كيف تقود اجتماعات العمل؟
(القيادة هي الحل الوسط بين توجيه الاجتماع وتركه يذهب مع التيار بدون تحكم، وراء أي اجتماعات ناجحة قيادة ناجحة).
هذا ما توصلت إليه كلية إدارة الأعمال بجامعة هارفارد الأمريكية الشهيرة، والتي نتعلم ـ عزيزي القارئ ـ أنه لكي تقود الاجتماع يجب أن تدرك مراحل انعقاد الاجتماع الذي يحتوي على ثلاث مراحل متميزة هي الافتتاح والعمل والختام, ولكل مرحلة منها مهام وخصائص.
أولًا ـ مرحلة افتتاح الاجتماع:
على قائد الاجتماع أن يتأكد قبل بدء الاجتماع من أنه تم إطلاع الأعضاء على المرجعيات والمعلومات الضرورية, ثم يخطط لجدول الأعمال بما يضمن اجتماع منظم يغطي كل القضايا, ثم يجهز ويوزع أوراق موجزة لتنظيم الاجتماع ويحدد الغرض لحفظ الوقت من الضياع في التفاصيل، أو مراجعة المعلومات الواقعية خلال الاجتماع, وحينما ينتهي من التحضير للاجتماع يبدأ الأنعقاد.
وهناك نصائح ينصح بها "روبرت كريتيندون" من خلال خبرته العملية الطويلة؛ لبدء الاجتماع يمكنك الالتزام بها لتجعل اجتماعاتك سلسة ولتوفر الوقت، منها:
1- قم دائمًا بتحضير جدول الأعمال، وليكن في تتابع منطقي للبنود؛ لأنك إن لم تفعل ذلك فإنك ستضيع الوقت في قضايا لم تتضح بعد؛ مما يسبب تكرارًا لا ضرورة له.
2- لا تحول قاعة الاجتماع إلى مكان للحديث في الهاتف، يجب أن يترك الأعضاء هواتفهم المحمولة في الخارج إذا كان ممكنًا.
3- استخدم لوحات يمكن تسجيل الأفكار الرئيسية عليها، ويمكن لأى شخص رؤيتها داخل الاجتماع.
4- لابد من توظيف مساعد يحافظ على استمرارية الاجتماع، ويركز على الوقت؛ حتى لا ينسحب الوقت من بين يديك في المناقشة دون إتخاذ القرار.
كذلك ابدأ الاجتماع بنقاش مختصر لتتأكد بأن الاعضاء كلهم على علم بجدول الأعمال والأهداف والنتائج المرجوة، ثم أدخل أية تعديلات تراها ضرورية.
ثانيًا ـ مرحلة إنعقاد الاجتماع:
يتوقف نجاح إدارة الاجتماع في هذه المرحلة على مدى جودة الإعداد لها في المرحلة السابقة, وفيما يلي بعض القواعد والإرشادات الأساسية، والتي إن أتقنتها ستصبح محترفًا في قيادة الاجتماعات:
1-لا تخرج عن جدول الأعمال:
تلك هي القاعدة الأولى, لقد وضعت في هذا الجدول عملك التحضيري كله وما تراه جديرًا بتحقيق نجاحه, لذلك عندما تبدأ دورة العمل لا تحاول التطرق إلى نقاط من خارج جدول الأعمال, حافظ على مسارك الصحيح ما استطعت إلى ذلك سبيلَا, وإن خرجت عن هذا المسار ستفقد التركيز، ولن تنال من جراء ذلك إلا مضايقة كل من في القاعة تقريبًا.
احرص على أن تكون وجهات النظر جميعًا مسموعة, من موقعك القيادي ينبغي أن تستمع إلى آراء الجميع، إن لم تفعل فسوف تجد بعد الاجتماع مشاركين غاضبين يخبرونك ـ أو ما هو أسوأ من ذلك يخبرون الآخرين ـ أنهم شعروا بأن آراءهم مهملة, لذلك اطلب معلومات من الأعضاء الذين لم يشاركوا في المناقشة في كل فسحة للاستراحة من الاجتماع، أو عند الانتهاء من كل بند من بنود جدول الأعمال في الحد الأدني.
2-حافظ على بقاء التركيز في الاجتماع:
من المهم وأنت تطلب من الجميع إبداء آرائهم أن تحافظ على بقاء التركيز في الاجتماع في الأعمال قيد المناقشة, ويمكنك فعل ذلك من خلال تلخيص واستعراض سير أعمال الاجتماع بين الحين والآخر, سجل الآراء التي سمعتها تحت عناوين معينة, وأعطِ إضاءة عند الانتقال من بند إلى آخر أو من هدف إلى الهدف التالي, وتوقف على فترات لتخبر الجماعة أين كانوا وأين هم الآن وإلى أين يمضون, فكل هذه الأفعال تساعدك على الحفاظ على التركيز المطلوب من الجماعة.
3-لا تنسَ أنك القائد:
يتعين عليك أن تكون واعيًا لذاتك بأنك القائد ومدركًا للمسؤوليات المترافقة مع القيادة في كل لحظة، فالطريقة التي بها تتصرف من وحي كونك قائدًا ووسيطًا؛ لتسهيل أمور من شأنها أن تخلق بيئة تشجع الجميع على تقديم إسهاماتهم وإبقاء المناقشات في مسارها الصحيح.
وإليك بعض النقاط التي ينبغي أن تتذكرها وأنت تقود الاجتماع:
· راقب مستوى مشاركتك في الاجتماع، واحرص على ألا تهيمن على المناقشات.
· افسح المجال لأولئك الذين يشعرون بالخجل ويؤثرون الصمت؛ ليقدموا ما لديهم من مساهمة، وسيطر على الذين يكثرون من المقاطعة.
· كن إيجابيًّا ومشجعًا إزاء ما يقوله الآخرون, وتدخل فورًا إذا أراد أحد المشاركين الهجوم على ما يقوله آخر أو يوجه نقدًا لاذعًا له.
· امدح طريقة سهلة ومؤثرة لإسعاد الآخرين، وقم بنقد الآراء وليس الأشخاص.
· تذكر أن الصمت لا يعني دومًا أن المرء لا يريد المشاركة, وكن حساسًا إزاء رغبة المرء للاستماع، وتوجه إلى الذين لم يقدموا شيئًا إذا رأيت ذلك مناسبًا.
· لا تتعجل التصويت أو اتخاذ قرار ما قبل أن تستمع إلى وجهات نظر الجميع.
· لتكن الآراء والملاحظات التي تسجلها واضحة يستطيع الجميع رؤيتها.
· إذا ما كان هناك حاجة لعقد اجتماع آخر، فيمكنك التوصل إلى عقد اتفاق بشأن الغرض من الاجتماع وما يجب عمله من جانب الحاضرين قبل عقده.
ثالثًا ـ مرحلة اختتام الاجتماع:
غالبًا ما يقلل المديرين من شأن ابتداء الاجتماع وإنهائه ولا يرون فيها أهمية, لكن الأمر ليس كذك, فالبداية لأي اجتماع مهما كان نوعه هي التي ترسم الإيقاع له، والخاتمة هي التي تحقق الغرض منه، وإليك أهم قواعد ختم الاجتماع:
1-سجل الأشياء المهمة في الاجتماع:
ليكن لديك كاتب يدون الملاحظات المهمة، مثل البنود الرئيسية لجدول الأعمال، والنقاط المهمة البارزة أثناء المناقشات، والقرارات المتخذة، والمسؤوليات التي تم الاتفاق بشأنها لما بعد الاجتماع، إضافة إلى أسماء الأشخاص الذين يتولون هذه المسؤوليات ومدد تنفيذها.
2-إنهاء الاجتماع في الوقت المحدد:
إن إنهاءك للاجتماع في الوقت المحدد لإنهائه يجعلك تحافظ على الثقة ويكسبك تقدير وعرفان المشاركين جميعًا, فإن كنت ممن يجدون صعوبة في إنهاء الاجتماع في وقته المحدد جرب الأفكار التالية:
· اطلب إلى أحد أفراد الجماعة أن يقوم بدور المؤقت.
· ذكر الجماعة بين الحين والآخر بما يتبقي من وقت، وبالبنود المتبقية من جدول الأعمال والتي ينبغي تغطيتها.
· إن شعرت بحاجة لتمديد مدة الاجتماع، حدد موعدًا لاجتماع قادم لمعالجة البنود المتبقية.
3-إنهاء الاجتماع في وقت مبكر إن أمكن:
لا أحد إطلاقًا يعترض على إنهاء الاجتماع مبكرًا, ولكن ثمة حالات قليلة العدد يفضل فيها إنهاء الاجتماع مبكرًا:
· إذا تم إنجاز كل شئ يفضل عدم البقاء في قاعة الاجتماع لمجرد انتظار موعد الانتهاء المحدد, فهذا الوضع غير مقبول ومزعج، أرسل الجميع في حال سبيلهم فور الانتهاء من الاجتماع.
· إذا كانت الجماعة تعاني بعض المتاعب عند مناقشة البند الأخير من جدول الأعمال, فهذا الوضع علامة على تضاؤل في الانتباه أو الطاقة, عندئذ يكون من الأفضل أن تحصل على موافقة الجميع على استكمال هذا البند في موعد آخر.
4-قدم تلخيصًا لمجريات الاجتماع:
في هذه المرحلة يصل الاجتماع إلى نهايته, ويمكن للقائد نفسه أو لأحد المشاركين أن يقوم بهذه الوظيفة, وينبغي هنا إعادة ذكر النقاط المهمة والقرارت والخطوات التالية بما في ذلك أسماء الأفراد والمهام التي سيقومون بها, وأخيرًا اجعل الجميع يشعرون بأن نهاية الاجتماع قد اقتربت:
1- لخص بإيجاز ما تم إنجازه, وضح للجماعة خطوات ما بعد الاجتماع، بنود خطة العمل, ومن المسؤول عن كل بند وخطة الاتصال والمواعيد وما شابه ذلك.
2- حدد موعدًا للاجتماع القادم إن لزم الأمر.
3- اطلب إلى الجماعة تقديم تقييم للاجتماع إذا كان ثمة وقت لذلك, وإن لم يتبق لديك وقت, أخبرهم أنك سوف تطلب إليهم ذلك عبر البريد الالكتورني أو عبر رسالة ورقية، أو بشكل غير رسمي إذا كانت الجماعة صغيرة العدد.
4- أعرب عن شكرك لمن شارك في الاجتماع.
لائحة معطيات للتخطيط للاجتماع
استعن بهذه اللائحة في سبيل التأكد من تغطيتك للخطوات المهمة كافة أثناء الإعداد لاجتماع فاعل ومؤثر.
هل فعلت ما يلي :
هل ....
1- حددت الغرض من الاجتماع؟
2- حددت أهداف الاجتماع؟
3- انتقيت المشاركين وحددت أدوارهم؟
4- حددت عملية صنع القرار مثلاً (من قائد الجماعة أو بالأغلبية, أو بالإجماع)؟
5- قررت أين ومتي تعقد الاجتماع وتأكدت من توافر المكان؟
6- حددت التجهيزات اللازمة وتأكدت من توافرها؟
7- أبلغت المشاركين بالموعد والمكان؟
8- وضعت جدول أعمال تمهيدي وذكرت فيه الغرض والأهداف بوضوح؟
9- وزعت جدول الأعمال على المشاركين الرئيسيين وغيرهم من أصحاب المصلحة واستمزجت آراءهم قبل الاجتماع؟
10- وضعت الصيغة النهائية لجدول الأعمال ووزعته علي المشاركين؟
11- أرسلت إلى المشاركين أية تقارير أو أشياء بحاجة للتحضير؟
12- تحققت بأن جميع الأشخاص الرئيسيين سوف يحضرون؟
13- أعددت نفسك للاجتماع مثل (تحضير أجهزة الإسقاط الرأسي والنشرات التي ستوزعها على المشاركين)؟
كيف تقود اجتماعات العمل؟
رد مع اقتباس
