الموضوع: تقسيم الإدارات على الهيكل: التعريف و الأنواع وطريقة التنفيذ

تعنى التقسيم إلى إدارات\ وحدات تجميع الأنشطة و الأفراد في الإدارات، مما يجعل من الممكن توسيع نطاق المنظمات، على الأقل من الناحية النظرية إلى درجة غير محددة.

تشير الإدارات إلى الهيكل الرسمي للمنظمة ، و تتألف من الإدارات و المناصب الإدارية المختلفة و علاقاتها مع بعضها البعض.

مع نمو المؤسسة ، تنمو أقسامها و يتم إنشاء المزيد من الوحدات الفرعية ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة مستويات الإدارة.
يؤدي هذا في كثير من الأحيان إلى قدر أقل من المرونة و القدرة على التكيف و وحدات عمل داخل الشركة.

تعتبر التقسيم إلى الإدارات هي الجمع الفعال للوظائف في وحدات عمل هادفة لتنسيق العديد من الوظائف - كل ذلك من أجل تحقيق أهداف المنظمة على وجه السرعة.

هناك شيئان معينان يجب مراعاتهما قبل تحديد الهيكل الرسمي للمنظمة أو التقسيم إلى الإدارات.

هم انهم؛ الوحدات التنظيمية الأساسية و الهيكل التنسيقي.


أنواع التقسيم إلى إدارات
تنتج تقسيم الإدارات عن تقسيم العمل و الرغبة في الحصول على وحدات تنظيمية ذات حجم يمكن التحكم فيه و الاستفادة من القدرة الإدارية.

يتشكل الهيكل التنظيمي و التصميم بشكل كبير من خلال تقسم الإدارات المتبعة.

• التقسيم إلى الإدارات الوظيفية.
• تقسيم الإدارات حسب الإقليم.
• تقسيم المنظمة حسب مجموعة العملاء.
• مصفوفة تقسيم الإدارات.
• قوة مهام التخطيط.

المنظم حر في استخدام أي وسيلة للتقسيم في بناء الهيكل التنظيمي. في الواقع ، في أي هيكل معين يتم استخدام عدة وسائل.
1. تقسيم الإدارات الوظيفية
تجمع الإدارات الوظيفية الوظائف التي تنطوي على نفس الأنشطة أو ما يماثلها. يسمح للمنظمة بتوظيف جميع المناصب المهمة من خلال خبراء وظيفيين و تسهيل التنسيق و التكامل.
تقسيم الإدارات حسب الإقليم
تتبع أسلوب تقسيم الإدارات حسب الإقليم ؛ ما لم تكن الظروف المحلية توفر مزايا ، مثل انخفاض تكلفة التشغيل و فرص الاستفادة من الظروف المحلية الجذابة عند نشوئها.

يحظى تقسيم الإدارات حسب الإقليم بشعبية خاصة بالنسبة للمبيعات حيث يبدو التقسيم ممكنًا وفقًا لبعض الانعزال الجغرافي في السوق.

تقسيم المنظمة بناءًا على مجموعة العملاء.
فى قسم العملاء، تكون أنشطة المؤسسة جاهزة للرد على عملاء معينين أو مجموعات عملاء و التفاعل معهم.
يتم استخدام هذا النموذج التنظيمي عندما يتم التركيز بشكل كبير على تقديم خدمة فعالة لمختلف العملاء.

مصفوفة الإدارات
تحاول مصفوفة الإدارات الجمع بين تصميمات الأقسام الوظيفية و فرق العمل (المشروع) لتحسين تزامن مكونات متعددة لنشاط واحد (أي إطلاق القمر) ، لتحسين اقتصاديات الحجم و خدمة العملاء و الشركة بشكل أفضل.
فرقة مهام التخطيط
غالبًا ما يتم تشكيل فريق مهام التخطيط عندما تتطلب المنظمة معالجة الظروف الخاصة. إنها أكثر تفضيلًا و فعالية من الحفاظ على طاقم أو قسم تخطيط مختلف.
كيف تعمل الإدارات في المنظمة
وحدات التنظيم الأساسية
يدور النمط الأساسي للعديد من الهياكل التنظيمية حول ثلاثة أنشطة أساسية: الإنتاج ، "U" ، التسويق ، والتمويل.

قد تختلف المصطلحات من شركة إلى أخرى ، و في المنظمات غير التجارية ، قد تكون الوظائف أكثر غموضًا (أي في الكنائس ، قد يطلق على "التسويق" "التبشير بالإنجيل") ، و لكن يجب أن يتم تنفيذ جميع الأنشطة الثلاثة للمنظمة بشكل أساسي من أجل البقاء.


لماذا تعتبر هذه الأنشطة الثلاثة أساسية؟ تهتم معظم الشركات بإنتاج منتج أو خدمة للاستخدام من قبل الآخرين.

نظرًا لأنه يتم إنتاجه للاستخدام من قبل الآخرين ، فيجب توزيعه أو تسويقه ؛

هذا هو،

يجب العثور على الأشخاص الذين يرغبون في المنتج أو الخدمة و يرغبون في قبولها بشروط مقبولة للطرفين (المؤسسة) و المشتري.

أيضا لإنتاج وتوزيع المنتج أو الخدمة يستلزم ارتفاع رأس المال الكافي و الحفاظ عليه، و يجب أن يتم تنفيذ أنشطة التمويل من قبل بعض أعضاء المؤسسة.

يؤدى نطاق الوحدات التنظيمية الأساسية الثلاثة و تعقد المؤسسة إلى إنشاء وحدات تنظيمية إضافية.

تنتج هذه الأنواع أساسًا عن أشياء مثل طبيعة العمل الذي يجب إنجازه و مقداره، و درجة التخصص الذي تمارسه ، و الأشخاص و أماكن العمل المتاحة للعمل.

للتوضيح،

في إطار الوحدة الأساسية للتسويق ، قد يكون نطاق العمل واسعًا لدرجة أنه يُعتقد أنه من الجيد تقسيم العمل إلى إعلانات و ترويج للمبيعات و البيع.

بالتالي،

يقوم المدير المسؤول عن المبيعات بتقسيم أنشطة الترويج و ترويج المبيعات ، و لكل منهما يضع مرؤوسًا مسؤولاً.

يتم تعيين مدير مبيعات لإدارة أعمال البيع في هذا المجال. تظهر هذه الوحدات الإضافية الثلاثة في الهيكل التنظيمي بمستوى أدنى مباشرة من وحدة المبيعات الأساسية.

على نفس المنوال ، افترض أن المدير المسؤول عن الإنتاج قد أنشأ وحدات للهندسة و البحوث و أعمال المصانع و أيضًا عمليات الشراء.

هيكل التنسيق
كما تم التأكيد عليه في مناقشة تقسيم العمل ، يجب أن ينظر جميع المديرين إلى المنظمة على جميع المستويات ككل ، و ليس كوحدة وظيفية مستقلة و وظيفية.

و تعتبرالمنظمة نظام من الأجزاء المتكاملة ، و لتأكيد أي جزء وظيفي على حساب المنظمة بأكملها ، فإنه ينشئ جزرًا تنظيمية ، مما يؤدي إلى عدم الكفاءة و مشاكل سلوكية كبيرة.

يجب أن يدرك مديرو Astute إمكانية وجود هذه الفجوات (ووجودها الفعلي) و وضع برامج لدمج الوظائف الداعمة لتحقيق الأهداف التنظيمية الشاملة.

تتألف اللجان المشتركة بين الإدارات من موظفين من

• المالية و المحاسبة و التسويق و الإنتاج و غيرها من الإدارات ؛
• برامج تطوير الإدارة لجميع موظفي الإدارة و الإشراف الذين يقومون بتدريس مبادئ الإدارة الأساسية من منظور تنظيمي شامل ؛
• التناوب الوظيفي، حيث يؤدي الموظفون وظائف مختلفة ؛ و
• الطلب من القوى المؤلفة من أفراد العمل على مشاريع محددة ضمن حدود الوقت، هى جميع الأساليب التي يمكن أن تساعد في تحقيق هذا التكامل المطلوب.

اختيار أفضل نوع من الأقسام
لا توجد طريقة واحدة لتقسيم لإدارات مناسبة لجميع المنظمات و جميع الحالات.

إذا كان المديرون التنفيذيون على دراية بمختلف أنواع الإدارات و مزاياها و عيوبها و مخاطرها ، فيجب أن يكونوا قادرين على تصميم التخطيط الأكثر ملاءمة لعملياتهم الخاصة.

قد يحددون ما هو أفضل من خلال النظر في الموقف الذي يواجهون فيه المهام التي يتعين القيام بها و الطريقة التي ينبغي القيام بها و الأشخاص المعنيين و مستوى مهارتهم و التكنولوجيا المستخدمة والعوامل البيئية الداخلية و الخارجية الأخرى في الموقف.

يجب أن نتذكر أن الهدف من تقسيم الإدارات ليس بناء هيكل صلب و متوازن من حيث المستويات و الخصائص حسب الاتساق و القواعد المتطابقة ، و لكن لتجميع الأنشطة بالطريقة التي تساهم بشكل أفضل في تحقيق أهداف المؤسسة.

شكرررا وجزاكم الله خيرا , وفقكم الله شكرا لجهودكم ، منتدى رائع - مزيد من التقدم