قبل البدء بتعريف التنظيم يجب التمييز بين اصطلاح المنظمة واصطلاح التنظيم. فالمنظمة هي عبارة عن نظام أو وحدة اجتماعية يتم تصميمها على شكل تنظيمي معين وذلكم لتحقيق أهداف محددة. وهناك أنواع متعددة للمنظمات المنظمات الصناعية والتجارية والزراعية والخدمات. في حين أن التنظيم هو إحدى الوظائف الإدارية للمنظمة وهو يتضمن تحديد أوجه النشاطات المختلفة في المنشأة وتوزيعها على العناصر الإنسانية فيها. هذه الوظيفية لها أهميتها نظراً كونها تربط بين وظائف المنشأة المتخلفة من إنتاج وتسويق ومالية وأفراد وغيرها من أجل تحقيق أهداف المنشأة. وتحتاج كل منشأة إلى تنظيم إداري حتى تتمكن من توزيع العمل بين العاملين فيها بشكل يوضح علاقتهم بعضهم ببعض ويحدد السلطات والمسؤوليات لكل منهم.
تتفق معظم التعاريف على أن التنظيم هو الإطار الذي يتم بموجبة ترتيب جهود جماعة من الأفراد وتنسيقها في سبيل تحقيق أهداف محددة، ويتطلب هذا تحديد النشاطات المطلوبة لتحقيق تلك الأهداف وتحديد الأفراد المسؤولين عن القيام بهذه النشاطات وكذلك تحديد الإمكانات والموارد التي سيستخدمها هؤلاء الأفراد، وتوضيح العلاقات الإدارية بينهم من حيث السلاطة والمسؤولية.
وقد ركز رواد الفكر الإداري الأوائل على تصميم الهيكل التنظيمي أي على الشكل الرسمي للعلاقات والمستويات الإدارية وخطوط الاتصال والحدود الفاصلة بين الوحدات التنظيمية. بينما ركز رواد الفكر الإداري الحديث على العنصر الإنساني والتفاعلات المختلفة التي يحدثها داخل الهيكل التنظيمي.
والتنظيم هو الوظيفة الثانية بعد التخطيط ويعتمد عليه. وهو يتضمن تقسيم العمل وتصميمه والتنسيق بين أجزائه.