الموضوع: مخطط الهيكل التنظيمي

مخطط هيكل تنظيمي

إن مخطط هيكل التنظيمى هو عرض مُصغر لهيكل الشركة و العلاقات . يمكن لهذا المخطط أن يوفر قدرًا كبيرًا من المعلومات و قد يساعد أعضاء المنظمة على فهم الهيكل العام للمنظمة و استراتيجيتها. يشرح هذا المقال كيفية إنشاء مخطط هيكل تنظيمى، بما فى ذلك البرامج التى يمكن استخدامها لإنشاء المخطط و ما هى المعلومات التى يوفرها المخطط التنظيمي و فوائد الرسم البيانى داخل و خارج المنظمة و الظروف التى من المرجح أن يتغير فيها الرسم البيانى.

لدى جميع المخططات التنظيمية عناصر مماثلة تسمح لهم بتفسيرها و فهمها من قبل أشخاص داخل و خارج المنظمة. تتكون المُخططات من الأشكال و الخطوط التى تُمثل وحدات العمل و تسلسلها الهرمى.اطلع على المثال الأول للمخطط التنظيمى.
و البنية الأساسية فى المخطط التنظيمى هى المستطيل، الذى يمكن أن يُمثل شخصًا أو وحدة عمل ( على سبيل المثال، قسم). على سبيل المثال، و كما هو مُبين بالشكل الأول، لدى وظيفة الرئيس التنفيذى مستطيل منفصل يشير إلى شخص واحد و لكن إدارة العلاقات العامة و المجتمعية بأكملها مُمثلة فى مستطيل واحد. فإذا كانت خطوط المستطيل مُتقطعة، فهذا يعنى أن الوظيفة شاغرة و يجب شغلها كما هو الحال فى الوظائف الإدارية. و إذا كان المستطيل مُقسمًا و كان بداخلة اسمين أو أكثر، قد يشير هذا إلى مشاركة الوظائف أو أن العديد من الأفراد مسئولين عن النتائج المرتبطة بهذه الوظيفة. و فى المثال و ، ألن و للويود، مساعدى مدير فى قسم تسويق الخدمات و المنتجات. و يعمل الكل بدوام جزئى.
قد تحتوي المربعات على معلومات كثيرة أو قليلة كما تفضل المنظمة. ويمكن أن تشمل على اسم الوظيفة أو اسم الموظف أو إدارة الموظف أو حتى معلومات مثل شغل الوظيفة أو التعليم أو الراتب. بدلا من ذلك، قد يتم إنشاء مخطط بدون مستطيلات، مع أسماء أو عناوين تقف وحدها. يتم سرد الموظفين الثلاثة في إدارة العلاقات العامة والمجتمعية بأسمائهم ليس في المستطيلات. وغالبا ما يتم ذلك لتوفير مساحة على الرسم البياني.

ترتبط المسستطيلات فى المخطط التنظيمى بخطوط متينة أو متقطعة. و يشير الخط الثابت إلى علاقة مباشرة و الهط المتقطع أن موظف ما أو قسم ينصح موظف آخر أو قسم آخر أو لديه نوع آخر من العلاقات الغير مباشرة.
لاحظ أن جميع علاقات الإبلاغ فى الشكل الأول رسمية. لدى جيمينز خط متقطع إلى قسم تسويق المنتجات و الخدمات، مما يعنى أنها فى بعض الأحيان سوت تعمل أو تكتب تقاريرًا إلى مدير تلك الإدارة. عندما تكون الخطوط على شكل شجرة ــ عند ربط مستطيلين أو أكثر بآخرين متعددين الخطوط ـــ يشير ذلك إلى أن العديد من الأفراد أو الأقسام يكتبون تقارير لأحد المشرفين. على سبيل المثال، يمثل هيكل شجرة العلاقة بين الرئيس التنفيذى و ثلاثة من كبار المديرين الذين يقدمون تقارير إلى الرئيس التنفيذى. و أخيرًا، يشير المستطيل المُرفق أفقيًا خارج التسلسل الهرمى الرأسى عادة إلى مساعد أو موظف. و فى المثال، تم تمثيل ذلك من خلال السكرتير التنفيذى لرئيس التنفيذى.
على الرغم من أنه يمكن إنشاء المخططات التنظيمية باليد، يتم إنشاء معظمها باستخدام برامج الكمبيوتر. على الرغم من أنه قد يكون كثيف العمالة، يمكن إنشاء المخططات التنظيمية باستخدام أدوات الرسم ببرنامج معالجة النصوص. برنامج عرض يسمح برنامج بويربوانت من مايكروسوفت بإنشاء المخططات التنظيمية، على الرغم من أن هناك مساحة صغيرة متاحة لإنشاء الرسوم البيانية الكبيرة. توجد برامج محددة للإنشاء.
هناك العديد من مخططات أكبر و أكثر تعقيدًا متاحة للشراء. و منها OrgPlus5, ConceptDraw V, SmartDraw, and Abra OrgChart. .و تسمح هذه البرامج بإنشاء مخطط سريع وسهل مع قوائم والنقر وتغيير الحجم التلقائي والمحاذاة. و تسمح العديد من هذه البرامج للفرد أيضا بتحميل المخططات في وثيقة ورقية و عرض تقديمي أو موقع ويب. وتشمل الميزات الأخرى المتاحة في هذه البرامج القدرة على إدراج صور الموظف و معلومات من برامج الكمبيوتر الخاص بالموارد البشرية مباشرة إلى الرسوم البيانية.

---

معلومات فى الهيكل التنظيمى
ويوفر الهيكل التنظيمي قدرًا كبيرًا من المعلومات عن المنظمة ككل والتفاعل بين أجزائها. من الرسم البياني، يمكن للمرء أن يرى هيكل المنظمة و هرميتها، ودرجة أنها مركزية أو لامركزية، وسلسلة قيادتها. و فيما أدناه موجز لكل ذلك.

الهيكل التنظيمي.
أولا، تقوم الرسوم البيانية التنظيمية بتفصيل هيكل المنظمة. وقد تكون وظيفية، حيث يتم تقسيم وحدات العمل فيها بناءًا على ما يقوموا به وما تسميتها بعد تلك الوظائف (مثل البحث والتطوير، والتسويق، والمبيعات، وما إلى ذلك). قد يكون الهيكل تقسيمى، بناءًا على المنتج أو خدمة العملاء أو الموقع الجغرافي. وأخيرا، قد يمثل الهيكل التنظيمي بنية المصفوفة، حيث يتم تنظيم وحدات العمل من قبل كل من الوظيفة والتقسيم.

المركزية والهرمية التنظيمية
بالإضافة إلى تحديد نوع الهيكل التنظيمي، يشير الهيكل التنظيمي أيضا إلى عدد مستويات الإدارة، سواء كان الهيكل التنظيمي طويل القامة أو مسطح ومدى السيطرة على كل مستوى. فالمنظمات طويلة القامة لديها العديد من مستويات الإدارة الوسطى وفترات صغيرة من السيطرة. يشرف و يوجه كل مدير على عدد قليل من الموظفين، و لدى سلسلة القيادة العديد من المديرين. وعلى النقيض، فإن التنظيم المسطح له مستويات إدارية أقل وأكبر من الرقابة. ولأن المديرين يشرفون على عدد أكبر من الموظفين، فيميل الموظفون إلى الحصول على مزيد من الاستقلالية والحرية في وظائفهم.





وغالبا ما يشير التسلسل الهرمي التنظيمي وعدد من مستويات الإدارة إلى درجة المركزية داخل المنظمة. فالمنظمات المركزية هي تلك التي يحدث فيها معظم القرارات من قبل عدد قليل من الأفراد في قمة التسلسل الهرمي. وهذا يخلق عادة هيكل إدارة من أعلى إلى أسفل، حيث يسيطر مديري المستوى الأعلى بقوة على توجيهات مكان العمل من خلال قراراتهم وإشرافهم. وعلى النقيض من ذلك، سوف تساعد درجة الهرمية فى الهيكل التنظيمى على تحديد درجة المركزية و اللامركزية داخل الهيكل.. عادة، كلما كانت المنظمة طويلة، كلماأكثر مركزية؛ حيث تتطلب المنظمات المتقلبة عموما المزيد من اللامركزية، لأن لكل من المديرين نطاق أوسع من السيطرة ولا يمكن التوجيه والإشراف. بالإضافة إلى ذلك، وكما هو موضح سابقا، قد يشير هيكل المنظمة إلى درجة المركزية. وتميل الهياكل الوظيفية إلى أن تكون أكثر مركزية من الهياكل التقسيمية.

سلسلة من الأوامر
وتشير الخطوط الرأسية والأفقية التي تربط المستطيلات الخاصة بالهيكل التنظيمي إلى الإبلاغ عن العلاقات وسلسلة الأوامر. أي أنها تشير إلى الموظفين المسؤولين مباشرة عن الإشراف على الآخرين والذين لديهم مساءلة في نهاية المطاف عن مجموعة من الموظفين.

إتاحة الهيكل التنظيمى

تجعل العديد من الشركات الهيكل التنظيمي مُتاحًا لموظفيها والجمهور. و الجمهور الذين قد يكون لهم مصلحة في الهيكل التنظيمي للشركة يشمل المساهمين في الشركة والمستثمرين والموزعين والموردين والزبائن والمتقدمين المحتملين للعمل، وحتى أفراد المجتمع.

وعادة ما يتمكن الموظفون من الوصول إلى الهيكل التنظيمي من خلال المواد التي تقدمها المنظمة (مثل كتيب الموظف) أو من خلال موقع ويب للشركة. يسمح توفير المخطط التنظيمي للموظفين لهم رؤية هيكل المنظمة وفهم أفضل للمنظمة بأكملها و ما موقفهم أو وحدة العمل المناسبة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لسلسلة القيادة التي يمكن ملاحظتها أن تساعد الموظف على فهم لمن هم مسؤولون. وهذا قد يساعد الشركة في تشخيص المشاكل التنظيمية من خلال القدرة على تحديد المُساءلة.


تجعل العديد من المنظمات الهيكل
تجعل المنظمات الآن الهيكل التنظيمى متاحًا للعرض من قبل الجمهور العام، سواء عبر الإنترنت أو في ثقافة الشركات للمساهمين والموظفين المحتملين. ومن خلال تقديم هذه المعلومات، يمكن لهؤلاء أصحاب المصلحة الخارجيين والأطراف المهتمة الأخرى أن يحصلوا على فهم أفضل للمنظمة. قد يعطي الرسم البياني لهم شعورا بعمليات المنظمة، والقوى العاملة، أو حتى استراتيجيتها.



تغييرات فى الهيكل التنظيمى

هناك عدد من الأسباب وراء تغيير الهيكل التنظيمى لأن الهيكل التنظيمى يجب أن يعكس أى تعديلات على الهيكل التنظيمى. قد يتغير الهيكل بسبب نمو الشركة أو تراجها أو إعادة هيكلتها.


النمو و الانحدار

تتقدم جميع المنظمات من خلال مراحل النمو و النضج و الانحدار و فى كل مرحلة من المرجح أن يكون الهيكل التنظيمى مختلفًا.و فى مرحلة النمو، تتوسع الشركة بسرعة و تكتسب عملاء و تتشارك فى السوق. و سوف يحدث النمو عندما تبدأ الشركة فقط و ترتقى المنتجات و الخدمات. و قدم يحدث أيضًا عندما تطور المنظمة منتجًا جديدًا أو توسع فى الأسواق الجديدة، ربما فى بلدان آخرى. و مع النمو، سيتغير الهيكل التنظيمى. و يمكن إضافة مستويات الإدارة إلى جانب الإدارات الجديدة.

و في مرحلة النضج، لم تعد المنظمة تنمو بمعدل سريع ومستقر في إنتاجها والمبيعات. ويجوز للمنظمة إدخال تغييرات طفيفة على المنتج أو الخدمة، ولكن من غير المرجح أن تكون تغييرات رئيسية في هيكلها.
وفي مرحلة الانحدار، تفقد المنظمة مكانتها في السوق. قد يكون بسبب أن منتجاتها أو خدماتها عفا عليها الزمن أو أن منافسيها يستولوا على السوق. وفي حالة التراجع، قد تسقط المنظمة مستويات الإدارة أو الوظائف في جميع الأقسام. وبالإضافة إلى ذلك، يجوز لها الاستعانة بمصادر خارجية للعمل في بعض المجالات، وبالتالي إزالة تلك الإدارات من هيكلها. أو، كما يتم إسقاط بعض المنتجات أو الخدمات من المنظمة و يمكن القضاء على وحدات العمل اللازمة لهذه المنتجات والخدمات . وهكذا، في مرحلة التراجع من المرجح أن يتم تبسيط المخطط التنظيمي أو تقلصه.


إعادة الهيكلة
وتحدث إعادة الهيكلة عندما تخفض المنظمة من قوتها العاملة من خلال القضاء على أعداد كبيرة من موظفي الإدارة والموظفين. وتحدث إعادة الهيكلة عادة عندما يمكن استخدام تكنولوجيا المعلومات لتحقيق نفس النتائج فى الإنتاجية مع عدد أقل من الناس. وبإعادة الهيكلة، يمكن القضاء على مستويات الإدارة الكلية، أو يمكن إزالة أقسام بأكملها. ويصح هذا بصفة خاصة إذا ما أعيد الاستعانة بمصادر خارجية.