«إن المحك لأي مهنة من المهن هو مدى حبك للعمل الشاق الذي تجده فيه»
Logan Pearsall Smith

أصبحت الاجتماعات جزءًا لا يتجزأ من حياة الأفراد في منظماتهم، فلا يستطيع الأفراد التواصل مع مرؤوسيهم ورؤسائهم في العمل إلا عن طريق الاجتماعات. والاجتماعات وسيلة اتصال وهي الزيت المحرك لكل عمليات الإدارة. ولكي يتم تنظيم العمل واتخاذ القرارات والمتابعة والتوجيه والتحفيز، كل ذلك يتم عن طريق الاجتماع بالآخرين.
إذن تستهلك الاجتماعات وقتًا وأموالاً، وكلاهما عنصران ثمينان للمنظمة، لذلك يجب أن يعقد الاجتماع عند الضرورة وإن إجراءات الاجتماع دقيقة وبناءة.
وحتى تكون الاجتماعات فعالة يجب أن يخطط ويعد لها مسبقًا حتى تحقق أهدافها بطريقة جيدة، مما يؤدي إلى توليد أفضل الأفكار والوصول إلى أفضل القرارات، مع توفر العلاقات العملية والإنسانية البناءة بين الأعضاء المشاركين وشيوع روح الفريق واحترام التخصص والخبرة وضبط الوقت وغيرها.
ويتشكل اجتماع العمل من أفراد يجلسون معًا لغرض حل مشكلة أو اتخاذ قرار. ويعرف العثيمين (1414هـ) أن الاجتماعات عبارة عن تجمع شخصين أو أكثر في مكان معين للتداول والتشاور وتبادل الرأي في موضوع معين.
ونستطيع تعريف إدارة الاجتماعات على أنها القدرة على الاستفادة من الإمكانيات البشرية المتاحة والإمكانات المادية المتوفرة لتوجيه الاجتماع وقيادة المشاركين فيه بأقصى كفاءة وأقل تكلفة وأقصر وقت لتحقيق الأهداف المرسومة له.
وهو لقاء مجموعة من الأفراد ينتمون إلى منظمة واحدة، حيث يجتمعون لتبادل الأفكار والمعلومات بغرض اتخاذ القرار حول مشكلة ما أو نظام جديد يحتاج إلى نشره على الموظفين.
وحتى يكون الاجتماع مثمرًا لا بد أن تتوفر فيه عدد من العناصر مثل: وجود لقاء بين مجموعة من الأفراد - وجود هدف مشترك - الوقت والمكان المناسب - تحديد موضوع أو موضوعات الاجتماع - التفاعل بين المجموعة – تحديد أنظمة الاجتماع - والتزام الأفراد بالوقت.

بالأرقام ماذا تمثل الاجتماعات في بيئة العمل؟
أشار الحمادي (2000) إلى دراسة علمية في أمريكا أظهرت أن الاجتماعات تشكل نحو 30% من العمل في الإدارات التنفيذية، ونحو 50% في الإدارات العليا. وأن 4 - 15% من ميزانية شؤون الموظفين تذهب لاجتماعات العمل. وبينت الدراسة أن عدد الاجتماعات التي شارك فيها بعض الأفراد قد وصل إلى 400 اجتماع في السنة ما بين مرئي وصوتي وغيره، والبعض الآخر ما بين 100 - 199 اجتماعا في السنة. كما أشارت بعض الدراسات في المملكة العربية السعودية انتشار ظاهرة اللجان في الأجهزة الحكومية وأن بعض الأشخاص في المرتبة 11 - 15 والمشمولين في عينة الدراسة يشترك كل منهم في أربع لجان تقريبًا، حيث تجتمع كل لجنة مرة واحدة في الأسبوع.
مع أن الحد الأعلى المقبول به أو المسموح به ليتمكن الفرد من ممارسة أعماله الإدارية الأخرى بشكل طبيعي يجب ألا يتجاوز (80) اجتماعًا في السنة، بمعنى أن يشارك الشخص في اجتماع واحد كل يومين.

ما أنواع الاجتماعات وما المبرر لعقدها؟
يجب أن يكون للاجتماع هدف واضح لعقده وإلا سيصبح مضيعة للوقت والجهد والمال. وأهم مبررات عقد الاجتماع منها خطورة وتكلفة القرار الذي سيتم اتخاذه - وجود مشكلة ما أو قضية تتطلب المتابعة أو التقويم المستمر - الرغبة في تنشيط أفكار وآراء وخبرات الأعضاء المشاركين – أو التنسيق بين مهام ومسؤوليات سلطات الاجتماع وتوحيد الجهود. وغيرها كثير.
ويشير العثيمين (1414) والسيد وآخرون (1997) وكينان (1996) إلى وجود عدة أنواع للاجتماعات تبعًا لتعدد أسس تصنيفها. ويمكن تقسيم الاجتماعات إلى عدة جوانب:
من حيث الهدف:
تعقد الاجتماعات لأهداف كثيرة ومختلفة منها:
• اجتماعات لمناقشة موضوع معين.
• اجتماعات الأداء تهدف إلى إيجاد فريق عمل موحد لإنجاز مهام معينة.
• اجتماعات متابعة الأعمال اليومية أو الدورية للموظفين في المنظمة.
• اجتماعات تقصي المشكلات التي تواجه أداء المنظمة.
• اجتماعات اتخاذ القرار بشأن مشكلة أو مشكلات محددة.
• اجتماعات للحد من الخلافات بين الأفراد في المنظمة.
من حيث المدة والزمن:
• اجتماعات دورية وهي التي تعقد بصورة دورية (أسبوعية أو شهرية أو سنوية وغيره) ويغلب عليها الطابع الرسمي مثل اللجان الدائمة ومجالس الكليات في الجامعات وغيره.
• اجتماعات غير دورية وهي التي تعقد كلما دعت الحاجة لعقدها وليس لها وقت محدد، وذلك لبحث مشاكل أو مواضيع طارئة.
من حيث الشكل:
• اجتماعات رسمية وهي التي يتحكم في تكوينها وفي سير إجراءاتها قوانين وأنظمة محددة مثل اجتماعات اللجان الدائمة والمؤتمرات والاجتماعات الخارجية وغيرها.
• اجتماعات غير رسمية وهي التي لا يحكم تكوينها قوانين أو أنظمة محددة وتتسم بالمرونة والسهولة ولا يوجد لها قواعد أو أصول للمناقشة مثال ممكن أن تحدث اجتماعات غير رسمية عند التقاء شخصين في الوظيفة عند مدخل قاعة أو مكان خارج العمل ثم يتم مناقشتهم لموضوع في العمل ويتم اتخاذ قرار فيه ولكنه يسمى غير رسمي.
من حيث المستوى:
• اجتماعات على المستوى الدولي أو العالمي كاجتماعات الجامعة العربية وهيئة الأمم المتحدة.
• اجتماعات على مستوى الدولة مثل اجتماع مجلس الوزراء و مجلس الشورى.
• اجتماعات على مستوى المنظمات في القطاع الخاص مثل اجتماعات الإدارات واللجان في المنظمات وغيره.
من حيث حجم عدد المشاركين:
• اجتماعات موسعة.
• اجتماع مصغر.
ولا ننسى الغرض من أي اجتماع هما القوة الدافعة لعقده. فهناك اجتماع يعقد لحل مشكلة ما يتوجب على المشاركين فيه معرفة ماهية المشكلة وفهمها، وتساهم خبراتهم بتصحيح المشكلة وتصويبها ومن ثمَّ الخروج بالحلول المناسبة لها. أما إذا كان الاجتماع لاتخاذ قرار ما فيعمل المشاركون على اختيار حل مناسب يتم الاتفاق عليه، وهكذا.
الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصالات أهمية..
تُعَدُّ الاجتماعات من أكثر وسائل الاتصال أهمية لدورها الحيوي في كونها وسيلة اتصال فعالة على مستوى الأفراد أو على مستوى المنظمات حيث يمكن من خلالها عمل التالي:
• التوصل إلى دراسات شاملة ومستفيضة ومتأنية للقرارات المتعلقة بالمواضيع الكبيرة، من خلال تنوع الخبرات والتخصصات والمناقشات البناءة وتبادل الرأي.
• التوصل إلى قرارات جماعية تتسم بالنضج والموضوعية .
• إتاحة الفرصة للموظفين حديثي الخبرة للاحتكاك بمن هم أقدم منهم خبرة وممارسة وتجربة.
• التنسيق بين مختلف أوجه الأنشطة والجهود بين الإدارات والأقسام داخل المنظمة الواحدة أو مع منظمات أخرى.
• إتاحة الفرصة للإداريين المشتركين في الاجتماع توصيل آرائهم وتوجيهاتهم إلى بقية الموظفين عن طريق الأعضاء المشاركين في الاجتماع.
• رفع معنويات الأعضاء المشاركين من خلال إتاحة الفرصة لهم للتعبير عن آرائهم وأفكارهم والمشاركة في صنع القرار.
لماذا تفشل بعض الاجتماعات؟
يرجع فشل الاجتماعات في كثير من الأحيان إلى أحد أو بعض الأسباب التالية:
• التكلفة المادية:
تتطلب بعض الاجتماعات تجهيزات إدارية وفنية أو تقنية مثل الاجتماعات الصوتية أو المرئية أو تتطلب أحيانًا خبراء ومتخصصين من خارج المنظمة الواحدة.
• التكلفة البشرية:
من متطلبات الاجتماع الجهود البشرية، مما قد يعطل الاستفادة من تلك الجهود في أمور مثل المتابعة الميدانية والممارسة التنفيذية.
• تكلفة الوقت الطويل:
إذا لم يدر الاجتماع بالطريقة الصحيحة فإنه يؤدي إلى مضيعة وقت الأعضاء المشاركين بدون فائدة.
• إثارة الخلاف:
تؤدي الخلافات في الاجتماعات إلى صعوبة اتخاذ القرار مما يؤدي إلى تعليق الموضوعات وتأخير البت فيها، ومن ثمَّ تعطيل الخطوات التنفيذية لها.
• كثرة الجدل: 
و صعوبة اتخاذ القرار أحيانًا يؤدي إلى تعليق الموضوعات وتأخير البت فيها، ومن ثمَّ تعطيل الخطوات التنفيذية لها.
• تعقيد القضايا السهلة: 
من بعض المشاركين الذين يتصفون بالمثالية المفرطة، أو ميل بعضهم إلى الفلسفات والنظريات التي ربما لا تتحملها طبيعة الموضوع.
حيث أظهرت جريدة USATodayالأمريكية في سبتمبر 2010 وعلى صفحتها الرئيسية بأن 49% من الاجتماعات التي تعقد في أمريكا مضيعة للوقت. والسبب الرئيسي يرجع إلى من يرأس الاجتماع. كما أشارت جريدة الجارديان في العام الماضي إلى دراسة حول الاجتماعات وأظهرت الدراسة أن الاجتماعات تجعل الناس غير سعيدين، وتبين ذلك بأنه كلما حضر الأفراد اجتماعات أكثر أنفق وقتًا أكثر في الاجتماع، وكان له آثار سلبية عليه. إذن يجب أن تكون الاجتماعات إيجابية وذات كفاءة بحيث يشارك فيها الأعضاء ويستفيدون منها.
ما هي مسؤولية فريق عمل الاجتماعات؟
تقع مسؤولية الاجتماعات على فريق العمل وهو يتكون من الرئيس والمنسق والأعضاء والسكرتير، وهؤلاء تقع عليهم مسئولية إنجاح الاجتماع في الوقت المحدد وبالإمكانيات المتاحة، لذا عليهم توزيع الأدوار بينهم بشكل واضح ومحدد.
الرئيس:
وهو الشخص المسؤول عن تحديد أهداف الاجتماع وعن إدارة أعمال الجلسة وسيرها، وله الحق في تنظيم الاجتماع، والمسؤول عن وضع القوانين، وحفظ النظام، وإنجاز المهام.
ويجب أن يتصف بصفات ضرورية مثل القدوة والقيادة الديمقراطية وتشجيع الأعضاء وتحفيزهم بالإضافة إلى المهارات الإدارية والشخصية والمهنية الأخرى.
ولرئيس الاجتماع مهام مختلقة منها الحضور مبكرًا في قاعة الاجتماعات، تقدير المشاركين الأعضاء والتعاطف معهم، وحل المشكلات واتخاذ القرارات، بالإضافة إلى توحيد الجهود، وإدارة وقت الاجتماع بالتحديد من حيث بدء ونهاية الاجتماع في الوقت المحدد.
وتختلف أنماط الرؤساء في إدارة الاجتماع كل حسب شخصيته فمنها الديمقراطي - الموفق - المتسلط - غير المبالي - الملاحظ... إلخ.
المنسق:
أحد أعضاء الاجتماع يتم الاعتماد عليه في توجيه أعضاء الاجتماع وتنسيق جهودهم، وهو المسؤول عن ملاحظة مدى التزام الأعضاء بجدول الأعمال.
ويشير بوبي لينكيز إلى بعض مهام المنسق منها: مساعدة الرئيس في التعامل مع المشكلات أثناء الاجتماع، ومراجعة الأعمال والخطوات المنفذة منذ آخر اجتماع، بالإضافة إلى إكمال التحضيرات اللازمة.
وهناك فرق بين عمل الرئيس والمنسق من حيث إن الرئيس يقود الاجتماع وله الحق في إبداء الرأي، أما المنسق فهو يدير الطريقة التي تجري بها مناقشة المواضيع داخل الاجتماعات مع البقاء حياديًا أي تقريب وجهات النظر.
المشاركون:
مجموعة من الأفراد يتمتعون بمهارات ومواهب وخصائص شخصية مختلفة. ومن مهامهم الحصول على معلومات وتوفيرها - وتحليلها – طرح الأفكار – اتخاذ القرارات – إنجاز الأعمال.
السكرتير:
ولسكرتير الاجتماع مسؤوليات منها: التأكد من ملاءمة الظروف المادية – توفر الأجهزة واللوازم الأخرى - التأكد من توفر قاعة الاجتماعات للاجتماع – ترتيب الملفات على طاولة الاجتماع - تحديد أماكن جلوس الأعضاء ووضع لوحات الأسماء – ووضع اللوحات الإرشادية.

تعرف أكثر على المراحل الرئيسية لعملية إدارة الاجتماعات..
حتى تنجح الاجتماعات في المنظمات يجب أن يخطط لها بشكل سليم وذلك عن طريق مراحل ثلاث أساسية هي:
• مرحلة التخطيط والإعداد للاجتماع.
• مرحلة إدارة الاجتماع (التنفيذ).
• مرحلة ما بعد الاجتماع (التقييم).
• أولاً: مرحلة التخطيط والإعداد للاجتماع
وهي مرحلة التنبؤ الكامل بمتطلبات نجاح عقد الاجتماع المادية والبشرية وفق الإمكانات المتاحة والوقت المتاح، لتحقيق الأهداف المطلوبة بكفاءة.
ومن مراحل التخطيط والإعداد للاجتماع الترتيب لوقت ومكان الاجتماع - الإعلان عن الاجتماع – التخطيط لاحتياجات الاجتماع الإدارية والبشرية.
التخطيط لإجراءات الاجتماع:
• تحديد الأهداف المراد الوصول إليها من الاجتماع بدقة.
• تحديد الناتج النهائي من الاجتماع والذي يمكن أن يأخذ شكلاً من الأشكال التالية:
• معلومات جديدة.
• خطط أو قرارات سيتم تنفيذها.
• حلول أو مقترحات لمشكلة معينة.
• توحيد المفاهيم تجاه موقف أو مشكلة معينة.
• تحديد الأعضاء الذين سيشاركون في الاجتماع وتوزيع الأدوار، هناك بعض المعايير التي تحدد المشاركين في الاجتماع منها:
• صناع القرار الرئيسيون بما يخص المواضيع المطروحة.
• من لديهم العلم والمعرفة بمواضيع الاجتماع.
• من لديهم التزام أو دور في المواضيع المطروحة.
• من ينبغي أن يعرفوا المعلومات التي ستعرض والتي تفيد أعمالهم.
• كل من يطلب آلية تنفيذ أي قرار يتخذ في الاجتماع.
• تحديد وسيلة أخطار الأعضاء بموعد ومكان الاجتماع وهي بطاقة الدعوة وتكون على شكل: مذكرة – خطاب – بطاقة بريد – رسالة إلكترونية. ويجب أن يحدد في البطاقة الغرض من الاجتماع وموعد بداية ونهاية الاجتماع، ومكان الاجتماع، وأسماء الأعضاء المشاركين، والمواضيع التي سيتم مناقشتها.
• تحديد الوقت المناسب لعقد الاجتماع، والوقت المتوقع أن يستغرقه.
• أن يكون وقت الاجتماع مناسبًا للجميع.
• أما مقر الاجتماع يكون إما في مكتب المدير، قاعة الاجتماعات، مركز المؤتمرات، قاعات اجتماعات خارج المنظمة.
• تحديد شكل الاجتماع وطريقة تنظيمه وفق أنواع الاجتماعات المختلفة، من حيث تجهيز جدول الاجتماع وملف الاجتماع والترتيبات المادية لمكان الاجتماع.
• ثانيًا: مرحلة إدارة الاجتماع (التنفيذ)
هناك حكمة صينية تقول: إن الرجل العاقل هو الذي إذا أراد أن يعلو على الناس وضع نفسه أسفلهم، وإذا شاء أن يتصدرهم جعل نفسه خلفهم، ألا ترى البحار والأنهار كيف ترفد من مئات الترع والجداول التي تعلوها؟
يعتبر رئيس الاجتماع أهم عناصر إدارة الاجتماعات، ولذا فإن دوره كبير جدًا في إدارة الاجتماعات. وهناك العديد من القواعد والمبادئ والمهارات التي ينبغي على رئيس الاجتماع الانتباه لها.
مراحل إدارة جلسات الاجتماع
• بدء الاجتماع بالافتتاح في الموعد المحدد – والترحيب بالأعضاء المشاركين – ثم عرض الموضوعات – وضع القواعد الأساسية للاجتماع أو استعراضها – مع التأكيد بعدم الخروج عن جدول الأعمال.
• تحفيز المشاركين وحضورهم في الوقت المحدد للاجتماع. عن طريق الاتفاق على البدء في ساعة محددة بغض النظر من عدد الحضور.
• مهارات إدارة الاجتماع. لا بد لرئيس الاجتماع المثالي من التحلي بمدى واسع من المهارات الشخصية، منها:
مهارة إدارة النقاش
عن طريق عرض موضوعات الاجتماع والتحدث بهدوء، ثم دعم الآراء بالحقائق. إتاحة الفرصة لجميع الأعضاء بالمشاركة دون إغفال أي نقاط أو بنود تثار أثناء الاجتماع. وحتى يتم النقاش بشكل جيد يجب أن يكون لدى رئيس الاجتماع مهارة في إدارة النقاش بحيث يكون قادرًا على توجيه النقاش – تقبل النقد – حسن الاستماع – مراقبة وتحفيز المشاركين – الحث على المشاركة – عدم إحراج المشارك الخجول أو الهادئ – اتخاذ القرار في الوقت المناسب.
مهارة حسن الاستماع والإنصات
أن يخصص وقت للتحدث والاستماع للآخرين – مع الانتباه والتركيز على ما يطرحه المشاركين وإشعاره بأهميته وتشجيعه.
مهارة العرض والتقديم
يقال أن من يستطيع أن يقدم ويعرض بمهارة أمام المشاركين يستطيع التأثير عليهم. إذن فالاجتماع جزء منه التقديم والجزء الآخر هو عرض للمشاكل وغيره. لذا من المهم التركيز على طريقة التحدث والإلقاء وكيفية الترحيب بالمشاركين، والمهارة في الاتصال اللفظي وغير اللفظي مما يؤدي إلى تحفيز المشاركين وتفاعلهم مع موضوع الاجتماع.
مهارة التعامل مع الأنماط المختلفة للمشاركين
قد تنشأ مشكلات إخلال النظام أثناء الاجتماع جراء مقاطعة مقصودة من أحد المشاركين، أو تعارض المصالح أو محاولة عرقلة الاجتماع بأي طريقة. لذا يتعين على رئيس الاجتماع استغلال مهارته الخاصة للتعرف والتوافق مع عدد كبير من الأنماط.
مهارة إدارة الخلافات
من المهم جدًا الانتباه إلى أن هناك قوتين يجب أخذهما في الاعتبار في أي خلاف: اهتمام البعض بكسب الموقف، واهتمام الآخر بالحفاظ على العلاقات. والتداخل بين القوتين قد يؤدي أحيانًا إلى معالجة خاطئة للخلاف أو أفساد العلاقات.
مهارة التعامل مع التقنية في الاجتماعات
تحرز تقنية الحاسبات والاتصالات تقدمًا سريعًا مما يترتب عليه تقليص الحاجة إلى الاجتماعات المباشرة وتخفيض معدلات الإنفاق والوقت في حضور الاجتماعات.
أصبح لتقنيات الفيديو كنفرانس والمؤتمرات الصوتية ومواقع التواصل الاجتماعي (الفيس بوك والتويتر والمدونات وغيرها) واليوتيوب دور كبير في عقد اجتماعات فعالة حول العالم. كل هذه التقنيات ساهمت في خلق فضاء هائل من المعرفة المتعددة في المصادر، ولشبكة الإنترنت والهواتف النقالة مساهمة كبيرة في تسهيل عقد الاجتماعات بين الشركات المحلية والعالمية وبين الأفراد بعضهم البعض.
• مرحلة ما بعد الاجتماع (التقييم).
• كتابة وطباعة محضر الاجتماع ومراجعته.
والمحضر عبارة عن ملخص للنقاط الأساسية التي نوقشت خلال الاجتماع، ويتضمن التوصيات والقرارات التي تم اتخاذها من قبل المجتمعين، وكافة التعديلات المتخذة على القرارات. ويحتوي المحضر على: عنوان المحضر - رقم وتاريخ - مقدمة المحضر - أسماء الحاضرين، المعتذرين، الغائبين - بنود المحضر - النتائج والتوصيات - خاتمة المحضر - التوقيع. وللمحاضر أهمية كبيرة لأنه تعتبر وثيقة رسمية ومرجع أساسي في القرارات المتخذة مسبقًا - الاحتفاظ بالمعلومات والبيانات – يثبت قانونية الاجتماع.
• توزيع محضر الاجتماع.
• تقييم وتطوير الاجتماع.
أي رصد مناطق القوة والضعف في الاجتماع من أجل تدعيم الجوانب الإيجابية ومناطق القوة والاستمرار عليها في الاجتماعات المقبلة. ويتم تقييم الاجتماع أثناء – ونهاية – وبعد الاجتماع.
• متابعة تنفيذ القرارات.
متابعة كافة القرارات التي تم اتخاذها في الاجتماع والتأكد من تنفيذها - إعداد تقارير عن مواضيع الاجتماع وتزويد الأعضاء بها - إضافة الملاحظات والمقترحات التي يرسلها المشاركين لموضوعات الاجتماع – الإعداد للاجتماع المقبل.
• الاستعداد للاجتماع القادم إن وجد.
أخيرًا بإمكان الرئيس إدارة الاجتماعات بفعالية أكثر عند ممارسة الأفكار السابقة بتحديد الهدف من الاجتماع والمواضيع المقترحة والمشاركين المناسبين للاجتماع، بالإضافة إلى وضع جدول الأعمال وإبلاغ المشاركين به، وبدء الاجتماع بالترحيب بالمشاركين والاستماع إلى آرائهم، وإدارة الاجتماعات بمهارة بحيث يستطيع إدارة النقاش بكل خبرة تعتمد على تحفيز المشاركين والاستماع لأفكارهم وصعوباتهم وغيرها. مع التأكيد على البدء والانتهاء من الاجتماع في الوقت المحدد. ومن ثمَّ يقيم الاجتماعات بعد الانتهاء منها لمعرفة نقاط القوة والضعف فيها.

بقلم: إلهام الناصر