الموضوع: تحديد اجراءات العمل وأهدافها وفوائدها وعيوبها
تحديد اجراءات العمل وأهدافها وفوائدها وعيوبها
تحديد الإجراءات:
عند إنشاء إدارة أو قسم جديد في منشأة ما، فإن الواجب يقتضي أن يقوم الرئيس الإداري بإجراء دراسة تنظيمية معينة لتحديد الإجراءات اللازمة للقيام بأعمال الإدارة أو القسم الجديد، وبتصميم إجراءات جديدة مناسبة لإنجاز الأعمال، ولكن الذي يحدث في كثير من الأحيان هو أن تنقل الإجراءات المتبعة في إدارة ما إلى الإدارة الجديدة عندما تكون أعمالها متشابهة في تلك المنشأة، دون الأخذ بعين الاعتبار أن الإجراءات المنقولة من تلك المنشأة قد تكون قديمة ومعقدة وطويلة وغير مناسبة أحياناً لأعمال الإدارة الجديدة. وقد يحدث أن تكون المنشأة التي أخذت منها الإجراءات قد نقلت إجراءاتها من منشأة أخرى. وحيث أن من طبيعة الإجراءات أن تنمو وأن تزيد خطواتها وتطول مع مرور السنين، ولذا فإننا نجد أن الإجراءات المبسطة التي وضعت أساساً للمنشأة الأولى، أخذت تطول وتعتقد فيما بعد، لدرجة أن المعاملات أصبحت تمر في العديد من الخطوات غير الضرورية وأخذت تحتاج إلى وقت أطول أكثر بكثير من الوقت السابق الذي حدد لها.
والإجراءات وخطواتها التفصيلية لا تكون في غالب الأحيان مكتوبة، وقد تكون في بعض الأحيان مكتوبة ومحددة بشكل تفصيلي أو موجز في دليل الإجراءات وتنظيم الإدارة يرجع إليه الموظفون عند الحاجة ويصار إلى تعديله عندما تحدث تغييرات على تنظيم وإجراءات العمل في المنشأة.
أهداف وفوائد الإجراءات
1 - الإسراع في إنجاز المعاملات:
أن التحديد المسبق للخطوات المتسلسلة التي تمر فيها المعاملات يؤدي إلى الإسراع في إنجاز الأعمال، ويقلل من أوقات الانتظار على مكاتب الموظفين لأجل معرفة الخطوات التي يجب أن تمر فيها المعاملة، ويؤدي ذلك بالتالي إلى الإسراع في إنجاز المعاملات.
2 - تحسين الخدمات المقدمة للجمهور:
إن السرعة في إنجاز المعاملات وعدم تكديسها وانتظارها أياماً وأسابيع على مكاتب الموظفين من شأنه أن يقدم خدمة أفضل لجمهور المنتفعين.
3 - توحيد أداء الأعمال الكتابية في المكاتب:
تحدد للأعمال المتشابهة إجراءات عمل موحدة وتؤدي بنفس الطريقة عندما تتكرر تلك الأعمال، ويؤدي ذلك إلى توحيد الأعمال الكتابية في المكاتب.
4 - تخفيض نفقات الأعمال الكتابية:
إن اعتماد إجراءات موحدة للمعاملات المتشابهة يؤدي إلى تصميم نماذج موحدة لها، مما يؤدي إلى تحقيق بعض التخفيض في نفقات القيام بالأعمال الكتابية.
5 - التقليل من المجهود الفكري للموظفين:
تساهم الإجراءات فلي التقليل من المجهود الفكري والعصبي للموظفين، فالرئيس الإداري يقوم بوضع سياسة موحدة وإجراءات موحدة لمعالجة الموضوعات المتشابهة من المعاملات، ويقوم الموظفون التنفيذيون بتنفيذ تلك السياسة ولا يتوقفون - أثناء قيامهم بالأعمال - للتفكير ملياً في الإجراءات التي سيتخذونها على المعاملة في كل مرة تمر عليهم ولا يرجعون للرئيس الإداري إلا في الحالات الاستثنائية.
6 - تجنب الفوضى في القيام بالأعمال في المنشأة :
إن وضع سياسات وإجراءات محددة لمواجهة الحالات والاحتمالات التي توجه سير العمل في المنشأة، واتباع الموظفين لها عند قيامهم بأعمالهم، يؤدي إلى القيام بالأعمال بشكل متجانس ويقضي على الفوضى والارتجالية في المنشأة وذلك عندما يسمح لكل موظف أن يقوم بتنفيذ الأعمال حسب طريقته الخاصة.
7 - أحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال:
إن وجود خطوات متسلسلة ومحددة لسير المعاملات ضمان بأن تنفذ كل المعاملات حسب الطريقة المقررة لها سلفاً، ويقلل ذلك من فرص الخطأ والنسيان عند القيام بالأعمال، ويساعد الإدارة على إحكام الرقابة على تنفيذ الأعمال.
8 - رفع الحالة المعنوية للموظفين:
إن اتباع إجراءات حديثة ومبسطة عند القيام بالأعمال، يؤدي إلى التقليل من التذكر بين الموظفين، وينتج التذمر عادة من كثرة العمل الروتيني الذي يقوم به الموظف، وأن تبسيط الأعمال وتخفيفها من شأنه أن يساعد على رفع معنويات الموظفين وزيادة حبهم لأعمالهم.
عيوب الإجراءات
تستخدم الإجراءات استخداماً سيئاً وغير سليم في بعض الحالات، فتصبح الإجراءات مع مرور الزمن طويلة ومعقدة وتؤدي إلى تأخير إنجاز الأعمال وإلى تذمر المواطنين منها، ويطلق على الإجراءات الطويلة والمعقدة في بعض البلدان العربية اصطلاح الإجراءات الروتينية أو “الروتين” وكلمة روتين أصبح لها مفهوماً، عند المواطنين والموظفين غير المفهوم الحقيقي والعلمي لها، فروتين العمل ما هو أساساً إلا إجراءات العمل، والروتين يعني سلسلة من الخطوات التي تمر فيها المعاملة عند القيام بالعمل، وتؤدي كل خطوة من الخطوات (التي تمر فيها المعاملة) بنفس الترتيب، وبنفس الطريقة، في كل مرة تتكرر فيها المعاملة.
والروتين حسب المفهوم الشائع والسلبي عند المواطنين والموظفين يؤدي إلى تأخير المعاملات تأخيراً غير طبيعي، لذا فإنه يعتبر من الأمراض الإدارية التي يعاني منها الكثير من المنشآت، والروتين بتوحيده للعمليات والقرارات لكل نوع من الأعمال المتشابهة، من شأنه أن يقلل من التفكير، بالنسبة للموظفين والإداريين في الأعمال التي يقومون بها.
مفهوم الإجراءات:
تقوم كل وزارة أو إدارة من الوزارات والإدارات الحكومية، وإدارات الشركات الخاصة بأنواع متعددة من العمليات والأعمال الكتابية لأجل إنجاز معاملاتها، ويطلق على هذه الأنواع من الأعمال... (مشاركات: 1)
منقول من شركة سورية
المأمورية ( مهمة العمل )
تعريف المأمورية : هي أي نشاط يُكلف به العامل بحيث يتم تنفيذه خارج حدود الشركة سواء كان ذلك خلال مواعيد العمل الرسمية أو خارج غير مواعيد العمل الرسمية.... (مشاركات: 0)
يتم عادة رفع غيار يوم العمل أولاً بأول من الإدارة المباشرة للموظف إلى مدير الإدارة أو المدير العام .
يتم تحويل المذكرة إلى إدارة الموارد البشرية لتطبيق اللائحة المعمول بها .
يتم خصم أجر يوم العمل... (مشاركات: 0)
اهلا بكم
الدليل المرفق يشرح لكم
اجراءات خدمة اعتماد عقود العمل المشروطة . وزارة العمل الاماراتية (مشاركات: 0)
مفهوم المركزية :تعني المركزية ( أسلوب إداري يؤدي إلى تجميع السلطات بيد عدد محدود من الأفراد في المنظمة ) . هذا معنى المركزية في المنظمة ، أما معناها على مستوى الإدارة العامة هو ( أسلوب من أساليب... (مشاركات: 0)
شهادة تدريبية متخصصة تهدف لتأهيل المشاركين على تطبيق الضوابط في العمليات المحاسبية، والتعرف على ادوار ووظائف قسم المحاسبة، كذلك تصميم الدورات المهنية للأعمال المؤسسية لتحقيق ضوابط افضل، وتطبيق تقسيم المهام والضوابط الداخلية في قسم المحاسبة والعمليات المتعلقة بها، بالاضافة الى تدريب المشاركين على تقليل احتمالية التعرض للاحتيال في المؤسسة والامتثال لمتطلبات اعداد التقارير الخارجية للسلطات الحكومية وشبه الحكومية.
برنامج يتناول موضوع ادارة نظم المعلومات الصحية والمفاهيم الأساسية لنظم المعلومات الصحية وأمن نظم المعلومات الصحية والصحة الإلكترونية والتحول الرقمي وتطبيق أمن وحماية نظم المعلومات الصحية والتطبيقات الحديثة في الصحة الإلكترونية
اول شهادة تدريبية باللغة العربية في مجال انجاز عملية التحول الرقمي في شركتك حيث يسلط هذا الدبلوم التدريبي الضوء على استراتيجية التحول الرقمي والفوائد التي تحققها الشركات من هذا التحول والاستراتيجية الادارية في التحول الرقمي والمراحل الاستراتيجية للتحول الرقمي وتطبيقات التحول الرقمي مثل الشمول المالي والأمن السيبراني وتكنولوجيا بلوك تشين والحوسبة السحابة والبيانات الضخمة وانترنت الاشياء وتقنيات الواقع الافتراضي والذكاء الاصطناعي
دورة تدريبية مكثفة تهدف الى تعريف المشاركين بموضوع ادارة المخاطر، والاشكال الثلاثة للمخاطر، وكيفية تحديد اهداف ادارة المخاطر، وتحليل تلك المخاطر، وكذلك تقسيم وتصنيف المناطق الخطره، ومعرفة خطوات عملية ادارة المخاطر، كذلك القاء الضوء على آلية التمييز بين الطرق الثلاث الشائعة للتعرف على المخاطر وكيفية مواجهتها، وأخيرا يتعلم المشارك كيفية وضع خطة للتعامل مع المخاطر بشكل احترافي.
اذا كنت تريد التدرب على الطريقة الامثل لاستخدام اساليب 6 Sigma لتطوير جودة العمليات وتطوير نظم الجودة في المؤسسات الصحية، فإن هذا البرنامج التدريبي الاونلاين هو طريقك لتحقيق ذلك تماما، حيث يتناول هذا البرنامج التدريبي كل ما يتعلق بموضوعات 6 سيجما ومستوياتها وادوات ضبط الجودة الاحصائية وغير الاحصائية.