في كثير من الاحيان تكون الشركة مضطرة للإستغناء عن بعض العمالة وذلك اما تدويرا لهم او ترشيدا للنفقات في كل الأحوال، اذا كانت الشركة مضطرة لمثل هذا الأمر فانه يتوجب عليها ان تنهي خدمات الموظف على احسن ما يرام حتى لا تدخل الشركة في صراعات مع الموظفين المقالين.
ومن اهم الأدوات التي يتم استخدامها في هذه الحالات، هي خطابات انهاء الخدمات ومدى ما تقوم به تلك الخدمات من تلطيف الاجواء بين الموظف والشركة.
في المرفقات احدى اهم هذه النماذج والذي يستخدم في كثير من الشركات والمؤسسات منذ وقت طويل