الموضوع: الفرق بين المُذكرة و الخطاب
الفرق بين المُذكرة و الخطاب
الفرق بين المُذكرة و الخطاب
و تستخدم المذكرة أو التي تُعرف باختصارا ( ميمو)،و هي مذكرة رسمية دقيقة، لإخبار أو توجيه أو تقديم المشورة للأعضاء داخل المنظمة نفسها. و بالرغم من أن الشركة تتعامل مع عدد من الأطراف الخارجية مثل العملاء و والموردين والوكالات الحكومية والصُناع والمجتمعات وغيرها التي تستخدم أداة مختلفة للتواصل تُعرف بـِ رسالة تجارية. تشير الرسالة إلى رسالة موجزة ترسلها الشركة إلى الشخص أو الكيان من الغرباءخارج المنظمة
وتحتاج الشركات الكبيرة إلى نظام فعال للاتصال بالمعلومات والرسائل على الفور داخل المنظمة وخارجها. و في هذا السياق، يعتبر الهاتف هو واحد من أسهل الطرق للتواصل الفوري، ولكن عندما يتعلق الأمر بالأدلة، وتعتبر الرسائل مكتوبة أفضل. و تشمل الوسائل المكتوبة المذكرات و الملاحظات و الحروف و التعاميم و الأوامرالتي تستخدمها المنظمة.
يحاول المقال المعروض أمامك تسليط الضوء على الفرق بين المذكرة والرسالة
المحتوى: مذكرة مقابل خطاب
رسم بياني للمقارنة
تعريف
الاختلافات الرئيسية
استنتاج
المقارنة
أساس المقارنة |
مذكرة |
خطاب |
المعنى |
تشير المذكرة إلى رسالة قصيرة، مكتوبة بلهجة غير رسمية لتداول المعلومات داخل. |
و الخطاب هو نوع من التواص اللفظي، الذى يحتوي على رسالة مضغوطة ليتم إرسالها إلى الطرف الخارجي للمنظمة. |
الطبيعة |
غير رسمية و موجزة |
رسمية و غنية بالمعلومات |
متبادلة بين |
الإدارات والوحدات أو رؤساء المرؤوسين داخل المنظمة. |
بين منظمتين أو بين المنظمة و العميل |
الطول |
قصيرة |
طويلة نسبيًا |
التوقيع |
ليس مطلوبًا |
يتم توقيعه من قبل المُرسل |
التواصل |
بين شخص لآشخاص كثيرين |
شخص لشخص |
المحتوى |
استخدام مصطلحات و لغه خاصة بهم مع استخدام الضمائر الشخصية |
استخدام الكلمات البسيطة و الضمير الغائب |
تعريف المذكرة
تعنى المذكرة ملاحظة أو سجل لأي استخدام في المستقبل. و هي رسالة قصيرة تستخدم كوسيلة للتواصل غير الرسمي داخل المنظمة لنقل المعلومات كتابةً. و يمكن أن يطلق عليها اسم "التواصل الداخلي" أو "مذكرة مكتب" أو "المراسلات بين الوكالات"، بدلا من "مذكرة".
والهدف الرئيسي من المذكرات هو نشر سياسات الأعمال التجارية و الإجراءات أو الأعمال الرسمية ذات الصلة. و تكون المذكرة مكتوبة فى نطاق منظور الجميع و يمكن أن تخدم أغراض مختلفة مثل نقل الأخبار و الاتجاهات و المعلومات إلى العديد من المُستلمين، و دعوة الناس إلى العمل أو الاجتماع.
يمكن للمرء أن يستخدم لهجة غير رسمية والضمائر الشخصية في المذكرة. ليس هناك شرط لاستخدام التحية أو عبارات ختامية.
تعريف الخطاب
يمكن تعريف خطاب الأعمال على أنه شكل من أشكال الرسائل المكتوبة، الذى يحتوي على رسالة طويلة موجهة إلى طرف خارج المنظمة، أي المورد أو العميل أو الشركة المصُنعة . و يبدأ بالتحية المكتوبة بصيغة مهنية باستخدام ضمير الغائب ولها وثيقة تكميلية مع توقيع المُرسل.
تلعب العلاقة بين المرسل والمستقبل دورا هاما في تحديد النمط العام الذي يتم فيه صياغة الخطاب. و هي تُستخدم لعدد من الأسباب مثل طلب المعلومات أو التغذية المرتدة، و وضع النظام و تقديم الشكاوى أو المظالم والاستفسار عن شيء أو متابعة شىء.
تتم طباعة الرسالة أو كتابتها على ورق، الذي يحتوي على تفاصيل الشركة مثل الاسم و العنوان و الشعار، وما إلى ذلك. كما أن خطابات الأعمال هي دليل لكلا الطرفين المعنيين، لذلك يجب أن تكون مهذبة و منسقة للحصول على استجابة فورية.
الاختلافات الرئيسية بين المذكرة و الخطاب
توضح النقاط التالية الفروق الرئيسية بين المذكرة و الخطاب:
1- يمكن تعريف المذكرة على أنها رسالة قصيرة مكتوبة بشكل غير رسمي لتوصيل بعض المعلومات لأعضاء المنظمة. يمكن تعريف الخطاب على أنه وسيلة للتواصل الشفهي تحتوي على رسالة موجزة موجهة إلى طرف خارج الشركة.
2- تستخدم المذكرة نغمة غير رسمية و هي مباشرة إلى الموضوع المعنى.و على الجانب الآخر، الخطاب وسيلة رسمية جدا و تحتوي على الكثير من المعلومات.
3- إن استخدام المذكرة استخدام "داخلي" للمنظمة، بمعنى أنه يتم تبادلها بين إدارتين أو وحدتين أو إرسالها من قبل المدير لإبلاغ المرؤوسين. و في مقابل ذلك، يكون استخدام الخطاب استخدام خارجى، حيث يتم تبادله بين منظمتين أو بين الشركة و العميل.
4- عندما يتعلق الأمر بالطول، و الخطاب أطول بالمقارنة مع المذكرة.
5- ليس هناك ضرورة للتوقيع على المذكرة، كما يتم استخدامه داخل المنظمة. ومع ذلك، يحتاج الخطاب إلى توقيع من قبل المُرسل.
6- يتم كتابة المذكرات لإعلام و إخبار قسم أو عدد من الموظفين على مسألة معينة، لذلك هو عادة يتم كتابته من شخص إلى جميع الأشخاص، مثل التواصل الجماعي. وخلافا لذلك، فإن الخطابات موجهة إلى طرف معين أو عميل معين، لذلك هو شكل واحد من أشكال التواصل بين الأشخاص.
7- و تُستخدم المصطلحات التقنية و الضمائر الشخصية في كتابة المذكرات، وخلافا لذلك، تتجنب الخطابات استخدام المصطلحات التقنية والمصطلحات صعبة الفهم. وعلاوة على ذلك، يتم كتابة الخطابات فى صيغة الضمير الغائب.
استنتاج
إن المذكرة هي أداة أساسية للتواصل، والتى تُستخدم لنقل معلومات معينة لكثير من الأفراد العاملين في نفس المنظمة. لديها دور كبير للعب في تسجيل الأنشطة التجارية اليومية، و يمكن استخدامها للرجوع إليها في المستقبل.
و في المقابل، تعتبر الخطابات أفضل طريقة للتواصل المكتوب، و التي يمكن استخدامها لإعطاء أو طلب معلومات من / إلى طرف خارجي. فإنه يساعد على إقناع المتلقي، للقيام بما نصة الكاتب.
..
كان شيء من خوف ممتزج بوجوم يكسو وجه زوجتي عندما فتحت لي الباب ظهر اليوم
سألتها:ماذا هناك
قالت بصوت مضطرب: الولد
أسرعت إلى غرفة أطفالي الثلاثة منزعجاً فوجدته فوق السرير منزوياً في انكسار وفي... (مشاركات: 6)
قال عمر رضي الله عنه :
- لا تصاحب الفجار فتتعلم من فجورهم ، وإعتزل عدوك ، وإحذر صديقك إلا الأمين ،ولا أمين إلا من خشي ربه ، وتخشع عند القبور ، وذل عند الطاعة ، واستعصم عند المعصية ، واستشر الذين... (مشاركات: 15)
القصة الرائعة التالية وصلتني بالايميل
وأحببت مشاركتكم اياها
مات عمر بن الخطاب
كان شيء من خوف ممتزج بوجوم يكسو وجه زوجتي عندما فتحت لي الباب ظهر اليوم.
سألتها:ماذا هناك (مشاركات: 8)
هو عمرو بن الخطاب أبن نفيل أبن عبد العزه أبن كعب أبن لوئ أبن فهر
فهو يلتقى مع النبى صلى الله عليه و سلم فى الجد الرابع فيلتقى مع النبى فى كعب ابن لؤى فهو قريب النبى صلى الله عليه و صلى ..هو قرشى... (مشاركات: 10)
شخصية عمر بن الخطاب شخصية فذّه ناجحة بكل المقاييس .. شخصية جمعت صفات العظمة ..
حمل هم الإسلام والمسلمين وجاهد في سبيل الله بكل ما أوتي من قوة ففتح الله على يديه كثير
من البلاد
يحكى... (مشاركات: 3)
تهدف هذه الجلسة التدريبية الى تعريف المشاركين بالفرق بين الاجراء التصحيحي والاجراء الوقائي، كذلك تسليط الضوء على الاخطااء الشائعة في تطبيق نظامي الاجراءات التصحيحية والوقائية، بالإضافة الى تزويد المتدربين بالنماذج المستخدمة في عمليات الاجراءات التصحيحية والوقائية، وكيفية اكتشاف السبب الجذري لحالات عدم المطابقة، وكيفية تحرير نموذج الاجراءات التصحيحية والوقائية ومتابعة تنفيذ تلك الاجراءات.
برنامج تدريبي لتأهيل المشاركين على إدارة المؤسسات الرياضية المختلفة بأسلوب احترافي وعلمي حديث، حيث يتم دراسة اساليب ادارة المؤسسات الرياضية التي تواكب التطورات المستحدثة في المجال الاداري على كافة المجالات، بما يشمل احدث تكنولوجيا التجهيزات للأبنية الرياضية، وتطبيقات الذكاء الصناعي في المنشآت الرياضية.
تؤهل هذه الدورة التدريبية للمشاركين للتعرف على المهارات الضرورية لمشرفي ومديري إدارات التشغيل والإنتاج. وتشمل قياس الانتاجية وتحسين الاداء وعدم حدوث أي تعارض خلال الأنشطة اليومية، والتفاعل بشكل أفضل مع الإدارات الأخرى المعنية، مثل الصيانة والمخازن وغيرها
يهدف هذا البرنامج التدريبي الى تعليمك آليات التواصل مع الأسواق العالمية لتصدير المنتجات المحلية وكيفية تنفيذ صفقات التصدير التجاري بشكل آمن من خلال الانترنت، وكيف تقوم بتأمين اعمالك عند تصدير المنتجات المحلية من خلال الانترنت
برنامج تدريبي متخصص يتناول موضوع اعداد دليل التشغيل للمطاعم والفنادق مع التطبيق العملي اثناء الدراسة ويتناول المواصفات القياسية لتشغيل المطاعم والمقاهي وإجراءات التشغيل القياسية ودليل تشغيل المطاعم والمقاهي وحدة المنافسة ودليل الموظف الجديد ودورة الاغذية – قواعد واجراءات تداول الاغذية ونظام تحليل النقاط الحرجة لسلامة الأغذية HACCP وقواعد الأمن والسلامة فى العمل واجراءات الأمن السلامة في العمل ودليل إعداد وتجهيز المنتجات ومواصفات الجودة للخامات الاساسية وسلاسل الامداد والعديد من الموضوعات المرتبطة بإعداد دليل تشغيل المطاعم والمقاهي