الموضوع: شرح أنظمة إدارة الوثائق
شرح أنظمة إدارة الوثائق
يُعد نظام إدارة المستندات (DMS) أو نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) جزءًا متطورًا من البرامج يستخدم لإدارة المستندات الرقمية للصور الرقمية. و غالبًا ما تنشأ الصور الرقمية من مصدر ورقي وسيتم مسحها ضوئيًا في النظام. تتمثل الوظيفة الرئيسية لأنظمة إدارة المستندات في تتبع المستندات وإدارتها وتخزينها. و يمكن لمعظم أنظمة إدارة المستندات الاحتفاظ بسجل للإصدارات (غالبًا ما يُعرف باسم محفوظات الإصدار أو تتبع الإصدار أو تتبع المحفوظات). و تاريخيًا، فإن نظم إدارة الوثائق تدير فقط المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا. و لكن في هذه الأيام، تقوم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بإدارة صور المستندات الورقية والمستندات الإلكترونية والنماذج الإلكترونية ورسائل البريد الإلكتروني والصور مثل صور jpeg.
وفقًا للمعيار ISO 12651-2 ، تعتبر الوثيقة "معلومات مسجلة أو كائن يمكن معالجته كوحدة". يشتمل نظام إدارة المستندات على التقاط المستندات والمحتويات، وسير العمل، ومستودعات الوثائق، وأنظمة إدارة تقارير المؤسسة، و نظم الإنتاج، وأنظمة استرجاع المعلومات. و يتضمن أيضًا العمليات المستخدمة لتتبع المستندات وتخزينها والتحكم فيها.
تتضمن بعض أهم ميزات نظام إدارة المستندات ما يلي:
- التحقق من الدخول / التحقق من الخروج والإغلاق، لتنسيق التحرير المتزامن للمستند حتى لا تغلب تغييرات الشخص على الآخر.
- التحكم في الإصدار، بحيث يمكن الاحتفاظ بعلامات التبويب حول كيفية ظهور المستند الحالي، وكيف يختلف عن الإصدارات السابقة.
- التراجع ، "لتنشيط" إصدار سابق في حالة حدوث خطأ أو إصدار سابق لأوانه.
- التدقيق و الفحص، للسماح بإعادة تشكيل من قام بفعل شيء ما بوثيقة أثناء حياته في النظام.
- الملاحظات.
وتشمل بعض المزايا الواضحة ما يلي:
- زيادة الكفاءة بإزالة المهام اليدوية.
- يمكن الوصول إلى البيانات المحفوظة في الأرشيف على الفور تقريبًا.
- يمكن إزالة خزانات الملفات لتوفير مساحة الأرض الثمينة.
- البيانات أكثر أمانًا بكثير، حيث أن مخاطر الحرائق والفيضانات ومخاطر السرقة تتم إزالتها.
- خفض تكاليف تخزين المستندات واللوازم بدرجة كبيرة.
- ضمان توافق البيانات والاحتفاظ بها.
- الاندماج في المنصات الشعبية بسرعة وسهولة.
تعريف مصطلح الجودة: نظام إدارة الجودة (QMS)
يعتبر نظام إدارة الجودة (QMS) نظام رسمي يوثق العمليات و الإجراءات و المسؤوليات لتحقيق سياسات و أهداف الجودة. يساعد نظام إدارة الجودة في تنسيق و توجيه... (مشاركات: 0)
يستخدم العديد من أصحاب العمل أنظمة تتبع مقدمي الطلبات (ATS)، والمعروفة أيضًا باسم أنظمة إدارة المواهب، لمعالجة طلبات التوظيف وإدارة عملية التوظيف. وهي توفر طريقة آلية للشركات لإدارة عملية التوظيف... (مشاركات: 0)
يحتاج المورد (المنتج، الموزع، مقدم الخدمة…إلخ) إلى نظام فعال لإدارة الجودة في المؤسسة، يتيح له تحليل متطلبات الزبون وتحديد كافة العمليات الإنتاجية والمساعدة التي تضمن الحصول على المنتج بالمواصفات... (مشاركات: 0)
إدارة أنظمة الأمن والسلامه المهنية
تعد إدارة أنظمة الامن والسلامه المهنيه من اهم المسئوليات التى يجب ان تتضمنها اى استراتيجيه لاى مؤسسه او منشآه سواء كانت صناعيه او زراعيه أو تعليميه أو ترفيهيه أو... (مشاركات: 1)
الســادة الأفاضل , تحية طيبة
يتشرف مركز الخبرة الحديثة للتدريب والإستشارات "ميتك"
بدعوة سيادتكم لحضور دوراته التدريبية حيث أنه يقوم بتوفير قاعدة تدريبية قوية لتقديم التدريب والخدمات... (مشاركات: 0)
مراجعة وتدقيق أعمال ادارة الموارد البشرية بالشركات واحدة من احدث الاتجاهات التطبيقية في ادارة الموارد البشرية تهتم بمراجعة وفحص السياسات والاجراءات الحالية والتوثيق والانظمة الاخرى المستخدمة حاليا في ادارة الموارد البشرية بالشركة
تعرف على طريقة تنفيذ الممارسات الخضراء في مجال ادارة المطاعم، وهي احد اشكال تطبيق الاستدامة البيئية في مجال ادارة المطاعم من خلال برنامج تدريبي يعد الأول عربيا في هذا المجال، حيث يقدم ادارة المطاعم ولكن من منظور مختلف حيث يعمد الى تأهيل المشاركين على كيفية تحقيق الاستدامة البيئية في المطاعم
برنامج تدريبي متخصص يتناول ادارة علاقات العملاء وفوائدها والتسويق الجماهيري والفئوي والشخصي والتسويق بالعلاقات وأساسات التعامل مع العملاء ومراحل تنفيذ CRM داخل الشركة
شهادة دبلومة ادارة المطابخ الفندقية تهدف الى تأهيل المشاركين على فهم دور واهمية ادارة الاغذية والمشروبات، والتعرف على الاقسام والادارات التابعة لادارة الاغذية والمشروبات والهيكل التنظيمي لتلك الادارة الهامة في الفنادق والمطاعم، كذلك اكساب المشاركين اصول العمل في المطابخ ومعرفة قواعد ومتطلبات النظافة الشخصية ومبادئ الصحة العامة للعاملين في المطبخ الفندقي، بحيث يستوعب المشارك في نهاية البرنامج التدريبي آلية العمل في المطابخ الفندقية، وكيفية إدارتها بأسلوب احترافي ومنهجي.
برنامج تدريبي يهدف الى تعريف المشاركين على حوكمة الشركات المساهمة، حيث التعرف على مجمعة من الآليات النظامية والمالية لتي تهدف الى تخفيض حدة تعارض المصالح بين الادارة واصحاب رأس المال المستثمر في الشركات