الموضوع: قواعد إعداد الهياكل التنظيمية
قواعد إعداد الهياكل التنظيمية
1 - الهيكل التنظيمى ووظيفة التنظيم الإدارية
أولا: مفهوم الهيكل التنظيمي
تتعدد التعريفات الخاصة بالهيكل التنظيمي وذكره علماء الإدارة في أكثر من صيغة ، وتتمحور اغلب التعريفات على انه شكل وإطار التسلسل الإداري للمؤسسة يوضح فيه مواقع الوظائف وارتباطاتها الإدارية والعلاقات بين الأفراد كما يوضح خطوط السلطة والمسؤولية داخل التنظيم، حيث يستطيع الناظر إلى الهيكل التنظيمي لأي مؤسسة التعرف على الوحدات والأقسام داخل المؤسسة والمسؤوليات والسلطات فيها .
يعرف الهيكل التنظيمي بأنه الآلية الرسمية التي يتم من خلالها إدارة المنظمة عبر تحديد خطوط السلطة والاتصال بين الرؤساء والمرؤوسين
ويعرف أيضا بأنه نظام للسلطة والمساءلة والعلاقات بين الوحدات التنظيمية الذي يحدد شكل وطبيعة العمل اللازم للمنظمة
كما أن البعض سماه (البنيان التنظيمي ) وعرفه كالآتي : " إطار يوضح التقسيمات أو الوحدات أو الأقسام الإدارية التي تتكون منها المنظمة مرتبة على شكل مستويات فوق بعضها البعض ، تأخذ شكل هرم يربطها خط سلطة رسمية تنساب من خلاله الأوامر والتعليمات والتوجيهات من المستوى الأعلى أو الأدنى ومن خلاله توضح نقاط اتخاذ القرارات ومراكز السلطة والمسؤولية
وسماه البعض بالهرم التنظيمى وذلك لأن الهيكل التنظيمى يوضح العلاقة بين التقسيمات التنظيمية المكونة للمنظمة من حيث تبعية كل تقسيم ومكوناته من التقسيمات الأدنى وسلطة ومسئولية كل تقسيم .
ثانيا: مفهوم التنظيم :
يعتبر التنظيم الوظيفة الثانية من الوظائف الإدارية ويعتبر التنظيم أهم موضوعات الإدارة فالعلماء يطلقون على الإدارة علم التنظيم.
والتنظيم هنا يقصد به كل عمل يتم بموجبه تحديد أنشطة/ وظائف المنظمة كالوظيفة المالية والتسويقية وتحديد إداراتها ( كالإدارة المالية وإدارة التسويق ) ، وأقسامها ولجانها، وعلاقات هذه المكونات مع بعضها البعض من خلال تحديد السلطة والمسئولية، التفويض، والمركزية واللامركزية،ونطاق الإشراف.. وغيرها في سبيل تحقيق الهدف.
التنظيم كوظيفة إدارية:
حيث تتضمن عملية التنظيم توزيع مهمة وسلطة تنفيذ هذه الأنشطة على العناصر الإنسانية المناسبة التي تحت رئاسة المدير ضمن هيكل تنظيمي منسق ومحدد .
وبالتالي فان وضع الهيكل التنظيمي هي المهمة الأساسية لعملية التنظيم حيث من خلالها أي عملية التنظيم يتم تحديد الوظائف وإداراتها وأقسامها ومجالسها ولجانها للمنظمة ، وأيضا تحديد المهام والصلاحيات والمسؤوليات ونطاق الإشراف والمستويات الإدارية والهرم التنظيمي والمركزية واللامركزية في الإدارة أي باختصار بناء الهيكل التنظيمي
تعريف التنظيم :
وظيفة إدارية يتم بموجبها تحديد أو تصميم الإطار أو الهيكل الذي من خلاله تنظم وترتب جهود جماعة من الأفراد ، وتنسق في سبيل تحقيق أهداف محددة وهذا يستدعي تحديد عدد ونوع الأنشطة اللازمة لتحقيق الأهداف ثم تحديد الأفراد المكلفين والمسئولين عن تنفيذ الأنشطة وتحديد العلاقات بينهم من حيث المهام والمسؤوليات والصلاحيات.
والتنظيم عبارة عن " عملية حصر الواجبات والنشاطات المراد القيام بها وتقسيمها إلى اختصاصات الأفراد ، وتحديد وتوزيع السلطة والمسؤولية وإنشاء العلاقات بين الأفراد ، بغرض تمكين مجموعة من الأفراد من العمل بانسجام وتناسق لتحقيق الهدف".
فالهيكل التنظيمي هو الذي يترجم عملية التنظيم الإدارية وهواهم أركانها وهما من التلازم ما قد يشار إلى احدهما بالأخر .
أما خطوات عملية التنظيم :
1- تحديد هدف المؤسسة.
2- تحديد الأنشطة الضرورية لتحقيق الأهداف والسياسات والخطط الموضوعة.
3- تجميع الأنشطة المتشابهة في وحدة وظيفية.
4- تجميع الوحدات الوظيفية المتشابهة في وحدة إدارية.
5- تجميع الوحدات الإدارية المرتبطة مع بعضها في وحدة رئاسية "وحدة إدارية عليا"
6- تفويض رئيس كل مجموعة السلطة الضرورية لأداء هذه الأنشطة
7- ربط هذه الأنشطة والوظائف والإدارات مع بعضها أفقيا وراسيا من خلال علاقات السلطة والمسؤولية للوحدات المرتبطة راسيا ، وعلاقات التعاون للوحدات المرتبطة أفقيا.
8- رسم الهيكل التنظيمي الذي يوضح الوظائف والسلطات والعلاقات
9- إعداد الوصف والتوصيف الوظيفي لكل وحدة وظيفية
10- تحديد إجراءات القيام بكل وظيفة
عناصر عملية التنظيم كالآتي :
• أنشطة وأعمال متعددة
• عناصر إنسانية ( رؤساء مرؤوسين ...
• هيكل تنظيمي
• تحديد دور كل عنصر وواجباته
• نظم وإجراءات تطبيق العمل
• يأخذ الهيكل التنظيمي شكل هرمي .
فوائد التنظيم:
لاشك أن للتنظيم فوائد متعددة يمكن توضيح أهمها في الآتي:
• توزيع الأعمال والأنشطة بشكل عملي.
• يقضي التنظيم على الازدواجية في الاختصاصات.
• يحدد التنظيم العلاقات بين العاملين بشكل واضح.
• يخلق التنظيم تنسيقاً واضحاً بين الأعمال.
ومن هنا نجد أن الهيكل التنظيمي احد العناصر الرئيسية لعملية التنظيم
قواعد اعداد الهياكل التنظيمية – القاهرة
مقدم الدورة : أكاديمية السادات للعلوم الادارية – المركز الرئيسي بالقاهرة
موضوعات الدورة :
o الهيكل التنظيمي والهيكل الوظيفي
o اصول اعداد الهياكل... (مشاركات: 2)
برنامج تدريبي مكثف يتناول شرح عمليات البحث والتطوير في الاغذية والمشروبات في صناعة الضيافة والعوائد المتحققة من عمليات البحث والتطوير على طرق الانتاج والتخزين والعرض والتقديم للاغذية والمشروبات. وعلاقة البحث والتطوير في هذا المجال بموضوعات الاستدامة وادارة الهدر والطاقة
ورشة تدريبية مكثفة تساعدك في التعرف على النظام الحديث في تأمين المعاملات المالية والتجارية - البلوك تشين - والتي يتوقع له ان يكون مستقبل التكنولوجيا المالية والتجارية وشرح اهم تطبيقاته الحالية والمستقبلية
برنامج تدريبي يؤهلك لفهم الترابط بين الاستراتيجيتين التسويقية والبيعية وتصميم الهيكل التنظيمي الأمثل لقسم المبيعات علي مستوي الشركة وتحديد عدد أفراد فريق المبيعات ونشره علي المناطق البيعية المختلفة وتصميم وإدارة المناطق البيعية بكفاءة وطرق التنبؤ بالمبيعات لفترات مستقبلية
برنامج تدريبي متخصص يتناول موضوع اعداد دليل التشغيل للمطاعم والفنادق مع التطبيق العملي اثناء الدراسة ويتناول المواصفات القياسية لتشغيل المطاعم والمقاهي وإجراءات التشغيل القياسية ودليل تشغيل المطاعم والمقاهي وحدة المنافسة ودليل الموظف الجديد ودورة الاغذية – قواعد واجراءات تداول الاغذية ونظام تحليل النقاط الحرجة لسلامة الأغذية HACCP وقواعد الأمن والسلامة فى العمل واجراءات الأمن السلامة في العمل ودليل إعداد وتجهيز المنتجات ومواصفات الجودة للخامات الاساسية وسلاسل الامداد والعديد من الموضوعات المرتبطة بإعداد دليل تشغيل المطاعم والمقاهي
برنامج تدريبي متخصص يساعدك على فهم كيفية تصميم الأنظمة الأمنية مثل بوابات التحكم وبطاقات الدخول وأنظمة مراقبة الفيديو والمراقبة الذكية وأنظمة كشف التسلل والتنبيه ومستشعرات الأمان والبوابات الأمنية.