الموضوع: مهارة الجدولة الفعالة ودورها في ادارة الوقت بفعالية
مهارة الجدولة الفعالة ودورها في ادارة الوقت بفعالية
الجدولة الفعالة
التخطيط لتحقيق استخدام أفضل لوقتك
هل تستفيد جيدًا من وقتك؟
فى نهاية يوم عمل مزدحم آخر، و على الرغم من أنك دخلت المكتب مبكرًا و غادرت في وقت متأخر ، لا تشعر أنك قد أنجزت أي شيء مهم.
من السهل جدًا حدوث ذلك، يمكن أن تكون مشغولاً طوال اليوم دون تحقيق أي تقدم في المشاريع و الأهداف ذات الأولوية العالية بسبب الاجتماعات التى لا نهاية لها و الانقطاعات المتكررة و المهام العاجلة.
لهذا من المهم معرفة كيفية جدولة وقتك بشكل صحيح. ففي هذه المقالة، سنلقي نظرة على الخطوات التي يمكنك اتخاذها للقيام بذلك ، مما يجعل الوقت مناسبًا للعمل الذي يهم بالفعل ، بينما لا نزال نترك الوقت الشخصي و وقت للأسرة و الأصدقاء.
أهمية الجدولة
الجدولة هي فن تخطيط أنشطتك بحيث يمكنك تحقيق أهدافك و أولوياتك في الوقت المتاح لديك ، يساعدك على:
- فهم ما يمكنك تحقيقه بواقعية في وقتك.
- تأكد من توفر الوقت الكافي للمهام الأساسية.
- إضافة وقت طارئ "غير متوقع".
- تجنب تحمل أكثر مما تستطيع القيام به.
- العمل بثبات نحو أهدافك الشخصية و المهنية.
- لديك ما يكفي من الوقت للعائلة و الأصدقاء و ممارسة الرياضة و الهوايات.
- تحقيق توازن جيد بين العمل و الحياة.
الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا شراؤه ، و لكننا غالباً ما نهدره أو نستخدمه بشكل غير فعال. تساعدك الجدولة على التفكير في ما تريد تحقيقه يوميأ و أسبوعًا أو شهريًا ، و تبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.
كيف تقوم بجدولة وقتك
حدد وقتًا منتظمًا للقيام بالجدولة - في بداية كل أسبوع أو شهر ، على سبيل المثال.
هناك عدد من الأدوات المختلفة للاختيار من بينها. طريقة بسيطة وسهلة للحفاظ على الجدول الزمني هو استخدام القلم و الورقة و تنظيم وقتك باستخدام مخطط أسبوعي. (انقر هنا للحصول على قالب مخطط للتحميل مجانا للبدء.)
يمكنك أيضًا استخدام التطبيقات والبرامج مثل Google Calendar® و MS Outlook® و Business Calendar. اختر أداة جدولة تناسب حالتك و البنية الحالية لعملك و ذوقك الشخصي و ميزانيتك.
أهم شيء عند اختيار مخططك هو أنه يتيح لك إدخال البيانات بسهولة ، و يسمح لك بعرض فترة زمنية مناسبة (اليوم / الأسبوع / الشهر) في مستوى التفاصيل التي تحتاجها.
بمجرد أن تقرر الأداة التي تريد استخدامها ، قم بإعداد جدولك بالطريقة التالية:
الخطوة 1: تحديد الوقت
ابدأ بتأسيس الوقت الذي تريد إتاحته لعملك.
يجب أن يعكس كم من الوقت الذي تقضيه في العمل تصميم و ظيفتك و أهدافك الشخصية في الحياة.
على سبيل المثال ، إذا كنت تتطلع إلى الترقية ، فقد يكون من الحكمة العمل بعد ساعات العمل العادية كل يوم لإظهار تفانيك. من ناحية أخرى ، إذا كنت تريد أن يكون لديك متسع من الوقت لأنشطة خارج العمل ، فقد تقرر الالتزام بساعات العمل الخاصة بك و ليس أكثر.
الخطوة 2: جدولة الإجراءات الأساسية
بعد ذلك، قم بإيقاف الإجراءات التي يجب عليك اتخاذها للقيام بعمل جيد. هذه غالبا ما تكون الأشياء التي يتم تعيقك.
على سبيل المثال ، إذا كنت تدير الأشخاص ، فتأكد من توفر الوقت الكافي للتعامل مع المشكلات الشخصية لأعضاء الفريق و التدريب و احتياجات الإشراف. أيضا ، إتاحة الوقت للتواصل مع رئيسك و الاشخاص الرئيسيين من حولك.
الخطوة 3: جدول الأنشطة ذات الأولوية العالية
قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك و جدولتها في الأنشطة ذات الأولوية العالية و العاجلة ، بالإضافة إلى مهام الصيانة الأساسية التي لا يمكن تفويضها أو تجنبها.
حاول ترتيب هذه الأوقات للأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية - على سبيل المثال ، يكون بعض الأشخاص في أقصى درجات النشاط و الكفاءة في الصباح ، بينما يركز البعض الآخر بشكل أكثر فعالية في فترة ما بعد الظهر أو المساء. (إن مقالتنا "هل هذه مهمة صباحية؟ " يمكن أن تساعدك في تحديد أفضل الأوقات في اليوم.)
الخطوة 4: الجدول الزمني للطوارئ
بعد ذلك ، حدد بعض الوقت الإضافي للتعامل مع الحالات الطارئة. كلما كانت وظيفتك غير قابلة للتنبؤ بها ، كلما زاد الوقت الطارئ الذي ستحتاج إليه. (إذا لم تقم بجدولة هذا الوقت ، فستستمر حالات الطوارئ و ستنتهي بك الأمر بالعمل في وقت متأخر).
يمكن أن تأكل الانقطاعات المتكررة من وقتك. إن تعلم كيفية إدارتها يمكن أن يقلل من مقدار وقت الطوارئ الذي تحتاج إلى تخصيصه. سيكون من الصعب التنبؤ ببعض الانقطاعات ، و لكن ترك بعض المساحات المفتوحة في الجدول الزمني الخاص بك يمنحك المرونة التي تحتاجها لإعادة ترتيب المهام و الاستجابة للمشكلات الهامة عند ظهورها.
الخطوة 5: الجدول الزمني التقديري
المساحة التي تركتها في مخططك هي "الوقت التقديري": الوقت المتاح لتقديم أولوياتك و تحقيق أهدافك. قم بمراجعة قائمة المهام و الأهداف الشخصية التي حددتها ، و قم بتقييم الوقت الذي تحتاجه لتحقيقها و جدولتها.
الخطوة 6: تحليل أنشطتك
عند وصولك إلى الخطوة الخامسة ، و وجدت أن لديك وقتًا تقديريًا قليلًا أو معدومًا ، فأنت بحاجة إلى الرجوع إلى الخطوات الثانية و الثالثة و الرابعة ، التساؤل عما إذا كانت جميع المهام التي أدخلتها ضرورية للغاية أم لا. قد يكون من الممكن تفويض بعض الأشياء أو معالجتها بطريقة أكثر فعالية من حيث الوقت.
و من أهم الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيق النجاح هي زيادة حجم العمل الذي يمكنك إنجازه من خلال تفويض الآخرين ، أو الاستعانة بمصادر خارجية ، أو استخدام التكنولوجيا لإتمام أكبر قدر ممكن من عملك. سوف يساعدك هذا على تحقيق أهدافك.
إذا وجدت أن الوقت التقديري الخاص بك لا يزال محدودًا ، فقد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن عبء عملك أو طلب المساعدة. استخدم جدولك المعد سلفًا كدليل على التزاماتك الثقيلة. هذا يوضح لرئيسك في العمل مدى تنظيمك الجيد ، و قد يجعله أكثر قبولًا لطلبك!
النقاط الرئيسية
الجدولة هي العملية التي تخطط من خلالها لكيفية استخدام وقتك. يمكن القيام بذلك بشكل جيد لزيادة الفعالية و الحد من مستويات التوتر لديك.
اتبع هذه العملية ذات الست خطوات لإعداد جدولك:
- حدد الوقت المتاح لديك.
- كتابة المهام الأساسية التي يجب عليك القيام بها للنجاح في وظيفتك.
- جدولة المهام العاجلة ذات الأولوية العالية و أنشطة "التدبير المنزلي" الحيوية.
- تضمين الوقت المناسب للطوارئ للتعامل مع الأحداث و عمليات الانقطاع غير المتوقعة.
- جدولة الأنشطة التي تتناول أولوياتك و أهدافك الشخصية في الوقت المتبقي.
- تحليل أنشطتك لتحديد المهام التي يمكن تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية أو تركها تمامًا.
من المهم أن يقوم الجدول الزمني الخاص بك بتخصيص الوقت لأهدافك المهنية و الشخصية. إذا كان لديك القليل من الوقت التقديري أو بدونه عند وصولك إلى الخطوة الخامسة ، قم بإعادة زيارة المهام الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان بإمكانك القيام بها بشكل مختلف - وإلا ، فسوف تعاني من عدم التوازن بين العمل و الحياة.
قناة مهارة
قناة تعليمية على اليوتيوب
https://www.hrdiscussion.com/imgcache/18064.imgcache
https://www.youtube.com/watch?v=WuyuLCXJVQc
تقدمها مؤسسة نيو ميديا بهدف إثراء المحتوى العربي على... (مشاركات: 1)
1 ـ قبل تكليفهم بعمل: أ ـ الاجتماعات : تقليلها والوقت المخصص لها ب ـ الوقت الذي يهدره ضيقك من رؤيتهم فارغين 1 ـ وقتهم 2 ـ وقتك في جـ ـ تأكد من أهمية العمل الذي تريد تكليفهم به د ـ معرفة... (مشاركات: 0)
أدى التطور السريع الذي تعيشه الإدارة الحديثة واتساع دورها في ظل دولة الإدارة إلى زيادة حاجتها إلى إدارة ديناميكية مرنة قادرة على مواجهة التحديات ، والى نوع من الأفراد لديهم القدرة الفنية على إدارة... (مشاركات: 1)
يسر مركز القادة للتدريب
ان يعلن عن بدء الدورات التدريبية لصيف 2010 بدولة قطر فى الدوحة
وسوف يقوم باعطاء الدورات نخبة من الخبراء العالمين
والدورات كالتالى :-
Effective... (مشاركات: 0)
اهم عشرون مفتاح لإدارة الوقت بفعالية
عبد الرحمن تيشوري
شهادة عليا بالادارة
شهادة عليا بالاقتصاد
دبلوم بالعلوم التربوية والنفسية
دورة اعداد المدربينT.O.T
1- تحليل الوقت : إن عمل سجل... (مشاركات: 2)
أقوى برنامج تدريبي يهدف الى تنمية مهارات المشاركين بالأسس الحديثة في ادارة وتنظيم المستشفيات والمنشآت الصحية، وتطبيق مبادئ الجودة الشاملة في المجال الصحي.
يهدف هذا البرنامج الى تأهيل المشاركين على تشخيص ضغوط العمل وتحديد مسبباتها الداخلية والخارجية واستخدام الادوات والطرق العلمية في تخفيضها وتلاشي اثارها السلبية على بيئة العمل
جلسة تدريبية اونلاين، تهدف الى تأهيل المشاركين فيها على فهم قوائم التحقق والتي تعتبر من اهم عناصر مراجعة نظام ادارة الجودة، نظرا لما تمثله هذه القوائم من اهمية كبيرة باعتبارها المرشد الاساسي للمراجع خلال رحلة التحقق من تطابق المؤسسة مع نظام الجودة.
أول برنامج تدريبي متخصص في شرح الاساليب الحديثة في تخطيط وتطوير الانتاج يتناول بالشرح مودل SIPOC وادوات توقع حجم الطلب وادوات التخطيط الزمني للانتاج وتخطيط الاحتياجات للمواد والمكونات وادوات الانتاج الرشيق وطرق تطبيقها واهم مؤشرات قياس الاداء والكفاءة لادارة الانتاج و ضبط العمليات الإنتاجية SPC وتحليل مقدرة العمليات والماكينات Machine & Process Capability
أيًا كان مجال عملك أو دراستك فأنت تحتاج لتعلم مهارات التفاوض والاقناع في حياتك بشكل عام، وبشكل خاص إذا كنت تعمل في مجال المبيعات أو خدمة العملاء أو أي مجال تتواصل فيه مع العملاء بشكل مباشر، فأنت بحاجة لاكتساب مهارات التفاوض والاقناع، لكسب ثقة العملاء وتحقيق أهداف عملك بسهولة. في هذا الكورس ستتعلم مهارات التفاوض الفعال، وكيفية التصرف في المواقف التي تحتاج تفاوض، كما ستتعلم أيضًا طرق وأساليب الاقناع، من خلال الشرح النظري والعملي لاكتساب هذه المهارات والتدرب عليها.