الموضوع: ما المقصود بمهارة التواصل الكتابي وما مميزات وعيوب التواصل الكتابي

التواصل الكتابى
يشمل التواصل الكتابي أي نوع من التفاعل الذي يستخدم الكلمة المكتوبة. إن التواصل هو الحل لأي محاولة تشمل أكثر من شخص واحد. إن التواصل من خلال الكتابة أمر ضروري في العالم الحديث و أصبح مهم أكثر من أي وقت مضى كما نشارك في ما يسمى الآن عصر المعلومات. في الواقع ، التواصل الكتابي هو أكثر أشكال التواصل التجاري شيوعًا. من الضروري لأصحاب الأعمال الصغيرة و المديرين تطوير مهارات التواصل الخطية الفعالة و تشجيع جميع الموظفين. لقد غيّر عصر المعلومات الطرق التي نتواصل بها و ركزنا بشكل متزايد على التواصل المكتوب مقابل المحادثة الشفهية.

يعنى الاستخدام المتزايد لأجهزة الكمبيوتر و شبكات الحاسوب لتنظيم و نقل المعلومات أن الحاجة إلى مهارات الكتابة المختصة في الارتفاع. يستقبل الدكتور كريج هوجان ، أستاذ جامعي سابق و يرأس الآن مدرسة على الإنترنت للكتابة التجارية ، مئات الاستفسارات كل شهر من المديرين و التنفيذيين الذين يطلبون المساعدة في تحسين مهارات الكتابة و مهارات موظفيهم. يشرح الدكتور هوجان ، في مقال بعنوان "ما الذي لا يمكن للشركات الأمريكية بناءه": ، لم يتطلب من ملايين الأفراد كتابة الكثير من الأعمال أثناء العمل ، بشكل متكرر وسريع. وفقا للدكتور هوجان ، فإن العديد منهم ليسوا على مستوى المهمة. "البريد الإلكتروني هو الطرف الذي لم تتم دعوة مدرسي اللغة الإنجليزية إليه. ووجدوا أن ثلث الموظفين في الشركات الموثوق بها في البلاد يكتبون بشكل سيئ و هم في حاجة إلى تعلم الكتابة.

يتم التركيز على الحاجة إلى تطوير مهارات جيدة في الكتابة بسبب عصر المعلومات فقط، ليس من المألوف أن تكون هناك علاقات تجارية مع العملاء و الموردين التي يتم تأسيسها و الحفاظ عليها بشكل حصري من خلال استخدام التواصل المكتوب. ففي هذه البيئة ، "فالكلمات التي نكتبها هي تمثيلات حقيقية لشركاتنا و أنفسنا. يجب أن نكون على يقين من أن رسائل البريد الإلكتروني لدينا ترسل الرسائل الصحيحة عنا" ، أوضحت جانيس فيشر تشان ، مؤلفة البريد الإلكتروني: اكتب دليل حسن الكتابة ، كيفية كتابة و إدارة البريد الإلكتروني في بيئة العمل ، في مقالة داخل مجلة الوسيط. إن مفتاح التواصل، بطبيعة الحال ، هو نقل المعنى بشكل دقيق و موجز بطريقة ممكنة. لا يقرأ الأفراد مذكرات العمل من أجل المتعة في القراءة. بل يفعلون ذلك من أجل تلقي التعليمات أو المعلومات التي تستند إليها القرارات أو اتخاذ إجراء. لذلك ، النثر الأدبي غير مرغوب فيه في كتابة الأعمال. قد ينتج عن النثر الرسمي المفرط أيضًا نتائج عكسية. يمكن أن ينقل أسلوب الكتابة غير الرسمي رسالة غير مقصودة ، أي أن الموضوع ليس جادًا أو لا يأخذه المرسل على محمل الجد. عادةً ما تكون النغمة الواضحة و المهذبة هي أفضل خيار ، و لكن قد لا تأتي بشكل طبيعي دون ممارسة.

عملية التواصل
تبدأ عملية التواصل الأساسية عندما يتم ملاحظة الحقيقة أو الفكرة من قبل شخص واحد. و قد يقرر ذلك الشخص (المرسل) ترجمة الملاحظة إلى رسالة ، ثم ينقل الرسالة عبر بعض وسائط التواثل إلى شخص آخر (المتلقي). بعد ذلك ، يجب على المتلقي تفسير الرسالة و تقديم تعليقات إلى المرسل مشيراً إلى أنه قد تم فهم الرسالة و اتخاذ الإجراء المناسب.

و كما لاحظ هيرتا ميرفي و هربرت و هيلدبراندت في تواصل الأعمال التجارية الفعالة ، يجب أن يكون التواصل الجيد كاملًا و موجزًا ​​و واضحًا و ملموسًا و صحيحًا و مهذّبًا. و بشكل أكثر تحديدًا ، يعني هذا أن التواصل يجب أن: يجيب عن الأسئلة الأساسية مثل من وماذا و متى و أين. يكون ذات صلة و لا يحتوى على مبالغة في الكلام ؛ التركيز على المتلقي و مصالحه ؛ استخدام الحقائق و الأرقام المحددة و الأفعال النشطة ؛ استخدام نغمة محادثة للقراءة. يتضمن أمثلة و مساعدات مرئية عند الحاجة ؛ كن لبقاً و دقيقًا و غيرعنصرى. يمكن أن يضيع التواصل غير الواضح أو غير الدقيق وقتًا ثمينًا ، أو أن ينفر الموظفين أو العملاء ، و تدمر النوايا الحسنة يتجاه الإدارة أو الأعمال ككل


مزايا و عيوب التواصل الكتابى

إحدى مزايا استخدام أشكال التواصل المكتوب هي أن الرسائل المكتوبة لا داعى أن يتم تسليمها فى أي لحظة. و لكن يمكن تحريرها و مراجعتها عدة مرات قبل إرسالها بحيث يمكن تشكيل المحتوى بأقصىقدر ممكن. و من المميزات الأخرى للتواصل المكتوب أنه يوفر سجلا دائما للرسائل و يمكن حفظها للدراسة في وقت لاحق. و لأنها أشكال دائمة و مكتوبة ، فإنها تمكن أيضًا المستلمين من اتخاذ المزيد من الوقت في مراجعة الرسالة و تقديم التغذية الراجعة المناسبة. و لهذه الأسباب ، غالبًا ما تُعتبر أشكال التواصل المكتوبة أكثر ملاءمة لرسائل الأعمال المعقدة التي تتضمن حقائق و أرقامًا مهمة. و تشمل المزايا الأخرى المرتبطة عادة بمهارات الكتابة الجيدة زيادة رضا العملاء ؛ تحسين الكفاءة المشتركة بين المنظمات.
هناك أيضًا العديد من العوائق المحتملة المرتبطة بالتواصل الكتابي. على سبيل المثال ، على عكس التواصل الشفهي، حيث يتم تبادل الانطباعات و ردود الفعل على الفور ، لا يتلقى المرسل تعليقات فورية على رسالته. هذا يمكن أن يكون مصدرا للإحباط وعدم اليقين في حالات الأعمال التي تكون فيها الاستجابة السريعة مطلوبة. بالإضافة إلى ذلك ، غالباً ما تستغرق الرسائل المكتوبة وقتاً أطول في التأليف ، و ذلك بسبب طبيعتها المليئة بالمعلومات و الصعوبة التي يواجهها العديد من الأفراد في تأليف مثل هذه المراسلات. بيد أن العديد من الشركات اتخذت موقفاً استباقياً في معالجة المسألة الأخيرة. و مع إدراكها للعدد الكبير من العمال الذين يعانون من قدراتهم في الكتابة ، فقد بدأت بعض الشركات في تقديم دورات كتابة في الموقع أو في ورش كتابة الأعمال التي تقدمها منظمات التدريب المهني و الكليات وبرامج التعليم المجتمعي.

البريد الإلكتروني
برز البريد الإلكتروني كأداة اتصال تجارية مشهورة في السنوات الأخيرة. و قد حوله قدرته على نقل اتصالات الشركة الهامة بسرعة إلى خيل التواصل للشركات من جميع الأحجام و التوجهات. لكن لا يركز العديد من المستخدمين لتكنولوجيا البريد الإلكتروني القواعد الأساسية لقواعد اللغة و الصياغة عند كتابة رسائلهم، حتى عند كتابة المراسلات التجارية الموجهة إلى الزبائن و العملاء و الموردين و الشركاء التجاريين، أو الزملاء الداخليين. و يعكس أسلوب المراسلات الغير أخلاقى نقصًا في الكفاءة المهنية و قد يخاطب المتلقي بمنظور الشركة التي كلفته بإرسال الرسالة مما يسئ إلى سمعة الشركة أيضًا. لا ينبغي الخلط بين سهولة و بساطة الوسيلة مع الكتابة الضرورية لاستخدامها بشكل صحيح.

بالنظر إلى هذا الاتجاه المؤسف ، يقوم العديد من خبراء الأعمال بتقديم المشورة للشركات من أجل توضيح إرشادات صارمة حول النغمة و المحتوى و شكل مراسلات البريد الإلكتروني. يجب أن توضح هذه الإرشادات أنه من المتوقع أن يلتزم جميع الموظفين بنفس المعايير (التي من المفترض أن تبقى) في مكانها للمراسلات البريدية التقليدية. يجب أن يكون التهجئة و القواعد اللغوية السليمة و القدرة على صياغة المراسلات بلغة دبلوماسية مناسبة من السمات المميزة للبريد الإلكتروني و البريد العادي ، خاصة إذا كان الاتصال موجهًا إلى شخص أو أشخاص خارج الشركة.