الموضوع: مادة تدريبية دورة ادارة الوقت

ادارة الوقت
- تعاريف وكلام عام
- نصائح حفظ الوقت مع شرح لكل نقطة بالتفصيل ما امكن
- ادوات حفظ الوقت مع شرح كل اداة بالتفصيل ما امكن
- مجالات ضياع الوقت مع شرحها "كيف يضيع الوقت"
- اجراءات العمل الرامي الى حفظ الوقت
n الاولويات
n التركيز
n التنظيم مذكرة الهاتف+ كتاب للمبتدئين ص11
n التخطيط
الخاتمة






















معظم اجزاء هذا الكتاب مأخوذ بتصرف من مذكرة ادارة الوقت التي اعدت بالاتصالات السعودية مركز التدريب، ومن كتاب ادارة الوقت للمبتدئين لجيفري ماير ترجمة مكتبة جرير.

مقدمة
اظهرت العديد من الدراسات خلال السنوات الخيرة ان الكثير من المدراء والرؤساء يواجهون معضلات كبيرة في تنظيم ادارة اوقاتهم .
وتظهر هذه المعضلات بطرق متعددة فمنها الاتصالات الهاتفية المتكررة ، ومنها الطلبات الكثيرة والمستمرة وحلول المشاكل الصغيرة والعاجلة ، فالبعض يعتقد ان من الصعوبة بمكان تنظيم وادارة اوقاتهم والبعض الآخر يعتقد انه من الصعب تفويض بعض المهام السهلة لقلة الراغبين في تحمل مسئوليات اضافية أو لعدم كفاءة موظفيهم _ كما يظن هؤلاء المدراء - .
كما ان هناك بعض المدراء لاينظرون الى التفويض ايجابيا فان غيرهم ينظر اليها بنظرة ايجابية شاملة نظرا لما صادفوه من نجاحاً في ادارتهم لوقتهم بفعالية ، حيث يستطيعون هؤلاء تحديد اولوياتهم والتركير على الانشطة الاعلى مردوداً والاكثر اهميةً مما يحقق لهم النجاح في تفوض الكثير من الاعمال والمسئوليات وبالتالي في تنظيم اعمالهم بشكل فعال .
مما سبق تتضح الصورة الى حد من حيث اهمية ادارة الوقت ، وبالتالي يتحتم التعرف الخطوات التي يجب اتخاذها للنجاح في ادارة الوقت .





عماد الكردي














الفصل الاول: التحكم في الوقت وكيفية قضائه
تعتمد فاعلية القائد على مدى قدرته على تحليل وقته ومعرفته أين وكيف يقضيه؟ ومع من؟ وفي اي موضوع؟ … فيستطيع بخبرته ان يحدد اولويات عمله المهم ويعرف اي من الاشخاص الذي يمكن ان يعطيهم من وقته اكثر من غيرهم . والنجاح الجدير بالثناء هو قدرة الفرد على التحكم في وقته وكيفية التصرف به وتوجيهه على الوجهة التي تخدم مصالحة الشخصية والعملية، فالوقت وكيفية التحكم به يعتبر علما من علوم الادارة فالفرد القادر على تصريف وقته بشكل صحيح يستطيع اداء اعماله بشكل جيد حتى ولو لم يكن مؤهلا لاداء مهام وظيفته فهو مؤهل لاعطاء التعلم والتثقيف الوظيفي الزقت الكافي للوصول الى درجة جيدة من التدريب والثقافة.
والكثير منا يدعي انه قادر على التحكم في الوقت ولكن لو قمنا بمحاسبة انفسنا في نهاية كل يوم عن الوقت الذي صرف في ذلك اليوم لاتضح اننا صرفنا معضمه -ان لم يكن جميعه- في الشياء ليس لها فائدة، فلو كان الوقت مالا لما اهدرناه كما نهدر الوقت، وهنا يقول القائل " الوقت من ذهب" ويقول آخر" الوقت كالسيف ان لم تقطعه قطعك".

اجريت عدة دراسات -استعرضها د. كنعان في كتابه القيادة الادارية- تركزت على معرفة كيف يقضي القادة الاداريون وقتهم.
ففي احدى الدراسات التي اجريت في مصروشملت عددا من القادة في بعض المصالح الحكومية والشركات، وتم فيها الاستيضاح عن كيفية توزيع الوقت بين مختلف الاعمال دلت النتائج على ان نسبة كبيرة من اوقات القادة تضيع فيما اطلقوا عليه (اعمال اخرى) واتضح ان هذه الاعمال لا يجوز ان تقع ضمن اختصاصات القادة وان الكثير من القادة يضيعون وقتهم في انجاز اعمال بسيطة يفترض ان يقوم بها بعض الموظفين في المستويات الدنيا، وان نسبة كبيرة من الوقت تضيع في حل مشكلات تترتبط في كيفية توزيع الاختصاصات بين الادارات.

ودراسة اخرى اجراها الباحثان (كليبك ودانيال) على كبار القادة في الولايات المتحدة الامريكية في عدة منظمات ادارية، توصلت الى انه:

1- يقضي القادة 12% من وقتهم في مقابلات مرؤوسيهم او زملائهم او مستشاريهم، و5% في التاكيد على فاعلية الاداء، و2% في النشاطات الخاصة بشؤونهم الشخصية وعلاقاتهم الاجتماعية مع الاخرين، و4% في المراسلات الروتينية (كتابة وتوقيع الخطابات)، و15% في المراسلات الشخصية، و30% في المكالمات الهاتفية ، والنسبة الباقية يقضون وقتهم في نشاطات العمل الهامة مثل: التحضير للمؤتمرات او اللجان، وتخطيط برامج العمل وسياساته، واتخاذ القرارات، وقراءة التقارير وتقييمها والرد عليها.

2- مهما حاول القادة تنظيم وقتهم خلال فترة العمل، فان هناك اعمالاً تطرأ فجأة قد تتطلب اتصالات او مقابلات او توجيهات معينة، وكل ذلك يأخذ من وقتهم ما لم يكن في الحسبان. والقائد الفعال في ادارة وقته، هو الذي يضع اسسا لأولوية الاعمال التي تستحق منه وقتا اكثر، ويعمل على تدريب معاونيه ومستشاريه على انجاز الاعمال البسيطة تلافيا لضياع وقته في الجزئيات دون ان يتمكن من التفرغ للاساسيات.

وتوصلت دراسات اخرى قامت بها (روزماري ستيوارت) شملت قادة اداريين انجليز من مستويات مختلفة - الى بعض النتائج الهامة التي تفسر كيف يقضي الاداريين اوقاتهم . ومن اهم النتائج:

1- يقضي القائد الاداري الانجليزي - في المتوسط - 42 ساعة ونصف الساعة اسبوعيا في عمله. فقد تراوح عدد الساعات ما بين 35 ساعة و60 ساعة اسبوعيا، ولقد كان هذا الاختلاف نتيجة طبيعة عمل القائد.

2- يقضي القادة من وقتهم 51% من وقتهم اليومي في المكتب، والباقي خارجه. وقد تبين ان طبيعة عمل بعض القادة تؤثر في نسبة الوقت الذي يقضونه داخل المنظمة او خارجها، اذ تبين مثلا ان مديري المبيعات يقضون معضم وقتهم خارج المنظمة.

3- يقضي القادة وقتهم على النحو التالي:
· 25% أعمال ورقية
· 8% اعمال تتعلق بالارقام
· 2% مراسلات خاصة
· 42% مناقشات غير رسمية
· 7% اجتماعات لجان
· 6% مكالمات هاتفية
· 6% تفتيش
· 4% مقابلات خاصة ونشاطات اجتماعية

المادة كاملة في المرفقات