الجدولة الفعالة

التخطيط لتحقيق استخدام أفضل لوقتك

هل تستفيد جيدًا من وقتك؟


فى نهاية يوم عمل مزدحم آخر، و على الرغم من أنك دخلت المكتب مبكرًا و غادرت في وقت متأخر ، لا تشعر أنك قد أنجزت أي شيء مهم.


من السهل جدًا حدوث ذلك، يمكن أن تكون مشغولاً طوال اليوم دون تحقيق أي تقدم في المشاريع و الأهداف ذات الأولوية العالية بسبب الاجتماعات التى لا نهاية لها و الانقطاعات المتكررة و المهام العاجلة.

لهذا من المهم معرفة كيفية جدولة وقتك بشكل صحيح. ففي هذه المقالة، سنلقي نظرة على الخطوات التي يمكنك اتخاذها للقيام بذلك ، مما يجعل الوقت مناسبًا للعمل الذي يهم بالفعل ، بينما لا نزال نترك الوقت الشخصي و وقت للأسرة و الأصدقاء.


أهمية الجدولة

الجدولة هي فن تخطيط أنشطتك بحيث يمكنك تحقيق أهدافك و أولوياتك في الوقت المتاح لديك ، يساعدك على:


  • فهم ما يمكنك تحقيقه بواقعية في وقتك.
  • تأكد من توفر الوقت الكافي للمهام الأساسية.
  • إضافة وقت طارئ "غير متوقع".
  • تجنب تحمل أكثر مما تستطيع القيام به.
  • العمل بثبات نحو أهدافك الشخصية و المهنية.
  • لديك ما يكفي من الوقت للعائلة و الأصدقاء و ممارسة الرياضة و الهوايات.
  • تحقيق توازن جيد بين العمل و الحياة.

الوقت هو المورد الوحيد الذي لا يمكننا شراؤه ، و لكننا غالباً ما نهدره أو نستخدمه بشكل غير فعال. تساعدك الجدولة على التفكير في ما تريد تحقيقه يوميأ و أسبوعًا أو شهريًا ، و تبقيك على المسار الصحيح لتحقيق أهدافك.


كيف تقوم بجدولة وقتك


حدد وقتًا منتظمًا للقيام بالجدولة - في بداية كل أسبوع أو شهر ، على سبيل المثال.

هناك عدد من الأدوات المختلفة للاختيار من بينها. طريقة بسيطة وسهلة للحفاظ على الجدول الزمني هو استخدام القلم و الورقة و تنظيم وقتك باستخدام مخطط أسبوعي. (انقر هنا للحصول على قالب مخطط للتحميل مجانا للبدء.)

يمكنك أيضًا استخدام التطبيقات والبرامج مثل Google Calendar® و MS Outlook® و Business Calendar. اختر أداة جدولة تناسب حالتك و البنية الحالية لعملك و ذوقك الشخصي و ميزانيتك.

أهم شيء عند اختيار مخططك هو أنه يتيح لك إدخال البيانات بسهولة ، و يسمح لك بعرض فترة زمنية مناسبة (اليوم / الأسبوع / الشهر) في مستوى التفاصيل التي تحتاجها.

بمجرد أن تقرر الأداة التي تريد استخدامها ، قم بإعداد جدولك بالطريقة التالية:
الخطوة 1: تحديد الوقت

ابدأ بتأسيس الوقت الذي تريد إتاحته لعملك.

يجب أن يعكس كم من الوقت الذي تقضيه في العمل تصميم و ظيفتك و أهدافك الشخصية في الحياة.

على سبيل المثال ، إذا كنت تتطلع إلى الترقية ، فقد يكون من الحكمة العمل بعد ساعات العمل العادية كل يوم لإظهار تفانيك. من ناحية أخرى ، إذا كنت تريد أن يكون لديك متسع من الوقت لأنشطة خارج العمل ، فقد تقرر الالتزام بساعات العمل الخاصة بك و ليس أكثر.

الخطوة 2: جدولة الإجراءات الأساسية

بعد ذلك، قم بإيقاف الإجراءات التي يجب عليك اتخاذها للقيام بعمل جيد. هذه غالبا ما تكون الأشياء التي يتم تعيقك.

على سبيل المثال ، إذا كنت تدير الأشخاص ، فتأكد من توفر الوقت الكافي للتعامل مع المشكلات الشخصية لأعضاء الفريق و التدريب و احتياجات الإشراف. أيضا ، إتاحة الوقت للتواصل مع رئيسك و الاشخاص الرئيسيين من حولك.

الخطوة 3: جدول الأنشطة ذات الأولوية العالية

قم بمراجعة قائمة المهام الخاصة بك و جدولتها في الأنشطة ذات الأولوية العالية و العاجلة ، بالإضافة إلى مهام الصيانة الأساسية التي لا يمكن تفويضها أو تجنبها.

حاول ترتيب هذه الأوقات للأوقات التي تكون فيها أكثر إنتاجية - على سبيل المثال ، يكون بعض الأشخاص في أقصى درجات النشاط و الكفاءة في الصباح ، بينما يركز البعض الآخر بشكل أكثر فعالية في فترة ما بعد الظهر أو المساء. (إن مقالتنا "هل هذه مهمة صباحية؟ " يمكن أن تساعدك في تحديد أفضل الأوقات في اليوم.)


الخطوة 4: الجدول الزمني للطوارئ

بعد ذلك ، حدد بعض الوقت الإضافي للتعامل مع الحالات الطارئة. كلما كانت وظيفتك غير قابلة للتنبؤ بها ، كلما زاد الوقت الطارئ الذي ستحتاج إليه. (إذا لم تقم بجدولة هذا الوقت ، فستستمر حالات الطوارئ و ستنتهي بك الأمر بالعمل في وقت متأخر).


يمكن أن تأكل الانقطاعات المتكررة من وقتك. إن تعلم كيفية إدارتها يمكن أن يقلل من مقدار وقت الطوارئ الذي تحتاج إلى تخصيصه. سيكون من الصعب التنبؤ ببعض الانقطاعات ، و لكن ترك بعض المساحات المفتوحة في الجدول الزمني الخاص بك يمنحك المرونة التي تحتاجها لإعادة ترتيب المهام و الاستجابة للمشكلات الهامة عند ظهورها.

الخطوة 5: الجدول الزمني التقديري

المساحة التي تركتها في مخططك هي "الوقت التقديري": الوقت المتاح لتقديم أولوياتك و تحقيق أهدافك. قم بمراجعة قائمة المهام و الأهداف الشخصية التي حددتها ، و قم بتقييم الوقت الذي تحتاجه لتحقيقها و جدولتها.


الخطوة 6: تحليل أنشطتك

عند وصولك إلى الخطوة الخامسة ، و وجدت أن لديك وقتًا تقديريًا قليلًا أو معدومًا ، فأنت بحاجة إلى الرجوع إلى الخطوات الثانية و الثالثة و الرابعة ، التساؤل عما إذا كانت جميع المهام التي أدخلتها ضرورية للغاية أم لا. قد يكون من الممكن تفويض بعض الأشياء أو معالجتها بطريقة أكثر فعالية من حيث الوقت.

و من أهم الطرق التي يمكنك من خلالها تحقيق النجاح هي زيادة حجم العمل الذي يمكنك إنجازه من خلال تفويض الآخرين ، أو الاستعانة بمصادر خارجية ، أو استخدام التكنولوجيا لإتمام أكبر قدر ممكن من عملك. سوف يساعدك هذا على تحقيق أهدافك.

إذا وجدت أن الوقت التقديري الخاص بك لا يزال محدودًا ، فقد تحتاج إلى إعادة التفاوض بشأن عبء عملك أو طلب المساعدة. استخدم جدولك المعد سلفًا كدليل على التزاماتك الثقيلة. هذا يوضح لرئيسك في العمل مدى تنظيمك الجيد ، و قد يجعله أكثر قبولًا لطلبك!

النقاط الرئيسية

الجدولة هي العملية التي تخطط من خلالها لكيفية استخدام وقتك. يمكن القيام بذلك بشكل جيد لزيادة الفعالية و الحد من مستويات التوتر لديك.

اتبع هذه العملية ذات الست خطوات لإعداد جدولك:


  1. حدد الوقت المتاح لديك.
  2. كتابة المهام الأساسية التي يجب عليك القيام بها للنجاح في وظيفتك.
  3. جدولة المهام العاجلة ذات الأولوية العالية و أنشطة "التدبير المنزلي" الحيوية.
  4. تضمين الوقت المناسب للطوارئ للتعامل مع الأحداث و عمليات الانقطاع غير المتوقعة.
  5. جدولة الأنشطة التي تتناول أولوياتك و أهدافك الشخصية في الوقت المتبقي.
  6. تحليل أنشطتك لتحديد المهام التي يمكن تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية أو تركها تمامًا.

من المهم أن يقوم الجدول الزمني الخاص بك بتخصيص الوقت لأهدافك المهنية و الشخصية. إذا كان لديك القليل من الوقت التقديري أو بدونه عند وصولك إلى الخطوة الخامسة ، قم بإعادة زيارة المهام الخاصة بك لمعرفة ما إذا كان بإمكانك القيام بها بشكل مختلف - وإلا ، فسوف تعاني من عدم التوازن بين العمل و الحياة.