الموضوع: بحث : التطوير التنظيمي والتغيير

[RTL]
التطوير التنظيمي والتغيير
- المفهــــــــــــوم .
- المبــــررات والأهــــــداف.
- أهــــداف ومحاور التغيير .
- مناهج التطوير التنظيمي.
- مراحل التطوير التنظيمي.
- قبول التغيير ومقاومة التغيير .

التطوير التنظيمي والتغيير :
تتمثل التغيرات الفنية والاجتماعية ومن ثم الإدارية .. اختياراً قاسياً لمديري اليوم تجاه أحداث المستقبل ، والتطوير التنظيمي هي الأداة االحتمية لمواكبة هذه التغيرات .
المفهوم :
يمكن تعريفه على أنه : (( تعبير استراتيجي ذو طابع علمي وعملي يتعلق بالفرع ومناخها وما بها من أفراد وتقسيمات بهدف تحسين الأداء)) .
ويعتبر المفهوم السابق مفهوماً موسعاً ، يمكن أن يتضمن المداخل التكنولوجية والتقنية وطرق التصنيع والجوانب السلوكية والهياكل التنظيمية وجماعات العمل هذا بالإضافة إلى تأقلم الفرع مع البيئة المحيطة بها.
وهنا يمكن الاستعانة بخبير أو مستشار تطوير خارجي حتى لا تؤدي المعايشة اليومية إلى محدودية التطوير .
مبررات التطوير:
إن التطوير التنظيمي ليس موضة في حد ذاته ولكنه ضرورة للفرع تبدأ حيث تظهر مشكلة معينة مثل :
· انخفاض الأرباح.
· وجود انفصال بين العاملين والإدارة.
· عدم القدرة على المناقشة.
· كثرة غياب العاملين.
· زيادة معدلات الشكاوي.
· أسباب بيئية خارجية.
والتطوير التنظيمي لا ينبع من وجود مشكلة فعلاً والإحساس بها فقد تكون موجودة ولكنها غير محسوسة وقد تكون غير موجودة حالياً ولكن من المتوقع أن تظهر قريباً وهذا ما يجعلنا نحتم دراسة التنظيم كل فترة وتحليله كل (3-5) سنوات.
أهداف التطوير التنظيمي :
- يقوم على المحاور الثلاثة التالية :
المحور الأول : المستفيد من التغيير :
1- الفرد (( بغض النظر عن مركزة أو عمله)).
2- الفرع ككل (( يشمل ذلك كل الأفراد في نطاق الفرع وسلطتها))
المحور الثاني : المستهدف من التغيير :
1- أحداث التغيير الفكري (( في القيم والإدراك والمواقف والمشاعر)).
2- إحداث التغيير السلوكي (( تعتبر في القدرات والأفعال والتفاعلات)).
3- أحداث التغيير الإجرائي (( وتتغير في قواعد العمل ونظم الحوافز والسياسات والإجراءات)) .
4- إحداث التغيير الهيكلي (( تغيير الهيكل العام وقنوات الاتصال وتدفق السلطة وعلاقات العمل.
المحور الثالث : مجال التغيير وأين يقوم ؟ العلاقات التي يشملها:
1- إحداث التغيير في القرارات الشخصية للإفراد (الإدراك الشخصي والموقف والسلوك).
2- إحداث التغيير في العلاقات بين الأفراد (كيف يرى الفرد والآخرون أنفسهم).
3- إحداث التغيير في قدرات جماعة العمل (كيف يشعر الأعضاء وسلوكهم كالجماعة).
4- إحداث التغيير في العلاقات بين جماعة الأعضاء .
وهذه المحاور تساعد على البحث عن المنهج المناسب للتطوير التنظيمي الذي يؤدي إلى إحداث التغيير المطلوب فيها.

هناك ثلاثة مناهج للتطوير هي (الفرع ، الفرد ).
أولاً : المنهج الفردي :
يقوم على أساس أن أي تغيير يراد إحداثه في الفرع لن يتأتى إلا إذا أحدث تغيير في الفرد.
نطاق التطور في المنهج الفردي :
نطاق المنهج الفردي :
1- التنمية التراثية (( تغيير الاتجاهات)).
2- التنمية المفروضة ((تغيير السلوك)).
أدواته :
- التدريب (تنمية مهارات وقدرات الفرد).
- الإرشاد .
- الإقناع.
- الإثابة والعقوبة والتنمية السلوكية.
ثانياً : المنهج التنظيمي :
يصب التطوير على الفرع حيث يتم تكوين الفرع بشكل يسمح بحدوث التطوير المرتقب ويتم التركيز على تطوير : (ذات الوظيفة ، الإدارات ، الأقسام، أدوات التطوير) .
نطاق المنهج التنظيمي :
1- التخصيص وتقسم العمل.
2- السلطة والمسئولية .
3- وحدة الإشراف.
4- السياسات الإدارية .
5- العلاقات بين الأنشطة.


أدواته :
- دراسة الوقت والحركة.
- توصيف الأعمال والوظائف .
- اللامركزية.
- نظم المعلومات و الاتصال.
ثالثاً : المنهج الجماعي :
- يكون الدور الأساسي للتطوير هنا على جماعات العمل.
- التعريف على نطاق الصنف في الأداء الفردي من خلال انقضاء مجموعة العمل.
- الربط بين نقاط الضعف (العيوب) وبين الأداء داخل العمل .
- التركيز على الأداء وليس الشخص.
- مشاركة جميع أفراد مجموعة العمل.
أدواته :
1- المشاركة في الإدارة .
2- تمثيل الأدوار .
3- تدريب السياسة (مختبرات تحسين الأداء).



مراحل التطوير التنظيمي :
هناك أربع مراحل أساسية للتطوير التنظيمي وهي :
1- الدراسية التشخيصية .
2- وضع خطة التطوير .
3- التهيئة لقبول التطوير ورعايته.
4- المتابعة التصحيحية .
وسنناقش هنا لمحات أساسية عن كل مرحلة :



أولاً : الدراسية التشخيصية:
تقوم عملية التطوير التنظيمي على ثلاثة محاور وهي الإنسان ثم نظم العمل ثم معدات وتسهيلات العمل لذلك فإن الدراسة التشخيصية التي تهدف إلى التطوير التنظيمي لابد أن تتعرف على هذه المحاور الثلاثة لاكتشاف فرص التطوير ومواجهة التغيرات وإحداث التغيير المطلوب وأول هذه المحاور بطبيعة الحال هو الإنسان واكتشاف فرص التطوير في هذا المحور ترتبط بالمحاور الأخرى فهي مرتبطة مع بعضها البعض وعملية تشخيص المحور الخاص بالإنسان يبدأ بطرح الأسئلة التالية :
- ما هي الأدوار والمسئوليات التي يمارسها عضو الفرع ؟
- ماهو ارتباط هذه الأدوار والمسئوليات بالغير ؟
- ما هي طبيعة اشتراك الغير في دور ومسئوليات الفرد ؟
- ماهو الموقع التنظيمي بالنسبة للفرد ؟
- ماهو موقع الوحدة التنظيمية بالنسبة للتنظيم العام للشركة ؟
- ما هي المعدات والتسهيلات التي يتطلبها القيام بالعمل ونوع هذه التسهيلات ( نظم وإجراءات – معدات وأجهزة ) ( Soft ware & Hard ) يتم تحليلها .
- ما هي المشاكل والمعوقات التي تعترض العمل : معوقات بشرية – معوقات نظم وإجراءات أو معوقات برامج ومعدات .
ثانياً: وضع خطة التطوير :
هذه العملية لها مرحلتين – اكتشاف فرصة تطوير ووضع خطة التطوير في ضوء الأهداف والإمكانيات المتاحة وذلك بطرح عدد من الأسئلة والإجابة عليها :-
- ما هي الأهداف المعلنة للشركة ؟
- ما هي فرص التطوير المتاحة – العاجل منها والآجل والممكن وغير الممكن – التكلفة المادية – والزمن المتاح – المكان المتاح – التسهيلات المادية المتاحة وغير المتاحة – النظم والتنظيمات التي تحتاج إلى تعديل ونطاق الزمن المسموح به .
- وهذه الأسئلة تتعلق باكتشاف فرص التطوير .
أما وضع الخطة فذلك يتطلب تحديد مكونات الخطة من أفراد – معدات التسهيلات – نظم وتنظيمات –تكلفة – فترة زمنية – أساليب المراجعة طبقاً لتوقيعات الخطة وهذا يرتكز على خمسة مبادئ هامة يجب تطبيقها :
1- أن تكون الخطة محددة مكتوبة ومعلنة وقابلة للمراجعة .
2- أن تكون الخطة قابلة للتحقيق في حدود التكاليف والإمكانيات المتاحة .
3- أن تكون الخطة متماسكة مترابطة متجانسة تؤدي إلى تحقيق الهدف منها
4- أن تكون الخطة قابلة للقياس في ضوء وحدة إنتاج محددة مقارنة بوحدة تكلفة محددة × كمية إنتاج محددة ونوعية محددة أيضاً .
5- أن تكون ذات مساحة زمنية محددة .



ثالثاً: التهيئة لقبول التطوير ورعايته :
توضع الخطط لتقبل التنفيذ هذه فرضية صحيحة وتواجه الخطط عند التنفيذ مقاومة معلنة مكتوبة وهذه فرضية صحيحة الإنسان يقاوم التغيير بطبعه وان كان يتوقعه وهذه حقيقة .
إن عملية وضع الخطط لابد أن تضع في اعتبارها التهيئة لهذه الخطة لضمان التنفيذ السليم لعل خطط التطوير التنظيمي أولى بذلك من غيرها لان الإنسان هو احد الأركان الأساسية في عملية التطوير التنظيمي .
إن التغيير عملية لا يمكن تلافيها ومع ذلك فان معظم الناس يجدوا أن التغيير عملية مزعجة فبعض الناس تخشى التغيير لأنه قد يضر بمصالحه أو انه لا يعنى بالضرورة انه سيؤدي إلى الشيء الأفضل هذا من وجهة نظر بعض الناس أما من حيث السلوك العام للمنظمة فان الطابع العام للمنظمة هو الميل إلى الروتين والتعقيد الجامد لان التغيير عادة يأتي معه بالمزيد من الجهد والحاجة إلى ممارسة العملية ألابتكاريه والتجديد ومع ذلك فان مقاومة التغيير التي تأتي به خطط التطوير التنظيمي ليس سيئاً بل قد يكون عند الوعي به ومعالجته شيئاً طيباً .
لذلك فان الإنصات إلى شكاوى وهموم المقاومة يؤدي إلى تصحيح الفهم وبالتالي إلى الفعل الصحيح والنتيجة الصحيحة كما أن إبراز المشاكل بمعرفة عناصر المقاومة يؤدي إلى معالجتها قبل وقوعها واستفحالها وهذا يؤدي بالتالي إلى تحقيق أهدف خطط التطوير التنظيمي .

رابعا : المتابعة الصحيحة :
لا تكتمل بنود خطة عملية التطوير التنظيمي إلا بالمتابعة وهناك طرق في المتابعة تعتمد على المقابلة وتقارير المتابعة وأسلوب حصر النتائج كمياً أو نوعياً واكتشاف الأخطاء وكلما كانت الأهداف محددة بدقة كلما كانت عملية المتابعة ممكنة وخاضعة للقياس وفيما يلي بعض أسس المتابعة :
- متابعة أداء الموارد البشرية من خلال ( معدلات الأداء – الغياب – معدل دوران العمل – الإصابة – الشكاوى ).
- متابعة أداء التسهيلات والمعدات ( حجم الإنتاج وما طرأ عليه من تغيير – تكلفة الوحدة – معدل التالف أو المرتجع – حركة المخزون الراكد ).
- معدل أداء النظم والتنظيمات وذلك من خلال كفاءة وفاعلية وتكلفة الاتصال – تدفق المعلومات – حل المشكلات واتخاذ القرارات ).
مقاومة التغيير :
ترتبط فاعلية التغيير بقدرة الرئيس في إحداث هذا التغيير فردود الأفعال لمن يتأثرون بالتغيير قد يتميز بعدم التصديق أو المقاومة وتقييد المساهمات ويتطلب ذلك مجهوداًَ من المنظمات والمديرين في تخطيط عملية التغيير وإقناع العاملين به .
الأسباب الرئيسية لمقاومة التغيير :
اتفق خبراء الإدارة على أن هناك ستة أسباب رئيسية لمقاومة التغيير .
1. توقع النتائج السلبية :
إن الفرد أو الجماعة التي سيحدث لا للتغيير سوف تتأثر سلباً بذلك التغيير . ويقول أحد الخبراء (( التغيير يطلق كماً هائلاً كم مشاعر الخوف من المجهول وفقدان الحرية وفقدان الميزات أو المراكز فقدان الصلاحيات والمسئوليات وظروف العمل الجيدة والدخل المادي الجيد، فالتغيير التزام تغييرات من الموظفين لتعديل الأمور التي تعودوا عليها لمدة طويلة من الزمن .
2. الخوف من زيادة العمل :
يظن الموظفون أن التغيير سوف يؤدي بهم إلى أداء كم أكبر من العمل والحصول على عوائد أقل .
ويؤكد الخبراء أن مقاومة الموظفين للتغيير تكمن بصيغة أساسية في أن التغييرات الجوهرية تغير من الأوضاع الشخصية للموظفين في مؤسساتهم .

3. ضعف الاتصال :
عدم قيام الفرع بتوضيح أسباب التغيير للآخرين بفعالية كما أنها لا توضح بصراحة التوقعات المستقبلية المتوخاه من التغيير .
وفي بحث لأحد خبراء التغيير يقول إن معظم الشركات يقل توصيل معلوماتها عن التغيير بنسبة 100% والبعض الأخر بنسبة 10.000%عن الاتصال في المنظمات الفعالة حيث يقوم مدراء تلك المؤسسات بإلقاء الكلمات حول التغيير المقترح وتقوم الإدارة العليا بإرسال بعض المذكرات ولا يزيدون على ذلك مما يترك الموظفين في حالة من الحيرة حول متى وأين وكيف سيتم التغيير والأهم من ذلك الحيرة حول ما هو سبب التغيير .
4. الإخفاق في التماشي مع الفرع ككل :
يكمن الفشل في كون هيكل المؤسسة وأنظمة العمل فيها وتقنيتها ومهاراتها ومعلوماتها ومبادئ العاملين ( من ناحية القيم والمعتقدات والمعايير والاقتراحات ) ليست متوائمة مع جهود التغيير .
وبمعنى آخر يجب أن تكون الطرق والمناهج والعمليات والإجراءات ونظم التحفيز والهياكل والمفاهيم متوافقة مع فلسفة التغيير التطوير المطلوب، أي أنه يكون هناك اتفاقاً بين الفرع والعاملين على اكتشاف طرق وأساليب حديثة للعمل وتزويدهم بالتدريب اللازم على نحو يعزز من فكرة العمل الجماعي وروح الفريق ويدعم التوجيه الذاتي .
5. عدم مشاركة الأفراد في التغيير :
إن من يقاومون التغيير إنما يفعلون ذلك بسبب شعورهم بأن هذا التغيير مفروض عليهم بالقوة، وذلك لأن التغيير جاء من الخارج أنها أفكار أناس آخرين وتصوراتهم عن الكيفية المثلى لحدوث التغيير وغالباً ما يكون هؤلاء الناس من خارج المؤسسة ومن غير أعضاء الفرع ولا يكونوا على إدراك جيد أو حقيقي لظروف الآخرين العاملين والفنيين لتغيير فقط المطلوب اتباع النصائح وبدون أسئلة أو استيضاح أي المطلوب منهم تنفيذ البرامج بدون أسئلة .
6- عدم وضوح أهداف التغيير :
عندما تقرر الإدارة إجراء التغيير وتقوم بتنفيذه بدون وضع أهداف محدد لعملية التغيير ويتفق جميع خبراء الإدارة على أهمية الرؤية الملزمة فهي ضرورة لتوجيه الجهود وتعديل المسار وهي تلهم الأفراد الطموحين، لذلك إذا لم يتوفر للإدارة الفهم التام إلى أين تزمع أن توصل مؤسستك فالأفضل ألا تغيرها وأن تبقي في مكانك .
والخلاصة .. إن قدرة المؤسسة على التغيير يعتبر عاملاً رئيسياً في نجاحها في المدى القريب والبعيد .
وأن المؤسسات الأكثر نجاحاً في المستقبل هي تلك المؤسسات القادرة على إحداث التغيير السريع والفعال الذي ينطوي على تغييرات جوهرية تدوم طويلاً وتشمل النظام برمته.
دور الإدارة في الإعداد التغيير :
1. إشراك الناس في التغيير .
2. تزويد الناس بمعلومات مستمرة .
3. الأخذ في الاعتبار عادات العاملين وقيم العمل .
4. إشعال حماس العاملين في العمل والمشاركة.
5. استخدام أسلوب حل المشاكل .
6. كسب ثقة التنظيم غير الرسمي .
7. كسب ثقة التنظيمات النقابية .
8. دور البرامج التدريبية في إحداث التغيير .
9. الفصل بين تنفيذ الابتكار والمبتكرون أنفسهم حيث يجب البحث عن قائد التغيير .



العناصر اللازمة للتغيير :
1- على الإدارة تهيئة المناخ الصحي للتغيير وذلك بإيجاد الحاجة إلى التغيير أي لفت أنظار أولئك الذين تود إحداث التغيير لديهم وتستطيع الإدارة أن تستفيد من العمليات الإدراكية للعاملين وتساعدهم على رؤية الأحداث على حقيقتها بجوانبها الحسنة والسيئة ثم تفسيرها التفسير الواقعي الصحيح الذي يساعد على الاستجابة الملائمة.
2- يمكن للإدارة أن تنشر وتتبنى قيم سليمة بناءة بينها وبين العاملين قوامها الصراحة والأمانة والتعاون والمصلحة المتبادلة فالإطار ألقيمي السليم يساعد على توجيه التغيير الوجهة السليمة .
3- تستطيع الإدارة من خلال التعرف على اتجاهات العاملين الصحيحة وغير الملائمة أن تصنع التخطيط السليم للتغير وذلك عن طريق الاتصال الفعال والاجتماعات الدورية.
4- يمكن أن تستفيد الإدارة من دوافع العاملين في توجيهات نحو التغيير المطلوب وتقديم الإشباع الملائم عن طريق المشروع المناسب من الحوافز وإعطاء وإظهار المزايا التي يعملها التغيير لتقديم مزيد من الإشباع لحاجات العاملين برامج التغيير الناجمة تبدأ بالنتائج الواضحة المحسوسة وكلما حدثت هذه الأمور في وقت مبكر كلما كان ذلك افضل لتقديم مزيد من الإشباع لحاجات العاملين لبرامج لتغيير الناجحة تبدأ بالنتائج الواضحة المحسوسة وكما حدثت هذه الأمور في وقت مبكر كلما كان ذلك أفضل .
عناصر التغيير

	دوافع العاملين الملائمة للتعيير			الاتجاهات المواتية للعاملين تجاه التغيير		الإطار ألقيمي السليم للتغيير		الإدراك السليم التعيير

(( صورة من ص 116 من حلقات طارق السويدان))

نجاح التغيير
تزداد فرصة نجاح التغيير عندما يحدث الآتي :-

· يوضح القادة الأسباب المقنعة لضرورة التغيير .
· يتفق القادة على رؤية ممتازة للمنظمة ويقنعون الناس بها .
· يحقق التغيير نتائج سريعة وملموسة ولو كانت صغيرة .
· تدفق سيل من المعلومات عن التغيير من القيادة إلى القاعدة .
· يقود التغيير تحالف قيادي قوي متفق على الهدف من التغيير وخطواته الرئيسية .
· يشمل التغيير كل شئ دفعة واحدة وليس تغييرات جزئية أو متتابعة .
· يشارك الجميع بمعرفة التغيير المطلوب وإبداء الرأي فيه وفي مدى الحاجة له والخطوات الأساسية المطلوبة .
أخيراً ..إن قدرة المؤسسة على التغيير يعتبر عاملاً رئيسياً في نجاحها في المدى القريب والبعيد .
إن المؤسسة الأكثر نجاحاُ في المستقبل هي تلك المؤسسات القادرة على إحداث التغيير السريع والفعال الذي ينطوي على تغييرات جوهرية تدوم طويلا وتشمل النظام برمته .








[/RTL]