ثامن عشر/توثيق الشهادات الدراسية وترجمتها ومنح إشعارات بنتائج الفصل الدراسي الأول:

أولاً : التصديق على أصول الوثائق الدراسية وصورها وترجمتها:

1. تختص كل إدارة تربية وتعليم بالتصديق على أصول الوثائق الصادرة عن مدارسها فقط وفي كافة المراحل الدراسية ، و على صور تلك الوثائق بعد التأكد من مطابقتها للسجلات مع الختم على الصور بـعبارة (صورة طبق الأصل) مع مراعاة أن تكون المصادقة ( بتوقيعٍ حي ).
2. يتم توعية أولياء الأمور بأن عليهم اعتماد وثائقهم الدراسية من إدارات التربية والتعليم ثم توثيقها من إدارة التصديقات بوزارة الخارجية أو أحد فروعها بالمملكة قبل مراجعة سفارة الدولة المقصود السفر إليها ، أما وثائق طلاب دول مجلس التعاون الخليجي المُغادرين لدول المجلس فيُكتفى باعتمادها من إدارات التربية والتعليم.
3. على مديري التربية والتعليم في المناطق والمحافظات إرسال أسمائهم و نماذج تواقيعهم ومن يُنيبونهم ونموذج الختم الرسمي المعتمد للإدارة لوكيل وزارة الخارجية للشؤون القنصلية لاعتمادها ، وتحديثها سنوياً وكلما دعت الحاجة لذلك مع تزويد الإدارة العامة للاختبارات والقبول بنسخة منها.
4. لايتم التصديق على إشعارات نتائج الاختبارات القصيرة أو إشعارات الإكمال ولا على صور إفادات الانتظام.
5. تصدق كل جهة على ترجمة الوثائق الصادرة عنها شريطة أن تكون الترجمة معدة من الجهة ذاتها.
6. لايُضفي التصديق مشروعيةً على أي وثيقة باطلة ، ولا على أي تعديل غير نظامي في الوثيقة ، ولا يُعفي المتسببَ في شئٍ من ذلك من المساءلة.
7. الوثائق الدراسية الصادرة من المدارس السعودية في الخارج إذا لم تكن معتمدةً من الملحق الثقافي السعودي أو من السفارة فيتم إرسالها عن طريق إدارات التربية والتعليم إلى الإدارة العامة للمدارس السعودية بالخارج لاعتمادها .
8. الوثائق الدراسية الصادرة من المدارس الأجنبية ( العالمية ) ، أو من أقسام اللغة الإنجليزية في مدارس المنارات و غيرها ، أو من مدارس الجاليات يتم اعتمادها من قبل الإدارة العامة للتعليم الأهلي والأجنبي بالوزارة والأقسام المرتبطة بها في إدارات التربية والتعليم.
9. تقوم إدارات التربية والتعليم بترجمة شهادات وكشوف درجات طلابها الذين يرغبون مواصلة دراستهم في دول أجنبية ، واعتمادها من قبل مدير التربية و التعليم .
10. يتولى قسم الترجمة في الإدارة العامة للعلاقات الخارجية بالوزارة ترجمة الشهادات الدراسية الخاصة بالطلاب الذين حصلوا على وثائقهم من خارج المملكة.
ثانياً /منح الطلاب الراغبون بإكمال دراستهم بالخارج إشعارات بنتائجهم في الفصل الدراسي الأول

1. الطلاب في المرحلة الابتدائية الذين درسوا الفصل الدراسي الأول بالمملكة ويرغبون مواصلة دراستهم في الفصل الدراسي الثاني بالخارج يُصدَّق لهم السجل الخاص بإشعارات المهارات التي أتقنوها في المواد التي درسوها ، و يُعتمد من قبل المدرسة وإدارة التربية والتعليم قبل توثيقه من وزارة الخارجية والسفارة.
2. الطلاب في المرحلتين المتوسطة والثانوية الذين أدوا اختبار الفصل الدراسي الأول داخل المملكة ويرغبون مواصلة دراستهم في الفصل الدراسي الثاني خارجها يُمنحون إفادةً بانتظامهم في الدراسة في الفصل الدراسي الأول ، وكشفاً بالدرجات التي تحصلوا عليها يُطبع عن طريق برنامج الحاسب الآلي ويُكتب على الكشف عبارة ( هذا الكشف مجرد إشعار بمستوى الطالب التحصيلي في الفصل الدراسي الأول ولا يعني نجاحه أو رسوبه) ، و يُعتمد من مدير المدرسة وإدارة التربية و التعليم قبل توثيقه من وزارة الخارجية والسفارة .