان، الوجبة، اللعب في الخارج، اللقاء الأخير ، نشاط القراءة والكتابة ) .
المنهج : هو المنهج المعتمد من وزارة التربية والتعليم منهج التعلم الذاتي لرياض الأطفال.
منهج التعلم الذاتي لرياض الأطفال : هو الوحدات التعليمية ( الموجزة والمفصلة ) والذي يتضمن أنشطة البرنامج اليومي.














مدخل السجلات الإدارية

السجلات الإدارية وسيلة لجمع وتنظيم وتحليل المعلومات .
أهمية السجلات الإدارية :
1. حفظ المعلومات والبيانات وتيسير الحصول عليها .
2. تحسين وتسهيل الخدمات التعليمية والتربوية .في الروضة .
الملف :
هو كل ما يحفظ فيه الأوراق الإدارية بعد تعبئتها قد تكون ملفات مستقلة أو تتبع بعض السجلات.
أنواع السجلات الإدارية :
تنقسم السجلات الإدارية من حيث النوع إلى قسمين وهي :
- السجلات الرسمية .
- السجلات التنظيمية .( الداخلية ).
وكل قسم يضم مجموعة من السجلات سيتم توضيحها وطريقة العمل بها في الجزء الخاص بإجراءات العمل في السجلات الإدارية .










الإجراءات العامة لترتيب السجلات الإدارية

1. يجلد السجل تجليدًا فاخرًا لحفظه فترة زمنية أطول مع الابتعاد عن الزينة أو الرتوش في صفحاته .
2. ترقم كل صفحة من صفحات السجل (يدون على الصفحة الأولى من السجل عدد صفحات السجل كاملاَ ) .
3. يدون على غلاف السجل الخارجي اسمه ، وتاريخ بداية العمل فيه وتاريخ نهايته .
4. يختار الورق المقاوم لعوامل التلف الذي لا يتغير لونه مع مرور الزمن، مصقول ناعم الملمس.
5. يستخدم الورق الأبيض لوضوح الكتابة عليه.
6. يفضل أن يكون السجل صغير الحجم ليمكن حمله ونقله وحفظه واستخدامه بعرض (30 سم )( وطول 40 سم) .
7. يدون في السجل بخط حسن جميل مقروء.
8. يستخدم المداد السائل الأزرق في التدوين في السجلات المهمة والضرورية لأن التعديل فيها يظهر وينكشف بوضوح.
9. تسلم سجلات الروضة الرسمية بموجب كشف جرد واستلام العهد مثلها مثل بقية عهدة الروضة ( الرسمية ) .
10. تحفظ السجلات في مكان أمين بعيد عن متناول أي شخص يمكن أن يعبث بمحتوياتها.
11. يبادر فورًا بالتعديل في السجلات التي ترد فيها التوجيهات .
12. يوحد رقم الطفل في الحاسب الآلي والسجلات الخاصة بالطفل .
13. ينظم سجل لكل نوع من أنواع السجلات التي سيرد ذكرها في عنصر أنواع السجلات، ويجلد بحيث يكفي للعمل به في الروضة لعدة سنوات إذا لم يتوفر في المستودعات.
14. يلتزم بنماذج السجلات الملحقة بهذا المرشد ولا يعدل فيها إلا وفق ما يردك من الجهات المختصة .
15. تستخدم التقنية الحديثة في تنفيذ السجلات ما أمكن ذلك .
16. يحرص على تنظيم السجل وتنسيقه بشكل مناسب .

أنواع السجلات الإدارية
السجلات الرسمية :
هي السجلات المعممة من قبل وزارة التربية والتعليم وتعتبر من صميم العمل الإداري ومن أبرز أسس نجاحه فبواسطتها تتوثق المعلومات والبيانات والأعمال الكتابية وبالرجوع إليها يسهل الاطلاع والمتابعة لكل ما أنجز من أعمال ومهام إدارية وفنية، وجميع بنودها موحدة في جميع المؤسسات التعليمية بما يتفق وطبيعة العمل الإداري بالمؤسسة والتعديل في بنود تلك السجلات يكون وفقاً لما يرد من الجهات المسئولة .
أنواع السجلات الرسمية
أولاً : السجلات الخاصة بالأطفال :-
1. سجل قيد الأطفال ( وفق برنامج معارف ) .
2. سجل حضور وغياب الأطفال الشهري .
ثانياً : السجلات الخاصة بالمعلمات :-
1. سجل حضور وانصراف الموظفات.
2. سجل زيارات المشرفات التربويات .
3. سجل أحوال الموظفات .
4. سجلات متابعة مديرة الروضة للمعلمات وتقويمهن (سجل متابعة تخطيط المنهج
( استمارات التحضير ) سجل حضور الأنشطة للمعلمات ) .
ثالثاُ السجلات الخاصة بالشئون الإدارية :-
1. سجل المعاملات الصادرة.وملفاتها .
2. سجل المعاملات الواردة.وملفاتها.
3. سجل توديع ( تسليم ) المعاملات .
4. سجل الاجتماعات.
5. بطاقة تقييم الأداء الوظيفي للموظفات ( يرفع الأصل لإدارة شئون المعلمات وتحتفظ مديرة الروضة بالصورة ).

6. استمارات رفع دوام الموظفات الشهري .
7. سجلات العهدة الدائمة والمستهلكة بالروضة .
8. السجلات المالية للروضة ( المواد المستهلكة، النظافة، النثريات ).
السجلات التنظيمية :
هي السجلات المنظمة للعمل الإداري والفني للمديرة والإداريات وتتعدد أنواعها بتعدد المهام الوظيفية للمؤسسة التعليمية ومن أهداف السجلات التنظيمية توثيق العمل وتنظيمه ، وتختلف طريقة التسجيل بها باختلاف البنود الواردة بها والمبنية على ضوء مهام المديرة والإداريات، تكون تلك السجلات قابلة للزيادة والتطوير أو النقص بحسب الحاجة لاستخدامها .
بعض أنواع السجلات التنظيمية بالروضة : -
1. سجل قيد الأطفال المبدئي .
2. سجل تسليم ملفات الأطفال .
3. سجل حصر غياب الأطفال اليومي.
4. سجل خروج الأطفال من الروضة للحالات الطارئة .
5. سجل متابعة ملفات الأطفال الفنية.
6. سجل توزيع الأعمال على الموظفات .
7. سجل حصر غياب وتأخر الموظفات .
8. سجل الخطة الإستراتيجية لمديرة الروضة .
9. سجل قاعدة البيانات للروضة .
10. سجل متابعة الموظفات في تنفيذ توصيات المشرفة .
11. سجل زيارة أولياء الأمور .
12. سجل البلاغات الداخلية .
13. سجل متابعة المستخدمات، والمستخدمين ( الحارس، المراسل ) والحاضنات
( حضانة ).



الملفات الإدارية
جميع السجلات الرسمية تتبعها ملفات خاصة بها، أما بعض السجلات التنظيمية قد لا تحتاج إلى ملفات خاصة بها، ويتبع في تنظيم وترتيب الملفات بشكل عام الإجراءات التالية:-
1. تخصص ملفات كبيرة لحفظ الأوراق الخاصة بالروضة .
2. تخصص ملفات لحفظ الأوراق الخاصة بالأطفال أو الموظفات وتكون متوسطة الحجم .
3. يوضع على غلاف الملف الأول الداخلي قائمة ( فهرس ) بمحتويات الملف بعد ترقيم المحتويات.
4. يخصص للأوراق والخطابات والتعاميم التي تنتهي بانتهاء وقتها ملف واحد لأن الحاجة إليها تتلاشى مع التقادم .
أنواع الملفات المستخدمة في الروضة
1. ملفات حفظ الأوراق والخطابات والتعاميم الواردة .
2. ملفات حفظ صور المعاملات والأوراق الصادرة من الروضة .
3. ملفات الموظفات ( ملف لكل موظفه ) .
4. ملفات الأطفال ( ملف لكل طفل ) .
5. ملف اللوائح والنظم -يحفظ بصورة مما ورد من لوائح ونظم ويتم الإطلاع عليها بشكل مستمر .
6. ملف توجيهات وتعليمات المشرفة .







تنظيم الملفات الإدارية

1. يخصص لكل إدارة أو شعبة أو قسم ملف لحفظ جميع ما يرد للروضة من خطابات أو تعاميم لها طابع الاستمرارية ،ويحتاج إليها باستمرار، ويكتب على كعب الملف أسم أو رمز الجهة لتسهيل الوصول إليه.
2. يخصص لكل إدارة أو شعبة أو قسم ملف لحفظ لجميع ما يصدر لهذه الأقسام من خطابات أو تعاميم لها طابع الاستمرارية، ويحتاج إليها باستمرار.
3. تحفظ الأوراق في هذا الملف حسب تسلسل صدورها وتاريخه.
4. يخصص ملف لجميع اللوائح والنظم الواردة للروضة ليسهل الرجوع إليها.
5. يخصص ملف لحفظ التوجيهات والتعليمات الخاصة بالمشرفة .
6. توضع قائمة (فهرس ) لما يحفظ في الملف في الغلاف الأول الداخلي.
7. يتم الإطلاع من وقت لآخر على ما بداخل هذه الملفات.
ملف الموظفات:-
1. يخصص ملف لكل موظفة أو مستخدمة أو مستخدم أو عاملة تعمل بالروضة، وبالنسبة للحاضنات والمستخدمات ومشرفات التغذية لابد أن يحتوي ملف كل منهن على كشف صحي يثبت خلوها من الأمراض يجدد سنوياً إذا استمرت بالروضة وتطلع المشرفة التربوية عليه .
2. يحفظ صورة من بطاقة الأحوال , المؤهل , الدورات التدريبية , قرار التعيين وصورة من أول مباشرة لها في الروضة الموجهة لها وصورة من المباشرة في الروضة المنقولة إليها وجميع الأوراق التي تصدر بشأن المعلمة من إجازات ودورات بحيث يكون الملف صورة صادقة عن حياة الموظفة الوظيفية.
3. يتابع ملف أي موظفة تنقل إلى الروضة من مكان عملها الأول إذا لم يُرسل خلال الأسبوع الأول من مباشرة الموظفة في الروضة ( يطلب من إدارة شئون الموظفات ) .
4. يرسل ملف الموظفة المنقولة من الروضة إلى جهة عملها الجديد في حالة انتقالها داخل
المنطقة وفق الضوابط المعمول بها ، وإذا تقاعدت أو نقلت خارج المنطقة فيرسل لإدارة

التربية والتعليم (شئون الموظفين ) لإرساله مع الملف الموجود في الإدارة إلى الجهة المنقولة إليها.
5. يرجع إلى ملف الموظفة عند إعداد تقرير أداء وظيفي لها فهو مصدر مهم من مصادر التقويم.























الطرق الإجرائية للعمل بالسجلات الإدارية
سجل قيد الأطفال : -
هو السجل الذي يسجل فيه الأطفال الذين تنطبق عليهم شروط التسجيل حسب ما ورد في لائحة تنظيم العمل الداخلي رياض الأطفال المادة الثالثة .
نموذج ( برنامج معارف )
تنظيمه :-
حسب برنامج معارف ( مع ملاحظة سحب الأوراق بعد اكتمال البيانات الخاصة بالأطفال، تدوين العام، والتوقيع عليها، وختمها، والاحتفاظ بالسجل كعهدة لدى مديرة الروضة ).

سجل حضور وغياب الأطفال الشهري :-
هو السجل الذي يتم به حصر حضور وغياب الأطفال اليومي وهو سجل رسمي لا يقبل فيه بالشطب أو الكشط أو القطع أو التغطية .
ينظر نموذج رقم ( 1 )
تنظيمه :-
1. يخصص لكل مستوى( أول، ثاني، ثالث ) صفحات كافية من بداية العام إلى نهايته .
2. يدون غياب الطفل حسب السجل اليومي والموقع من قبل معلمة الفصل بدقة لأن له أهمية تربوية وتعليمية وأمنية.
3. تتابع المسئولة عن السجل لتحري الدقة في رصد الغياب .

سجل حضور وانصراف الموظفات :-
هو السجل الذي يثبت به حضور ، وانصراف ، وغياب ، وتأخر ، وأسباب خروج الموظفات الاضطراري من مقر العمل يومياً .
ينظر نموذج رقم ( 2 )

جدول الإحصائي اليومي:-
يضاف في ذيل صفحة الحضور اليومي بحيث يكون هناك إحصاء يومي بعدد الحضور ، والغياب للموظفات بالروضة كما تدون به نسبة الحضور.
ينظر تابع نموذج رقم ( 2)
تنظيمه :-
1. تخصيص الصفحات الأولى من السجل لتدوين أسماء جميع الموظفات في الروضة ووظائفهن وخانة للملاحظات يدون فيها تاريخ ترك، أو نقل، أو مباشرة الموظفة في الروضة .
2. يوقع على السجل جميع الموظفات بالروضة، مع الحرص على مصداقية تدوين وقت الحضور والانصراف .
3. يطلب من المتأخرات تدوين أسباب التأخير في الحقل المخصص لأسباب التأخير .
4. تحصر دقائق وساعات التأخير لكل موظفة ( في السجل الخاص بذلك ) متأخرة لتسهيل عملية الحصر الشهري لدقائق التأخير .
5. يكتب أسماء المجازات، و نوع الإجازة مع تحديد بداية ونهاية كل إجازة) الغائبات بعذر، وبدون عذر، و المنتدبات، وإجازات الاستثنائية، وإجازات الأمومة، وإجازات رعاية المولود... وغيرها ) بحبر مغاير ( يفضل بلون أحمر ) .
6. يعد استمارة مساءلة موظفة عن أسباب الغياب ( في حالة عدم التبليغ عن نوع الغياب أو الغياب بدون عذر ) ( الاستمارات الوردة من الجهات المختصة ).
7. يخصص مكاناً للسجل في إدارة الروضة يعرفه الجميع للتوقيع عند الحضور بوجودك أو وجود الوكيلة ( المسئولة عن السجل إن وجدت ).
8. يتابع السجل بصفة يومية فهو مسئوليتك ( في حالة عدم وجود وكيلة ) .
9. يرفع السجل بعد بدء النشاط الأول بالروضة ) حلقة ) في مكان آمن لحين وقت الانصراف .
10. يقفل الدوام حسب الوقت المحدد الوارد في لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال ( أو حسب التعاميم ) بوضع خط أحمر -.وتكتب أسماء الغائبات (غائبة، ونوع الغياب إن عرف، ورقم التقرير وتاريخه، وبداية الإجازة ونهايتها إذا كان الغياب

مرضي، أو أمومة، إجازة عدة ... وغيرها ) في حقل التوقيع، ثم يحصر الحضور والغياب في الجدول المخصص لذلك.
11. التأكيد على الموظفات في الروضة الحرص على تدوين الاسم رباعياً دون الاكتفاء باللقب فقط أو الاسم الثنائي.
12. يدون أسباب الخروج عند الاستئذان من الروضة في حقل الملاحظات وقبل مغادرة الروضة.
13. المحافظة على السجل من الكشط أو استخدام الطامس أو القلم الرصاص.
14. التأكيد على الموظفات في الروضة أنه يجب أن توقع كل من تحضر حسب أولويتها في الحضور .
15. يخصص حقل للمستخدمات والحارس أسفل السجل تدون فيه المديرة أسمائهم وتوقع عليه من تعرف التوقيع وتسجل المديرة عبارة حاضرة/ حاضر إذا لم يكونوا يعرفون التوقيع مع محاولة تدريبهن على كتابة أسمائهن وطريقة التوقيع .
16. تحصر دقائق التأخير لكل موظفة وتحول إلى ساعات ( يحسب يوم دراسي إذا بلغ عدد ساعات التأخير سبع ساعات وذلك بموجب التعميم رقم : 11152/7ك تاريخ : 28/10/1426هـ ( ما لم يرد تعميم يلغي ذلك ) .
17. يبدأ حصر دقائق التأخير حسب السنة المالية وينتهي بانتهائها حسب التعميم رقم 8164/3ك تاريخ : 12/8/1428هـ الواردة بهذا الشأن ( ما لم يرد تعميم يلغي ذلك ) .
سجل زيارات المشرفات التربويات :-
هو السجل الذي تدون فيه المشرفة التربوية وقائع زيارتها وملاحظاتها ، ومقترحاتها عن الروضة وموظفاتها وهو سجل تراكمي لا يجدد سنوياً .
ينظر نموذج رقم ( 3 )
تنظيمه :-
1. يقدم سجل زيارة المشرفات التربويات للمشرفة التربوية لتدون فيه زيارتها والمقترحات والتوصيات.
2. التوقيع بالعلم في سجل زيارة المشرفة عقب كل زيارة وتطلع الموظفات المعنيات
على ما دونته المشرفة التربوية خلال زيارتها ويطلب منهن التوقيع بالعلم.

3. يتابع تنفيذ الموظفات لتوصيات وتوجيهات و مقترحات المشرفة التربوية .
4. تسجل التعاميم والخطابات التي لم تصل بالبريد الإلكتروني ، أو سلمت عن طريق المشرفة التربوية مناولة في سجل الوارد ويدون في حقل الملاحظات طريقة الاستلام مع التسديد إذا ترتب على التعاميم أو الخطابات اتخاذ إجراءات حيالها.
5. يعين ملف خاص لكل ما يرد عن طريق المشرفة التربوية من نشرات تربوية سجلت في حقل الملاحظات أو أرسلت مناولة ( صورة ) مع وضع فاصل بين كل عام وآخر واسم المشرفة التربوية التي زودت إدارة الروضة بتلك النشرات مع فهرسة الملف .
سجل أحوال ( بطاقة أحوال ) الموظفين:-
هو السجل الذي يدون به جميع الموظفات بالروضة وفق برنامج معارف ( مديرة ، وكيلة ، كاتبة ، مراقبة ، مشرفة تغذية ، مشرفة صحية ، حاضنات ،مشرفة حافلة ، مستخدمات ، مستخدمين (حارس، سائق الحافلة، المراسل... وغيرهم (ويحتوي على معلومات شاملة عنهم .
حسب نموذج برنامج معارف
تنظيمه:-
1. التأكد من تدوين جميع المعلومات عن الموظفين ، والموظفات في الروضة من مصادرها الموثقة لأن هذا السجل يعتبر مصدر لجميع المعلومات التي تطلب من الروضة سواء كانت وظيفية أم اجتماعية أم تعليمية حتى بعد انتقال الموظفات من الروضة .
2. يعتبر سجل أحوال الموظفات صورة مصغرة لملف كل موظفة لأنه ينتقل معهما أينما انتقلت ( توضع صورة منها في ملف الموظفة، الموظف ).
3. توقيع كل موظفة على صحة البيانات الواردة في البطاقة .
4. يراجع سجل أحوال الموظفات مع المسئولة عن السجل، ويطابق بالمعلومات في ملف الموظفات .


سجل ( ملف ) متابعة تخطيط المنهج ( أو استمارات التحضير) :-
يعتبر من السجلات المهمة عند تقييم المعلمة يتم من خلاله متابعة إعداد المعلمة لتخطيط المنهج ( التحضير للأنشطة ) وفق العناصر المحددة للتخطيط ( أو التحضير ).
التخطيط الأسبوعي لمنهج التعلم الذاتي:-
هو توزيع مفاهيم وخبرات الوحدة التعليمية على فقرات البرنامج اليومي ويراعى في توزيعها خصائص النمو لكل مستوي والتنوع في الخبرات والمهارات المراد تدريب الطفل على اكتسابها .
ينظر نموذج رقم (6،5،4)
تنظيمه :-
1. التأكيد على المعلمات بأهمية التخطيط الأسبوعي لمنهج التعلم الذاتي (استمارات التحضير ) وأنها مرآة عاكسة لجهود المعلمة وجديتها .
2. التأكيد على المعلمات تحري الدقة عند تخطيط المنهج الوحدات بمراعاة ما ورد من أهداف ومهارات وخبرات أساسية في الوحدات التعليمية ومناسبة اختيار الأنشطة لسن الطفل .
3. الإطلاع على استمارات التحضير بشكل مستمر وبالتعاون مع الوكيلة ( إن وجدت ) بوضع جدول لمتابعة المعلمات في ذلك.
4. تكتب المقترحات حول استمارات التحضير في سجل المتابعة في الحقل المخصص لذلك ( يمكن وضع استمارة منه في ملف التحضير لسهولة المتابعة )
5. يوقع على استمارات التحضير في نفس يوم الإطلاع عليها، و يكتب التاريخ .
6. الاستئناس برأي المشرفات التربويات في معرفة الأسلوب الأمثل في التحضير أو تخطيط المنهج.
7. تطلع المعلمة على ما دوّن من مقترحات، وتناقش في كيفية الإفادة منها، وتوقع بالاطلاع عليها وتدون تاريخ الإطلاع، وتتابع لتنفيذ المقترحات .
8. يوضع فاصل بين الأعوام الدراسية .


سجل حضور الأنشطة للمعلمات :-
هو السجل الذي يحتوي على معايير تقييم للمعلمات فترة تنفيذ أنشطة البرنامج اليومي بالروضة.
وهو من السجلات التي تساهم في تقييم الأداء الوظيفي للمعلمات ) ويمكن تنظيمه على هيئة ملف لكل معلمة يوضع به جميع استمارات المتابعة لها من المشرفة ، والمديرة ، والوكيلة ليكون مرجعاً تراكمياً للمعلمة ومن يتابع تطور أدائها ويمكن أن ينتقل مع المعلمة من روضة إلى أخرى )
تنظيمه: -
1. توضع خطة لمواعيد زيارة المعلمات ( المديرة ، والوكيلة ) .
2. يستفاد من عناصر استمارات حضور الأنشطة للمعلمة وتقويمها من بنود بطاقات الأداء الوظيفي مستأنسة بتعليمات الجهات المختصة .
3. زيارة المعلمة أثناء تأدية الأنشطة حسب الاحتياج على أن يكون هناك تنوع في الأنشطة خلال المتابعة وتكرر الزيارة متى ما دعت الحاجة لذلك، وتناقش المعلمة في المقترحات .
4. تتابع المعلمة في تنفيذ المقترحات لتحقيق الأهداف المرجوة من تطوير أداء المعلمة .
5. تستخدم لغة الحوار البناء في مناقشة المعلمة حول المقترحات مع التوقيع .
6. الحضور لجميع المعلمات في الروضة .
7. الاستفادة من مرئيات المشرفة التربوية المتابعة للروضة ومتابعة تنفيذ مقترحاتها عند زيارة المعلمة.
8. يطلب من المشرفة التربوية المتابعة زيارة المعلمة التي بحاجة لرفع مستوى أدائها.
9. تطلع المشرفة التربوية على المقترحات التطويرية لرفع مستوى أداء المعلمة .
10.يستأنس بهذا السجل كمصدر من مصادر تقويم الأداء الوظيفي الذي يعد عن المعلمة في نهاية كل عام دراسي .


سجل الأوراق الصادرة: -
هو السجل الذي يثبت به جميع المعاملات الخطابات الصادرة من الروضة للجهات الأخرى ( جهات حكومية ، مؤسسات مجتمع ... وغيرها ) .
ينظر نموذج رقم ( 7 )
تنظيمه :-
1. يبدأ برقم جديد في سجل الصادر مع بداية كل عام هجري وفي صفحة جديدة.
2. يدون جميع ما يصدر من الروضة من معاملات ، وخطابات ، ومذكرات، وغيرها إلى أي جهة حكومية أو مؤسسات المجتمع ... وغيرها .
3. التقيد بالحقول الموجودة في السجل وتدون المعلومات المتغيرة (جهة الإصدار، النوع رقمه في الملف التابعة له حسب جهة الإصدار ) من الأوراق الصادرة.
4. تحفظ صورة الخطاب، و مشفوعاته في ملف حفظ الأوراق الصادرة حسب الجهة الصادرة إليها .
5. تحفظ صورة أخرى للخطاب الصادر عن أي موظفة أو مستخدمة ( موظفين الروضة ) مع صور من مشفوعاته كاملة في ملف الموظفة.
6. يسطر بين كل معاملة وأخرى بقلم رصاص ليكون كحد فاصل بينهما .
7. عند آخر معاملة حررت في نهاية كل عام هجري يقفل السجل بخط، وبلون مغاير
( يفضل أحمر ) ويدون تاريخ الإقفال ويختم بختم الروضة .
سجل الأوراق الواردة: -
هو السجل الذي يثبت به جميع المعاملات ، والخطابات الواردة من الجهات الأخرى إلى الروضة ( الإدارات ، إدارة رياض الأطفال ... وغيرها ) .
ينظر نموذج رقم (8)
تنظيمه :-
1. يبدأ برقم جديد في سجل الوارد مع بداية كل عام هجري وفي صفحة جديدة.
2. يدون جميع ما يرد إلى الروضة من معاملات وتعاميم وخطابات ومذكرات


3. ونشرات وأي صور لها من أي جهة حكومية ... أو غيرها.
4. التقيد بالحقول الموجودة في السجل وتدون المعلومات المتغيرة من الأوراق الواردة.
5. يدون اسم الملف الذي حفظت فيه الأوراق في الحقل المناسب .
6. يدون تسديد المعاملة في حقلها في حينها .
7. يسطر بين كل معاملة وأخري بقلم رصاص ليكون كحد فاصل بينهما.
8. عند آخر معاملة وردت في نهاية كل عام هجري يقفل السجل بخط ، وبلون مغاير
( يفضل أحمر ) ويدون تاريخ الإقفال ويختم بختم الروضة .
سجل تسليم المعاملات:-
هو السجل الذي توثق به استلام جميع المعاملات الصادرة من الروضة للجهات الأخرى ( إدارة حكومية أو مؤسسات مجتمع ... أو غيرها ) .
ينظر نموذج رقم ( 9)
تنظيمه :-
1. يوضع فاصل يبين بداية العام الهجري الجديد ( عام هجري وليس دراسي )
2. يبدأ برقم جديد في السجل مع بداية كل عام هجري وفي صفحة جديدة.
3. يدون في السجل جميع المعاملات الصادرة التي لابد في توثيق استلام الجهات الأخرى لها .
4. التأكد من تدوين اسم المستلم بجانب توقيعه وتاريخ الاستلام.
5. تسجل المعاملة في سجل الصادر ويسدد الحقل في الوارد إذا كان الخطاب رد على جهات معينة ومن ثم تثبت في سجل تسليم المعاملات المرسلة للجهات المعينة .
6. عند آخر معاملة حررت في نهاية كل عام هجري يقفل السجل بخط ، وبلون مغاير ( يفضل أحمر ) ويدون تاريخ الإقفال ويختم بختم الروضة .
7. سجل تسليم المعاملات لا يغني عن سجل الأوراق الصادرة فغرض سجل تسليم المعاملات إثبات استلام وتسليم الأوراق الصادرة عن الروضة فقط.



سجل الاجتماعات : -
هو السجل الذي تسجل فيه مديرة الروضة اجتماعاتها مع الموظفات بالروضة لمناقشة أمر ما والوصول لتوصيات واقتراحات لتحسين العمل أو تطويره .
ينظر نموذج رقم ( 10) تنظيمه :-
1. يعطي الاجتماع رقماً تسلسلياً .
2. يحدد نوع الاجتماعات، جدول الاجتماع، ومحضره، خلاصته، وتوصياته .
3. توضع آلية لتنفيذ ما تم الاتفاق عليه في كل اجتماع.
4. يتم توقيع عضوات كل اجتماع في نهاية محضره.
5. تكون الاجتماعات ذات مردود تربوي وتعليمي على منسوبات الروضة، ويتم ذلك باختيار جدول الأعمال .
6. تناقش التوصيات المتفق عليها في الاجتماع السابق وتحدد نسبة المحقق منها، وتبحث أسباب عدم تحقيق التوصيات الأخرى .
7. تتابع مشرفة الروضة مقترحات الاجتماع التي تحتاج لموافقة الجهات المختصة عليها.
استمارات رفع دوام الموظفات الشهري : -
هي استمارات تحتوى حقولها على بيانات تخص حصر الغياب للموظفة ( بعذر ، بدون عذر ) تعبأ وترفع لإدارة شئون الموظفين بعد أخذ توقيع الموظفة بالعلم على صحة البيانات الواردة في الحقل حسب النموذج الوارد من إدارة شئون الموظفين .

بطاقات الأداء الوظيفي للموظفات أو حسب ما يستخدم من أساليب التقييم :-
هي البطاقات أو ( CD ) التي تسلم لإدارة الروضة من قبل الإدارة العامة للتربية والتعليم بالمنطقة، أو المحافظة للروضات الحكومية أو الإدارة العامة للتعليم الأهلي والأجنبي للروضات الأهلية ويتم تعبئتها من قبل معدة البيانات وتقوم مديرة الروضة بتقييم الموظفات ضمن معايير محددة بالبطاقة يوقع عليها كل من المشرفة التربوية المتابعة ومديرة الروضة وترفع على نسختين ( ورقية ، وحاسوبية ( CD ) لاعتمادها من الجهات المختصة .

*) ملاحظة : فصلت عناصر الأداء الوظيفي من قبل الإدارة العامة لرياض الأطفال .
ينظر نموذج رقم (11، 12) وتابع (12)
*) تحتاج عناصر التقييم لمصادر تقويم الأداء الوظيفي تثبت أحقية الموظفة للدرجة المعطاة وتكن هذه الشواهد من خلال المصادر التالية :-
1. سجل الخطة السنوية لمديرة الروضة .
2. سجل متابعة الموظفات الشهري .
3. سجل الاجتماعات .
4. سجل متابعة الموظفات لتنفيذ مقترحات المشرفة التربوية .
5. سجل تخطيط المنهج (تحضير الأنشطة) .
6. سجل حضور الأنشطة للمعلمات .
7. سجل منجزات الموظفات .
8. سجل الدوام الرسمي ( سجل تأخر الموظفات ) .
9. التأكد من توقيع الموظفة بالعلم على كل ما سبقن وعلى بطاقة التقويم فهي ليست سرية.












سجلات العهدة والمستودعات بالروضة
يسجل بهذه السجلات جميع ما يرد للروضة من الجهات المختصة بالإدارة العامة للتربية والتعليم أو ما تصدر الموافقة على توفيره من مصادر الروضة .
الإجراءات العامة:-
1. يطلب صرف من إدارة المخزون إذا كانت الروضة محدثة .
2. تطلب النماذج المستودعية من إدارة المخزون .
3. تعبأ النماذج المستودعية دون تغيير.
4. المحافظة على أصناف العهدة المصروفة للروضة .
5. التأكيد على جميع الموظفات بالمحافظة على العهد.
6. يصحح باستخدام المداد الأحمر، ويوقع على ذلك .
7. تعدل الأرقام بكتابة التصحيح رقماً وكتابة.
8. توثق أصناف العهد أولاً بأول .
9. يحدد رصيد العهد بعد كل عملية استلام أو صرف أو إرجاع.
10. يلغى أي نموذج من نماذج المستودعات حدث فيه خطأ أو سهو بوضع خطين مائلين متوازيين بالمداد الأحمر، ويكتب بينهما عبارة ( لاغي)، ويشرح أسباب الإلغاء على ظهر النموذج، ويوقع على ذلك، و يحتفظ بالنموذج الملغى في ملف خاص.
11. التخلص من الأصناف المكدسة التي لم تعود الحاجة قائمة لها في الروضة بإرجاعها لمستودعات الإدارة .
12. تكون لجنة في بداية كل عام دراسي لتسليم كل موظفة أو معلمة أو غيرهما ما يخصها، من أدوات، وأثاث، وتسلم منهم في نهاية كل عام بموجب محضر جرد وتسليم.
13. يحرر خطاباً لمدير المستودع يطلب فيه طلب صرف مواد ( في حالة الاحتياج الضروري للأصناف المطلوبة ) على أن يرفق بالخطاب صورة من تكليف المديرة بإدارة الروضة إن كانت الروضة محدثة .
14. يعد نموذج طلب صرف مواد من أصل وخمس صور.

15. يخصص لكل مجموعة أصناف متجانسة وموجودة في مستودع واحد نموذجاً خاصاً بها.
16. يوقع النموذج ويختم بختم الروضة أسفل التوقيع.
17. تحفظ الصورة الخامسة في ملف خاص.
18. ترسل الصور الأربع والأصل إلى صاحب الصلاحية ( مدير التعليم أو من ينيبه) لاعتماد
19. ترسل الصور الأربع والأصل إلى إدارة المستودعات لاتخاذ إجراءات الصرف بعد اعتمادها .
20. تسلم الصورة الرابعة مع الأصناف المسلمة للروضة بعد مطابقة الأصناف على طلب الصرف الذي تم التوقيع عليه بالاستلام.
21. تحفظ الصورة الرابعة والموقع عليها باستلام المواد المصروفة في ملف خاص بها للرجوع إليها عند الحاجة.

سجل العهدة الدائمة ( الثابتة (:-
هو السجل الذي يثبت به كل ما يرد من إدارة التربية والتعليم وفق نموذج طلب صرف مواد أو وفق خطاب موافقة على شراء مواد (كما ورد تعريفة في المصطلحات العامة)
ينظر النموذج رقم (13)
تنظيمه :-
1. يقسم السجل حسب نوع العهد في الروضة على النحو التالي :-
· قسم الأثاث (كراسي، طاولات، لوحات إعلان، حامل رسم، طاولات للمكتبة، رفوف، دواليب ... وغيرها ) .
· قسم الأجهزة ( كمبيوتر، جهاز شفافيات، ثلاجة، آلة تصوير، مكيفات ... وغيرها ) .
· قسم العاب الساحة ( دراجات، أجهزة تسلق ... وغيرها ) .
· قسم السجلات الرسمية .
2. تسجيل الأصناف المستديمة بالروضة .
3. تسجيل الأصناف المصروفة في بطاقة طلب الصرف في السجل بحيث يبين جميع
البيانات المتعلقة بالصنف المصروف.

4. تسجيل الأصناف المصروفة بموجب نقل عهدة في الحقول المخصصة .
5. تسجل الأصناف التي تم شراءها من مبالغ الروضة وترسل في بيان عهدة لإضافتها سنوياً .
6. يسجل الرصيد الموجود في الروضة بعد كل عملية قيد أو نقل أو إرجاع للعهدة .
نقل العهدة:-
تتبع الإجراءات الآتية عند نقل العهدة داخلياً بين الموظفات في الروضة أو من إدارة أو قسم أو موقع أو من منطقة إلى أخرى :-
1. معاينة العهدة المراد نقلها من قبل المسلم والمستلم أو بمعرفة لجنة تشكل لهذا
الغرض.
2. إعداد محضر بنقل العهدة من أصل وصورتين يعتمد من مديرة الروضة إذا كان
داخلياً بين الموظفات في الروضة أو من الجهة المختصة التي تستلم العهدة .
3. إرسال أصل محضر نقل العهدة من الروضة إلى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة
المخزون بإدارة التعليم لإجراء قيود نقل العهدة. وتسلم الصورة الأولى للمسلم وتسلم الصورة الثانية للمستلم.
4. متابعة إجراءات إنزال العهدة من عهد الروضة إذا كانت منقولة منها إلى غيرها،
ويستلم ما يثبت ذلك .
استمارة مناقلة عهدة ينظر نموذج رقم ( 14)
فقدان أو تلف الأصناف :-
1. يحرر محضر بحادث الفقد أو التلف يوقع من أربعة أعضاء على الأقل.
2. يحدد أسباب التلف أو الفقد الحاصل .
3. يرفع المحضر إلى الجهة المختصة لاتخاذ اللازم.
ينظر نموذج رقم ( 17،16،15)
التخلص من رجيع الروضة من العهد :-
1. تشكل لجنة من أربعة أعضاء.
2. تكلف اللجنة بتصنيف رجيع الروضة (جديدة ، صالحة للاستعمال، يمكن

إصلاحها، غير صالحة )
3. تكلف اللجنة بكتابة بيانات لكل صنف .
4. تكلف اللجنة بكتابة توصية لكل صنف إما إضافتها إلى مستودعات إدارة التعليم
إذا كانت جديدة أو صالحة للاستعمال، أو إصلاحها إذا كانت الفائدة من إعادة
استعمالها تزيد على تكاليف الإصلاح مع بيان نوع الإصلاح المبدئي، أو التخلص منها
عن طريق البيع أو الإتلاف مع مراعاة المصلحة العامة في جميع الأحوال .
5. ترسل البيانات ومحضر اللجنة للمستودعات أو إلى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة
المخزون بإدارة التعليم لتتخذ الإجراءات اللازمة .
6. تتابع الإجراءات حتى يتم التخلص من الرجيع وينزّل من عهدة الروضة، ويستلم بيان
بذلك .
إرجاع الأصناف إلى المستودعات :-
1. تعاد الأصناف إلى المستودعات عند انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله أو عند
زيادتها عن حاجة الروضة أو تلفها وعدم صلاحيتها.
2. يحرر مستند إرجاع نموذج من أصل وأربعة صور.
3. يوقع المستند، ويختم ، ويرسل مع الأصناف إلى إدارة المستودعات.
4. يعرض الأثاث كالكراسي وغيره على المشرفة التربوية للتصديق بعدم صلاحيتها.
5. تعرض الأدوات الكهربائية على قسم الصيانة.
6. تستلم الصورة الرابعة التي تفيد باستلام المستودعات للأصناف المرجعة بعد البت في
أمر الأصناف المرجعة من قبل اللجنة المختصة ( الموضحة في مستند الإرجاع ) واستلام
المستودع الأصناف المرجعة.
ينظر نموذج رقم (18)
جرد الأصناف: -
1. تجرد جميع الأصناف في المستودع دفعة واحدة مرة كل سنة على الأقل بواسطة لجنة من غير المسئولين عن عهدة المستودعات أو قيدها.
2. تدون الأصناف في استمارة الجرد من أصل وخمس صور، بعد اعتمادها وتوقيعها.
3. يرسل الأصل والصور مع ( CD ) إلى إدارة التعليم.

العهدة الداخلية : -
هو السجل الذي تسجل فيه الموجودات الثابتة على الموظفات بداية العام وترجع بمحضر استلام آخر العام على ( نفس الصفحة ) وفي حالة التلف يحرر بموجبة محضر إتلاف، ويوضح السبب ويوقع من قبل أربع ( 4 ) عضوات ويختم .
ينظر نموذج رقم ( 19)
سجل الألعاب الإدراكية :-
يسجل به جميع ما يرد للروضة من العاب إدراكية من إدارة رياض الأطفال ( يجرد على مديرة الروضة عند انتقالها لروضة أخرى أو عند تقاعدها ) ويقسم حسب التصنيف على النحو التالي :-
1. يأخذ كل صنف رقم عشري كالتالي :-
أولاً : الألعاب الإدراكية العقلية :-
·

1 1/10

تجميع وتصنيف رقم التصنيف (10 ).
· العاب التطابق رقم التصنيف ( 20 ).
· العاب الأحاجي رقم التصنيف ( 30 ).
· العاب التسلسل رقم التصنيف ( 40 ).
ثانياً : اللعاب الإدراكية العضلية :
· ألعاب الفك والتركيب رقم التصنيف (50 ).
· ألعاب الطرق رقم التصنيف ( 60 ).
· ألعاب البرم والتدوير رقم التصنيف ( 70 ).
· العاب اللضم رقم الصنف ( 80 ).
تكتب الأرقام على قاعدة اللعبة حسب الشكل التالي :
· ( 1) في الأعلى هو الرقم التسلسلي العام لجميع عهدة الألعاب الإدراكية .
· (1/10 ) واحد هو الرقم التسلسلي لصنف اللعبة والتقسيم على عشرة هو رقم التصنيف حسب المتفق عليه بعالية وتتفق جميع الروضات على نفس التصنيف للألعاب الإدراكية وكهذا مع بقيت الأصناف .
ينظر نموذج رقم ( 20 )

كما تعد المسئولة عن الألعاب الإدراكية بطاقة لكل لعبة توضح فيها : رقم اللعبة حسب تسلسلها وتصنيفها في سجل العهدة ( ليسهل إسقاطها من العهدة في حالة تلفها ) وعدد قطعها ومستوى اللعبة من ناحية السهولة والصعوبة والتدرج إذ كانت مرتبطة بلعبة أخرى وتاريخ ورودها للروضة . وجهة ورودها .
ينظر نموذج رقم (21)
سجل الاستعارة :-
يسجل به تاريخ دخول الألعاب والكتب للصف وتاريخ خروجها وهو من السجلات التي توضح لمديرة الروضة نشاط المعلمة في عملية الاستعارة وتغيير الألعاب حسب قدرات أطفالها
( منفصل عن سجل العهدة ).
ينظر نموذج رقم (22 )
سجل المكتبة :-
يسجل به جميع ما يرد للروضة من كتب، وقصص، أشرطة فيديو ... وغيرها من إدارة رياض الأطفال (يجرد على مديرة الروضة عند انتقالها لروضة أخرى أو عند تقاعدها) وتصنف كتب الكبار حسب تصنيف ديوي العشري للمراجع، أما قصص الأطفال وكتبهم فيأخذ ترتيبها أعداد تسلسلية متصلة إلى آخر موجودات المكتبة حسب التالي:-
· 1 / ق ( يشير الرقم (1 ) لتسلسل أرقام العهدة والحرف ( ق ) يرمز إلى القصة ).
· 2 / م ( يشير الرقم (1 ) لتسلسل أرقام العهدة والحرف ( م ) يرمز إلى كتب المعلومات والسلوكيات الخاصة بالأطفال ) .
· تصف على الرفوف مع وضع فهرس يحمل نفس التسلسل والرموز الموجودة على الرف .
v يحدد قسم خاص لأشرطة الفيديو والتسجيل ( الكاست ) وتأخذ أرقام تسلسلية خاصة بها .
ينظر نموذج رقم ( 23وتابع نموذج 23)


سجل الاستعارة :
يسجل به ما تم استعارته من قبل أشخاص من داخل الروضة أو خارجها .
ينظر نموذج رقم (24)
تنظيمه :
1. يتبع في تنظيم وجرد و مناقلة العهدة للألعاب الإدراكية والمكتبة جميع ما ورد في العهدة الدائمة باستثناء محاضر التالف ونقل العهد لا ترسل للمستودعات أو إدارة التربية والتعليم وإنما تحفظ في ملف خاص وتعرض على المشرفة التربوية للإطلاع وتعتبر المحاضر من الأوراق الرسمية كعهدة ، وتدل على حرص المديرة على مقتنيات الروضة.
2. الحرص على ألا يتجاوز الفاقد أكثر من ( 2% ) من مجمل الألعاب .
3. يفصل سجل الاستعارة عن سجلات العهد فسجل الاستعارة متجدد بينما سجلات العهد تراكمية .
السجلات المالية : -
هو السجل الذي ترصد به المبالغ الواردة للروضة من وزارة التربية والتعليم (مواد مستهلكة، نظافة، نثريات ... وغيرها ) وطرق صرفها وشواهد الصرف ( الفواتير ) .
تنظيمه:-
1. تنظم حسب التعاميم والأنظمة والتعليمات .
2. تعبأ الجداول في السجل حسب حقولها بدقة متناهية .
3. التأكد من توقيع لجنة المشتريات في الأماكن المخصصة في السجل .
4. التأكد من توقيع لجنة المشتريات على الفواتير مع كتابة التاريخ ووضع الختم خلف فاتورة الشراء .
5. توقع رئيسة اللجنة على الفواتير مع لجنة المشتريات.
6. تتبع الإرشادات حسب التعاميم الواردة من الجهات المختصة.
7. الالتزام بتطبيق التعاميم الخاصة بآلية صرف المخصصات المالية للروضات الحكومية .

السجلات التنظيمية
سجل قيد الأطفال المبدئي : -
هو السجل الذي يسجل فيه الأطفال الذين تنطبق عليهم شروط التسجيل بدء العام يتم من خلاله تحديد عدد الأطفال في كل مستوى (مستوى أول عشرون بواقع عشرة أطفال لكل معلمة –مستوى ثاني عشرون بواقع عشرة أطفال لكل معلمة – مستوى ثالث أربعة وعشرون بواقع اثنا عشر طفل لكل معلمة) مع مراعاة مساحة الفصول حسب التعميم رقم 249/ ر تاريخ :21/8/1428هـ بشأن تأكيد لبعض الأمور المنظمة للعمل الداخلي برياض الأطفال كما يدون به تاريخ انسحاب الطفل واسم مستلم ملف الطفل ورقم بطاقة انسحاب الطفل .
ينظر نموذج رقم (25 )
تنظيمه :-
1. تدون معلومات الطفل بحيث تشمل :جميع المعلومات الأساسية( اسم الطفل رباعياً , تاريخ ميلاده باليوم والشهر والسنة، مكان ميلاده، جنسيته، رقم سجله المدني، اسم ولي أمره، قرابته، عمله رقم هاتفه، اسم الأم أو من ينيب عنها وقرابتها للطفل, عملها رقم هاتفها تاريخ التسجيل، تاريخ الانسحاب، أسبابه، اسم مستلم ملف الطفل ، توقيعه ) .
2. السجل مصدر معلومات ميسرة لجميع الموظفات في الروضة للرجوع إليه عند الحاجة.
3. التأكيد على تسجيل البيانات بشكل دقيق، وخط واضح، وسليم.
4. الإطلاع على السجل، والتأكد من تدوين كامل المعلومات عن كل طفل بدقة ووضوح وخاصة رقم السجل المدني للطفل.
5. يثبت اسم الطفل في السجل بعد استلام ملفه كاملاٌ دون أن يكون به أي نقص وفي حالة نقص البيانات لا يدون في السجل( الخاص ببرنامج معارف ) ويتابع اكتمال البيانات .
6. توضع فواصل تفصل بين الأعوام في السجل .
7. تحفظ صور الوكالات الشرعية في ملف خاص إذا كان المستلم وكيلاً شرعياً.


8. تعد استمارات استلام ملف طفل في حالة انسحاب الطفل خلال العام الدراسي يوقع
عليه مستلم الملف بعد تعبئة جميع حقول الاستمارة بالبيانات المطلوبة .
9. تحفظ إستمارات استلام ملفات الأطفال في ملف خاص بها .
10. تكمل بيانات الانسحاب في سجل قيد الأطفال .
11. يوضع جدول في بداية كل عام دراسي يحتوي على حصر لأعداد الأطفال حسب النموذج .
ينظر نموذج رقم (26 )، و ينظر نموذج رقم (27)
سجل الغياب اليومي للأطفال:-
هو السجل الذي يرصد به غياب الأطفال وتأخرهم اليومي ومن ثم يفرغ غيابهم في السجل الشهري مع مراعاة أهمية الاتصال على الأهل في نفس يوم الغياب أو التأخير لمعرفة الأسباب وإشعار الأهل بذلك، ويتبع هذا السجل ملف الاتصال اليومي .
ينظر نموذج رقم ( 28 )
تنظيمه :-
1. يدون غياب الأطفال في نهاية فترة الحلقة منذ أول يوم في الدراسة حتى آخر يوم منها مع أخذ توقيع معلمة الصف على الغياب.
2. تكلف المسئولة عن السجل بترحيل الغياب يوميًا إلى سجل الغياب الشهري تلافياً للخطأ والنسيان .
3. الاتصال في نفس اليوم الذي غاب فيه الطفل والاستفسار عن أسباب الغياب ،وتسجيله في ملف ( سجل ) الاتصال اليومي .
4. إذا تكرر تأخير الطفل في الحضور تبلغ الأم أو ولي الأمر عن ذلك في نفس اليوم، و يدون اسم الطفل المتأخر في الحقل المخصص فقد يكون التأخر بأسباب تجهلها الأم ، أو ولي الأمر .
5. تحصر أسباب الغياب والتأخير ، ويساهم في إيجاد الحلول الممكنة لها .




سجل خروج الأطفال من الروضة للحالات الطارئة ( بطاقات ) :
هو السجل الذي يوضح أسباب خروج الأطفال من الروضة أثناء الدوام الرسمي كما يثبت الشخصية المستلمة للطفل .
ينظر نموذج رقم ( 29 )
تنظيمه :-
1. الاتصال على ولي أمر الطفل للتأكد من الشخص المستلم للطفل في حالة تغير الشخصية المستلمة .
2. تسجل البيانات في الحقول المخصصة .
3. استلام صورة من بطاقة مستلم الطفل يدون عليها نفس الرقم التسلسلي الوارد في سجل الخروج وساعة الخروج .
4. يخصص ملف خاص لحفظ صور بطاقة المستلم ، ويفهرس .
5. يدون الرقم التسلسلي حسب القائمة (الفهرس ) الخاصة بالبطاقات في الحقل المخصص في السجل .
6. يؤكد على جميع من في الروضة من موظفات، والحارس بعدم تسليم الطفل قبل تنفيذ الإجراءات المحددة وخاصة في حالة غياب مديرة الروضة .
7. التأكيد على الحارس بضرورة التأكد من شخصية مستلم الطفل في كل الأحوال
(أثناء الدوام الرسمي أو عند خروج الأطفال ) وأشعار الإدارة بأي تغير قبل تسليم الطفل.
سجل متابعة ملفات أعمال الأطفال :
سجل يوضح لمديرة الروضة مدى تطور مهارات الطفل ومدى دقة المعلمة في متابعة الطفل من خلال مطابقتها لاستمارة المتابعة اليومية بما يوضع من أعمال مؤرخة للأطفال في ملفاتهم .
ينظر نموذج رقم (30) وتابع (30)
تنظيمه :
1. يطابق ما ورد في استمارات المتابعة اليومية مع استمارات تقويم الطفل نهاية الوحدة ( قبل إرسالها للأهل ) مع أعمال الأطفال في ملفاتهم، وتسجل المقترحات حولها .


2. التأكد من توقيع المعلمة بالعلم على المقترحات عند تقويم الطفل .
3. التأكد من تنفيذ استمارات متابعة نمو الطفل ( التراكمية ) .
4. يساعد هذا السجل على تقييم المعلمة نهاية العام .

§ ملاحظة :-
1 تختار مديرة أو وكيلة الروضة على الأقل من ثلاث إلى خمس ملفات شهريا لكل فصل على أن يكون لأطفال متفاوتين في القدرات على التحصيل .

سجل حصر غياب وتأخر الموظفات : -
هو السجل الذي يدون فيه تأخر الموظفات اليومي ويجمع نهاية الشهر فإذا لم تبلغ دقائق التأخير الساعات المعتمدة للخصم ترحل للشهر الذي يليه في حقل مجموع دقائق التأخير عن الشهر الفائت ثم تجمع نهاية الشهر مع دقائق التأخير لنفس الشهر وهكذا حتى تبلغ الحد المعتمد للخصم ، وتبلغ الموظفة قبل وصولها حد الخصم وإذا وصلت للحد وكان للموظفة رصيد من الإجازات الاضطرارية تخصم من إجازتها، و إذا لم يكن لها ترفع لها مع بقية الأيام بدون عذر .) مع ملاحظة بدء حسم دقائق التأخير حسب التعاميم المنظمة لذلك .
ينظر نموذج رقم ( 31)
تنظيمه :
1. التأكد من تدوين المعلومات عن الموظفة .
2. التأكد من رصد دقائق التأخير يومياً حتى نهاية الشهر في حقل تاريخ اليوم ليطابق ذلك سجل الحضور والانصراف.
3. توقع الموظفة شهرياً على السجل وعدم تأخير ذلك لحين الوصول للساعات المحددة للخصم .
4. الدقة في جمع دقائق التأخير .


سجل الاستئذان والخروج الاضطراري للموظفات من الروضة:-
يسجل فيه حالات خروج الموظفات فترة الدوام مع ملاحظة عدم الإذن بالخروج قبل نهاية الدوام أو بدايته وذلك حسب التعليمات والأنظمة .
ينظر نموذج رقم ( 32 )
تنظيمه:-
1. تحدد المسئولة عن السجل في حالة غياب المديرة .
2. التأكد من وجود أسباب مقنعة للاستئذان .
3. التأكد من تسجيل البيانات في الحقول قبل خروج الموظفة ( الخروج ، العودة ).
.سجل متابعة الموظفات في تنفيذ توصيات، ومقترحات المشرفة التربوية :-
السجل الذي يدون به أهم التوصيات ، والمقترحات والتي سلمت منها صورة للموظفة وصورة تضعها مديرة الروضة في ملف خاص يحتوي على فهرس يبين الموجود وفواصل بين كل موظفة وأخرى كذلك فاصل بين كل عام وآخر يتم من خلال هذا السجل متابعة مديرة الروضة للموظفة لتحسين أدائها في النقاط المحددة في التوصية ومن ثم تطوير الموظفة في النواحي الإيجابية الأخرى وتتبع مديرة الروضة أكثر من أسلوب إشرافي للوصول للأهداف ( تبادل زيارات ، قراءة موجهة ، تدريب للموظفة ، ومعرفة مدى التقدم لديها ) .
ينظر النموذج رقم ( 33 وتابع النموذج )
تنظيمه:-
1. يفهرس السجل في أوله ليسهل الرجوع لما كتب عن أي موظفة .
2. يدون اسم المشرفة التربوية في المكان المخصص لذلك
3. يدون أهم المقترحات التي دونتها المشرفة التربوية أثناء زيارتها للموظفة .
4. متابعة تحقيق الموظفة لمقترحات المشرفة التربوية .
5. يستخدم أسلوب الحوار والإقناع ،والانطلاق من الدلائل الواضحة ،والاحترام المتبادل، وتقدير الرأي فيما يدور من نقاش مع الموظفة .
6. يعتبر السجل سجلاً تراكمياً لمتابعة الموظفة خلال فترة عملها في الروضة ولمعرفة مدى تحقيق زيارات المشرفات التربويات لأهدافها .

سجل البلاغات الداخلية:-
تسجل فيه مديرة الروضة البلاغات التي لا تحتاج لاجتماع لتفسيرها كما تسجل فيه للموظفات بالروضة تنبيهاً لمن يصدر منها مخالفة للأنظمة والتعاميم .

*ملاحظة : فيما يخص التعاميم تتأكد المديرة من توقيع الجميع خلف التعميم ويحفظ في الملف الخاص.
ينظر نموذج رقم ( 34 )
تنظيمه:-
1. يوضع فاصل بين الأعوام .
2. التأكد من توقيع جميع العاملات على التعميم حتى وأن كان هناك غياب يعرض على الموظفة يوم حضورها للروضة .
3. تسجل البلاغات الفردية في سجل خاص ويكون سري .
4. يوقع على البلاغ المعنيين فقط ( معلمات، إداريات، حاضنات، مستخدمات، مستخدم ، حارس ) .
سجل زيارات أولياء الأمور:-
تدون فيه مديرة الروضة أسباب زيارة أولياء الأمور أو أسباب استدعائهم .
ينظر نموذج رقم ( 35 )
تنظيمه:-
1. يخصص سجل لزيارات أولياء الأمور ،ويتابع دوريّا.
2. التأكد من استخدام السجل لتسجيل ملخص ما دار بين الأم، أو من ينوب عنها والمسئولة في الروضة بإشراف ومتابعة مديرة الروضة .
3. متابعة ما توصلت إليه المسئولة عند مقابلة الأم ، أو من ينوب عنها .
سجل متابعة المستخدمين والمستخدمات ( الحاضنة ):-
سجل يحتوى على معايير معينة لمتابعة المستخدمين والمستخدمات وحاضنة الحضانة في تنفيذ الأعمال الموكلة لهم . ينظر نموذج (36، 37، 38)

تنظيمه:-
1. الحرص على إعطاء المستخدمات الدرجة المستحقة شهرياً وفي حالة عدم التمكن من متابعة أحد البنود يوضع شرطة أمامه .
2. في حالة تقصير المستخدمة في أحد المهام يشرح ذلك في المقترحات .
3. الحرص على أخذ توقيع المستخدمين ، والمستخدمات علية شهرياً .
سجل توزيع الأعمال على الموظفات :
يتم من خلاله توزيع العمل على الموظفات بالروضة حسب لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال إضافة لأعمال أخري تضيفها مديرة الروضة حسب مصلحة الروضة والأطفال يتم إطلاع كل الموظفات بالروضة كل على ما يخصها وأخذ توقيعهن بالعلم على هذه المهام .
ينظر لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال
تنظيمه:-
1. التأكد من توزيع المهام بعدل بين الموظفات بالروضة .
2. تطلع الموظفات على مهامهن .
3. التأكد من توقيع جميع الموظفات على مهامهن .
4. يقفل عند آخر كلمة بخطوط مائلة منعاً لأي إضافة .
5. في حالة إضافة مهام بعد الإغلاق يكتب تاريخ الإضافة وتوقع المكلفة بالعلم على الإضافة ثم تغلق الصفحة عند آخر نقطة تم الاتفاق عليها في المهام .
6. تعطى صورة من المهام الموزعة لكل موظفة حسب مهامها .
سجل قاعدة بيانات الروضة :
يحتوي على معلومات شاملة عن الروضة ( مباني ، كوادر بشرية...وغيرها ) يتم تزويد الروضة باستمارات أو ( CD ) من مديرة إدارة / رئسه قسم رياض الأطفال يعبأ من قبل المسئولة في الروضة وتتحمل مديرة الروضة صحة البيانات الواردة ويرسل لمديرة إدارة / رئسه قسم رياض الأطفال وفق تاريخ محدد للتسليم بعد ختم الاستمارات والتأكد من

تحميل البيانات على ( CD ).وتحتفظ إدارة الروضة بنسخة منه .
ينظر نموذج رقم (39، 40، 41 )

تنظيمه:-
1. التأكد من أن جميع البيانات المسجلة صحيحة .
2. التأكد من وضع اسم معدة البيانات وتوقيعها .
3. تختم جميع أوراق السجل .
4. يوضع رقم تسلسلي لأوراق السجل .


















قواعد عامة لقبول الأطفال

يبدأ تسجيل قبول الأطفال بعد إعلان فتح باب التسجيل (حسب ما ورد في لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال) ويستمر خلال العام في حالة وجود شاغر .
1. توزع فصول الروضة بما يتناسب مع عدد الأطفال في كل صف ( 24 ) طفل مستوى ثالث و( 20 ) طفل مستوى أول وثاني ( معلمتين لكل فصل ) أي بواقع ( 12 ) طفل لكل معلمة في المستوى الثالث و( 10 ) أطفال لكل معلمة في مستوى أول وثاني حسب ما نص التعميم عليه بهذا الخصوص .
2. يعلن عن بدء قبول الأطفال من خلال : -
· مخاطبة الأهالي بخطابات تشعرهم بالموعد المحدد لبدء تسجيل الأطفال .
· الصحف الحائطية بالروضة .
· نشر إعلان بدء تسجيل الأطفال في الأماكن العامة القريبة من الروضة أو المدارس القريبة والمجمع الملحق به الروضة .
· إرسال خطاب رسمي لمديرات المدارس القريبة والتي يتوقع تسجيل أبناءهم في الروضة ( ب،م،ث ).
3. تعد البيانات اللازمة للتسجيل المبدئي والنهائي ونماذج التحويل للوحدة الصحية وسجلّ المعلومات الشامل وشروط القبول وفهرس محتويات ملف الطفل .
4. تحدد المسئولة عن إنهاء إجراءات قبول الأطفال ومكان استقبالهم.
5. يدون في سجلات الروضة وفي الحاسب الآلي رقم السجل المدني الخاص بكل طفل من بطاقة العائلة أو بطاقته الشخصية ( شهادة الميلاد )، ويخصص له رقماً تسلسلياً مطابق للموجود على ملفه .
6. التأكد من تاريخ ميلاد الطفل المدون في شهادة ميلاده أو في بطاقة العائلة يطابق السن المحدد للقبول ) حسب لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال المادة الثالثة ).
7. التأكد من مطابقة صور البطاقة الشخصية أو بطاقة العائلة ، وجواز السفر أو دفتر الإقامة لغير السعوديين المضاف فيها الطفل للأصول ، والتأكد من تطابق اسم الطفل وتاريخ ميلاده في جميع الوثائق الخاصة به .

8. الإطلاع على جواز السفر و دفتر الإقامة لغير السعوديين ولأم سعودية عاملة المضاف فيهما الطفل للتأكد من عمر الطفل وسريان مفعولها .
9. تطابق صور الأوراق والوثائق الموجودة بملف الطفل على أصولها.
10. التأكد من استكمال الطفل التطعيمات من خلال شهادة التطعيم .
11. يحول الطفل للوحدة الصحية أو أي مستشفى أو مستوصف إذا اكتملت مسوغات قبوله وخاصة بلوغه السن النظامية للكشف على المتقدم وتقرير مدى لياقته وسلامته من الأمراض .
12. يسلم لولي أمر الطفل بياناً بالأوراق المطلوبة لاستكمال التسجيل .
13. يستلم ملف الطفل ويفهرس ويوضع عليه رقم مطابق للرقم الموجود في سجل القيد
( الرقم التسلسلي( .
14. يحول ملف الطفل إلى المسئولة عن التسجيل لتسجيل الطفل رسميّا ضمن الأطفال المسجلين للعام الدراسي الجديد في برنامج معارف .
15. يسلم ولي أمر الطفل المستجد نشرة حسب ما ورد في لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال المادة الخامسة .
16. يقبل في الروضة من لم يكمل ست سنوات هجرية في اليوم الأول من بداية الدراسة أو قبله، حسب وثيقة الميلاد الرسمية.أو لم يقبل بالمرحلة الابتدائية لعدم انطباق شروط التسجيل عليه .
17. لا يقبل الطفل الذي أكمل ست سنوات.وذلك لإمكانية قبوله في مدارس التعليم العام .
19. يسجل الطفل الذي تنطبق عليه شروط القبول وفق ما ورد في لائحة تنظيم العمل الداخلي برياض الأطفال المادة الرابعة .
20. الأطفال اللذين لم يتم قبولهم في المرحلة الابتدائية وذلك لعدم انطباق الشروط عليهم يتم إعادة تسجيلهم في الروضة في فصل آخر .





بعض الإجراءات الإدارية
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] عدم وجود شهادة ميلاد للمتقدم وعدم إضافته في دفتر العائلة،يطلب من ولي الأمر العمل على إضافة المتقدم في بطاقة العائلة قبل تسجيله .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] وجود شهادة ميلاد للمتقدم بدون إضافته في بطاقة العائلة. وفي هذه الحالة تطلب مديرة الروضة من ولي الأمر العمل على إضافة المتقدم في بطاقة العائلة مع قبول شهادة الميلاد.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] وجود اسم المتقدم في بطاقة عائلة غير بطاقة والده، وفي هذه الحالة لا يقبل إلا بعد إضافة المتقدم في بطاقة العائلة الخاصة بوالده قبل تسجيله.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] عدم تطابق اسم الطفل في بطاقة العائلة المضاف فيها الطفل السعودي أو جواز السفر أو الإقامة للطفل غير السعودي من أم سعودية موظفة في قطاع التعليم وفي هذه الحالة لا يقبل إلا بعد توحيد الاسم في الوثائق المطلوبة للتسجيل.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] عدم تطابق تاريخ الميلاد في الوثائق المطلوبة للتسجيل. وفي هذه الحالة لا يقبل الطفل إلا بعد توحيد تاريخ ميلاده في الوثائق المطلوبة للتسجيل .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] عدم وجود شهادة تطعيم للمتقدم أو عدم اكتمال التطعيم الأساسي، وفي هذه الحالة يطالب ولي الأمر بإجراء التطعيم اللازمة أو استكماله .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] انتهاء تاريخ إقامة المتقدم ( من أم سعودية أو غير سعودية موظفة في قطاع التعليم ) قبل بدء العام الدراسي للعام الذي سيقبل فيه، وفي هذه الحالة لا يقبل الطفل إلا بعد تجديدها .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] الطفل المقيم إقامة غير نظامية، وفي هذه الحالة لا يقبل .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] تجاوز الحد الأعلى في عدد القبول في المرحلة ( مستوى : أول أو ثاني أو ثالث ) التي يرغب الطفل الالتحاق بها، في هذه الحالة لا يقبل الطفل إلا وفق ما ورد في القواعد التنظيمية .
الإجراءات العامة لمباشرة المعلمة :
1. تستقبل الموظفة الجديدة بكل حفاوة وتقدير.
2. يستلم منها خطاب التوجيه، ويتم التأكد من اكتماله من حيث التوقيع ورقم الصادر
والتاريخ.

3. التأكد من أن الخطاب موجه إلى نفس الروضة .
4. يكتب يوم، وتاريخ استلام خطاب توجيه الموظفة بعد الإطلاع عليه.
5. يرفع خطاب مباشرة الموظفة في الروضة (ينظر نموذج (42)).
6. يرفع أصل خطاب المباشرة إلى مدير شئون الموظفين ( مديرة شئون الموظفات إن وجد)
بالإدارة بعد وضع رقم الصادر عليه .
7. تزود كلاً من: إدارة رياض الأطفال التابعة لها الروضة، وشؤون المعلمات، التأدية
والرواتب ( الإدارة المالية )، الحاسب الآلي، جهة عمل الموظفة (يوضع في ملف الموظفة)
صورة من خطاب المباشرة.
8. تمكن الموظفة من التوقيع في دفتر الحضور والانصراف.
9. يخصص ملفاً للموظفة في يوم مباشرتها يوضع فيه صوراً لكل من: قرار التعيين قرار
النقل، إخلاء الطرف،خطاب التوجيه، والمباشرة، البطاقة الشخصية، المؤهلات
الدراسية، الدورات التدريبية، الإجازات بأنواعها ... وغيرها، ويفهرس، ويدرج ضمن
ملفات الموظفات بالروضة .
10.يستفسر عن ملف الموظفة من الجهات المختصة وذلك بعد مرور أسبوع في حالة النقل،
وتأخر وصول الملف .
11.يخصص للموظفة صفحة في سجل أحوال الموظفات، يسجل فيه كافة المعلومات
والبيانات عنها.
مباشرة المعلمة وإسناد المهام إليها :-
1. ينظم جدول لدخول المعلمة المستجدة لجميع المستويات في الروضة ولجميع فترات البرنامج اليومي مع المعلمات ذوات الخبرة والامتياز، وبطريقة محببة لنفسية المعلمة المستجدة .
2. تسلم المعلمة الجديدة صورة من الخطة الدراسية المعتمدة للمرحلة التعليمية ( تخطيط المنهج ) ، كتب الوحدات التعليمية ، حقيبة تعليمية لمساعدتها في تنفيذ مهامها .
3. توقيع المعلمة بجانب المهام التي أسندت إليها مع تزويدها بصورة من ذلك بداية كل عام.
4. يتم التدوير بين المعلمات سنوياً على جميع المستويات بحيث توزع المعلمات المتميزات على

المستويات لتعم الفائدة .
التعامل مع المعلمة الجديدة:-
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] يغرس في نفس المعلمة الانتماء لمهنة التعليم ، وأنها مهنة الأنبياء والرسل.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] التأكيد على الالتزام بالقيم الإسلامية ( عقيدة ، وسلوكاً ).
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] التأكيد على المعلمة الجديدة بضرورة مراعاة ما يلي:
أ#. تكون قدوة حسنة للأطفال مع تسليمها كتيب ميثاق مهنة التعليم وفتح باب نقاش وحوار يضمن فهمها لما ورد في الكتيب من أهداف .
ب#. التعامل الجيد مع زميلاتها وأطفالها .
ت#. الالتزام بمواعيد الحضور والانصراف وفترات البرنامج اليومي.
ث#. المشاركة في برامج الأنشطة ألا منهجية .
ج#. الاهتمام بالتحضير واستمارات المتابعة.للأطفال .
ح#. القيام بواجبها في المتابعة اليومية للبيئة الصفية وتنفيذ الأنشطة .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] تعرف المعلمة الجديدة بالموظفات في الروضة ومرافقها المختلفة.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] يستفاد من المعلمة المتميزة في مساعدة المعلمة الجديدة ، والجلوس معها وإيضاح ما قد تحتاج له.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] قبول استفسارات المعلمة الجديدة بكل رحابة صدر.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] التعرف على قدرات المعلمة الجديدة واستعداداتها وميولها.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] يوضح للمعلمة الجديدة أنها في سنة التجربة، وعليها إثبات جدارتها بالعمل في مهنة التعليم.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] الإشراف والمتابعة للمعلمة الجديدة بزيارتها خلال العام الدراسي ، والوقوف على رفع وتطوير مستوى أدائها.
التعامل مع المعلمة القديمة الجديدة على الروضة :-
1. تطبق الخطوات الواردة في التعامل مع المعلمة الجديدة.
2. يتم التعامل مع المعلمة دون النظر إلى ما لديها من إخفاقات سابقة، والبدء معها بصفحة
جديدة .


3. الاستفادة مما لدى المعلمة من خبرات وتجارب سابقة.
التعامل مع المعلمة التي تحتاج لرفع مهاراتها أو كثيرة الغياب :-
1. الإشراف والمتابعة بدقة على الموظفات .
2. تدون المقترحات على المعلمة محددة نوع المقترح وتاريخه مع توقيعها عليه .
3. توضح للمعلمة أهمية المتابعة وأثرها الإيجابي على الأداء التربوي خلال الاجتماعات بهن.
4. يوضح للمعلمة أن الهدف من تسجيل المقترح هو لتطوير العمل، والأداء .
5. تناقش المعلمة المحتاجه لرفع أدائها ، وتزود بالأساليب التربوية لتدريبها وذلك بوضع
خطة واضحة، ومحددة .
6. يعد استمارة مساءلة عن أسباب الغياب .
7. يستعان بالمشرفة التربوية للروضة للمساعدة في علاج أسباب القصور الفنية وكثرة الغياب .
8. تعالج أسباب القصور وكثرة الغياب بسرية تامة .
9. تشجع المعلمة على محاولة تلافي أسباب القصور لديها، وتتابع في ذلك.
10.الاستعانة ببعض الكتب التربوية المتخصصة لعلاج حالات القصور.
11.تتبع الإجراءات النظامية عندما يثبت عدم جدية المعلمة كثيرة الغياب في تلافي أسباب الغياب ( شفوياً ، خطياً ... وغيرها ) حسب التعليمات .
12.تبلغ المعلمة كثيرة الغياب بما يترتب على عدم تلافيها أسباب كثرة الغياب لديها من نتائج، وإجراءات .
13.تحفظ صور من التنبيه الخطي عن المعلمة كثيرة الغياب في ملفها.
14.يكتب تقريراً كاملاً عن المشكلة إذا لم تلتزم المعلمة بالإجراءات النظامية.
9. الرفع إلى الجهة المختصة بإدارة التربية والتعليم ( إدارة / قسم رياض الأطفال) لاتخاذ اللازم .
المعلمة المتميزة:-
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] التعرف على مجالات التميز لدى المعلمات، وتدوينها في ملف خاص بذلك، مثل ( طرق


التدريس، استخدام الوسيلة، إدارة الفصل ، توجيه السلوك ... وغيرها ).
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] الاستفادة من قدرات المعلمة المتميزة بتفعيلها في الرقي بمستوى العملية التعليمية من
خلال ما يأتي:
أ#. عقد اللقاءات والاجتماعات بين المعلمات .
ب#. إشراكها في البرامج التدريبية.
ت# . تطويرها لقدرات زميلاتها حسب الحاجة .
ث#. إشراكها في لجان الروضة المختلفة.
ج#. ابتكارها وتطبيقها لاستراتيجيات ، وأساليب التدريس الحديثة المناسبة لرياض الأطفال .
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] تكريم المعلمة المتميزة على مستوى الروضة، ومستوى إدارة التربية والتعليم تقديراً لجهودها وتميزها في أداء عملها.
[IMG]file:///C:/Users/Delta/AppData/Local/Temp/msohtmlclip1/01/clip_image001.png[/IMG] تعزيز جوانب التميز لديها، وتشجيعها على التميز في جوانب أخرى.














شروط عامة للأمن والسلامة بالروضة والمستودعات والورش

شروط السلامة بالروضة :
1. يوفر طفايات حريق ، وتوزع في أرجاء مبنى الروضة بحيث تكون واضحة وفي متناول الراشدين
2. توفر صيدلية للإسعافات الأولية بالروضة .
3. تنفذ خطة إخلاء مع الأطفال مرتين على الأقل خلال العام الدراسي ، ويرفع خطاب بذلك للجهة المختصة .
4. صيانة طفايات الحريق بشكل مستمر .
5. تجرب شبكة المياه للتأكد من صلاحيتها .
6. يرفع عن أي خلل في وسائل السلامة للجهات المختصة.
7. يرفع للجهات المختصة كل ما يلاحظ من أسباب قد تكون خطرة على بيئة الروضة والأطفال ويتابع ذلك بكل حرص واهتمام .

شروط المستودعات والورش ( في حال توفر غرف زائدة عن حاجة الروضة والأطفال ) :-
1. توفر طفايات حريق ، وجرادل رمل بالمستودع.
2. تفصل كهرباء المستودع من المقاطع في حالة عدم الاستخدام .
3. يزود المستودع بوحدات رفوف.
4. يحرص على تهوية المستودع بين حين وآخر.
5. يخصص مكانًا محددًا لحفظ المواد الخطرة في المستودع (علب بخاخات الألوان الأقمشة ....وغيرها)
6. يزود المستودع بإضاءة كافية.
7. يزود المستودع بمكيف.
8. يزود المستودع بمراوح شفط الهواء.

ترتيب المستودعات :
1. تصنف الأصناف حسب مسمياتها الواردة في دليل الأصناف(أو حسب مسمياتها في سجل العهدة )
2. يخصص لكل صنف درجاً ( رف ( من أدراج ) أرفف ) المستودع.
3. تكلف أحدى المستخدمات بمتابعة تنظيف المستودع
4. يحصر الأثاث الزائد والذي لا تحتاجه الروضة ثم يحرر مستند إرجاع ويعاد للمستودع ، أو يتم الاتصال بإحدى روضات المنطقة التي يرى أنها بحاجة إليه ، وتتم مناقلته من عهدة الروضة الغير محتاجه إلى الروضة المحتاجه .
5. تخصص صناديق كافية لتخزين بعض الوسائل والأدوات اللازمة لبعض الأركان التعليمية ، وتوضع عليها بطاقة باسم الركن ، وبمحتوياته .
6. يحفظ الأثاث التالف أو الزائد في مكان مناسب ، وتنهى إجراءات الرجيع بسرعة حتى لا يتراكم الرجيع في المستودع ويكون مصدر خطر على الأطفال والروضة.

تم بحمد الله