الموضوع: الهيكل التنظيمي

الهيكل التنظيمي للمؤسسة يشمل المكونات الإدارية للمؤسسة وعلاقتها ببعضها البعض،
ويتحدد فيه تبعية كل مكون (قسم أو إدارة أو وحدة أو مكتب) بما سبقه وبما يليه.ويساعد الهيكل التنظيمي للمؤسسة في تحديد الأدوار والمسئوليات لكل مكون إداري بوضوح، ويفضل أن يعبَر عن الهيكل التنظيمي للمؤسسة بمخطط تفصيلي يبين التدرج الإداري بدء اً من مكتب القائد الإداري للمؤسسة إلى نهاية المخطط. ويلحق بمخطط الهيكل التنظيمي توصيف وظيفي لكل مكون والمهام المطلوبة من كل وظيفة تابعة للمكون. ويجب أن يتناسب الهيكل التنظيمى للمؤسسة مع حجم ونوع أنشطتها بما يضمن تحقيق رسالتها وأهدافها.
-1-2 خصائص الهيكل التنظيمي للمؤسسة:
يتوافر بالمؤسسة مخطط للهيكل التنظيمي يشمل: o
مجلس المؤسسة. ?الرئيس ونوابه المسئولين عن قطاعات الخدمات المؤسسية المختلفة. ?
اللجان المنبثقة عن مجلس المؤسسة. ? الإدا ا رت والوحدات التابعة لكل نائب. ?
الأقسام والمكاتب التابعة لكل إدارة أو وحدة. ? العناصر البشرية بكل قسم أو مكتب.
الخطوط الأفقية وال أ رسية التي تبين العلاقات بين القيادات والإدا ا رت والأقسام والعناصر البشرية.
يتوافربالمؤسسة توصيف للهيكل التنظيمي يتضمن:
تحديد مهام مجلس المؤسسة واللجان المنبثقة عنه. تحديد مهام الرئيس و كل نائب من نوابه.
التوصيف الوظيفي لكل مكون إداري.
المهام الوظيفية لكل عنصر بشري عن طريق بطاقات موثقة لوصف الوظائف القيادية والاكاديمية والادارية والفنية.التسلسل الإداري في المكاتبات وتقديم التقارير واتخاذ الق ا ر ا رت.
العلاقات مع الجامعة (المؤسسة الأم) وا? دا رتها المختلفة. ?
تحرص المؤسسة على أن يكون تشكيل الهيكل ملائم اً لتغطية أنشطتها المختلفة بما يضمن تحقيق الرسالة والأهداف.تعمل المؤسسة على تمثيل الجهات المستفيدة والطلاب فى اللجان المدرجة بالهيكل التنظيمى .تقوم المؤسسة بتوثيق واعتماد مخطط الهيكل التنظيمى وتوصيفه وتشكيل مجالسه ولجانه
تراعي المؤسسة المرونة في تشكيل الهيكل والقابلية للتغيير استجابة لنتائج التقويم والمستجدات الأخرى (استحداث لجان أو وحدات إدارية جديدة).
-2-2 السلطات والمسؤوليات والاختصاصات والأدوار:
يظهر الهيكل التنظيمى للمؤسسة الآتى:
تحديد المسئوليات والاختصاصات والأدوار بوضوح .
التحقق من تناسب السلطات مع المسئوليات.
تشجيع مبدأ التفويض في السلطات واللامركزية فى الأداء بما يتوافق مع الاختصاصات.
مراعاة عدم التداخل في الادوار والاختصاصات.
تناسب الوظائف مع المؤهلات والخب ا رت.
التعاون المتبادل الأفقي وال أ رسي بين عناصره.
-3-2 الإدا ا رت المتخصصة لخدمات دعم العملية التعليمية :
يتضمن الهيكل التنظيمى للمؤسسة عدد اً كافي اً من الإدارت المخصصة لدعم العملية التعليمية.
مثل: إدارة شئون التعليم والطلاب/ رعاية الشباب /التدريب الميدانى/ ادارة الخريجين. إلخ).
تطور المؤسسة الهيكل التنظيمى باستحداث إدا ا رت لزيادة دعم العملية التعليمية حسب احتياجاتها ووفقا للمستجدات ( مثل مكتب الخدمات الطلابية، و ا ربطة الخريجين، ومكتب خدمة أولياء الأمور، ومكتب شكاوى الطلاب الخ...).تتأكد المؤسسة من توافر مقومات الكفاءة ( البشرية والمادية ) للادا ا رت المخصصة لدعم العملية التعليمية المتضمنة بهيكلها التنظيمى.
-4-2 الإدا ا رت النوعية :
يجب أن يتضمن الهيكل التنظيمى للمؤسسة إنشاء إدا ا رت نوعية تتناسب مع متطلبات الجودة الشاملة مثل:
وحدة توكيد الجودة :
تعد وحدة توكيد الجودة من أهم الوحدات الإدارية بالمؤسسة المعنية بتحسين وتعزيز جودة الأداء لكافة قطاعات المؤسسة عن طريق:نشر ثقافة الجودة بين أف ا رد المؤسسة.
متابعة تطبيق الأقسام والوحدات الأخرى لآليات نظم الجودة.
تنمية القد ا رت لاعضاء هيئة التدريس والجهاز الإداري في مجال الجودة.
التقويم المستمر سواء للقدرة المؤسسية أو للفاعلية التعليمية. يجب أن يتوافر لوحدة الجودة هيكل تنظيمي معتمد وموثق ذو تبعية تنظيمية واضحة في هيكل المؤسسة يتميز بالخصائص التالية :
وجود مجلس إدارة معتمد وموثق ينعقد بصورة دورية وتحتفظ الوحدة بمحاضر اجتماعاته وتقارير لمتابعة تطبيق ق ا ررته.وجود لجان عمل تضم ممثلي مختلف فئات أعضاء هيئة التدريس
ومعاونيهم، وممثلي الفرق الد ا رسية المختلفة من الطلاب، وممثلين عنالإداريين، ويراعى تباين الخبرات والمها ا رت لتغطية المهام المتعددة للوحدة.وجود لائحة إدارية ومالية معتمدة وموثقة تنظم العمل وتحدد بدقة السلطات والمسئوليات.
يحدد الهيكل التنظيمي للمؤسسة علاقة الوحدة بمراكز الجودة بالجامعة بما يسهم في تفعيل دورها ودعمها فنياً ويساند أنشطتها، وذلك عن طريق:
مراجعة المركز لخطط الوحدة لضمان توافقها مع أهداف الجامعة.
تقديم الوحدة تقريرا سنويا عن نشاطها للمركز.
مشاركة مدير الوحدة أو من ينوب عنه في الاجتماعات والدو ا رت التدريبة التي ينظمها مركز الجودة بالجامعة.تنظيم تبادل الخب ا رت والممارسات الجيدة مع وحدات الجودة بالكليات الأخرى بالجامعة.
تقوم إدارة الوحدة بعرض ومناقشة قضايا الجودة في مجلس الكلية ومجالس الأقسام.




وحدة الأزمات والكوارث :
تنشئ المؤسسة وحدة / لجنة تختص بمواجهة الأزمات (المظاها رات، والإضرا بات، والتغيرات المفاجئة،...) والكوارث (الح ا رئق، والزلازل، وا?نهيارالمباني،...).
تنسق هذه الوحدة نشاطها مع الجهه المماثلة لها بالجامعة، والمحافظة، والجهات المجتمعية.
يتم تدريب أف ا رد الوحدة وتنمية قد ا رتهم في هذا المجال.
تضع الوحدة سيناريوهات للكوارث والأزمات والمخاطر المتوقعة وخطط للتعامل معها.
يتم تدريب أف ا رد المؤسسة المعنيين على تنفيذ الخطط الموضوعة لمواجهة الأزمات والكوارث وقياس فاعليتها.تتوافر للوحدة الموارد المادية والبشرية التي تمكنها من أداء عملها