غالباً ما تعتبر عملية الترشيح لدورة تدريبية مرتبطة برغبة الإدارة أو رغبة الموظف أو بالعروض التي تقدم من جانب شركات ومعاهد التدريب، وهذه الآلية خاطئة وقاصرة .


ينبغي أن ينظر إلى التدريب على أنه استثمار وهذا الاستثمار مكلف بالنسبة للشركة والموظف على حد سواء ، ولذا يجب أن تعطي العملية التدريبية الأهمية التي تستحقها .


تعمل معظم الشركات الكبيرة على استحداث قسم خاص في إدارة الموارد البشرية للتدريب ، وتوكل إلى هذا القسم ( قسم التدريب ) مسؤولية متابعة العملية التدريبية باعتبارها عملية متكاملة .

تتمثل إجراءات الترشيح لدورة تدريبية ومتابعة وتقييم الموظف أثناء الدورة بالآتي :

تحديد الأسباب والدوافع الرئيسية للترشيح ، وهذه الدوافع والأسباب يمكن حصرها بالآتي :

رغبة الموظف بتطوير نفسه في مجال معين .
حاجة الشركة لإكساب الموظف مهارات محددة .
النتائج التي حصل عليها الموظف في تقييم الأداء ، والتي تشير إلى نقاط الضعف التي يعاني منها الموظف أثناء عمله .
أسباب مرتبطة بتخطيط المستقبل الوظيفي للموظف، حيث أن تحسين الموقع الوظيفي للموظف يستوجب اتباع دورات تدريبية تساعده على شغل وظيفة أعلى .
أسباب مرتبطة بالترقية ، وبشغل الموظف لوظيفة أعلى .
أسباب مرتبطة بالنتائج التي حققها الموظف في الدورات
التدريبية السابقة .

تتم عملية الترشيح من قبل المدير المباشر وبعد التأكد من استعداد الموظف لهذا الترشيح ، لأن الاستعداد يحدد إلى درجة كبيرة نجاحه فيها . بمعنى من الخطأ إكراه موظف على الترشيح لدورة معينة ، لأن النتائج التي سيحققها ستكون ضعيفة .
تقوم إدارة الموارد البشرية ( قسم التدريب ) بدراسة الطلب ومطابقة ذلك مع ما ورد في البند الأول ، وترفع اقتراحاً بالترشيح إلى المدير العام لاستصدار القرار اللازم .
تتأكد إدارة الموارد البشرية ( قسم التدريب ) من كل ما يتعلق ببرنامج الدورة، وبالمستوى العام للدورة ، وبالمستوى العام للمدربين ، وبمستوى المركز التدريبي ، وغيره .
تتم مخاطبة المركز التدريبي للتأكيد على ضرورة تزويد الشركة بتقارير دورية عن درجة التزام المتدرب ودرجة التقدم ودرجة التغير في
السلوك وغيرها.
يلتحق المتدرب بالمركز التدريبي، ويبلغ قسم الرواتب والأجور لحساب التعويضات أو التكاليف المترتبة .
مع انتهاء الدورة يتم التأكد من الآتي :

نجاح المتدرب وتفوقه في الدورة ، وحصوله على الشهادة .
إعداد المتدرب لتقرير مفصل عن الدورة وعن النتائج التي تحققت .
التحاق المتدرب في الفترة المحددة ومباشرته للعمل .
رفع المدير المباشر تقريراً مفصلاً لإدارة الموارد البشرية (قسم التدريب) متضمناًَ التغيرات التي طرأت على الموظف بعد الدورة التدريبية سواء بالإيجاب أو بالسلب .

ويعتبر هذا التقرير مهماً للترشيحات المقبلة، لأنه يعكس النتائج الفعلية التي حققها الموظف بعد اتباع الدورة التدريبية، لأن هذه النتائج الفعلية تعتبر بمثابة مخرجات للدورة التدريبية .