الموضوع: شرح أنظمة إدارة الوثائق
شرح أنظمة إدارة الوثائق
يُعد نظام إدارة المستندات (DMS) أو نظام إدارة المستندات الإلكتروني (EDMS) جزءًا متطورًا من البرامج يستخدم لإدارة المستندات الرقمية للصور الرقمية. و غالبًا ما تنشأ الصور الرقمية من مصدر ورقي وسيتم مسحها ضوئيًا في النظام. تتمثل الوظيفة الرئيسية لأنظمة إدارة المستندات في تتبع المستندات وإدارتها وتخزينها. و يمكن لمعظم أنظمة إدارة المستندات الاحتفاظ بسجل للإصدارات (غالبًا ما يُعرف باسم محفوظات الإصدار أو تتبع الإصدار أو تتبع المحفوظات). و تاريخيًا، فإن نظم إدارة الوثائق تدير فقط المستندات الورقية الممسوحة ضوئيًا. و لكن في هذه الأيام، تقوم أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية بإدارة صور المستندات الورقية والمستندات الإلكترونية والنماذج الإلكترونية ورسائل البريد الإلكتروني والصور مثل صور jpeg.
وفقًا للمعيار ISO 12651-2 ، تعتبر الوثيقة "معلومات مسجلة أو كائن يمكن معالجته كوحدة". يشتمل نظام إدارة المستندات على التقاط المستندات والمحتويات، وسير العمل، ومستودعات الوثائق، وأنظمة إدارة تقارير المؤسسة، و نظم الإنتاج، وأنظمة استرجاع المعلومات. و يتضمن أيضًا العمليات المستخدمة لتتبع المستندات وتخزينها والتحكم فيها.
تتضمن بعض أهم ميزات نظام إدارة المستندات ما يلي:
- التحقق من الدخول / التحقق من الخروج والإغلاق، لتنسيق التحرير المتزامن للمستند حتى لا تغلب تغييرات الشخص على الآخر.
- التحكم في الإصدار، بحيث يمكن الاحتفاظ بعلامات التبويب حول كيفية ظهور المستند الحالي، وكيف يختلف عن الإصدارات السابقة.
- التراجع ، "لتنشيط" إصدار سابق في حالة حدوث خطأ أو إصدار سابق لأوانه.
- التدقيق و الفحص، للسماح بإعادة تشكيل من قام بفعل شيء ما بوثيقة أثناء حياته في النظام.
- الملاحظات.
وتشمل بعض المزايا الواضحة ما يلي:
- زيادة الكفاءة بإزالة المهام اليدوية.
- يمكن الوصول إلى البيانات المحفوظة في الأرشيف على الفور تقريبًا.
- يمكن إزالة خزانات الملفات لتوفير مساحة الأرض الثمينة.
- البيانات أكثر أمانًا بكثير، حيث أن مخاطر الحرائق والفيضانات ومخاطر السرقة تتم إزالتها.
- خفض تكاليف تخزين المستندات واللوازم بدرجة كبيرة.
- ضمان توافق البيانات والاحتفاظ بها.
- الاندماج في المنصات الشعبية بسرعة وسهولة.
تعريف مصطلح الجودة: نظام إدارة الجودة (QMS)
يعتبر نظام إدارة الجودة (QMS) نظام رسمي يوثق العمليات و الإجراءات و المسؤوليات لتحقيق سياسات و أهداف الجودة. يساعد نظام إدارة الجودة في تنسيق و توجيه... (مشاركات: 0)
يستخدم العديد من أصحاب العمل أنظمة تتبع مقدمي الطلبات (ATS)، والمعروفة أيضًا باسم أنظمة إدارة المواهب، لمعالجة طلبات التوظيف وإدارة عملية التوظيف. وهي توفر طريقة آلية للشركات لإدارة عملية التوظيف... (مشاركات: 0)
يحتاج المورد (المنتج، الموزع، مقدم الخدمة…إلخ) إلى نظام فعال لإدارة الجودة في المؤسسة، يتيح له تحليل متطلبات الزبون وتحديد كافة العمليات الإنتاجية والمساعدة التي تضمن الحصول على المنتج بالمواصفات... (مشاركات: 0)
إدارة أنظمة الأمن والسلامه المهنية
تعد إدارة أنظمة الامن والسلامه المهنيه من اهم المسئوليات التى يجب ان تتضمنها اى استراتيجيه لاى مؤسسه او منشآه سواء كانت صناعيه او زراعيه أو تعليميه أو ترفيهيه أو... (مشاركات: 1)
الســادة الأفاضل , تحية طيبة
يتشرف مركز الخبرة الحديثة للتدريب والإستشارات "ميتك"
بدعوة سيادتكم لحضور دوراته التدريبية حيث أنه يقوم بتوفير قاعدة تدريبية قوية لتقديم التدريب والخدمات... (مشاركات: 0)
هذا البرنامج يزودك بالمهارات والخبرات اللازمة للعمل كمحلل أمني في مركز العمليات الأمنية يتناول البرنامج اكتشاف التهديدات السيبرانية وتحليل السجلات الأمنية وفحص الثغرات الأمنية ومراقبة الشبكات وتحليل الشبكة باستخدام برنامج ويرشارك وتشفير البيانات وامن الشبكات.
برنامج يتناول البيانات المالية والتقارير المالية والحاجة للتحليل المالى لها و إجراءات تنفيذ التحليل المالى للقوائم المالية و التحليل المالى لأغراض تقويم الأداء المالى والتنبؤ بالأداء المالى المستقبلى و التحليل المالى بالنسب والمؤشرات المالية لأغراض التنبؤ بالأداء المالى المستقبلى و تقييم الأداء والدراسات المالية و الدراسات المالية فى مرحلة المتابعة والرقابة
برنامج تدريبي متخصص في محاسبة الفنادق وشركات السياحة والسفر يشرح النظام المحاسبي للفندق او شركة السياحة والسفر والدفاتر والسجلات المحاسبية والقوائم المالية والحسابات الختامية وقائمة الدخل الشامملة والميزانية العمومية.
برنامج تدريبي يهدف الى تأهيل المشاركين للعمل كمراجعين معتمدين لمراجعة انظمة ادارة البيئة، واكسابهم المهارات اللازمة وتقنيات مراجعة انظمة ادارة البيئة طبقا لشهادة ISO14001 - 2015
برنامج تدريبي متخصص لشرح منهج ®P3O يشرح للمتدربين مقدمة عن مكاتب المحافظ والبرامج والمشاريع ومميزات الحصول على شهادة P3O والنماذج وتكييفها وفق متطلبات العمل وكيفية تنفيذ P3O وكيفية تشغيل P3O